Gouvernement du Canada
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Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux 2013


Catégories de documents ordinaires

Les catégories de documents sont des descriptions de tous les documents et de l’information créés, saisis et conservés par l’institution à titre de preuve de l'administration d'une activité de programme particulière et des sous-activités propres à l’institution.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré des catégories de documents ordinaires pour décrire les documents créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions gouvernementales dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes courants. Les institutions peuvent inclure une ou plusieurs de ces descriptions dans leur chapitre plutôt que d'élaborer des descriptions de catégories de documents qui leur sont propres

Les personnes qui veulent accéder les catégories de documents ordinaires d'une institution fédérale en particulier devraient consulter le chapitre l'institution dans Info Source.

Titre Numéro du document
Accès à l'information et protection des renseignements personnels NDP 930
Accueil NDP 933
Approvisionnement et marchés NDP 912
Classification des postes NDP 919
Communications NDP 939
Conseils d'administration comités et conseils NDP 938
Coopération et liaison NDP 904
Divulgation aux organismes d'enquête NDP 937
Divulgation proactive NDP 935
Équité en matière d'emploi et diversité NDP 942
Évaluation de la gestion du rendement NDP 946
Formation et perfectionnement NDP 927
Gestion de l'information NDP 944
Gestion des biens immobiliers NDP 948
Gestion du matériel NDP 945
Gestion financière NDP 914
Langues officielles NDP 923
Planification de la continuité des activités NDP 928
Planification des ressources humaines NDP 949
Planification et établissement de rapports NDP 947
Prix (Fierté et reconnaissance) NDP 940
Recrutement et dotation NDP 920
Réinstallation NDP 936
Relations de travail NDP 926
Rémunération et avantages sociaux NDP 941
Santé et sécurité au travail NDP 922
Sécurité NDP 931
Services à la haute direction NDP 943
Services administratifs NDP 901
Services juridiques NDP 902
Technologie de l'information NDP 932
Vérification interne et évaluation NDP 916
Voyages NDP 934


Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Description : Comprend des dossiers liés à l’administration de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont des dossiers concernant le traitement des demandes, l’élaboration des rapports annuels au Parlement, les rapports statistiques et les mises à jour des publications d’Info Source, les conseils, l’aide et la formation fournis aux employés, les réponses aux plaintes des auteurs d’une demande, la réalisation d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et la participation aux enquêtes menées par le Commissariat à l’information et le Commissariat à la protection de la vie privée. Les dossiers peuvent comprendre les renseignements liés à toutes les demandes d’information détenue par l’institution, y compris la correction de renseignements personnels et l’avis de correction de renseignements personnels, la désignation, la description et l’enregistrement de fichiers de renseignements personnels, les demandes officieuses, les plaintes, les enquêtes et les demandes de révision judiciaire, les consultations de tierces parties et les renseignements reçus d’autres institutions ou transmis à ces dernières, les avis juridiques et les demandes d’avis reçues des fonctionnaires de l’institution soulevant des questions de protection des renseignements personnels ou d’accès à l’information. Les dossiers peuvent aussi renfermer des renseignements liés à des demandes ayant mené à un changement de politique ou de procédure et de la documentation concernant les systèmes logiciels employés au sein de l’institution pour gérer l’administration des demandes d’accès à l’information et de renseignements personnels.

Types de documents : Dossiers des demandes (peuvent comprendre les demandes écrites de renseignements soumises par écrit, les formulaires de demande, les accusés de réception, les estimations de frais d’accès, les notes de travail, les coupures de presse, les résumés d’analyse, les documents de réponse aux demandes, notamment la lettre d’accompagnement et la copie des documents communiqués, les demandes de correction de renseignements personnels, ainsi que les recommandations et les décisions judiciaires et celles du commissaire), rapports annuels au Parlement, rapports statistiques, exemplaires des lois et des règlements pertinents et des instruments de politique connexes, politiques, lignes directrices, directives et procédures internes, avis juridiques, exemplaires de vérifications et rapports d’enquêtes du Commissariat à la protection de la vie privée ou du Commissariat à l’information, mises à jour des publications d’Info Source, délégation de pouvoirs, registres des heures des employés, avis de transfert, de frais ou de prolongation, listes, index et instruments de repérage de fichiers, rapports, notes de service et fichiers de correspondance.

Numéro du document : NDP 930

Accueil

Description : Comprend des dossiers concernant l’accueil. L'accueil consiste en l'organisation d'une réception, d'un repas ou d'une activité de divertissement pour des invités d'institutions fédérales, notamment l'organisation d'activités sociales ou de cérémonies conformément aux politiques et aux lignes directrices établies. Les dossiers peuvent contenir des renseignements sur la nature, l’ampleur, le lieu, le coût et le type des activités d’accueil, y compris toute activité nécessitant une autorisation spéciale et les approbations par les fonctionnaires s'étant vu déléguer les pouvoirs appropriés. Les dossiers peuvent également renfermer des renseignements sur la divulgation proactive des dépenses d’accueil pertinentes, conformément aux politiques et procédures du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, du Bureau du Conseil privé ou de l’institution en question.

Types de documents : Listes de participants, lieux, dates et dépenses, protocoles liés aux activités, politiques et lignes directrices en matière d’accueil, pouvoirs de signer des documents financiers et, le cas échéant, des documents relatifs à la publication en ligne obligatoire des dépenses d’accueil.

Numéro du document : NDP 933

Approvisionnement et marchés

Description : Comprend des dossiers concernant le processus d’approvisionnement et de passation de marchés du gouvernement afin d’obtenir des biens et services conformément à un accord conclu entre une autorité contractante au sein de l’institution et un particulier ou une entreprise. Les dossiers peuvent inclure des renseignements sur la détermination des biens ou des services à acquérir; la sélection de la démarche la plus efficace en matière d’approvisionnement; les processus et procédures d’élaboration et d’approbation des marchés; les négociations contractuelles; l’entretien final avec les soumissionnaires non retenus; l’administration des contrats adjugés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au marché. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l’entrepreneur tels que les profils d’entreprise, les curriculum vitæ, l’expérience de travail, les marchés antérieurs réalisés et les clients. Ces renseignements incluent aussi les renseignements concernant la divulgation proactive des marchés pertinents de biens et de services.

