Sources de renseignements fédéraux 2008

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I. Description des catégories de documents ordinaires

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré des catégories de documents ordinaires pour décrire les dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions du gouvernement fédéral dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes courants. Les institutions peuvent inclure une ou plusieurs de ces descriptions dans leur chapitre plutôt que d'élaborer des descriptions de catégories de documents qui leur sont propres.

Les personnes qui souhaitent avoir accès aux catégories de documents ordinaires d'une institution fédérale en particulier doivent transmettre leur demande au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.  Une liste des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.

Accessoires de bureau
Description : Accessoires de bureau – généralités ; machines à calculer ; matériel de traitement des données ; appareils de reproduction ; matériel de photographie et de reproduction sur microfilm ; magnétophones ; machines à écrire.
Numéro du document : NDP 911

Accueil
Description : L'accueil consiste en l'organisation d'une réception, d'un repas ou d'une activité de divertissement pour des invités d'institutions gouvernementales, notamment l'organisation d'activités sociales ou de cérémonies conformément aux politiques et aux lignes directrices établies. Les dossiers concernant des activités d'accueil peuvent contenir des renseignements sur les circonstances entourant la fonction, y compris toute activité nécessitant une autorisation spéciale; le type d'accueil; les coûts; le lieu; le nombre de participants par catégorie (invités, fonctionnaires); et les approbations par les fonctionnaires s'étant vu déléguer les pouvoirs appropriés.
Types de documents : Les dossiers peuvent contenir des renseignements sur la nature et la portée de la fonction, le type de fonction, soit dîner, réception, etc., le lieu où se déroule la fonction, soit résidence privée, restaurant, conférence, les contraintes financières, les fournisseurs de services liés à la fonction, les protocoles associés à l'activité d'accueil, etc. Les dossiers peuvent aussi contenir des renseignements sur les politiques et les lignes directrices relatives à l'accueil, les pouvoirs de signer des documents financiers, la publication de l'information sur l'accueil affichée sur le Web, etc.
Numéro du document : NDP 933

Administration
Description : Administration générale ; accidents en général ; accidents de véhicules automobiles ; accords ; remerciements ; plaintes, demandes de renseignements ; associations, clubs, sociétés ; vérification, étude, évaluation ; insignes, emblèmes, drapeaux ; bilinguisme et biculturalisme ; cantines et installations connexes ; campagnes et sollicitations ; cérémonies et célébrations ; circulaires, directives, décrets, comités ; conférences, réunions, colloques ; sociétés, compagnies, entreprises ; mesures en cas d'urgence ; inventions, brevets, droits d'auteur ; licences et permis ; questions parlementaires ; plans et programmes ; rapports et statistiques ; visites et excursions.
Numéro du document : NDP 901

Administration et services de gestion
Description : Administration et services de gestion – généralités ; gestion de la correspondance ; services de reproduction ; traitement électronique des données ; réseaux électroniques ; gestion des formulaires ; services d'information ; contentieux ; bibliothèque ; services de messagers et de courrier ; services de gestion ; gestion des documents ; services de sécurité ; télécommunications ; services de voyage et de transport ; services de secrétariat, de copistes et de traitement de texte ; services de traduction.
Numéro du document : NDP 903

Approvisionnement et marchés
Description : Comprend des dossiers concernant le processus d'approvisionnement et de passation de marchés du gouvernement afin d'obtenir des biens et services conformément à un accord conclu entre une autorité contractante au sein de l'institution et un particulier ou une entreprise. Les dossiers peuvent inclure des renseignements sur la détermination des biens ou des services à acquérir; la sélection de la démarche la plus efficace en matière d'approvisionnement; les processus et procédures d'élaboration et d'approbation des marchés; les négociations contractuelles; l'entretien final avec les soumissionnaires non retenus; l'administration des contrats adjugés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au marché. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l'entrepreneur, tels que les profils d'entreprise, les curriculum vitae, l'expérience de travail, les marchés antérieurs réalisés et les clients. Ces renseignements incluent aussi les renseignements concernant la divulgation proactive des marchés pertinents de biens et de services.
Types de documents : Dossiers des marchés et correspondance connexe, critères d'adjudication, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, études de faisabilité, documents de planification, documents d'appel d'offres ou de soumission, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justifications de marché à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d'approvisionnement, documents de liaison avec les clients et les fournisseurs, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité, etc.
Numéro du dossier : NDP 912

