Sources de renseignements fédéraux 2008

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L. Descriptions des fichiers de renseignements personnels ordinaires

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré le fichier de renseignements personnels (FRP) ordinaire pour décrire les renseignements personnels que l'on retrouve dans les dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions du gouvernement fédéral dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes internes courants. Les institutions peuvent inclure un ou plusieurs de ces fichiers de renseignements personnels ordinaires dans leur chapitre et les inclure dans leur chapitre plutôt que d'élaborer des FRP propres à l'institution.

Les personnes qui souhaitent avoir accès aux fichiers de renseignements personnels ordinaires d'une institution gouvernementale doivent transmettre leur demande au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.  Une liste des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante: http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.

Accueil
Description : Ces renseignements sont recueillis pour consigner des données sur les activités liées à l'accueil et sur les circonstances dans lesquelles ces activités se déroulent. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom des fonctionnaires et le titre de leur poste, ainsi que le nom et le titre des invités du gouvernement (représentants d'autres gouvernements, du secteur privé, etc.). Ils peuvent aussi comprendre le nom de leur conjoint ou de la personne qui les accompagne et le nom de l'établissement où la fonction d'accueil a lieu ou encore le nom du traiteur.
Catégorie de personnes : Sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi que leur conjoint ou la personne qui les accompagne. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État, leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un ministre d'État à des fins officielles.
But : Des renseignements sur l'accueil sont conservés afin d'assurer l'exécution appropriée des fonctions d'accueil. La divulgation proactive de renseignements concernant les frais d'accueil sur les sites Web gouvernementaux favorise la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences relatives à la divulgation proactive sont les suivants : description et date de l'activité d'accueil, participants, lieu et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur les dépenses liées à l'accueil. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : NDP 933 et NDP 935
Numéro du fichier : POU 908

Communications internes
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée pour communiquer avec des personnes à l'intérieur de l'institution. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom au long d'une personne, ses coordonnées au travail, le titre de son poste, ses passe‑temps et ses intérêts, des photographies et des enregistrements, p. ex. vidéo, DVD, MP3, etc.
Catégorie de personnes : Les personnes qui travaillent pour l'institution (employés à temps plein et à temps partiel, entrepreneurs, personnel d'agences de placement temporaire, étudiants, etc.), et notamment les personnes qui ont préparé l'information pour diffusion (y compris pour publication sur les sites Intranet et Internet de l'institution), ou qui font office de personnes-ressources au sein de l'institution.
But : L'information figurant dans ce fichier est utilisée à l'appui de la gestion des activités de communication interne, y compris la diffusion d'information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution, la distribution de matériel de communication interne (bulletins, notes de service « à tout le personnel », information au sujet de nouveaux employés, de nouvelles initiatives), ainsi que de la gestion des listes internes de distribution.
Usages compatibles : Les données autres que les renseignements personnels peuvent être utilisées pour établir des rapports statistiques destinés à la direction et à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation. Les noms, photographies, enregistrements de personnes qui travaillent au sein de l'institution et d'autres renseignements personnels à leur sujet se retrouveront peut‑être dans la documentation qui peut être diffusée sur les sites Intranet de l'institution, p. ex. dans des discours, des bulletins, etc.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 939
Numéro du fichier : PSU 915