Types de documents : Dossiers des marchés et correspondance connexe, critères d’adjudication, lignes directrices, règlements, exigences d’approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d’admissibilité des entrepreneurs, études de faisabilité, documents de planification, documents d’appel d’offres ou de soumission, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d’évaluation après achèvement, justifications de marché à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d’approvisionnement, documents de liaison avec les clients et les fournisseurs, demandes d’achat, autorisations et vérifications de sécurité, etc.

Numéro du document : NDP 912

Classification des postes

Description : Comprend des dossiers concernant les facteurs, les éléments et les autres critères employés pour établir la valeur relative du travail d’un groupe professionnel. La classification procure un moyen de regrouper les types de travail similaires de façon à ce qu’ils puissent être classés par niveaux de difficulté et différenciés d’autres types de travail de nature différente. Elle fournit également une base pour la rémunération des employés de l’institution.

Types de documents : Listes et répertoires d’employés, classifications et reclassifications de postes, politiques de classification propres à l’institution, organigrammes, exemplaires des politiques, des directives et des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada ou de l’institution, identification des fonctions ou des postes, normes de classification, rapports sur le rendement en matière de classification, exigences linguistiques des postes, exigences liées aux compétences ou profils de compétences, griefs de classification, données statistiques, examens et rapports de vérification, descriptions de travail génériques et, le cas échéant, documents liés à la publication en ligne obligatoire de la reclassification des postes dotés.

Numéro du document : NDP 919

Communications

Description : Comprend des enregistrements se rapportant à la gestion des communications internes et externes d’une institution. La fonction Communications comprend les activités suivantes, mais sans s’y limiter : fournir aux ministres et aux cadres supérieurs du soutien et des conseils en matière de communication sur des questions gouvernementales (non partisanes), y compris pour la rédaction de discours, de communiqués, de notes de synthèse, d’exposés, de notes de service et de correspondance; établir et mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication (y compris des analyses des contextes internes et externes) à l’appui des politiques, programmes, services et initiatives de l’institution; préparer, produire et diffuser de l’information au moyen de tous types de supports et d’arts graphiques, y compris la publication électronique; collaborer avec d’autres institutions du gouvernement du Canada pour promouvoir des objectifs communs de communication; intégrer toutes les activités de communication, y compris les applications Internet, le marketing, la publicité, la recherche sur l’opinion publique et les relations avec les médias afin de favoriser des communications constantes et bien coordonnées avec le public; fournir, coordonner ou donner à contrat des services de surveillance des reportages dans les médias; communiquer avec le public, les institutions fédérales, des institutions d’autres gouvernements (municipales, provinciales, internationales) et des organismes du secteur privé et fournir des services d’information au moyen d’Internet et d’autres médias électroniques; planifier, coordonner, mettre en œuvre et évaluer des programmes et des campagnes de publicité, de publication et de sensibilisation publique; planifier, coordonner et promouvoir la participation de l’institution à des événements publics, dont des foires et des expositions; cultiver des contacts avec les médias, coordonner l’accès aux médias, autoriser et diffuser des communiqués et des notes de synthèse et organiser des entrevues dans les médias; commercialiser et distribuer les publications de l’institution en divers formats, et notamment produire, distribuer et évaluer des films, des vidéos et des productions audiovisuelles et multimédias manuellement ou électroniquement (p. ex., conception, mise en page, composition, éditique, reliure, etc.); rédiger et administrer des lignes directrices pour assurer l’uniformité du style, de la conception graphique, etc., des documents de l’institution; et concevoir des logos, des en-têtes, du papier à lettre, du matériel de papeterie, des publications, etc., qui font valoir l’image de marque de l’institution. Les enregistrements peuvent comprendre de l’information concernant les relations avec les médias, le suivi et l’analyse des médias, des conseils et des services de planification en matière de communication, des recherches et des analyses sur l’opinion publique, les publications de l’institution, l’élaboration, la conception, la gestion et la tenue de sites Web internes et externes, ainsi que l’établissement et la tenue de listes d’envoi et de distribution internes et externes.

Types de documents : Analyses des médias et infocapsules, plans de communication, annonces, avis, bulletins et mises à jour à l’intention du personnel, communiqués, fiches documentaires et feuilles de renseignements, avis aux médias, discours, questions et réponses, notes de scénarios, notes d’allocution, notes de synthèse, calendrier d’événements prévus, coupures de presse, biographies, protocoles, exposés en PowerPoint, listes d’envoi et de distribution, rapports de recherche sur l’opinion publique, guides de rédaction, politiques, lignes directrices, normes et procédures de l’institution en matière de communication, notices, dépliants, études sur les services/la satisfaction des clients, enquêtes omnibus, recensions de la littérature, plans et politiques de communication en cas de crises et d’urgences, documentation relative au Programme des services de dépôt, brochures, documentation relative à la publication d’imprimés et de documents électroniques, contenu de sites web et copies des publications de l’institution dans tous les formats.

Numéro du document : NDP 939

Conseils d’administration, comités et conseils

Description : Comprend des données se rapportant à l’établissement, à l’organisation, aux fonctions, aux activités et à la gestion de conseils d’administration, comités et conseils (et au sujet des titulaires des postes dotés par décret) qui sont propres à une institution donnée et qui ont été mis sur pied pour assurer la surveillance et l’orientation de l’institution et lui fournir des recommandations. Les données peuvent comprendre de l’information sur la mise en candidature, la nomination, la démission et/ou la cessation d’emploi des membres, et notamment les critères d’identification et de sélection des membres, les modalités de leur nomination (p. ex., le traitement, les honoraires et l’indemnité quotidienne), leurs rôles et responsabilités et de la documentation de soutien administratif. Les données peuvent aussi comprendre la correspondance entre les membres et l’institution et avec le cabinet du ministre de tutelle, au sujet de la sélection des membres, ainsi qu’avec le Bureau du Conseil privé au sujet des titulaires des postes dotés par décret.

