Sources de renseignements fédéraux 2008
Info Source
Sources de renseignements
fédéraux
2008
Introduction
Avant-propos
Info Source est une série de publications renfermant de l'information au sujet du gouvernement du Canada, ou recueillie par ce dernier. Le but premier d'Info Source est d'aider les personnes à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Info Source traduit également les engagements du gouvernement fédéral de faciliter l'accès à l'information portant sur ses activités.
Info Source comprend les quatre publications suivantes :
Info Source : Sources de renseignements fédéraux
- fournit de l'information au sujet des fonctions, des programmes, des activités et des fonds de renseignements connexes des institutions fédérales visées par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
- donne aux personnes et aux employés du gouvernement fédéral, des renseignements pertinents visant à leur donner accès aux renseignements personnels les concernant que détiennent les institutions du gouvernement fédéral assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux
- présente l'information pour aider les employés actuels et anciens du gouvernement fédéral à trouver les renseignements personnels qui les concernent et qui sont détenus par les institutions fédérales visées par la Loi sur la protection des renseignements personnels, et à exercer leurs droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Info Source – Bulletin : Statistiques
- contient des données statistiques sur les requêtes présentées chaque année en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels; et
- offre des statistiques accumulées sur ces requêtes présentées depuis 1983.
Info Source – Bulletin : Sommaire des recours devant la Cour fédérale
- contient un sommaire annuel des arrêts relatifs à la Loi sur l'accès à l'information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels rendus par les tribunaux fédéraux.
A. Rôles et Responsabilités
Le Secrétariat du Conseil du Trésor
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président du Conseil du Trésor (à titre de ministre désigné) est chargé de produire et de distribuer chaque année une publication décrivant les activités des institutions du gouvernement fédéral ainsi que les renseignements personnels qu'elles recueillent, utilisent et divulguent. Le Secrétariat du Conseil du Trésor s'acquitte de ses obligations par le truchement de la préparation et de la publication annuelle d'Info Source et par l'examen et l'enregistrement des fichiers de renseignements personnels.
Bibliothèque et Archives du Canada
Conformément à la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, Bibliothèque et Archives du Canada assume diverses responsabilités au sujet de la disposition des documents créés par des institutions fédérales. Au nombre de ces responsabilités, mentionnons l'autorisation accordée aux institutions fédérales de détruire des documents ou de préserver ces documents pour valeur historique ou à des fins d'archivage.
Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter le site : http://www.collectionscanada.gc.ca/index-f.html.
Institutions du gouvernement fédéral
Les institutions du gouvernement fédéral doivent, quand vient le temps de répondre aux demandes, faire preuve de saines pratiques de gestion et d'une capacité à prendre des décisions judicieuses en ce qui touche la manipulation et la protection des renseignements personnels.
Les institutions gouvernementales doivent également fournir une description complète, précise et à jour de leurs fonctions, de leurs programmes, de leurs activités, de leurs fonds de renseignements et de leurs recueils de renseignements personnels connexes en vue de la publication annuelle d'Info Source. Chaque institution est responsable des renseignements qu'elle fournit.
De plus, chaque institution fédérale compte un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ou un coordonnateur de la protection des renseignements personnels. On pourra consulter la liste des coordonnateurs de l'AIPRP au : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.
Commissariat à l'information du Canada
Le commissaire à l'information fait enquête en cas de plaintes adressée par des personnes estimant que les droits que leur accorde la Loi sur l'accès à l'information n'ont pas été respectés. À titre d'ombudsman indépendant nommé par le Parlement, le commissaire à l'information jouit de pouvoirs d'enquête et il remplit un rôle de médiation entre les demandeurs insatisfaits et les institutions publiques.
Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter le site www.infocom.gc.ca
Commissariat à la protection de la vie privée
Le mandat du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada consiste à surveiller l'exécution de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui vise les pratiques de traitement des renseignements personnels des ministères et des organismes fédéraux. La mission du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada vise à protéger et à promouvoir les droits des personnes à la vie privée. Le commissaire s'attache, sans dépendre d'aucun autre secteur du gouvernement, à enquêter sur les plaintes qui sont déposées par des personnes à l'endroit du gouvernement du Canada et d'entreprises du secteur privé.
Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter le site www.privcom.gc.ca.
B. Loi sur l'accès à l'information
La Loi sur l'accès à l'information permet aux citoyens canadiens et aux résidants permanents ainsi qu'aux particuliers qui se retrouvent au Canada (mais que ne sont pas citoyens canadiens ni résidants permanents) et à tous les organismes présents au Canada le droit d'accès aux dossiers qui relèvent d'une institution fédérale. La Loi complète, mais ne remplace pas, les autres moyens d'obtenir des renseignements du gouvernement et elle ne vise pas à limiter d'aucune façon l'accès aux renseignements gouvernementaux qui sont normalement disponibles au public sur demande.
Certains renseignements peuvent ne pas être diffusés
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, certains renseignements peuvent ne pas être fournis pour des raisons particulières. On compte deux (2) genres d'exceptions au droit à l'accès, soit les exemptions et les exclusions.