Communications publiques
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée afin de fournir des renseignements sur une institution à des personnes de l'extérieur de l'institution, et notamment pour diffuser des outils de communication statiques comme des rapports, des publications, etc. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom au long d'une personne, ses coordonnées au travail et/ou à la maison, le titre de son poste, sa langue de préférence, ses vues ou opinions, des données biographiques (y compris au sujet de ses passe‑temps et de ses intérêts), des photographies, des enregistrements visuels et sonores, p. ex. vidéo, DVD, MP3, etc., ainsi que l'adresse IP (protocole Internet).
Nota : Ces renseignements peuvent être conservés sur support papier, sur des sites Web ou dans des dépôts électroniques (dépôts non structurés, c'est‑à‑dire applications de traitement de texte ou de présentation, et dépôts structurés, c'est‑à‑dire applications de base de données) ainsi que dans des comptes de courriel génériques ou des listes de distribution électroniques génériques tenues par des institutions fédérales sur des serveurs de réseau. Même si l'institution ne demande pas expressément d'adresses IP, celles‑ci peuvent être saisies électroniquement sur les courriels reçus.
Catégorie de personnes : Les employés de l'institution, notamment ceux qui ont préparé l'information pour diffusion (y compris pour publication sur les sites Web de l'institution) ou ceux qui font office de personnes-ressources au sein de l'institution. Les membres du public et les personnes représentant des organisations du secteur privé, d'autres institutions gouvernementales (municipales, provinciales, internationales) ou des institutions fédérales qui ont demandé ou accepté de figurer sur les listes d'envoi ou de distribution de l'institution, ou qui ont demandé de l'information à une institution et lui ont fourni leurs coordonnées.
But : Les données de ce fichier sont utilisées pour diffuser de l'information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution et les personnes qui travaillent au sein de l'institution, distribuer du matériel de sensibilisation et de communication publiques (bulletins, communiqués, discours, brochures, fiches de renseignements, matériel promotionnel pour des expositions ou des conférences, etc.;) au sujet des fonctions, programmes et activités de l'institution et pour répondre à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur de l'institution, distribuer du matériel général de communication (publications, rapports et autre documentation) et gérer des listes d'envoi/de distribution et des listes téléphoniques externes. Ces demandes d'information peuvent être transmises à l'institution par divers moyens, y compris la poste traditionnelle, les comptes de courriel d'information générale, des formulaires de rétroactions, la fonction « Contactez‑nous » ou la fonction d'abonnement automatique du site Web de l'institution.
Usages compatibles : Les données autres que les renseignements personnels peuvent être utilisées pour établir des rapports statistiques destinés à la direction et à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation. Les noms, photographies et enregistrements de personnes qui travaillent avec l'institution (c'est‑à‑dire employés, entrepreneurs, membres d'instances consultatives ou de conseils d'administration) et d'autres renseignements personnels à leur sujet se retrouveront peut‑être dans la documentation qui peut être diffusée sur les sites Web de l'institution, p. ex. dans des discours, des bulletins, etc. L'information peut être partagée avec d'autres secteurs de l'institution aux fins de l'établissement et de la mise à jour de listes d'envoi/de distribution et/ou de listes téléphoniques propres à des programmes particuliers. Les réponses aux demandes de renseignements et toute autre information pertinente pour ces réponses proviendront du FRP se rapportant au programme de l'institution dont le personnel a rédigé et expédié les réponses. Les demandes d'information peuvent aussi, avec le consentement de leurs auteurs, être transférées à une autre institution qui sera priée d'y répondre si le programme ou l'activité relève du mandat de cette autre institution.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 939
Numéro du fichier : PSU 914