Types de documents : Mandats, ordres du jour, procès-verbaux de réunions, avis, comptes rendus, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, curriculums vitæ, demandes de remboursement de frais de voyages, documents de politique, photographies, matériel de communication diffusés dans tous les formats (y compris par l’intermédiaire des sites Web de l’institution), discours, documentation relative à des vérifications et à des évaluations, rapports annuels, décrets, correspondance, fiches documentaires et rapports.

Numéro du document : NDP 938

Coopération et liaison

Description : Comprend des dossiers concernant les activités de coopération et de liaison officielles et non officielles avec des gouvernements/organismes fédéraux, provinciaux/territoriaux, municipaux et internationaux, d’autres organismes et des établissements d’enseignement (le cas échéant) dans le but d’assurer la gestion efficace des initiatives horizontales, de faire connaître les activités de l’institution et de favoriser des approches intégrées de l’élaboration et de la mise en œuvre des programmes et services de l’institution. Il peut également s’agir de dossiers liés à la coordination des programmes touchant les délégations et les visiteurs de l’étranger, à la facilitation de l’échange d’information dans des domaines d’intérêt commun, au partage des connaissances, du savoir-faire et des pratiques exemplaires, à l’élaboration d’initiatives conjointes en matière de prestation de services en partenariat avec des provinces et territoires, au renforcement des partenariats stratégiques avec les partenaires existants et à la création de nouveaux réseaux d’influence dans le but d’élargir et de renforcer les liens avec d’autres gouvernements ou organismes, ainsi qu’à l’établissement de relations plus stratégiques afin de promouvoir les intérêts et de faire avancer les priorités de l’institution. Cette catégorie peut aussi comprendre des dossiers concernant des activités de sensibilisation, l’établissement de nouveaux réseaux et de partenariats stratégiques, l’accueil de délégations étrangères et le partage d’information avec ces dernières et la participation à des activités, tables rondes, conférences et symposiums régionaux, nationaux et internationaux.

Types de documents : Procès-verbaux, ordres du jour et comptes rendus de réunions multilatérales et bilatérales, travaux de symposiums, de tables rondes et de conférences, exemplaires d’accords bilatéraux et d’accords de liaison, versions provisoires et rapports finaux d’études de cas, mémoires de coopération, dossiers sur les activités de consultation et rapports sur les activités internationales.

Numéro du document : NDP 904

Divulgation aux organismes d’enquête

Description : Comprend des dossiers concernant les demandes qui ont été présentées aux institutions par les organismes d’enquête fédéraux (définis dans les annexes 2, 3 et 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels) pour des renseignements visant à faciliter les enquêtes en vertu de l’alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la réponse des institutions. La demande de l’organisme d’enquête doit être reçue par écrit et doit comprendre les renseignements suivants : nom de l’organisme d’enquête, nom ou autre identificateur personnel de la personne qui fait l’objet de la demande, description des renseignements demandés, article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l’enquête est réalisée, et le nom, titre et signature du demandeur. L’institution qui reçoit la demande doit aussi indiquer : sa décision d'accepter ou de refuser la demande, la date de réception de la demande, les titres des fichiers de renseignements personnels pertinents contenant les renseignements personnels demandés, le nom, le titre et la signature du fonctionnaire qui a autorisé la communication, et le nom de l’institution. Les dossiers doivent aussi renfermer des copies des renseignements divulgués en réponse à la demande. Les dossiers peuvent aussi renfermer la correspondance avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d’autres renseignements concernant le traitement des demandes.

Types de documents : Demandes de renseignements, réponses et correspondance connexe, rapports, interprétation de la politique, avis juridiques, procédures d’examen de la divulgation et de réponse, copies de directives internes, etc.

Numéro du document : NDP 938

Divulgation proactive

Description : Comprend des dossiers sur la publication obligatoire dans les sites Web institutionnels de certains renseignements gouvernementaux. La publication de ces renseignements dans Internet vise à favoriser la transparence, à faciliter l’accès au public et à faire en sorte que le gouvernement et les représentants du secteur public rendent des comptes aux Canadiens en leur fournissant des renseignements pertinents en temps opportun.

Types de documents : Exemplaires de politiques et de lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et d’autres organismes centraux, modèles de rapports et rapports sur les frais de voyage et d’accueil, les reclassifications de postes, les contrats de plus de 10 000 $, les subventions et contributions supérieures à 25 000 $ ainsi que les dépenses ministérielles pertinentes.

Numéro du document : NDP 935

Équité en matière d’emploi et diversité

Description : Comprend des dossiers concernant les programmes et les activités qui visent à assurer une représentation et une répartition équitables des Autochtones, des membres des minorités visibles, des personnes handicapées et des femmes dans le milieu de travail. Il peut s’agir de dossiers touchant l’analyse de l’effectif, le recensement des obstacles, les initiatives d’équité en matière d’emploi, les activités de surveillance, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, les modalités de travail flexibles, l’auto-identification, les technologies d’adaptation, les campagnes de publicité et les programmes de recrutement.

Types de documents : Politiques interne sur l’équité en matière d’emploi, exemplaires des lois, des politiques et des règlements pertinents, rapports d’examens et d’évaluations, études et rapports de recherche, répertoires, lignes directrices à l’intention des entrepreneurs, plans d’activités, rapports statistiques, sondages, instruments de délégation et rapports au Parlement.

Numéro du document : NDP 942

Évaluation de la gestion du rendement

Description : Comprend des dossiers sur l’évaluation du rendement des employés d’après des objectifs fixés périodiquement. Cette catégorie peut comprendre de l’information sur les besoins en formation, les objectifs et les attentes de l’employé/employeur, la mauvaise conduite des employés, la rémunération au rendement, les augmentations annuelles, les périodes d’essai et les mesures disciplinaires.

