Sources de renseignements sur les employés fédéraux 2008

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Introduction

Avant-propos

Info Source est une série de publications renfermant de l'information au sujet du gouvernement du Canada, ou recueillie par ce dernier. Le but premier d'Info Source est d'aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source traduit également les engagements du gouvernement fédéral de faciliter l'accès à l'information portant sur ses activités.

Info Source comprend les quatre publications suivantes :

Info Source : Sources de renseignements fédéraux

• fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
• donne aux personnes et aux employés du gouvernement fédéral, des renseignements pertinents visant à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant que détiennent les institutions du gouvernement fédéral assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux

• présente l'information pour aider les employés actuels et anciens du gouvernement fédéral à trouver les renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, età exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Info Source – Bulletin : Statistiques

• contient des données statistiques sur les requêtes présentées chaque année en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
• offre des statistiques accumulées sur ces requêtes présentées depuis 1983.

Info Source – Bulletin : Sommaire des recours devant la Cour fédérale

• contient un sommaire annuel des arrêts relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels rendus par les tribunaux fédéraux.

A. Rôles et Responsabilités

Le Secrétariat du Conseil du Trésor
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président du Conseil du Trésor (à titre de ministre désigné) est chargé de produire et de distribuer chaque année une publication décrivant les activités des institutions du gouvernement fédéral ainsi que les renseignements personnels qu'elles recueillent, utilisent et divulguent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'acquitte de ses obligations par le truchement de la préparation et de la publication annuelle d'Info Source et par l'examen et l'enregistrement des fichiers de renseignements personnels.

Bibliothèque et Archives du Canada
Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives du Canada assume diverses responsabilités au sujet de la disposition des documents créés par des institutions fédérales. Au nombre de ces responsabilités, mentionnons l'autorisation accordée aux institutions fédérales de détruire des documents ou de préserver ces documents pour valeur historique ou à des fins d'archivage.

Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter le site : http://www.collectionscanada.gc.ca/index-f.html.

Institutions du gouvernement fédéral
Les institutions du gouvernement fédéral doivent, quand vient le temps de répondre aux demandes, faire preuve de saines pratiques de gestion et d'une capacité à prendre des décisions judicieuses en ce qui touche la manipulation et la protection des renseignements personnels.

Les institutions gouvernementales doivent également fournir une description complète, précise et à jour de leurs fonctions, de leurs programmes, de leurs activités, de leurs fonds de renseignements et de leurs recueils de renseignements personnels connexes en vue de la publication annuelle d'Info Source. Chaque institution est responsable des renseignements qu'elle fournit.

De plus, chaque institution fédérale compte un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ou un coordonnateur de la protection des renseignements personnels. On pourra consulter la liste des coordonnateurs de l'AIPRP au : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.

Commissariat à la protection de la vie privée
Le mandat du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada consiste à surveiller l'exécution de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui vise les pratiques de traitement des renseignements personnels des ministères et des organismes fédéraux. La mission du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada vise à protéger et à promouvoir les droits des personnes à la vie privée. Le commissaire s'attache, sans dépendre d'aucun autre secteur du gouvernement, à enquêter sur les plaintes qui sont déposées par des personnes à l'endroit du gouvernement du Canada et d'entreprises du secteur privé.

Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter le site www.privcom.gc.ca.

B. Loi sur la protection des renseignements personnels

Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les institutions fédérales recueillent des renseignements personnels auprès de la plupart des Canadiens. La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux citoyens canadiens et aux résidants permanents ainsi qu'à tous les particuliers qui se retrouvent au Canada (mais qui ne sont pas des citoyens canadiens ni des résidants permanents), un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent d'une institution fédérale. Elle les protège également contre la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, on entend par « renseignements personnels » « un renseignement, sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiable ». Il peut s'agir de renseignements liés à la race, à l'origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l'âge ou à l'état matrimonial d'un particulier, à la scolarité ou à l'historique médical, criminel, financier ou professionnel d'un particulier, de l'adresse, des empreintes digitales ou du groupe sanguin d'un particulier et de tout numéro d'identification, symbole ou autre particularité attribuée au particulier.

Certains renseignements personnels sont confidentiels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, certains renseignements personnels peuvent ne pas être divulgués par les institutions fédérales. Ces renseignements se rapportent normalement à d'autres personnels, à des questions de nature délicate sur la sécurité nationale ou à des enquêtes liées à l'application de la loi.

Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels d'un particulier et la protection de la vie privée représentent un aspect très important de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi stipule comment et quand le gouvernement peut recueillir, conserver et aliéner des renseignements personnels. De plus, elle précise à quelles fins et de quelle façon les renseignements personnels peuvent être utilisés ou donnés et qui peut les utiliser ou les recevoir.

Divulgation de renseignements personnels
Le gouvernement ne peut divulguer des renseignements personnels d'un particulier à une autre personne qu'avec le consentement de celui-ci ou que lorsque un ou plusieurs des critères énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sont remplis, comme le fait de devoir se conformer à une assignation à témoigner.

Fichiers de renseignements personnels
Les fichiers de renseignements personnels dressent une description des types de renseignements personnels sur les particuliers que détiennent les institutions fédérales. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que tous les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont organisés et pouvant être récupérés à l'aide du nom d'une personne ou d'un numéro d'identification, symbole ou autre identificateur propre à cette personne. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives.

Veuillez consulter le Glossaire à la section E pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.

Remarque : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne peut accorder aux particuliers l'accès aux renseignements personnels qui ne relèvent pas d'une institution fédérale, comme les renseignements personnels recueillis par les gouvernements provinciaux ou municipaux ou par des organismes privés comme les banques commerciales et les bureaux de crédit.

C. Comment faire une demande

Loi sur la protection des renseignements personnels
Il faut respecter les procédures suivantes lorsque l'on présente une demande en bonne et due forme en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

• Obtenir un formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor : http://www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/350-58-fra.asp).
• Faire parvenir le formulaire au coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l'institution fédérale visée. Une liste des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.

Aucun droit n'est exigible pour faire une demande d'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour modifier les renseignements personnels
Si une personne estime que les renseignements personnels que possède une institution fédérale les concernant sont erronés ou trompeurs, elle peut demander qu'on les rectifie. Même si l'institution ne consent pas à modifier ces renseignements, elle doit prendre note qu'une demande de changement a été adressée et cette note doit accompagner le dossier.

Délai de traitement d'une demande
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tous les renseignements ou une grande partie des renseignements demandés doivent être fournis au demandeur dans les 30 jours après réception de la demande. Si une prorogation est exigée, le demandeur en sera informé dans les trente premiers jours et on lui expliquera pourquoi il peut être nécessaire de bénéficier de trente jours supplémentaires. Les demandeurs qui estiment que le délai de traitement de leur demande est trop long peuvent adresser une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée (voir la section A – Rôles et responsabilités).

D. Où obtenir Info Source

Pour obtenir d'autres renseignements sur Info Source, la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, avenue Laurier Ouest, 14^e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5

Renseignements généraux : 613-946-4945
Télécopieur : 613-957-8020
Courriel : infosource@tbs-sct.gc.ca
Internet : www.tbs-sct.gc.ca

Pour se procurer un exemplaire d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux ou Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux sur CD-ROM, veuillez communiquer avec :

Éditions et services de dépôt
Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada
Ottawa (Ontario)  K1A 0S5

Courriel : publications@pwgsc.gc.ca
Téléphone : 613-941-5995
Téléphone sans frais : 1-800-635-7943 (Canada et É.-U.)
Télécopieur : 613-954-5779
Télécopieur sans frais : 1-800-565-7757 (Canada et É.-U.)
Internet : http://publications.gc.ca

Toutes les publications d'Info Source sont disponibles gratuitement sur Internet à : www.infosource.gc.ca.