Bâtiments
Description : Bâtiments – généralités ; acquisition ; modifications et réparations ; construction ; contrats, dommages ; aliénation ; incendies et prévention des incendies ; entretien.
Numéro du document : NDP 906

Bâtiments et propriétés
Description : Bâtiments et propriétés – généralités ; locaux ; comptabilité et stocks ; planification et besoins ; rapports et statistiques.
Numéro du document : NDP 905

Budgets
Description : Budgets – généralités ; prévisions budgétaires et prévisions budgétaires supplémentaires ; prévisions de programmes.
Numéro du document : NDP 917

Classification des postes
Description : Classification – généralités ; vérifications ; classifications par catégories et par groupes ; postes individuels ; normes.
Numéro du document : NDP 919

Communications
Description : Comprend des enregistrements se rapportant à la gestion des communications internes et externes d'une institution. La fonction Communications comprend les activités suivantes, sans s'y limiter : fournir aux ministres et aux cadres supérieurs du soutien et des conseils en matière de communication sur des questions gouvernementales (non partisanes), y compris pour la rédaction de discours, de communiqués, de notes de synthèse, d'exposés, de notes de service et de correspondance; établir et mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication (y compris des analyses des contextes internes et externes) à l'appui des politiques, programmes, services et initiatives de l'institution; préparer, produire et diffuser de l'information au moyen de tous genres de supports et d'arts graphiques, y compris la publication électronique; collaborer avec d'autres institutions du gouvernement du Canada pour promouvoir des objectifs communs de communication; intégrer toutes les activités de communication, y compris les applications Internet, le marketing, la publicité, la recherche sur l'opinion publique et les relations avec les médias afin de favoriser des communications constantes et bien coordonnées avec le public; fournir, coordonner ou donner à contrat des services de surveillance des reportages dans les médias; communiquer avec le public, les institutions fédérales, des institutions d'autres gouvernements (municipales, provinciales, internationales) et des organismes du secteur privé et fournir des services d'information au moyen d'Internet et d'autres médias électroniques; planifier, coordonner, mettre en œuvre et évaluer des programmes et des campagnes de publicité, de publication et de sensibilisation publique; planifier, coordonner et promouvoir la participation de l'institution à des événements publics, dont des foires et des expositions; cultiver des contacts avec les médias, coordonner l'accès aux médias, autoriser et diffuser des communiqués et des notes de synthèse et organiser des entrevues dans les médias; commercialiser et distribuer les publications de l'institution en divers formats, et notamment produire, distribuer et évaluer des films, des vidéos et des productions audiovisuelles et multimédias manuellement ou électroniquement (p. ex., conception, mise en page, composition, éditique, reliure, etc.); rédiger et administrer des lignes directrices pour assurer l'uniformité du style, de la conception graphique, etc., des documents de l'institution; et concevoir des logos, des en‑têtes, du papier à lettre, du matériel de papeterie, des publications, etc., qui font valoir l'image de marque de l'institution. Les enregistrements peuvent comprendre de l'information concernant les relations avec les médias, le suivi et l'analyse des médias, des conseils et des services de planification en matière de communication, des recherches et des analyses sur l'opinion publique, les publications de l'institution, l'élaboration, la conception, la gestion et la tenue de sites Web internes et externes ainsi que l'établissement et la tenue de listes d'envoi et de distribution internes et externes.
Types de documents : Analyses des médias et infocapsules, plans de communication, annonces, avis, bulletins et mises à jour à l'intention du personnel, communiqués, fiches documentaires et feuilles de renseignements, avis aux médias, discours, questions et réponses, notes de scénarios, notes d'allocution, notes de synthèse, calendrier d'événements prévus, coupures de presse, biographies, protocoles, exposés en PowerPoint, listes d'envoi et de distribution, rapports de recherche sur l'opinion publique, guides de rédaction, politiques, lignes directrices, normes et procédures de l'institution en matière de communication, notices, dépliants, études sur les services/la satisfaction des clients, enquêtes omnibus, recensions de la littérature, plans et politiques de communication en cas de crises et d'urgences, documentation relative au Programme des services de dépôt, brochures, documentation relative à la publication d'imprimés et de documents électroniques, contenu de sites Web et copies des publications de l'institution dans tous les formats.
Numéro du document : NDP 939