Contrôle de sécurité du personnel
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent les renseignements recueillis par les institutions gouvernementales lors de vérifications de la fiabilité et d'autorisations de sécurité relativement à des personnes qui travaillent ou qui soumettent une demande d'emploi auprès d'une institution fédérale dans le cadre d'une nomination, d'une affectation ou de l'obtention d'un contrat. Ces renseignements sont recueillis en vertu des pouvoirs énoncés aux paragraphes 7(1) et  11.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et dans la Politique du gouvernement sur la sécurité(PGS) établie par le gouvernement du Canada. Les dossiers peuvent notamment contenir le « Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel », le « Formulaire d'autorisation de sécurité », la documentation pertinente sur les antécédents personnels, ainsi que le « Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité », dûment remplis. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom au complet (nom de famille, nom de famille à la naissance, prénom, nom de jeune fille, surnom, tout autre nom ou initiales), des photographies, les indications quant au sexe, à la date et au lieu de naissance, la citoyenneté, les adresses domiciliaires (incluant les périodes vécues à chaque adresse), le numéro de téléphone actuel à domicile, les empreintes digitales et la signature. Lorsque les personnes sont nées à l'extérieur du Canada, les fichiers peuvent également contenir la date d'autorisation de séjour au Canada, le numéro de certificat et sa date d'émission, la date de naturalisation, le statut au regard de la citoyenneté et la mention de toute citoyenneté autre que canadienne. Des renseignements personnels sur l'état matrimonial peuvent aussi être recueillis, notamment l'état matrimonial même, la date ou les dates de mariage ou des périodes de vie commune (incluant les dates de séparation, de divorce ou de décès du conjoint) ainsi que le lieu de résidence des conjoints ou d'autres membres de la famille immédiate. Les renseignements liés à l'emploi peuvent comprendre les antécédents de travail, les noms et adresses des organismes employeurs et ceux des superviseurs ou gestionnaires, le titre du poste, le numéro de téléphone et de télécopieur au travail, le numéro de poste ou du contrat, le groupe et le niveau du poste, le numéro d'employé (incluant le code d'identification de dossier personnel ou le numéro matricule), la période d'emploi, les raisons du départ, la cote de fiabilité, le niveau d'autorisation de sécurité et les titres et qualités professionnels.
Nota : Des copies des formulaires d'enquête de sécurité remplis peuvent être conservés dans le fichier de renseignements personnels (voir POE 901 – Dossier personnel d'un employé dans Info Source – Sources des renseignements sur les employés fédéraux).
Catégorie de personnes : Les personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral par voie de nomination, d'affectation, par l'entremise d'une agence de services temporaires ou d'un contrat, et dont le poste exige une vérification de la fiabilité, l'accès à un emplacement et/ou uneautorisation de sécurité. Les renseignements peuvent aussi porter sur les conjoints actuel et antérieurs (incluant les conjoints de fait) et les parents immédiats, comprendre des références morales (notamment auprès de voisins) et porter sur les employeurs (actuel et antérieurs) de la personne faisant l'objet de l'enquête de sécurité.
But : Ces renseignements personnels sont utilisés dans les enquêtes de sécurité, afin d'établir l'honnêteté et la fiabilité des personnes de même que leur capacité de protéger les biens gouvernementaux auxquels elles auront accès, notamment de l'information, des réseaux et des installations.
Usages compatibles : Certains renseignements personnels peuvent être communiqués à des organismes extérieurs à l'administration fédérale (par ex., agences de notation du crédit). Les renseignements personnels peuvent servir à justifier des décisions au sujet de personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral, dans des situations de nomination, d'affectation, de contrat, de promotion, de mesure disciplinaire, de réévaluation de la cote de fiabilité, de licenciement ou de résiliation d'entente contractuelle. L'indication du niveau de la cote de fiabilité ou de l'autorisation de sécurité peut aussi être jointe au dossier de l'employé  (FRP ordinaire – PS0 901 – Dossier personnel d'un employé). Les renseignements peuvent aussi être divulgués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) (GRC PPU 030 – Casiers judiciaires, résumés de renseignements judiciaires et empreintes signalétiques) et au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) (SRS PPU 005 – Évaluations de sécurité/Avis), qui effectuent les vérifications requises conformément à la PGS ou, aux fins de leur transférabilité, tel que précisé dans la Norme sur la sécurité du personnel de la PGS, aux services de sécurité d'autres ministères fédéraux.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : NDP 920 et NDP 921
Numéro du fichier : POU 917 (auparavant POE 924)

Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l'information sur le traitement des demandes. Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des consultations effectuées auprès d'autres institutions ainsi que des demandes de conseil de la part de hauts fonctionnaires institutionnels donnant lieu à des préoccupations quant à la confidentialité et à l'accès à l'information. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l'adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel du requérant ainsi que des renseignements sur le traitement de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la demande.
Nota : Les renseignements personnels compris dans les dossiers institutionnels pertinents quant à la demande ne sont pas utilisés à des fins administratives.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont soumis des demandes officielles de renseignements sous le contrôle de l'institution.
But : L'information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes officieuses et y répondre. Ces renseignements peuvent également être utilisés lors de consultations auprès d'autres institutions gouvernementales, d'enquêtes par les commissariats à l'information et à la protection des renseignements personnels ainsi que de révisions judiciaires. On combine également ces renseignements (sans identifier personne) pour rendre compte au Parlement de l'observation de ces lois.
Usages compatibles : On peut aussi se servir des renseignements non personnels pour présenter des rapports sur les activités touchant l'AIPRP à la direction, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à d'autres institutions, p. ex. par l'entremise du SCDAI. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : NDP 930
Numéro du fichier : POU 901