Types de documents : Évaluations de rendement, rapports d’enquêtes, plans de travail, rapports et ententes de rendement des cadres.

Numéro du document : NDP 946

Formation et perfectionnement

Description : Comprend des dossiers concernant la formation officielle et informelle qu’obtiennent les employés pour acquérir de nouvelles connaissances et compétences, exploiter leur potentiel au maximum et accroître leur productivité. Ces dossiers peuvent renfermer de l’information sur les programmes de perfectionnement spéciaux, les bourses de recherche universitaire, la formation linguistique, les besoins en formation, le perfectionnement professionnel, les programmes de développement du leadership, les politiques sur l’apprentissage et la formation, les exigences en matière de surveillance et d’établissement de rapports, l’apprentissage continu et l’orientation professionnelle. Cette catégorie peut également comprendre des dossiers portant sur les relations avec les fournisseurs de services de formation.

Types de documents : Rapports annuels sur la formation, plans d’apprentissage individuels, matériel d’orientation des employés, critères relatifs aux congés de formation, documents d’analyse des besoins en formation et en compétences, critères et résultats de l’évaluation des connaissances, descriptions, critères, évaluations et ententes de niveaux de rendement, politiques de l’institution sur les droits d’adhésion et besoins de formation en langue seconde.

Numéro du document : NDP 927

Gestion de l’information

Description : Comprend des dossiers sur la gestion efficace et rentable de l’information détenue par l’institution tout au long de son cycle de vie, peu importe le support sur lequel elle est conservée. Cette catégorie englobe également l’acquisition, le contrôle et l’élimination des produits conservés en bibliothèque et d’autres produits d’information, et des articles gardés à des fins de référence, et la prestation de services de gestion de l’information aux employés. Elle peut aussi comprendre les dossiers liés à la gestion, à l’utilisation et à la tenue à jour d’un système automatisé de gestion des documents, des dossiers et de l’information. Ce type de système est employé pour saisir et gérer des documents, des dossiers (y compris les courriels) et de l’information créés, recueillis ou reçus par l’institution à l’appui de ses fonctions, programmes et activités.

Types de documents : Formulaires, catalogues de bibliothèque et matériel d’acquisition, dossiers et inventaires de bibliothèque, calendriers de conservation et autorisations d’élimination, politiques sur les documents essentiels, manuels de systèmes de gestion de l’information, exigences fonctionnelles et devis informatiques, règles opérationnelles, plans de mise en œuvre, procédures d’entretien, stratégies de migration, rapports sur le rendement, programmes de formation, manuels et programmes éducatifs, systèmes de classification des dossiers, registres de prêts et de prêts interbibliothèques, renouvellements d’abonnements, politiques sur le développement des ressources documentaires, listes de codes à barre et d’emplacements, plans concernant les documents essentiels, politiques sur les droits d’auteur, formulaires de déclaration sur les droits d’auteur, politiques, lignes directrices et procédures de l’institution liées à la gestion de l’information, exemplaires des lois et des règlements pertinents et documents concernant la liaison avec Bibliothèque et Archives Canada, le Conseil des bibliothèques du gouvernement fédéral ou d’autres organismes de gestion de l’information pertinents.

Numéro du document : NDP 944

Gestion des biens immobiliers

Description : Comprend des dossiers sur la gestion durable et responsable sur le plan financier des biens immobiliers tout au long de leur cycle de vie. Les biens immobiliers sont définis comme tout titre, intérêt ou profit dans des terres, ce qui comprend les mines, les minéraux et les améliorations qui leur sont apportées, sur ou sous terre. Les dossiers peuvent comprendre de l’information sur les baux, les permis, les achats, les cadeaux, les prêts, les échanges, les servitudes, les expropriations et les transferts de gestion portant sur des biens immobiliers. Ils peuvent également englober de l’information sur les édifices patrimoniaux, les biens excédentaires, les services d’ingénierie, le développement durable, l’aliénation, les systèmes de communication, les sites contaminés, les structures hydroélectriques, la gestion et l’aménagement de l’espace, les égouts et le drainage, l’entretien, les modifications, les dommages, les réparations et la démolition, la protection et la prévention des incendies, les codes du bâtiment, la signalisation, les systèmes de climatisation et de réfrigération, la protection contre les inondations, le stationnement, la lutte contre les insectes et les animaux nuisibles, l’élimination des déchets, l’éclairage, la plomberie et le chauffage.

Types de documents : Dossiers d’acquisition, stratégies de fonctionnement, d’entretien et d’aliénation, normes d’évaluation et d’estimation, documents juridiques, dessins architecturaux, baux, plans et devis, évaluations environnementales et rapports, exigences et normes en matière de sécurité, études et sondages sur le stationnement, actes notariés et titres de propriété, revendications, ententes de gestion des biens et des installations, dossiers de projets de réparation, dossiers de projets d’agrandissement et de rénovation, inventaires, rapports d’enquêtes sur les dommages et exemplaires des lois, des politiques et des règlements pertinents.

Numéro du document : NDP 948

Gestion du matériel

Description : Comprend des dossiers sur la gestion durable et responsable sur le plan financier des biens meubles de l’institution (à l’exclusion de l’argent et des dossiers), notamment le mobilier, l’équipement, les fournitures, les véhicules et tout autre matériel dont l’institution fait l’acquisition pour permettre une mise en œuvre efficace de ses programmes et services. Ces dossiers peuvent comprendre de l’information sur la planification, l’achat, l’entretien, la réparation et l’aliénation du matériel, de même que les normes de fonctionnement.

Types de documents : Inventaires, listes de prix, politiques et procédures relatives à l’aliénation des biens et aux biens excédentaires, polices d’assurance, licences, rapports d’enquêtes sur les pertes, devis des systèmes de contrôle de l’inventaire, rapports sur les transferts et l’aliénation de biens, spécifications des utilisateurs, conventions d’offre à commandes, exemplaires des procédures de passation des marchés, politiques et lignes directrices propres à l’institution et rapports de vandalisme et de vol.

