Gouvernement du Canada
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Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2013


À propos du programme d’AIPRP

Rôles et Responsabilités

Le Secrétariat du Conseil du Trésor

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président du Conseil du Trésor (à titre de ministre désigné) est chargé de l’administration de la loi à l’échelle du gouvernement. Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) s’acquitte de ces responsabilités pour le compte du président du Conseil du Trésor et, comme tel, est responsable de ce qui suit :

  • la publication annuelle d’Info Source, qui comprend un index annuel décrivant les institutions gouvernementales, leurs responsabilités, leurs programmes, et les renseignements qu’ils détiennent; de même qu’un index annuel des renseignements personnels qui sont sous le contrôle des institutions gouvernementales;
  • émettre des directives et orientations aux institutions gouvernementales en ce qui a trait à l’administration de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de même qu’à l’interprétation des instruments de politique connexes;
  • prescrire les formulaires qui doivent être utilisés dans l’administration des lois, de même que les formats et le contenu des rapports qui sont présentés au Parlement;
  • réviser les fichiers de renseignements personnels nouveaux et modifiés, leur attribuer un numéro d’enregistrement, et prescrire les formulaires qui doivent être utilisés dans l’administration des lois, de même que les formats et le contenu des rapports qui sont présentés au Parlement;
  • informer tous les membres de la collectivité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de toute mise à jour apportée aux instruments de politique;
  • préparer et diffuser des directives et des lignes directrices ayant trait à l’exécution des lois;
  • réviser la façon dont sont gardés et gérés les documents qui sont sous le contrôle des institutions afin de veiller à ce que le tout soit conforme aux dispositions qui sont stipulées dans les lois et règlements; et
  • recueillir des statistiques pour évaluer la conformité sous la Loi sur l'accès à l'information et la Règlements sur la protection des renseignements personnels.

Bibliothèque et Archives du Canada

Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives du Canada doit s’acquitter de diverses obligations concernant l’élimination des documents créés par des institutions gouvernementales. Elle leur confie notamment la responsabilité d’autoriser les institutions gouvernementales à détruire des documents ou celle de préserver les documents dotés d’une valeur historique ou archivistique.
Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web de Bibliothèque et Archives du Canada.

Institutions gouvernementales

Les institutions gouvernementales doivent faire preuve de saines pratiques de gestion et d’une capacité à prendre des décisions judicieuses en ce qui touche la manipulation et la protection des renseignements personnels, de même que le traitement des demandes formulées par les demandeurs.

Les institutions gouvernementales sont également responsables de fournir une description complète, précise et à jour de leurs fonctions, de leurs programmes, de leurs activités, de leurs fonds de renseignements et de leurs recueils de renseignements personnels connexes en vue de la publication annuelle d’Info Source.

De plus, chaque institution gouvernementale est dotée d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Ces personnes sont responsables de veiller à ce que l’on réponde à toutes les demandes d’accès à l’information qui sont reçues par l’institution gouvernementale en question et ce, conformément aux lois et à l’application des lois au sein de cette institution. Il est possible de consulter une liste en ligne des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, dans laquelle on stipule comment les joindre.

Commissariat à l’information du Canada et Commissariat à la protection de la vie privée

Le Commissariat à l’information du Canada et le Commissariat à la protection de la vie privée reçoivent et font une enquête indépendante sur les plaintes des demandeurs ou de leur propre chef, sur toute question ayant trait à l’obtention ou à la demande d’accès des documents détenus par des institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Tous deux peuvent également initier ou intervenir dans le cadre d’actions en justice au besoin. Ils sont également tenus de faire rapport annuellement au Parlement sur toute activité, et peuvent publier un rapport spécial à l’intention du Parlement en tout temps sur toute question d’importance qui est du ressort des pouvoirs, tâches et fonctions du commissaire. Le Commissariat à la protection de la vie privée peut également mener des examens de conformité des pratiques distinctes à certaines institutions gouvernementales, dans la mesure où ces pratiques ont trait à la collection, la conservation, l’exactitude, l’utilisation, la divulgation et l'élimination de renseignements personnels par les institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter le site Web du Commissariat à l’information du Canada ou le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée.