Demandes d'emploi
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels sur les personnes ayant présenté des demandes d'emploi ou fourni les curricula vitae (réclamés ou non) et une correspondance connexe. Les renseignements personnels fournis par une personne dans les formulaires de demande, les curricula vitae et la correspondance peuvent comprendre son nom, ses coordonnées, sa situation et ses antécédents professionnels, ses études, son état matrimonial, sa date de naissance, son sexe, sa connaissance des langues officielles, sa situation au regard de l'équité en emploi, ses handicaps physiques, sa citoyenneté, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), son Numéro de service client, ses relevés de notes, ses lettres de recommandation et d'autres renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Ces renseignements concernent des fonctionnaires et des non-fonctionnaires qui demandent un emploi au sein de l'institution; des personnes dont le nom a été fourni comme répondant professionnel ou personnel ou les deux; des personnes qui recommandent une autre personne pour un poste.
But : Tenir à jour une liste de candidats à des fins de dotation en personnel en cas de postes vacants au sein de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements pertinents sont transférés à un fichier de renseignements personnels (voir « Dossier personnel d'un employé »--Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 901) si la personne accepte une offre d'emploi. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de planification et d'évaluation. Les renseignements peuvent aussi être transférés à d'autres institutions qui sont jugées plus susceptibles de pouvoir offrir un emploi opportun à la personne. Les données recueillies et conservées peuvent être utilisées à des fins statistiques, pour les exigences de la formation et pour d'autres occasions de perfectionnement. Les renseignements personnels au sujet des personnes ayant déterminé faire partie d'un groupe visé par les dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi peuvent être utilisées à des fins statistiques par l'institution et peuvent être communiqués à la Commission de la fonction publique du Canada, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à l'Agence de la fonction publique du Canada pour les mêmes fins.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
No.ADD : 98/005
Renvoi au document no. : NDP 920
Numéro du fichier : PSU 911

Divulgation aux organismes d'enquête
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels qui peuvent être demandés par un organisme d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou qui peuvent lui être divulgués. Les dossiers peuvent inclure des renseignements personnels qu'une institution recueille au sujet d'une personne et qui sont demandés ultérieurement par un organisme d'enquête qui est énuméré aux annexes 2, 3 et 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Les personnes dont leurs les renseignements personnels ont été demandés par des organismes d'enquête fédéraux en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
But : Documenter les demandes qui ont été reçues d'organismes d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les réponses à ces demandes. Conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions doivent conserver des dossiers de ces demandes et divulgations et, sur demande, les mettre à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (voir « Divulgation aux organismes d'enquête»  Catégories de documents ordinaries --PRN 938).
Usages compatibles : Les renseignements pourraient être utilisés pour la compilation de statistiques et à des fins de vérification. Les organismes d'enquête qui reçoivent des renseignements personnels découlant de divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent communiquer ultérieurement ces renseignements personnels à d'autres organismes d'enquête ou à des organismes d'application de la loi fédéraux, pour les fins de l'administration ou de l'application d'une loi ou de la détection, de la prévention, ou de la répression du crime.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 937
Numéro du fichier : PSU 913

Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Description : Les renseignements personnels figurant dans ce fichier peuvent comprendre des demandes de renseignements générales, des conseils et des plaintes officielles et officieuses sur des actes fautifs. Les renseignements personnels peuvent comprendre la date et la nature des actes fautifs allégués, le nom de la personne présumée avoir commis les actes fautifs et tout autre renseignement pertinent, y compris le nom de la ou des personne(s) ayant déclaré les actes fautifs ou touchée(s) par les actes fautifs allégués, les dossiers d'entrevue, d'enquête et d'analyse se rapportant aux événements ainsi que les rapports sur les décisions prises.
Catégorie de personnes : Les employés relevant de tous les ministères et organismes de la fonction publique énumérés dans la partie I, de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Toute personne ayant déclaré des actes fautifs allégués ou sur laquelle l'institution peut recueillir des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité et qui peut être touchée par une enquête sur les actes fautifs allégués.
But : L'information recueillie sert à mener des enquêtes et à régler les plaintes soumises conformément à la Politique sur la divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail ou autres exigences politiques. Dans le cas des plaintes fondées, les renseignements personnels peuvent servir à déterminer les mesures correctives qu'il conviendrait de prendre, y compris des mesures administratives, disciplinaires ou juridiques. Les renseignements servent également à rédiger un rapport annuel qui informe l'administrateur général de l'institution des statistiques, des enjeux, des défis et des recommandations.
Usages compatibles : L'information peut en outre être utilisée aux fins d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : NDP 921
Numéro du fichier : POU 906

Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à l'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement fédéral. Des journaux contenant le détail sur l'utilisation des réseaux sont compilés et revus par les agents appropriés de l'organisme lorsqu'il y a lieu de soupçonner qu'un réseau électronique du gouvernement fédéral est soumis à un usage détourné, au sens donné à ce terme dans les politiques en la matière de l'organisme intéressé ou de la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des réseaux électroniques. Ces dossiers peuvent comprendre par exemple des journaux de réseau qui établissent des liens entre le poste de travail d'un employé et une adresse IP, les listes de sites consultés et des renseignements sur les opérations effectuées, y compris la date, l'heure, la durée et la nature de la visite ou de l'opération. Ils peuvent aussi s'étendre à de l'information sur l'usage fait de codes d'autorisation attribués à des particuliers, y compris les cas où les codes ont pu être utilisés avec succès ou non, la date, l'heure et la fréquence d'utilisation.
Catégorie de personnes : Les employés de l'organisme et autres particuliers qui font usage des réseaux électroniques du gouvernement fédéral, y compris les employés étudiants, le personnel sous contrat et le personnel d'agence. Il peut s'agir également des membres du public, du personnel ministériel et des députés qui envoient des courriels à l'organisme ou à des personnes précises au sein de l'organisme.
But : Les renseignements versés dans ces dossiers sont recueillis aux fins des enquêtes sur les cas soupçonnés ou présumés d'usage détourné des réseaux électroniques de l'État ou encore de tentatives délibérées par des personnes travaillant pour l'organisme ou d'individus de l'extérieur de l'organisme afin de nuire au fonctionnement des réseaux électroniques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à justifier les mesures disciplinaires prises à la suite d'une infraction aux politiques de l'organisme ou à la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des réseaux électroniques. Si une enquête interne révèle qu'une activité criminelle a eu lieu, l'information pourra être communiquée aux autorités policières appropriées. On peut aussi se servir des renseignements pour présenter des rapports à la direction. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : NDP 932
Numéro du fichier : POU 905

Marchés de services professionnels
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant les entrepreneurs, leurs employés et le processus de passation des marchés. Parmi les autres renseignements personnels recueillis figurent les noms, les coordonnées, la situation et les antécédents professionnels, la connaissance des langues officielles, les études, les autorisations de sécurité, les curriculum vitae, les lettres de référence, le statut d'indemnisation, les renseignements sur le compte bancaire, les taux de rémunération, les documents de paiement, les numéros d'entreprise, les numéros de TPS, les numéros d'assurance sociale (NAS) et les autres renseignements personnels qui sont fournis par les personnes ayant passé un marché avec l'institution.
Catégorie de personnes : Des personnes qui se représentent elles-mêmes ou qui sont employées par une entreprise privée qui ont présenté des réponses à des demandes de propositions (DP) et qui ont été engagées par l'entremise de marchés de services personnels ou d'offres à commandes. Cette catégorie inclut aussi les personnes dont les noms et les coordonnées ont été fournis à titre de référence et de vérification des antécédents professionnels, de même qu'aux fins des autorisations de sécurité ou de l'indemnisation.
But : De gérer le processus de passation des marchés, qui comprend la demande et la réception de propositions; l'évaluation des marchés; la sélection de l'entrepreneur; la préparation, la négociation, l'exécution et l'adjudication des marchés; les décaissements au titre des services, des produits livrables ou des deux, inscrits dans le contrat; l'évaluation postérieure au marché. Ces renseignements peuvent également être utilisés pour tenir un répertoire d'entrepreneurs éventuels. La divulgation proactive, sur les sites Web des institutions, des dépenses liées aux marchés favorise la transparence, facilite l'accès du public aux renseignements, et permet de fournir des renseignements pertinents en temps opportun aux Canadiens. Les éléments particuliers qui sont communiqués conformément aux exigences de la divulgation proactive sont les suivants : le nom du fournisseur, le numéro de référence (qui est habituellement le numéro utilisé dans le système financier de l'institution), la date du marché, la description des travaux (suivant l'objet économique), la période visée par le marché ou la date d'exécution, selon le cas, et la valeur du marché.
Usages compatibles : En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, le NAS et les renseignements fiscaux (feuillets T4A-NR supplémentaires et feuillets T1204) peuvent être recueillis et divulgués à l'Agence du revenu du Canada (« Déclaration d'impôt sur le revenu des particuliers »--ARC PPU 005) et à la province de Québec, le cas échéant, pour des fins fiscales. Ces renseignements peuvent servir à fournir des rapports à la direction, lors d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation. Les renseignements mis en commun peuvent servir à compiler des données statistiques. Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour recouvrer les trop-perçus et les sommes dues à la Couronne et, le cas échéant, pour permettre l'exécution de brefs de saisie-arrêt et de distraction de fonds conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions et au Règlement sur la saisie-arrêt pour l'exécution d'ordonnances et d'ententes alimentaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : NDP 937
Numéro du fichier : PSU 912