Comptes et comptabilité
Description : Comptes et comptabilité – généralités ; comptes de caisse ; créditeurs ; créances ; avances permanentes.
Numéro du document : NDP 915

Conseils d'administration, comités et conseils
Description : Comprend des données se rapportant à l'établissement, à l'organisation, aux fonctions, aux activités et à la gestion de conseils d'administration, comités et conseils (et au sujet des titulaires des postes dotés par décret) qui sont propres à une institution donnée et qui ont été mis sur pied pour assurer la surveillance et l'orientation de l'institution et lui fournir des recommandations. Les données peuvent comprendre de l'information sur la mise en candidature, la nomination, la démission et/ou la cessation d'emploi des membres, et notamment les critères d'identification et de sélection des membres, les modalités de leur nomination (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne), leurs rôles et responsabilités et de la documentation de soutien administratif. Les données peuvent aussi comprendre la correspondance entre les membres et l'institution et avec le cabinet du ministre de tutelle au sujet de la sélection des membres ainsi qu'avec le Bureau du Conseil privé au sujet des titulaires des postes dotés par décret.
Types de documents : Mandats, ordres du jour, procès‑verbaux de réunions, avis, comptes rendus, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, curriculums vitæ, demandes de remboursement de frais de voyages, documents de politique, photographies, matériel de communication diffusés dans tous les formats (y compris par l'entremise des sites Web de l'institution), discours, documentation relative à des vérifications et à des évaluations, rapports annuels, décrets, correspondance, fiches documentaires, rapports, etc.
Numéro du document : NDP 938

Coopération et liaison
Description : Coopération et liaison générales ainsi qu'aux niveaux fédéral, international, provincial, universitaire, collégial et scolaire.
Numéro du document : NDP 904

Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Comprend du matériel se rapportant au traitement (administration et procédures internes) des demandes officielles et officieuses présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et/ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces dossiers peuvent comprendre les demandes présentées par des particuliers qui veulent accéder à l'information détenue par l'institution en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et/ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes et de l'information relative à leur traitement, par exemple les logiciels utilisés par l'institution pour administrer les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, c'est-à-dire la base ATIP Flow, le logiciel ATIP Image, etc. Ces dossiers peuvent comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des consultations de la part d'autres institutions ou auprès d'autres institutions; des demandes de conseil de la part de hauts fonctionnaires de l'institution qui ont des préoccupations au sujet de la protection des renseignements personnels et/ou de l'accès à l'information, etc.
Types de documents : Ces dossiers peuvent comprendre du matériel visant des cas ayant donné lieu à un changement dans la politique ou les procédures, du matériel relatif à des rapports destinés au Parlement au sujet de l'administration des Lois; du matériel concernant certaines conférences; de l'information concernant des comités; des exemplaires de la législation pertinente et des politiques connexes, ainsi que de l'information relative à l'interprétation et à l'application de ces lois et politiques.
Numéro du document : NDP 930