E. Glossaire

EXPRESSION	DÉFINITION
But	Un champ dans un fichier de renseignements personnels. Fournit une explication de la raison pour laquelle des renseignements personnels ont été recueillis ou préparés.
Catégorie de personnes	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Indique le groupe ou la catégorie de personnes à laquelle les renseignements se rapportent, p. ex., des employés actuels et anciens, des entrepreneurs, des postulants à des programmes, etc.
Catégories de documents	Description des documents créés, recueillis et conservés par une institution fédérale comme preuve ou donnée sur un programme ou une activité d'une institution en particulier. Section antérieurement appelée « Dossiers de programme ».
Catégories de renseignements personnels	Autres renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel, comme les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance. Cette catégorie a été créée pour s'assurer que les institutions fédérales rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent.
Couplage de données	Activité comportant la comparaison, à des fins administratives ou autres, de renseignements personnels provenant de différentes sources, y compris à l'intérieur de la même institution publique. Le couplage de données comprend la transmission de renseignements personnels à un autre organisme, ou la mise en commun de renseignements avec celui-ci, à des fins de couplage de données.
Description	Un champ dans un fichier de renseignements personnels. Indique des renseignements personnels particuliers que l'on retrouve dans les dossiers que décrit le fichier. En outre, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge, le sexe, l'état matrimonial, le pays de naissance, la citoyenneté, le numéro d'identification de l'employé, les empreintes digitales, etc.
Fichier de renseignements personnels (FRP)	Description de renseignements personnels organisés et pouvant être extraits à l'aide du nom d'une personne ou d'un numéro, symbole ou autre identificateur propre à cette personne. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou sont accessibles à des fins administratives et sont sous la garde d'une institution gouvernementale. On compte trois types de fichiers de renseignements personnels dans cette publication.
Fichier de renseignements personnels – Centraux	Les fichiers de renseignements personnels centraux décrivent les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) de l'ensemble ou de plusieurs institutions fédérales et leur tenue est assurée par des ministères ou organismes fédéraux centraux, comme la Commission de la fonction publique du Canada, Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Les FRP centraux sont désignés par l'identificateur unique « PCE ».
Fichier de renseignements personnels – Ordinaire	Les fichiers de renseignements personnels ordinaires permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l'on peut retrouver dans des dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions fédérales pour appuyer les programmes, les activités et les fonctions internes communes, comme les communications, les voyages et l'emploi. Les fichiers de renseignements personnels ordinaires sont créés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Les FRP ordinaires sont désignés par l'identificateur unique « POE ».
Fichier de renseignements personnels – spécifiques aux institutions	Les fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l'on retrouve dans les dossiers d'une institution fédérale en particulier. Les FRP spécifiques aux institutions sont désignés par l'identificateur unique « PPE ».
Fins administratives	Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions influant directement sur les personnes visées, ce qui comprend toutes les formes d'utilisation de renseignements personnels visant à confirmer l'identité (c.­à­d. authentification et vérification) et à déterminer l'admissibilité de personnes à des programmes gouvernementaux.
Institution fédérale	La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels définissent les institutions fédérales comme étant : Tout ministère ou département d'État relevant du gouvernement du Canada Les organismes ou bureaux figurant à l'annexe I de la Loi sur l'accès à l'information et à l'annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels (p. ex., Agence du revenu du Canada, Commission canadienne du blé) Toute société d'État mère (p. ex. Radio-Canada, Postes Canada) Toute filiale en propriété exclusive d'une société d'État mère (p. ex. Postes Canada internationale limitée, Cape Breton Casting Inc.). Environ 250 institutions fédérales sont assujetties à l'application de ces Lois.
Normes de conservation et de destruction	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Il s'agit de la période pendant laquelle les documents sont conservés par l'institution et le moment où la mesure de disposition finale est prise.
Numéro d'autorisation de disposition du document (ADD)	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Un numéro unique attribué par Bibliothèque et Archives Canada. Une autorisation de disposition du document représente la mesure employée par le bibliothécaire et l'archiviste du Canada pour permettre aux institutions fédérales de disposer de dossiers qui n'ont plus aucune utilité opérationnelle ou autre. On compte trois méthodes de disposition – la destruction des dossiers (à la discrétion des institutions), le transfert de dossiers historiques au contrôle de Bibliothèque et Archives Canada ou le retrait des dossiers sous contrôle du gouvernement du Canada; p. ex. leur transfert vers un organisme de service spécial ou à un autre palier de gouvernement.
Numéro d'enregistrement du SCT	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Un numéro unique est attribué par le Secrétariat du Conseil du Trésor  dès qu'un fichier de renseignements personnels a été revu et approuvé.
Numéro du document	Un champ dans la description de la catégorie de document. Ce numéro d'identification unique est créé par chaque institution pour la description de chaque catégorie de dossier à l'aide de l'acronyme du Programme de coordination de l'image de marque de l'institution (ou acronyme courant) et le numéro de référence de l'institution.
Numéro du fichier	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Ce numéro d'identification unique est créé par chaque institution pour chaque FRP à l'aide de l'acronyme du programme de coordination de l'image de marque de l'institution ou de l'acronyme commun, du code du fichier de renseignements personnels (p. ex. PPU, PPE, etc.) et du numéro de référence attribué par l'institution.
Renvoi au document no.	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Il faut établir des renvois des fichiers de renseignements personnels aux catégories de dossiers des institutions. Voir la définition de « numéro du document » mentionnée précédemment.
Usages compatibles	Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Usages possibles ou connexes pour lesquels les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués.

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