Numéro du document : NDP 945

Gestion financière

Description : Comprend des dossiers sur la réception, le contrôle et l’utilisation des fonds publics au sein de l’institution, y compris la mise sur pied, l’exploitation et la tenue à jour de systèmes comptables, la surveillance, le contrôle et la planification en matière financière, les propositions et les rapports budgétaires, l’obtention de subventions, la gestion de fonds sous forme d’affectations provenant du Trésor et la gestion des revenus tirés d’opérations de négociation et d’investissements. Cette catégorie peut comprendre des dossiers sur les comptes créditeurs (dépenses), les comptes débiteurs (revenus), les opérations bancaires, la budgétisation, la comptabilité de caisse, le recouvrement des coûts, la taxe sur les produits et services, les droits et tarifs, la petite caisse, les subventions, les contributions et les paiements de transfert, les taxes, l’affectation des ressources, le contrôle du passif et des revenus, les affectations et les transferts, les provisions et les normes et méthodes de comptabilité. Elle peut aussi englober la documentation relative aux systèmes de gestion financière informatisés de l’institution et, s’il y a lieu, aux liens avec d’autres organismes financiers du gouvernement fédéral (p. ex., pour le versement de paiements en vertu d’un contrat).

Types de documents : Factures, pièces justificatives, états financiers, résumés financiers, rapports et statistiques de gestion financière, chèques, codes de comptes, journaux de caisse-recettes, examens de la vérification et de la conformité (internes ou effectués par des agents du Parlement ou d’autres organismes centraux), budgets des dépenses et documents de travail, prévisions budgétaires, rapports de fin d’exercice, comptes des frais d’affranchissement, reçus, documents sur les pouvoirs de signature (y compris la délégation de pouvoirs financiers), bons d’accompagnement, demandes de dépôt direct, relevés de comptes, bulletins relatifs à l’impôt, bons de commande, déclarations de sinistre, rapports sur les engagements, information et barèmes tarifaires, avis d’engagement de fonds, dossiers de gestion des subventions, dossiers des contributions, taux de change et cartes d’achat.

Numéro du document : NDP 914

Langues officielles

Description : Comprend des dossiers concernant la prestation de services au public et aux employés dans les deux langues officielles, conformément à la Loi sur les langues officielles et à son règlement d’application. Cette catégorie peut englober de l’information sur la langue de travail, les droits des communautés de langue officielle minoritaire, la participation égale, la signalisation, la communication avec le public et la prestation de services, l’utilisation des langues officielles dans les sites Web de l’institution et l’administration du Programme des langues officielles.

Types de documents : Rapports du Commissaire aux langues officielles, exemplaires des politiques, procédures et lignes directrices des organismes centraux et de l’institution, rapports des enquêtes sur les plaintes, rapports à la haute direction ou aux organismes centraux pertinents et exemplaires des lois et des règlements pertinents.

Numéro du document : NDP 923

Planification de la continuité des activités

Description : Comprend des dossiers sur la planification de la continuité des activités de l’institution, soit les mesures prévoyant la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens, ainsi qu’à l’efficacité du gouvernement en cas de catastrophe ou d’urgence. La planification de la continuité des activités va de pair avec la protection civile qui est prescrite par la loi ou la politique du gouvernement ou de l’institution (p. ex., les plans d’évacuation des édifices et en cas d’incendie et les plans d’intervention civils) et comprend l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de continuité des activités. Les types d’incidents pouvant déclencher la mise en œuvre du plan peuvent varier. Il peut s'agir d'un incident mineur comme une panne d'électricité dans un édifice donné ou une panne d'équipement ou de systèmes, ou d'un incident ayant des incidences à l'échelle provinciale ou nationale. La planification de la continuité des activités énonce et coordonne les efforts du personnel de l'institution et la mise en œuvre des dispositions et des procédures préétablies pour garantir que l'institution puisse poursuivre ou reprendre ses activités opérationnelles essentielles dans un délai raisonnable.

Types de documents : Plans de reprise des activités en cas d’urgence ou de catastrophe, procédures de sauvegarde du réseau ou des données, ressources d'urgence et de reprise des activités, procédures d’évacuation en cas d’urgence, ententes sur les niveaux de service (y compris les protocoles d'entente conclus avec d'autres institutions fédérales), politiques sur les dossiers essentiels, procédures de notification des équipes d'intervention en cas d'urgence, du personnel de l'institution, de la haute direction ou du ministre, des organismes fédéraux, provinciaux et municipaux, procédures d'activation, documents touchant les opérations du centre de commandement, de contrôle et d'urgence, délégations et désignations des pouvoirs, liste des personnes avec qui communiquer en cas de catastrophe/d’urgence, procédures détaillées relatives à la reprise et au rétablissement des opérations et procédures relatives aux relations avec les médias.

Numéro du document : NDP 928

Planification des ressources humaines

Description : Comprend des dossiers concernant l’évaluation des ressources humaines actuelles, la détermination des besoins futurs en ressources humaines et l’élaboration de plans pour répondre à ces besoins. Ils peuvent renfermer des renseignements sur la planification et l’utilisation des ressources humaines, les demandes de personnel, la préretraite, la planification de la relève et le transfert des connaissances, les taux de vacance et de roulement, la mobilité interne, les placements prioritaires, le réaménagement des effectifs, les analyses et les prévisions démographiques, les études et les analyses du marché du travail, les analyses de l’environnement, les analyses des besoins, les besoins en compétences et les activités de planification et de surveillance du rendement.

Types de documents : Analyses de l’environnement et des écarts, sondages auprès des employés, études et rapports sur le marché du travail, versions provisoires et finales des plans pluriannuels des ressources humaines de l’institution, vérifications des ressources humaines, documents de travail, dossiers du comité de planification des ressources humaines, études et rapports de recherche, études thématiques spéciales, données démographiques, rapports statistiques et exemplaires des lois, des politiques et des règlements pertinents.