Au sujet de la Loi sur l’accès à l’information

La Loi sur l’accès à l’information permet aux citoyens canadiens et aux résidents permanents, à toutes les personnes qui sont au Canada et à tous les organismes présents au Canada le droit d’accès aux dossiers qui relèvent d’une institution gouvernementales assujetties à la Loi. La Loi complète, mais ne remplace pas, les autres moyens d’obtenir des renseignements du gouvernement et elle ne vise pas à limiter d’aucune façon l’accès aux renseignements gouvernementaux qui sont normalement accessibles au public sur demande.

Certains renseignements peuvent ne pas être diffusés

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, certains renseignements peuvent ne pas être fournis pour des raisons particulières. On compte deux genres d’exceptions au droit à l’accès, soit les exemptions et les exclusions.

Exemptions : Les exemptions permettent aux institutions ou exigent de ces dernières, dans certains cas, de refuser de divulguer certains renseignements dans le cas de certains cas précis ou distincts. Par exemple, ces exemptions pourraient s’appliquer à certains renseignements sur la sécurité nationale, les services policiers ou des secrets commerciaux.

Exclusions : La Loi sur l’accès à l’information ne s’applique pas aux renseignements qui sont déjà publics, comme les publications gouvernementales et le matériel que l’on retrouve dans les bibliothèques et les musées. Elle exclut également les documents confidentiels du Cabinet notamment.

Remarque : La Loi sur l’accès à l’information ne peut pas accorder à des particuliers l’accès à des documents qui ne relèvent pas du contrôle d’une institution gouvernementale, comme ceux dont la tenue est assurée par les gouvernements provinciaux ou municipaux ou des organismes privés, y compris les banques commerciales et les bureaux de crédit.

Au sujet de la Loi sur la protection des renseignements

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent d’une institution gouvernementale. Elle fournit également un cadre juridique pour la collection, la conservation, l’utilisation, la divulgation, l’élimination et l’exactitude des renseignements personnels dans le cadre de l’administration des programmes et des activités des institutions gouvernementales qui sont assujetties à la Loi.

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, on entend par « renseignements personnels » « un renseignement, sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiable ». À titre d’exemples, citons les renseignements liés à la race, à l’origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l’âge ou à l’état matrimonial d’un particulier, à la scolarité ou à l’historique médical, criminel, financier ou professionnel d’un particulier, de l’adresse, des empreintes digitales ou du groupe sanguin d’un particulier et de tout numéro d’identification, symbole ou autre identificateur particulier attribué au particulier.

Certains renseignements personnels ne peuvent pas être divulgués

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, certains renseignements personnels peuvent ne pas être divulgués aux demandeurs par les institutions gouvernementales. Il existe deux types d’exceptions au droit d’accès : exemptions et exclusions.

Exemptions : Les exemptions permettent, ou exigent dans certains cas, que les institutions refusent de divulguer certains renseignements dans certains cas précis et limités. Par exemple, des exemptions pourraient s’appliquer à des renseignements qui ont trait à des enquêtes d’application de la loi, certains renseignements ayant trait à d’autres personnes ou des renseignements qui sont assujettis au secret professionnel.

Exclusions : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne peut pas donner accès à des documents qui ne sont pas sous le contrôle d’une institution gouvernementale, comme ceux qui sont détenus par les gouvernements provinciaux ou municipaux, ou par des organismes privés, y compris les banques commerciales et les bureaux de crédit.

Remarque : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne peut pas accorder à des particuliers l’accès à des documents qui ne relèvent pas du contrôle d’une institution gouvernementale, comme ceux dont la tenue est assurée par les gouvernements provinciaux ou municipaux ou des organismes privés, y compris les banques commerciales et les bureaux de crédit.

Protection des renseignements personnels

La protection des renseignements personnels est un autre aspect très important de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi stipule comment et quand le gouvernement peut utiliser, divulguer, conserver et éliminer des renseignements personnels.

Divulgation de renseignements personnels

À moins qu’une personne n’y ait consenti, un gouvernement ne peut divulguer que les renseignements personnels d’une personne que pour la raison pour laquelle ces derniers ont été obtenus, dans le cadre d’un but précis ou pour toute autre circonstance en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels; par exemple, afin de se conformer à une citation à comparaître.