Divulgation aux organismes d'enquête
Description : Comprend des dossiers concernant les demandes qui ont été présentées aux institutions par les organismes d'enquête fédéraux (définis dans les annexes 2, 3 et 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels) pour des renseignements visant à faciliter les enquêtes en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la réponse des institutions. La demande de l'organisme d'enquête doit être reçue par écrit et doit comprendre les renseignements suivants : nom de l'organisme d'enquête, nom ou autre identificateur personnel de la personne qui fait l'objet de la demande, description des renseignements demandés, article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l'enquête est réalisée, et le nom, titre et signature du demandeur. L'institution qui reçoit la demande doit aussi indiquer : sa décision d'accepter ou de refuser la demande, la date de réception de la demande, les titres des fichiers de renseignements personnels pertinents contenant les renseignements personnels demandés, le nom, le titre et la signature du fonctionnaire qui a autorisé la communication, et le nom de l'institution. Les dossiers doivent aussi renfermer des copies des renseignements divulgués en réponse à la demande. Les dossiers peuvent aussi renfermer la correspondance avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d'autres renseignements concernant le traitement des demandes.
Types de documents : Demandes de renseignements, réponses et correspondance connexe, rapports, interprétation de la politique, avis juridiques, procédures d'examen de la divulgation et de réponse, copies de directives internes, etc.
Numéro du dossier : NDP 937

Divulgation proactive
Description : Ces dossiers contiennent des renseignements sur la publication obligatoire sur les sites Web institutionnels de certains renseignements gouvernementaux. L'affichage de ces renseignements particuliers sur Internet vise à favoriser la transparence, à permettre au public d'y avoir facilement accès et à faire en sorte que le gouvernement et les représentants du secteur public rendent des comptes aux Canadiens en leur fournissant en temps opportun de l'information pertinente. Le but de cette initiative de divulgation proactive est de garantir que ces renseignements seront présentés de la même façon partout au gouvernement et qu'on les mettra à jour régulièrement en respectant les échéances et les lignes directrices établies.Les institutions fédérales doivent mettre les renseignements visés par la divulgation proactive à jour tous les trois mois et doivent les afficher sur le Web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période.
Types de documents : Ces dossiers comprennent des renseignements sur les outils et les directives fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et d'autres organismes importants à propos de la divulgation proactive, la mise à jour des sites Web concernant la divulgation proactive, etc.
Numéro du document : NDP 935

Finances
Description : Finances – généralités ; accords et ententes ; affectations et virements ; indemnités ; banques et opérations bancaires ; chèques ; réclamations ; contrats ; monnaie ; charges ; dépenses ; droits ; fonds ; avances de fonds renouvelables et de fonds de roulement ; subventions ; pouvoir de signature ; taxes ; indemnités et frais de voyage.
Numéro du document : NDP 914

Formation et perfectionnement
Description : Formation et perfectionnement – généralités ; présence ; contenu des cours ; évaluation des cours ; cours individuels ; formation linguistique ; nominations ; plans ; calendriers et directives ; types de cours.
Numéro du document : NDP 927

Langues officielles
Description : Langues officielles – généralités ; détermination et désignation des postes bilingues ; programme des exigences linguistiques ; recrutement ; remplacement.
Numéro du document : NDP 923

Lois et législation
Description : Lois et législation générales, ministérielles, fédérales, étrangères, provinciales.
Numéro du document : NDP 902

Matériel et fournitures
Description : Matériel et fournitures – généralités ; comptabilité et stocks ; catalogues ; vêtements ; aliénation et surplus ; aliments ; formulaires ; combustibles et carburants ; laboratoire ; prêts ; entretien et réparations ; listes des prix ; papeterie.
Numéro du document : NDP 909

Meubles et articles d'ameublement
Description : Meubles et articles d'ameublement – généralités ; lits et literie ; canapés et divans ; rideaux ; classeurs ; meubles et articles d'ameublement de maison et de bureaux ; décorations murales.
Numéro du document : NDP 910