Numéro du document : NDP 949

Planification et établissement de rapports

Description : Comprend des dossiers sur la gestion systématique des activités de planification et de présentation de rapports comme l’élaboration et l’examen des plans d’activités et des plans stratégiques et opérationnels, ainsi que des autres stratégies organisationnelles à long terme, la surveillance et l’examen des résultats des programmes et services et des résultats internes, la gestion du rendement organisationnel et la présentation des rapports connexes et la gestion des risques. Cette catégorie peut également comprendre des dossiers sur la préparation, l’organisation, la coordination et la présentation de rapports annuels au Parlement, les structures d’architecture des activités des programmes (AAP), la Structure de gestion, des ressources et des résultats (SGRR), le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).

Types de documents : Indicateurs et mesures du rendement, profils de risque et stratégies connexes, plans de développement durable, tableaux de bord équilibrés, analyses de l’environnement, plans d’urgence, analyses des tendances et exemplaires des structures de l’architecture des activités des programmes et des résultats du Cadre de responsabilisation de gestion.

Numéro du document : NDP 947

Prix (Fierté et reconnaissance)

Description : Comprend des dossiers concernant la reconnaissance formelle ou informelle, au moyen d’un programme de prix, d’employés de l’institution pour leur rendement exceptionnel dans l’exercice de leurs fonctions, leur leadership, d’autres contributions dignes de mention ou un long service. La fierté désigne le respect de soi, la satisfaction que donnent les réalisations, les qualités ou aptitudes à son actif. La reconnaissance englobe une gamme de pratiques formelles et informelles dans le milieu de travail, qui collectivement, traduisent et renforcent les valeurs et la façon dont les gens travaillent ensemble. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements liés au Prix d’excellence, à la Semaine nationale de la fonction publique, au Prix pour services insignes, au Prix du Chef de la fonction publique, au Réseau du leadership ou aux prix propres à l’institution.

Types de documents : Présentations, critères de sélection, candidatures approuvées, arrangements relatifs aux cérémonies, dossiers des comités de sélection, photos et enregistrements sonores, lettres d’appel et politiques, procédures et lignes directrices propres à l’institution.

Numéro du document : NDP 940

Recrutement et dotation

Description : Comprend des dossiers concernant le recrutement et la dotation pour combler des postes à temps plein ou à temps partiel au sein de l’institution. Les dossiers peuvent inclure des renseignements concernant la présélection, l’examen, les tests, les entrevues, l’évaluation, la sélection, l’embauche et la promotion de candidats. Ils peuvent aussi inclure des renseignements sur les conditions d’emploi, les mutations, les affectations et les détachements; le recrutement d’étudiants, de professionnels et de techniciens; les appels d’après-mandat; la zone de sélection, ainsi que les renseignements échangés avec les organismes centraux chargés du recrutement et de la dotation et avec les autres agences de placement.

Nota : Des renseignements pertinents peuvent être transférés au dossier de l’employé si la personne accepte une offre d’emploi de l’institution.

Types de documents : Curricula vitæ et résumés non réclamés; questions et réponses d’entrevues simulées; affiches et annonces de concours; formulaires de demande; outils d’évaluation et guides de notation de concours; procédures de vérification, listes de contrôle et lettres de référence; répertoires de candidats qualifiés (y compris les bassins de candidats jugés admissibles); demandes de renseignements des candidats et réponses; copies des lettres d’offres; évaluations des comités de notation; renseignements dans les outils de demande automatisés ou sur le Web; résultats d’évaluation de la langue seconde; etc.

Numéro du document : NDP 920

Réinstallation

Description : Comprend des dossiers sur le déménagement autorisé d'un employé d'un lieu de travail à un autre ou d'une personne nommée à un poste au sein de l’institution de son lieu de résidence à son premier lieu de travail. Cette catégorie peut comprendre de l’information portant sur les droits et les obligations de l’employé, les obligations de l’employeur, les tiers fournisseurs, l’hébergement provisoire, le déplacement vers le nouveau lieu de travail, la réinstallation du conjoint, les avances, les frais juridiques et l’entreposage à long terme.

Types de documents : Demandes de remboursement des dépenses de réinstallation, exemplaires des politiques et des procédures propres à l’institution, renseignements sur les entreprises de déménagement et d’entreposage.

Numéro du document : NDP 936

Relations de travail

Description : Comprend des dossiers sur les relations entre l’employeur et l’employé (par l’intermédiaire des agents ou des unités de négociation pour le compte des employés) au sein de l’institution. Cette catégorie peut comprendre de l’information sur l’arbitrage et les plaintes sur les pratiques déloyales de travail, les mesures disciplinaires, la rétrogradation et la cessation d’emploi, les services essentiels et la gestion des grèves, les exclusions, l’accréditation et les cotisations syndicales, les plaintes relatives aux droits de la personne, l’équité salariale, l’administration des conventions collectives, la mise sur pied et le maintien d’un système de gestion informelle des conflits au sein de l’institution, y compris des processus et des procédures de règlement des conflits/mode substitutif de règlement des différends, la négociation à deux niveaux, le processus d’accréditation, la médiation et l’évaluation du milieu de travail.

Types de documents : Ententes sur les services essentiels, procédures de règlement des conflits et des griefs, exemplaires des lois et des règlements pertinents, documentation sur les ententes, rapports d’enquêtes, documentation sur les audiences d’arbitrage (p. ex., documents juridiques, assignations à témoigner, procédures, rapports de décisions, témoignages), codes de conduite et de discipline de l’institution, rapports d’évaluation du règlement des différends, rapports d’évaluation du milieu de travail, accords de médiation, lignes directrices sur la parité salariale, dossiers des comités de consultation patronaux-syndicaux de l’institution et, le cas échéant, exemplaires des décisions de la Commission des relations de travail dans la fonction publique.