Membres de conseils d'administration, de comités et de conseils
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée dans le processus d'identification et de sélection des personnes qui seront nommées aux conseils d'administration, comités et conseils de diverses institutions. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre les suivants : le nom au long de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d'assurance sociale (NAS), un numéro d'identification exclusif (p. ex. un numéro d'employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d'autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d'emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l'information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d'intérêts, des lettres de référence/de recommandation, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Les candidats ainsi que les membres actuels et les anciens membres de conseils d'administration, de comités et de conseils, les membres de leur famille ainsi que les personnes dont le nom a été donné à titre de référence personnelle.
But : Les renseignements personnels recueillis sont utilisés à l'appui de l'identification et de la sélection des personnes qui seront nommées membres d'instances de surveillance ou de gouvernance. L'information peut être utilisée pour conseiller le ministre ou le dirigeant de l'institution au moment de combler des postes qui sont actuellement vacants ou qui le seront dans un avenir rapproché et pour tenir un répertoire de candidats possibles. Les renseignements personnels servent aussi à gérer l'administration des dépenses (p. ex. les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d'avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à tenir un répertoire des membres actuels et des anciens membres, à enregistrer d'éventuels conflits d'intérêts et toute mesure de conformité nécessaire, ainsi qu'à communiquer avec ces personnes.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex. rapports annuels), à des fins de planification et d'évaluation et dans du matériel de communication (p. ex. communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris sur le site Web de l'institution. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli pour l'Agence du revenu du Canada (ARC) en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (voir le fichier Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec), ARC PPU 150) et, s'il y a lieu, en vertu de la Loi sur les impôts du Québec.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 938
Numéro du fichier : PSU 919

Nominations par le Gouverneur en conseil
Description : Ce fichier renferme de l'information qui est recueillie à l'appui des nominations par le Gouverneur en conseildans les institutions fédérales. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom au long de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d'assurance sociale (NAS), un numéro d'identification exclusif (p. ex. un numéro d'employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d'autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d'emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l'information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d'intérêts, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Les titulaires actuels et les anciens titulaires des postes dotés par décret ainsi que les membres de leur famille.
But : Les renseignements personnels recueillis servent dans le processus d'identification et de sélection des personnes nommées par décret, comme les présidents et les chefs de la direction de sociétés d'État, les dirigeants d'organismes et les membres des conseils d'administration. Les candidats retenus sont nommés par décret, selon un processus géré par le Bureau du Conseil privé. Les renseignements personnels servent aussi à gérer l'administration des dépenses (p. ex. les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d'avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à tenir un répertoire des titulaires actuels et des anciens titulaires des postes dotés par décret, à enregistrer d'éventuels conflits d'intérêts et toute mesure de conformité nécessaire, ainsi qu'à communiquer avec ces personnes.
Usages compatibles : Le décret renferme des renseignements personnels sur la personne nommée, soit son nom au long, ses coordonnées, le poste auquel elle est nommée, la durée et la nature de la nomination et les conditions d'emploi (p. ex. rémunération, avantages sociaux, vacances, etc.). Cette information est fournie à l'institution par le Bureau du Conseil privé (voir le fichier Dossiers du personnel du gouverneur en conseil, BPC PPU 020). De plus, ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex. rapports annuels) et du matériel de communication (p. ex. communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris sur le site Web de l'institution. À l'occasion, le Bureau du Conseil privé reçoit des notes et des évaluations du rendement de certaines personnes (voir le fichier Dossiers du personnel du gouverneur en conseil, BPC PPU 020). Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (voir le fichier Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec), ARC PPU 150) et, s'il y a lieu, en vertu de la Loi sur les impôts du Québec.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le Coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 938
Numéro du fichier : PSU 918