Pensions et assurances
Description : Pensions et assurances – généralités ; régimes de pension de retraite ; Régime de pensions du Canada ou Régime des rentes du Québec ; accords de réciprocité ; régimes fédéraux, provinciaux et privés d'hospitalisation et d'assurance médicale ; Régime de prestations de décès ; Assurance-invalidité ; Régime d'assurance-chômage.
Numéro du document : NDP 924

Personnel
Description : Personnel – généralités ; accidents et blessures ; nominations ; présences ; distinctions et récompenses ; Corps des commissionnaires ; postes et niveaux ; heures de travail et heures supplémentaires ; congés et jours fériés ; promotions et reclassifications ; règlements et directives ; rapports et statistiques ; retraite et cessation d'emploi.
Numéro du document : NDP 918

Planification de la continuité des activités
Description : Conformément à la Norme opérationnelle de sécurité – Programme de planification de la continuité des activités (PCA) de 2004, les institutions doivent mettre en place un programme de PCA. Ce programme assure la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement. Le Programme de PCA va de pair avec la protection civile qui est prescrite par la loi ou la politique du gouvernement (par exemple les plans d'évacuation des édifices et en cas d'incendie; les plans d'intervention civils). Il appuie en outre la planification nécessaire au rétablissement des services autres qu'essentiels et des biens et ressources connexes; les ministères devraient se servir de ce programme pour planifier les mesures à prendre concernant les services autres qu'essentiels. Le type d'incidents pouvant déclencher une PCA peut varier. Il peut s'agir d'un incident mineur, comme une panne d'électricité dans un édifice donné ou d'une panne d'équipement ou de systèmes, ou d'un incident ayant des répercussions à l'échelle de la province ou du pays. La PCA énonce et coordonne : les efforts du personnel de l'institution; et la mise en œuvre des dispositions et des procédures préétablies pour garantir que l'institution peut poursuivre ou reprendre ses activités opérationnelles essentielles dans un délai raisonnable.
Types de documents : Les documents relatifs à la planification continue des activités (PCA) peuvent comprendre les renseignements suivants : plans de reprise; procédures de sauvegarde du réseau ou des données; ressources d'urgence et de reprise; ententes sur les niveaux de service (y compris les protocoles d'entente conclus avec d'autres institutions fédérales); fonctions opérationnelles à délai critique; membres des équipes d'intervention d'urgence ou de reprise; documents essentiels; procédures relatives aux paliers d'intervention; procédures de notification des équipes d'intervention d'urgence, du personnel de l'institution, du ministre, des organismes fédéraux, provinciaux et municipaux; procédures d'activation; opérations du Centre de commandement, de contrôle et d'urgence; délégation et désignation des pouvoirs; procédures détaillées relatives à la reprise et au rétablissement des opérations; outils logiciels pour établir et tenir à jour la PCA; procédures relatives aux relations avec les médias; etc.
Numéro du document : NDP 928

Recrutement et dotation
Description : Ce fichier comprend des dossiers concernant le recrutement et la dotation de personnel pour combler des postes à temps plein ou à temps partiel au sein de l'institution. Les dossiers peuvent inclure des renseignements concernant la présélection, l'examen, les tests, les entrevues, l'évaluation, la sélection, l'embauche et la promotion de candidats à l'emploi. Ils peuvent aussi inclure des renseignements concernant les conditions d'emploi; les mutations, les affectations et les détachements; le recrutement d'étudiants, de professionnels et de techniciens; les appels d'après-mandat; la zone de sélection, ainsi que les renseignements échangés avec les organismes centraux chargés du recrutement et de la dotation et avec les autres agences de placement.
Nota : Des renseignements pertinents peuvent être transférés au dossier de l'employé si la personne accepte une offre d'emploi de l'institution.
Types de documents : Curricula vitae et résumés non réclamés; questions et réponses d'entrevues simulées; affiches et annonces de concours; formulaires de demande; outils d'évaluation et guides de notation de concours; procédures de vérification, listes de contrôle et lettres de référence; répertoires de candidats qualifiés (y compris les bassins de candidats jugés admissibles); demandes de renseignements des candidats et réponses; copies des lettres d'offres; évaluations des comités de notation; renseignements dans les outils de demande automatisés ou sur le Web; résultats d'évaluation de la langue seconde; etc.
Numéro du dossier : NDP 920