Numéro du document : NDP 926

Rémunération et avantages sociaux

Description : Comprend des dossiers liés aux programmes et aux activités touchant l’établissement et l’administration des normes et des pratiques relatives à la rémunération, à la pension et aux autres avantages et dont le but est de veiller à ce que les employés soient rémunérés équitablement pour le travail qu’ils font. Cette catégorie peut inclure des dossiers concernant le service ininterrompu, les saisies, les prestations de maternité et parentales, les présences et les congés, le taux d’absentéisme, les heures supplémentaires, les primes de bilinguisme, les autorisations concernant la rémunération, la rémunération au rendement, les taux de rémunération, les indemnités de départ, le réaménagement des effectifs, les employés à temps partiel, occasionnels et saisonniers, l’administration de la paye, les avances de salaire en cas d’urgence, les régimes d’assurance-vie, d’assurance-invalidité, de soins de santé et de soins dentaires, le Régime de pensions du Canada et le Régime de pension de retraite de la fonction publique ou les régimes propres à l’institution.

Types de documents : Fiche d’avantages sociaux, correspondance, sondages sur la rémunération, directives et règles concernant le régime d’assurance, exemplaires de rapports de vérification interne, conditions relatives à l’admissibilité à l’assurance, aux primes, aux cotisations et aux prestations, mémoires de clarification, exemplaires de conventions collectives et de conditions d’emploi, ententes de travail à temps partiel et exemplaires des lois, des règlements et des politiques et des directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada qui s’appliquent (le cas échéant) ou des politiques, des procédures et des lignes directrices propres à l’institution.

Numéro du document : NDP 941

Santé et sécurité au travail

Description : Comprend des dossiers sur le maintien d’un environnement de travail sain et sûr pour tous les fonctionnaires fédéraux (y compris les employés des sociétés d’État, des fondations, des commissions, etc.). Cette catégorie peut englober des renseignements sur la formation en matière de santé et sécurité au travail, les évaluations de l’état de santé des employés, les services médicaux d’urgence, les enquêtes et études sur la salubrité de l’environnement, la formation sur les premiers soins, les installations, services et fournitures, la sélection et l’utilisation d’équipement et de vêtements de protection individuelle, la réadaptation et le recyclage professionnel des employés ayant une incapacité causée par un accident de travail ou une maladie professionnelle, les services d’aide aux employés, l’élaboration et le contrôle des normes professionnelles et environnementales, les procédures et autres directives sur la prévention des maladies professionnelles et des accidents de travail, le Code canadien du travail, les programmes de conditionnement physique en milieu de travail et les comités de santé et sécurité au travail de l’institution.

Types de documents : Rapports d’accidents/de blessures, guides de sécurité, exemplaires des évaluations ergonomiques, évaluations des besoins en premiers soins et manuels de premiers soins, rapports sur les premiers soins, mises en garde, dossiers sur les cas d’exposition à des matières dangereuses, rapports d’inspections de sécurité, dossiers des comités de santé et sécurité au travail (ordres du jour, procès-verbaux, comptes rendus, etc.), rapports d’examens médicaux, rapports d’enquêtes sur les accidents de travail et les maladies professionnelles, programmes de formation sur les premiers soins, politiques, normes, lignes directrices et procédures des organismes centraux et de l’institution et exemplaires des lois et des règlements pertinents.

Numéro du document : NDP 922

Sécurité

Description : Comprend des dossiers sur l’utilisation de mesures de protection afin d’éviter les dommages accidentels ou intentionnels, de même que l’accès non autorisé, dans le but de protéger les employés, d’assurer la confidentialité, de préserver l’intégrité, la disponibilité et la valeur des biens, et d’assurer la prestation continue des services. Cette catégorie peut comprendre de l’information sur la conception des installations, les mesures de protection matérielles, les dispositifs de surveillance, l’accès aux zones à accès restreint, l’entreposage, le transport et la transmission d’information et de biens, la violence en milieu de travail, les renseignements protégés et classifiés, les points d’accès et de sortie, les services d’urgence, la signalisation, les cartes d’identité ou laissez-passer, les enquêtes de sécurité portant sur les employés, la gestion continue des risques pour la sécurité, les codes du bâtiment et de prévention des incendies et la destruction de l’information et des biens. Elle peut également englober des dossiers sur la liaison avec d’autres institutions fédérales ayant des responsabilités liées à la sécurité (p. ex., le Service canadien du renseignement de sécurité, Sécurité publique Canada, la Gendarmerie royale du Canada et le Centre de la sécurité des télécommunications).

Types de documents : Procédures et outils d’accès sécuritaire (laissez-passer, cartes d’identité), rapports d’enquêtes sur les incidents liés à la sécurité, formation sur la sécurité, exemplaires des évaluations de la menace et des risques, documents de sensibilisation et d’information, dossiers d’autorisations de sécurité, procédures d’intervention en cas d’incident, rapports de vérification du programme de sécurité, exigences sécuritaires de base, plans d’évacuation, normes opérationnelles et documents techniques, analyses des incidences sur les opérations et exemplaires des règlements et des codes pertinents en matière de travail, d’incendie, de bâtiment et d’électricité.

Numéro du document : NDP 931

Services à la haute direction

Description : Comprend des dossiers sur la prestation de divers services administratifs aux dirigeants de l’institution (p. ex., ministre, sous-ministre, sous-ministre adjoint, président, président du conseil d’administration, premier dirigeant et autres postes équivalents). Cette catégorie peut comprendre des dossiers sur le contrôle et le suivi de la correspondance, la sélection ou la mise en œuvre de systèmes technologiques pour appuyer la prestation de services, la gestion des comités de la haute direction, dont les services de secrétariat, la préparation des notes d’information, la gestion des grands dossiers et la collecte d’information sur les dossiers courants intéressant la haute direction.

Types de documents : Questions et réponses, notes pour la période de questions, correspondance, documents et notes d’information, invitations à prononcer une allocution et procès-verbaux, ordres du jour et comptes rendus des réunions des comités de la haute direction.

Numéro du document : NDP 943

Services administratifs

Description : Comprend des dossiers liés à la gestion des services administratifs fournis à l’interne, au sein de l’institution, et contribuant à la gestion et à la mise en œuvre des programmes et services de l’institution. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements concernant les locaux, la construction et la modification des postes de travail, les services de photocopie, les services d’impression, le stationnement, les services téléphoniques, les services de courrier et de messagerie, de traduction et de serrurier.