Planification de la continuité des activités
Description : L'information contenue dans ce fichier comprend des renseignements figurant dans le programme de planification de la continuité des activités de l'institution. Une institution fédérale met sur pied un programme de PCA pour assurer la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement. Les renseignements personnels figurant dans un plan de continuité des activités peuvent inclure le nom, l'adresse du domicile, les numéros de téléphone au domicile, du téléavertisseur, du cellulaire des employés et des agents faisant partie des équipes d'intervention de la PCA de l'institution ainsi que d'autres renseignements semblables à utiliser en cas d'urgence concernant les ministres, le personnel exonéré et les cadres supérieurs. Y figurent également les noms et les coordonnées en cas d'urgence (y compris les numéros de téléphone cellulaire et de téléavertisseur) des fournisseurs de services d'intervention en cas de catastrophe ou de reprise et ceux des autres fournisseurs de services requis; des représentants fédéraux, provinciaux et municipaux avec lesquels il faudra peut-être communiquer pour qu'ils puissent aider l'institution dans une situation d'urgence.
Catégorie de personnes : Employés et agents faisant partie des équipes d'intervention de l'institution; ministres, personnel exonéré et cadres supérieurs; fournisseurs de services d'intervention en cas d'urgence ou de reprise et autres fournisseurs de services.
But : L'objet de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels contenus dans ce fichier consiste à garantir que l'institution pourra communiquer avec les personnes compétentes et responsables si les opérations régulières étaient interrompues.
Usages compatibles : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent être communiqués à d'autres institutions fédérales, aux services policiers et d'incendie ainsi qu'à d'autres organismes d'intervention en cas d'urgence au fur et à mesure des besoins. Les renseignements non personnels peuvent servir à préparer des rapports à l'intention de la haute direction au sujet de la mise en œuvre des plans de continuité des activités de l'institution. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés dans le cadre d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 928
Numéro du fichier : POU 903

Réinstallation
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les processus associés à la réinstallation d'employés et de leur famille. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants et de membres de sa famille élargie, ses besoins spéciaux sur le plan médical dont on pourrait avoir à tenir compte, ses relevés mensuels de cartes de crédit, ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance, les coûts liés à son hypothèque ou à son loyer, les frais juridiques et les frais immobiliers.
Catégorie de personnes : Les employés réinstallés, leur conjoint ou conjoint de fait, leurs enfants et les membres de leur famille élargie. Également les personnes représentant des tiers fournisseurs comme les entreprises de déménagement et d'entreposage.
But : Ces renseignements permettent de consigner et de gérer des données sur la réinstallation de personnes et de membres de leur famille. Cela comprend les renseignements concernant la planification de la réinstallation, le choix d'un nouveau logement, l'envoi des effets personnels et ménagers, les autorisations liées au déménagement et les demandes de remboursement des frais de réinstallation.
Usages compatibles : Des renseignements non personnels peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur la réinstallation d'employés. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au document no : NDP 936
Numéro du fichier : POU 910

Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo produits par des caméras de télévision en circuit fermé (TVCF) situées aux périmètres d'immeubles et d'installations gérés comme des entités ou à l'intérieur de ceux ci. De plus, à l'appui du contrôle d'accès des visiteurs et des employés, les documents connexes contiennent les registres de contrôle d'accès réels qui servent à émettre des laissez passer pour les employés temporaires et des laissez passer pour visiteurs. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre des images enregistrées, des registres de données, des signatures, des noms et prénoms, des numéros de téléphone, des numéros de contrôle de laissez passer temporaires et de l'information sur l'organisme / l'entreprise que représente le visiteur le tout lié à l'émission de laissez passer pour visiteurs.
Catégorie de personnes : Les employés et ceux en affectation ou les contractuels et les visiteurs qui doivent avoir accès à une institution fédérale ou toute autre personne se trouvant à proximité du champ d'enregistrement de la caméra de surveillance.
But : Cette information est utilisée afin d'accroître la sécurité des installations du gouvernement, des personnes et des biens présents à l'intérieur de ces installations. La surveillance vidéo est parfois effectuée en temps réel ou les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des événements passés, des incidents de sécurité ou des situations d'urgence. Les registres de contrôle d'accès, les laissez passer temporaires et tout autre document lié au contrôle d'accès des visiteurs et des employés peuvent également être utilisés pour surveiller des incidents de sécurité actuels ou passés ou pour faire enquête.
Usages compatibles : Dans le but d'aider les responsables de la sécurité dans la surveillance d'activités et/ou l'émission de laissez passer temporaires. En outre, les documents et les enregistrements peuvent permettre de retracer les heures d'entrée et de sortie et peuvent servir en cas d'incidents liés à la sécurité comme les vols ou les cas d'urgence. En pareils cas, cette information peut être partagée avec les organismes chargés de faire appliquer la loi et les travailleurs chargés des services d'urgence. L'enregistrement vidéo qui prouve l'existence d'une activité illégale, de l'inconduite d'un employé ou d'accidents peut être divulgué au personnel chargé des relations de travail, aux organismes chargés de faire appliquer la loi ou d'enquêter pour les besoins d'enquêtes plus poussées, de poursuites judiciaires ou de mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 931
Numéro du fichier : POU 907