Fichiers de renseignements personnels

Les fichiers de renseignements personnels sont des descriptions des renseignements personnels détenus par des institutions gouvernementales au sujet de personnes, afin d’appuyer des programmes ou des activités en particulier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à ce particulier. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui sont utilisés ou qui ont été utilisés ou qui sont accessibles à des fins administratives.

Veuillez consulter le Glossaire pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.

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Comment formuler une demande

Loi sur l’accès à l’information

Il faut respecter les procédures suivantes au moment de présenter une demande en bonne et due forme aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.

  • Obtenir un formulaire de demande d’accès à l’information à partir du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor. Une lettre peut remplacer ce formulaire. Veuillez consulter les consignes suivantes.
  • Joindre les frais imposés pour la demande.
  • Envoyer le formulaire dûment rempli ou la lettre au coordonnateur de l’accès à l’information de l’institution gouvernementale visée.

Si une lettre est transmise plutôt que le formulaire de demande d’accès à l’information, les renseignements suivants doivent être indiqués :

  • un énoncé indiquant que les renseignements sont demandés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information;
  • le nom de l’institution gouvernementale visée;
  • une description des documents demandés (être aussi précis que possible);
  • le support choisi pour consulter les dossiers (p. ex., des photocopies de documents originaux ou consultation d’originaux dans un bureau du gouvernement où on les retrouve);
  • le nom, la rue, l’adresse, la ville ou le village, la province ou le territoire, le code postal, le ou les numéros de téléphone et la signature du demandeur;
  • la date de la demande;
  • les frais de demande.

Une liste des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, de même que leurs coordonnées, est accessible en ligne.

Frais

Des frais de demande de 5 $ sont imposés à toutes les demandes, et d’autres frais additionnels peuvent être facturés à certaines fins, comme si les recherches documentaires prennent plus de 5 heures, les frais de reproduction des documents, et d’autres raisons limitées. Les demandeurs seront informés à l’avance si d’autres frais s’appliquent et si un dépôt est requis.

Dans la plupart des cas, les chèques et mandats peuvent être libellés au Receveur général du Canada. Veuillez consulter la liste des institutions qui ont un compte du Receveur général de Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) pour obtenir une liste des institutions gouvernementales dont les demandes d’accès à l’information doivent être accompagnées d’un chèque ou d’un mandat libellé au Receveur général du Canada. Pour toute autre institution, les chèques et les mandats doivent être libellés au nom de l’institution elle-même.

Délai de traitement d’une demande

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les institutions gouvernementales doivent répondre à une demande dans les 30 jours. Toutefois, dans certains cas, il est possible que des prorogations soient appliquées par les institutions, lorsque les conditions établies dans la Loi sur l’accès à l’information sont respectées; par exemple, lorsque l’on demande un grand nombre de documents qui exigent une recherche parmi un vaste nombre de documents ou lorsqu’il est nécessaire de consulter certaines personnes. Les demandeurs qui estiment que le délai de traitement de leur demande est trop long peuvent adresser une plainte au Commissariat à l’information du Canada (voir Rôles et responsabilités).

Loi sur la protection des renseignements personnels

Il faut respecter les procédures suivantes lorsque l’on présente une demande en bonne et due forme en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Si une lettre est soumise au lieu d’un formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels, les renseignements suivants doivent être fournis :

  • une déclaration qui stipule que les renseignements sont demandés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
  • le nom de l’institution gouvernementale visée;
  • une description des documents demandés (soyez aussi précis que possible);
  • le support de choix pour consulter les documents (p. ex., recevoir des photocopies des documents d’origine ou consultation des documents originaux dans les bureaux du gouvernement, là où ils se trouvent);
  • le nom, l’adresse, la ville ou le village, la province ou le territoire, le code postal, le(s) numéro(s) de téléphone et la signature du demandeur;
  • la date à laquelle la demande est formulée.

Une liste des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, de même que leurs coordonnées, est accessible en ligne.

Frais

Aucun frais n’est exigible pour formuler une demande d’information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour corriger des renseignements personnels

gouvernementale les concernant sont erronés ou ont été omis, elle peut demander qu’on les rectifie en présentant une demande de correction. Même si l’institution ne consent pas à modifier ces renseignements, elle doit prendre note qu’une demande de changement a été adressée, et cette note doit accompagner le dossier.