Types de documents : Listes téléphoniques, relevés d’utilisation du photocopieur, formulaires de commande de services d’impression, exemplaires de lignes directrices et procédures en matière de traduction, rapports sur les fournitures de bureau, demandes de permis de stationnement, correspondance, catalogues et manuels d’équipement téléphonique, registres de courrier, bordereaux de courrier/messagerie, permis d’expédition, exemplaires de procédures et de politiques internes, information sur les produits, listes de prix et bons de commande de papeterie.

Numéro du document : NDP 901

Services juridiques

Description : Comprend des dossiers sur les activités qui permettent aux institutions de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés à leurs politiques, programmes et services dans un cadre juridique approprié. Les services juridiques comprennent les éléments suivants : conseils relatifs aux politiques et aux programmes; directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de projets de loi, de règlements et de lignes directrices; aide en matière de détermination, de réduction et de gestion des risques de nature juridique; soutien juridique concernant le respect des normes, des règlements et des lignes directrices; défense des intérêts de l’institution dans le contexte de litiges. Les dossiers peuvent comprendre de l’information sur les avis juridiques, la préparation de documents juridiques, les services de contentieux et la rédaction législative.

Types de documents : Avis juridiques, propositions législatives, avant-projets de loi (émanant du gouvernement ou d’un député), règlements et décrets, documents de travail, mémoires au Cabinet, correspondance, exemplaires des lois adoptées, instructions et procédures de rédaction législative, dossiers portant sur les consultations menées avec d’autres institutions fédérales, calendriers, documents parlementaires, questions écrites, pétitions, motions, cahiers d’information, exemplaires des Débats de la Chambre des communes, calendrier de la Chambre des communes et documents liés aux comités du Cabinet.

Numéro du document : NDP 902

Technologie de l’information

Description : Comprend des dossiers sur la gestion efficace et rentable de l'équipement informatique et des logiciels connexes, tant au niveau des réseaux d'ordinateurs ministériels que des postes de travail des employés (y compris les périphériques comme les imprimantes, les assistants numériques (PDA) et autres dispositifs portables sans fil), l'élaboration et l'entretien des systèmes électroniques, l'aide technique et le soutien au niveau des réseaux, des systèmes de bureau et des bases de données. Cette catégorie peut également comprendre des dossiers sur l'architecture, les normes et l'infrastructure technologiques de l'institution, les systèmes de courrier électronique et les plateformes, l'achat de logiciels et de matériel informatique, le processus de planification annuelle lié à l'élaboration des systèmes informatiques et les analyses de rentabilisation qui sous-tendent l’élaboration d’applications et l’achat de systèmes.

Types de documents : Devis de systèmes de réseau, politiques et procédures sur la sécurité des systèmes d’information, plans de gestion stratégique de la technologie de l’information, fichiers de recherche et fichiers historiques sur le matériel/les logiciels, rapports d’évaluations des menaces et des risques, dictionnaires de données propres à une application, documentation sur l’installation, la configuration et le déplacement, études de faisabilité, documentation sur les projets pilotes, manuels ou guides de l’utilisateur des systèmes, processus de gestion du changement, rapports d’activités des systèmes informatiques, normes relatives aux systèmes et à la programmation, spécifications des utilisateurs, matériel de formation en TI, procédures et lignes directrices pour le service de soutien au niveau des ordinateurs personnels et de bureau (dépannage), rapports sur le rendement et l’entretien des ordinateurs, journaux d’exploitation, stratégies de mise à l’essai, résultats et établissement de rapports, documentation sur la gestion des bases de données et politiques, lignes directrices et procédures de l’institution en matière de gestion et d’utilisation de la technologie.

Numéro du document : NDP 932

Vérification interne et évaluation

Description : Comprend des dossiers sur la gestion des responsabilités de l’institution en matière de vérification interne et d’évaluation. Les vérifications visent à déterminer dans quelle mesure le cadre de gestion permet de veiller à ce que les opérations se déroulent de manière axée sur l’économie, l’efficacité et l’efficience; le degré de conformité aux lois et aux politiques; la fiabilité des systèmes d’information aux fins de la prise de décisions et de la reddition de comptes; le niveau et la qualité des services fournis aux clients. L’évaluation est une démarche indépendante du rendement des politiques et des opérations de l’institution afin de fournir en temps opportun une information fiable et utile pour appuyer la prise de décisions et rendre des comptes sur le rendement. Les dossiers peuvent comprendre des renseignements liés aux exigences en matière d’évaluation, ainsi que des pratiques et des normes sur la reddition de comptes.

Types de documents : Dossiers du comité de vérification interne, rapports de vérification interne, méthodes et calendriers de vérification et d’évaluation, mandats, outils de mesure et d’analyse, examens de conformité et rapports externes, politiques, lignes directrices et manuels de l’institution, documentation sur les consultations, analyses et profils de risques, modèles de maturité, recommandations, plans de mise en œuvre et d’action, analyses de l’incidence, études spéciales et exemplaires des rapports du vérificateur général.

Numéro du document : NDP 916

Voyages

Description : Comprend des dossiers sur les voyages autorisés effectués selon le mandat de l’institution. Cette catégorie peut comprendre des renseignements sur les droits et les obligations de l’employé, les obligations de l’employeur, ainsi que les indemnités de voyage ou les indemnités quotidiennes. Les dossiers peuvent aussi comprendre de l’information sur la divulgation proactive des dépenses de voyage pertinentes, conformément aux exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et aux politiques et procédures de l’institution.

Types de documents : Demandes d’avance pour frais de voyage, demandes de remboursement de dépenses et reçus, itinéraires et correspondance, demandes de cartes de voyage, modèles de rapport, répertoires d’hôtels et de transporteurs aériens et, le cas échéant, documents liés à la publication en ligne obligatoire des frais de voyage.

Numéro du document : NDP 934