Système de gestion de la correspondance de la direction
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent la correspondance générale du ministre ou du secrétaire d'État, de leur personnel ainsi que celle d'autres cadres supérieurs au sein de l'institution. Les dossiers utilisés pour préparer les réponses à la correspondance reçue peuvent contenir des renseignements personnels particuliers qui sont fournis parfois par des agents de l'institution afin de donner suite aux questions et aux préoccupations soulevées dans le courrier d'arrivée. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du correspondant, son adresse postale, ses numéros de téléphone et de télécopieur, son adresse électronique ainsi que d'autres renseignements que l'expéditeur et/ou le répondant a inclus dans la correspondance.
Catégorie de personnes : Le grand public, les députés ainsi que les représentants des organisations, d'autres paliers de gouvernement, des gouvernements étrangers, des organismes internationaux, des organisations externes et des entreprises.
But : Pour gérer de manière cohérente et opportune la réception et la réponse de la correspondance et des demandes de renseignements reçues de l'extérieur de l'institution. Les réponses doivent provenir des cadres supérieurs de l'institution.
Usages compatibles : Le courrier d'arrivée peut être transmis à d'autres institutions fédérales ou provinciales pour obtenir, en partie ou en entier, la réponse voulue, si l'institution réceptrice estime que la ou les questions contenues dans la correspondance relèvent d'une autre compétence et qu'elles devraient, par conséquent, être tranchées par cette dernière. Dans certains cas, une copie de la correspondance reçue et de la réponse peut être envoyée à une autre institution fédérale ou provinciale si la correspondance en question a des incidences sur le rôle et les responsabilités de cette dernière. On peut utiliser les renseignements sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. Le Système de gestion de la correspondance de la direction peut être intégré au Système automatisé de gestion des documents, des dossiers et de l'information (voir le Fichier de renseignements personnel numéro 929 pour obtenir davantage de précisions).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 903
Numéro du fichier : POU 902

Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Le système automatisé décrit dans ce fichier permet d'enregistrer et de gérer les documents, les dossiers (y compris les courriels) et l'information reçus ou créés par l'institution pour étayer ses fonctions et ses activités. Les documents et les courriels reçus par l'institution peuvent être soit enregistrés dans le système automatisé en format électronique, soit résumés (synthétisés) puis entrés manuellement dans le système.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes au sujet desquelles l'institution recueille des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité. Tous les employés d'une institution, y compris les entrepreneurs, les employés d'agences et les étudiants, ainsi que les personnes qui correspondent avec l'institution.
But : Ce type de système automatisé est utilisé pour gérer le cycle de vie des documents, des dossiers et de l'information de l'institution ainsi que pour y faciliter l'accès. On emploie le système automatisé pour s'assurer que les renseignements sont disponibles pour étayer les opérations de l'institution et qu'ils sont ensuite éliminés adéquatement. Le système automatisé permet également de chercher et d'extraire plus rapidement et plus facilement des renseignements de l'ensemble des données de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. On peut aussi intégrer électroniquement le système automatisé dans le système de suivi de la correspondance de l'institution qui est utilisé pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans retard indu. L'information peut également servir à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 929
Numéro du fichier : POU 904

Voyages
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les voyages liés aux activités officielles des institutions et sur les dépenses connexes. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants, ses relevés de dépenses mensuels et ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance.
Catégorie de personnes : Employés ou voyageurs (y compris les employés recrutés pour une période déterminée, employés occasionnels, employés temporaires provenant d'agences, bénévoles, étudiants, consultants, entrepreneurs et témoins) qui voyagent pour le compte d'une institution, leur conjoint ou conjoint de fait et les personnes à leur charge. Cela comprend les sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi que leur conjoint et les personnes à leur charge. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État, leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un ministre d'État ou les accompagnants à titre d'invités officiels.
But : Ces renseignements sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat d'une institution. Cela comprend des renseignements sur les droits et obligations de l'employé, les avances de voyage et les demandes de remboursement connexes. La divulgation proactive de renseignements concernant les frais de voyage sur les sites Web gouvernementaux favorise la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences relatives à la divulgation proactive sont les suivants : but du voyage; date(s) et destination(s); prix des billets d'avion et autres frais de déplacement; frais d'hébergement et de repas et faux frais; autres dépenses (toutes les autres dépenses engagées non comprises dans les champs d'information susmentionnés comme les dépenses liées à l'acquisition d'un passeport spécial, de visas et de photos connexes, à des appels téléphoniques au bureau ou à la maison, à la garde de personnes à charge au besoin, etc.); et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur les voyages et les coûts. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au document no : NDP 934
Numéro du fichier : POU 909

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