Réinstallation
Description : Ces dossiers sont utilisés pour consigner et gérer des données sur la réinstallation de personnes et de leur famille.
Types de documents : Comprend des documents concernant les droits et obligations de l'employé, les obligations de l'employeur, les tiers fournisseurs de services, les demandes de remboursement de frais de réinstallation, etc. Peut aussi comprendre des renseignements sur des logements à louer, les déplacements vers de nouveaux endroits, la recherche d'un nouveau logement p. ex. d'une maison et des hôtels/motels; des copies de politiques et de procédures ministérielles concernant la réinstallation; de l'information sur des entreprises de déménagement et d'entreposage; etc.
Numéro du document : NDP 936

Relations du travail
Description : Relations du travail – généralités ; arbitrage ; agents de négociation ; conventions collectives et interprétations ; disciplines ; griefs ; exclusion des personnes préposées à la gestion ou à des fonctions confidentielles ; relations avec les syndicats.
Numéro du document : NDP 926

Ressources humaines
Description : Ressources humaines – généralités ; gestion des carrières ; répertoires ; évaluation du rendement ; rapports et statistiques ; besoins et utilisation.
Numéro du document : NDP 921

Santé et sécurité au travail
Description : Hygiène et sécurité professionnelles, bien-être – généralités ; orientation ; services de santé ; examens médicaux ; services d'infirmerie ; sports et loisirs ; enquêtes.
Numéro du document : NDP 922

Sécurité matérielle
Description : Conformément à la Norme sur la sécurité matérielle émise en vertu de la Politique du gouvernement sur la sécurité, les institutions fédérales ont la responsabilité de la mise en place et du maintien de mesures appropriées (matérielles, réglementaires et psychologiques) pour prévenir, détecter et réagir aux cas d'accès non autorisé et autres menaces. À cela s'ajoute l'application et le recours à des dispositifs et des méthodes de détection pour détecter les tentatives d'accès ou les cas d'accès non autorisé ainsi que des outils et des procédures servant à déclencher des interventions efficaces et appropriées.
Types de documents : Cela comprend les documents liés à la conception de la sécurité matérielle; les dispositifs de sécurité matérielle, les dispositifs de surveillance, les outils et les procédures d'accès sécuritaire (laissez-passer, cartes d'identité), les zones à accès restreint; le rangement, le transport et la transmission de biens et d'information; la destruction de biens et d'information et la protection du personnel et du public en général. 
Numéro du document : NDP 931

Services de technologie de l'information
Description : Comprend les dossiers sur l'équipement informatique et les logiciels connexes, tant au niveau des réseaux d'ordinateurs ministériels que des postes de travail des employés, l'élaboration et l'entretien des systèmes électroniques, l'aide technique et le soutien au niveau des réseaux, des systèmes de bureaux et des bases de données. On peut également inclure la documentation sur l'architecture technologique, les normes et l'infrastructure de l'organisme; les systèmes de courriel électronique et les plate-formes, l'achat de logiciels et d'ordinateurs, le processus de planification annuelle lié à l'élaboration des systèmes informatiques; et les procédés stratégiques qui sous-tendent le développement des applications et l'achat des systèmes.
Types de documents : Ceci comprend le matériel associé aux systèmes informatiques, aux ordinateurs et/ou aux logiciels – y compris l'équipement périphérique comme les imprimantes, les assistants numériques personnels (ANP), les appareils à main sans fil, les manuels ou guides de l'usager, les procédés de gestion du changement, les cours de formation en TI, les services d'aide au niveau des ordinateurs personnels et de bureau (dépannage), l'entretien des ordinateurs, etc.
Numéro du document : NDP 932