La procédure suivante permet de demander la correction des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

  1. Obtenir un formulaire de demande de correction de dossier par l’entremise du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  2. Transmettre le formulaire rempli au Coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l’institution gouvernementale appropriée.
Délai de traitement d’une demande

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions gouvernementales ont 30 jours pour répondre à une demande. Si une prorogation est accordée, le demandeur en sera avisé dans les 30 jours, et on lui expliquera pourquoi il est nécessaire d’avoir jusqu’à 30 jours additionnels pour répondre à sa demande. Les demandeurs qui estiment que le délai de traitement de leur demande est trop long peuvent adresser une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée (voir Rôles et responsabilités).

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Glossaire

But

Un champ dans un fichier de renseignements personnels. Fournit une explication de la raison pour laquelle des renseignements personnels ont été recueillis ou préparés.

Catégorie de personnes

Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Indique le groupe ou la catégorie de personnes à laquelle les renseignements se rapportent, p. ex., des employés actuels et anciens, des entrepreneurs, des postulants à des programmes, etc.

Catégories de document - spécifiques aux institutionss

Description des documents créés, recueillis et conservés par une institution gouvernementale comme preuve ou donnée sur un programme ou une activité d’une institution en particulier. Section antérieurement appelée « Dossiers de programme ».

Catégories de documents - Ordinaires

Les catégories de documents ordinaires décrivent les documents créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions gouvernementales en vue d’appuyer des fonctions, activités et programmes internes communs tels que la gestion des ressources humaines, la gestion du matériel et les services administratifs d’ordre général. Les catégories de documents ordinaires sont élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

Catégories de renseignements personnels

Renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou qui n’ont pas été créés à des fins d’extraction à l’aide d’un identificateur personnel, comme les subventions et contributions à l’intention d’organismes seulement. Les catégories de renseignements personnels sont créées afin de veiller à ce que les institutions gouvernementales rendent compte de tous les renseignements personnels qu’elles détiennent.

Couplage de données

Activité comportant la comparaison, à des fins administratives ou autres, de renseignements personnels provenant de différentes sources, y compris à l’intérieur de la même institution publique. Le couplage de données comprend la transmission de renseignements personnels à un autre organisme, ou la mise en commun de renseignements avec celui-ci, à des fins de couplage de données.

Description (catégories de documents)

Un champ dans une description de catégorie de document. Désigne les dossiers qu’une institution crée, recueille et conserve comme preuve qu’elle exécute les programmes et les activités prévus par la loi.

Description (fichier de renseignements personnels)

Un champ dans un fichier de renseignements personnels. Indique des éléments ou des catégories de renseignements personnels particuliers que l’on retrouve dans les dossiers que décrit le fichier. Par exemple, il peut s’agir du nom, des coordonnées (qui pourraient comprendre l’adresse à domicile ou l’adresse courriel, les numéros de téléphone, etc.), le sexe, l’état matrimonial, le pays de naissance, la citoyenneté, le numéro d’identification de l’employé, les empreintes digitales, etc.

Fichier de renseignements personnels (FRP)

Description de renseignements personnels organisés et pouvant être extraits à l’aide du nom d’une personne ou d’un numéro, symbole ou autre identificateur propre à cette personne. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou sont accessibles à des fins administratives et sont sous la garde d’une institution gouvernementale. On compte trois types de fichiers de renseignements personnels dans cette publication : centraux, spécifiques aux institutions et ordinaires.

Fichier de renseignements personnels – Centraux

Les fichiers de renseignements personnels centraux décrivent les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) de l’ensemble ou de plusieurs institutions gouvernementales et leur tenue est assurée par des ministères ou organismes centraux du gouvernement, comme la Commission de la fonction publique du Canada, Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

  • Les FRP centraux sont désignés par l’identificateur unique « PCU » ou « PCE ».
Fichier de renseignements personnels – Ordinaire

Les fichiers de renseignements personnels ordinaires permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l’on peut retrouver dans des dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions gouvernementales pour appuyer les programmes, les activités et les fonctions internes communes, comme les communications, les voyages et l’emploi. Les fichiers de renseignements personnels ordinaires sont créés par le Secrétariat du Conseil du Trésor.