Services publics
Description : Services publics – généralités ; climatisation ; électricité ; eau et égouts ; enlèvement des ordures ; gaz et pétrole ; chauffage ; éclairage ; plomberie ; ventilation.
Numéro du document : NDP 908

Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Les systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information sont utilisés pour gérer le cycle de vie complet, allant de la création ou de la collecte jusqu'à l'élimination, des documents électroniques (courriels, documents de traitement de texte, chiffriers, graphiques, images, etc.) ainsi que des dossiers non électroniques (copies papier, affiches, photographies, bandes-vidéo, bandes sonores, cartes, etc.). Les renseignements contenus dans le système automatisé peuvent être soit enregistrés sur un support électronique (c.-à-d. la saisie ou la création électronique d'un objet par la lecture optique), soit résumés (profil) puis entrés manuellement dans le système automatisé. La gestion du cycle de vie des documents, des dossiers et de l'information devrait faciliter l'observation du cadre législatif et stratégique existant du gouvernement fédéral. Ce type de systèmes automatisés permet généralement de supporter l'intégration de la gestion des dossiers et des documents ainsi que l'imagerie et la reconnaissance optique de caractères (ROC). Les autres caractéristiques comprennent, entre autres, la fonction de recherche dans le dépôt central des sources d'information à partir d'un mot ou une chaîne de mots (recherche dans l'index en texte intégral et extraction) et la production de rapports. Le système automatisé peut aussi être intégré électroniquement dans le système de suivi de la correspondance de l'institution que l'on utilise pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans délai.
Types de documents : Les dossiers concernant les systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information peuvent comprendre des renseignements sur les besoins fonctionnels, les devis informatiques de l'institution, l'initiative des systèmes partagés du Conseil du Trésor, la formation, les procédures d'utilisation du système, les plans de mise en œuvre, les procédures d'entretien, les stratégies de portabilité, les mécanismes de soutien technique, etc.
Numéro du document : NDP 929

Terrains
Description : Terrains – généralités ; acquisitions ; concessions ; aménagement ; aliénation ; clôturage ; lutte contre les inondations ; aménagement ; paysager ; aires de stationnement ; routes ; rues ; trottoirs.
Numéro du document : NDP 907

Traitements et salaires
Description : Traitements et salaires – généralités ; rémunération provisoire ; retenues ; taux de rémunération ; système de paie ; rémunération fondée sur le rendement et rémunération au mérite des fonctionnaires supérieurs ; règlements ; rajustements salariaux ; indemnité de cessation d'emploi.
Numéro du document : NDP 925

Véhicules
Description : Véhicules – généralités ; véhicules aériens, terrestres, marins ; assurances ; entretien et réparations ; normes de fonctionnement ; immatriculation et permis.
Numéro du document : NDP 913

Vérification
Description : Rapports du Vérificateur général ; rapports de vérification interne.
Numéro du document : NDP 916

Voyages
Description : Ces dossiers sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat de leur institution. Ces dossiers peut aussi comprendre également des renseignements concernant la divulgation proactive des frais de voyage pertinents comme l'indique le document d'orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Types de documents : Comprend des documents concernant les indemnités de voyage ou les taux d'indemnités quotidiennes, les demandes d'indemnités de voyage, les répertoires d'hôtels, les répertoires de transporteurs aériens, etc. Peut aussi comprendre des copies de politiques et de procédures institutionnelles touchant les voyages, notamment les droits et obligations de l'employé, les obligations de l'employeur et des paiements pour des voyages institutionnels officiels.
Numéro du document : NDP 934

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