  • Les FRP ordinaires sont désignés par l’identificateur unique « POU » ou « POE ».
Fichier de renseignements personnels – spécifiques aux institutions

Les fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l’on retrouve dans les dossiers d’une institution gouvernementale en particulier.

  • Les FRP spécifiques aux institutions sont désignés par l’identificateur unique « PPU » ou « PCE ».
Fins administratives

Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions influant directement sur les personnes visées, ce qui comprend toutes les formes d'utilisation de renseignements personnels visant à confirmer l'identité (c.­à­d. authentification et vérification) et à déterminer l'admissibilité de personnes à des programmes gouvernementaux.

Format

Un champ facultatif dans la description d’une catégorie de documents. Précise les documents figurant dans les documents d’une institution qui ont été créés dans un format non standard comme les photographiques, les enregistrements audiovisuels, les cartes, etc.

Institution gouvernementale

La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels définissent les institutions gouvernementales comme étant :

  • tout ministère ou département d’État relevant du gouvernement du Canada;
  • les organismes ou bureaux figurant à l’annexe I de la Loi sur l'accès à l'information et à l’annexe de la Loi sur la protection des renseignements personnels (p. ex., Agence du revenu du Canada, Commission canadienne du blé);
  • toute société d’État mère (p. ex., Radio-Canada, Postes Canada);
  • toute filiale en propriété exclusive d’une société d’État mère (p. ex., Postes Canada internationale limitée, Cape Breton Casting Inc.).

Près de 250 institutions fédérales sont assujetties à l’application de ces lois.

Manuel

Instructions, guides ou procédures dont se servent les employés pour exécuter des programmes ou des activités de l'institution ayant une incidence sur les membres du grand public.

Normes de conservation et de destruction

Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Il s’agit de la période pendant laquelle les documents sont conservés par l'institution et le moment où la mesure de disposition finale est prise.

Numéro d'autorisation de disposition du document (ADD)

Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Un numéro unique attribué par Bibliothèque et Archives Canada. Une autorisation de disposition du document représente la mesure employée par le bibliothécaire et l’archiviste du Canada pour permettre aux institutions gouvernementales de disposer de dossiers qui n’ont plus aucune utilité opérationnelle ou autre. On compte trois méthodes de disposition – la destruction des dossiers (à la discrétion des institutions), le transfert de dossiers historiques au contrôle de Bibliothèque et Archives Canada ou l’élimination des dossiers qui sont sous le contrôle du gouvernement du Canada; p. ex., leur transfert vers un organisme de service spécial ou à un autre palier de gouvernement.

Numéro d'enregistrement du SCT

Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Un numéro unique est attribué par le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu’un fichier de renseignements personnels a été revu et enregistré dans la base de données du SCT.

Numéro du document

Un champ dans la description de la catégorie de document. Ce numéro d’identification unique est créé par chaque institution pour la description de chaque catégorie de dossier à l’aide de l’acronyme du Programme de coordination de l’image de marque de l’institution (ou acronyme courant) et le numéro de référence de l’institution.

Numéro du fichier

Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Ce numéro d’identification unique est créé par chaque institution pour chaque fichier de renseignements personnels à l’aide de l’acronyme du programme de coordination de l’image de marque de l’institution ou de l’acronyme commun, du code du fichier de renseignements personnels (p. ex., PPU, PPE, etc.) et un numéro de référence de trois chiffres qui lui a été attribué par l’institution.

Numéro de renvoi au document

Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Il faut établir des renvois des fichiers de renseignements personnels aux catégories de dossiers des institutions. Voir la définition de « numéro du document » mentionnée précédemment.

Salle de lecture

La Loi sur l'accès à l'information exige que toutes les institutions gouvernementales assujetties à la Loi fournissent les installations où les renseignements et/ou les manuels peuvent être consultés. Un ou plusieurs emplacements peuvent être fournis par une institution.

Types de documents

Un champ dans une description de la catégorie de dossier. Désigne certains types de documents que l’on retrouve dans les dossiers d’une institution.

Usages compatibles

Un champ dans le fichier de renseignements personnels qui décrit les usages qui ont un lien raisonnable et direct au(x) but(s) d’origine de l’obtention ou de la compilation des renseignements en question.