Exemptions : Les exemptions visent à protéger des types de renseignements qui pourraient s'avérer dommageables si divulgués. En outre, certains renseignements sur la sécurité nationale, les services policiers ou des secrets commerciaux.
Exclusions : La Loi sur l'accès à l'information ne s'appliquent pas aux renseignements qui sont déjà publics, comme les publications gouvernementales et le matériel que l'on retrouve dans les bibliothèques et les musées. Elle exclut également les documents du Cabinet notamment.
Remarque : La Loi sur l'accès à l'information ne peut pas accorder à des particuliers l'accès à des documents qui ne relèvent pas du contrôle d'une institution fédérale, comment ceux dont la tenue est assurée par les gouvernements provinciaux ou municipaux ou des organismes privés comme les banques commerciales et les bureaux de crédit.
C. Loi sur la protection des renseignements personnels
Dans le cadre de leurs activités quotidiennes, les institutions fédérales recueillent des renseignements personnels auprès de la plupart des Canadiens. La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux citoyens canadiens et aux résidants permanents ainsi qu'à tous les particuliers qui se retrouvent au Canada (mais qui ne sont pas des citoyens canadiens ni des résidants permanents), un droit d'accès aux renseignements personnels qui les concernent et qui relèvent d'une institution fédérale. Elle les protège également contre la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels.
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, on entend par « renseignements personnels » « un renseignement, sous quelque forme que ce soit, concernant une personne identifiable ». Il peut s'agir de renseignements liés à la race, à l'origine nationale ou ethnique, à la couleur, à la religion, à l'âge ou à l'état matrimonial d'un particulier, à la scolarité ou à l'historique médical, criminel, financier ou professionnel d'un particulier, de l'adresse, des empreintes digitales ou du groupe sanguin d'un particulier et de tout numéro d'identification, symbole ou autre particularité attribuée au particulier.
Certains renseignements personnels sont confidentiels
Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, certains renseignements personnels peuvent ne pas être divulgués par les institutions fédérales. Ces renseignements se rapportent normalement à d'autres personnels, à des questions de nature délicate sur la sécurité nationale ou à des enquêtes liées à l'application de la loi.
Protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels d'un particulier et la protection de la vie privée représentent un aspect très important de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi stipule comment et quand le gouvernement peut recueillir, conserver et aliéner des renseignements personnels. De plus, elle précise à quelles fins et de quelle façon les renseignements personnels peuvent être utilisés ou donnés et qui peut les utiliser ou les recevoir.
Divulgation de renseignements personnels
Le gouvernement ne peut divulguer des renseignements personnels d'un particulier à une autre personne qu'avec le consentement de celui-ci ou que lorsque un ou plusieurs des critères énoncés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels sont remplis, comme le fait de devoir se conformer à une assignation à témoigner.
Fichiers de renseignements personnels
Les fichiers de renseignements personnels dressent une description des types de renseignements personnels sur les particuliers que détiennent les institutions fédérales. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que tous les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont organisés et pouvant être récupérés à l'aide du nom d'une personne ou d'un numéro d'identification, symbole ou autre identificateur propre à cette personne. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui ont été, sont ou peuvent être utilisés à des fins administratives.
Veuillez consulter le Glossaire à la section G pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.
Remarque : La Loi sur la protection des renseignements personnels ne peut accorder aux particuliers l'accès aux renseignements personnels qui ne relèvent pas d'une institution fédérale, comme les renseignements personnels recueillis par les gouvernements provinciaux ou municipaux ou par des organismes privés comme les banques commerciales et les bureaux de crédit.
D. Comment faire une demande
Loi sur l'accès à l'information
Il faut respecter les procédures suivantes au moment de présenter une demande en bonne et due forme aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.
- Obtenir un formulaire de demande d'accès à l'information à partir du site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor : http://www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/350-57-fra.asp. Une lettre peut remplacer ce formulaire. Veuillez consulter les consignes suivantes.
- Joindre les droits imposés pour la demande.
- Envoyer le formulaire ou la lettre au coordonnateur de l'accès à l'information de l'institution fédérale visée. Une liste des coordonnateurs de l'AIPRP du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.
Si une lettre est transmise plutôt que le formulaire de demande d'accès à l'information, les renseignements suivants doivent être indiqués :
- un énoncé indiquant que les renseignements sont demandés en vertu de la Loi sur l'accès à l'information;
- le nom de l'institution fédérale visée;
- une description des dossiers demandés (être aussi précis que possible);
- le support choisi pour consulter les dossiers (p. ex. des photocopies des documents originaux ou consultation des originaux dans un bureau du gouvernement où on les retrouve);
- le nom, la rue, l'adresse, la ville ou le village, la province ou le territoire, le code postal, le ou les numéros de téléphone et la signature du demandeur;
- la date de la demande;
- les frais de demande.
Frais et coûts
Des frais de demande de 5 $ sont imposés et d'autres coûts peuvent être facturés pour chaque demande. Les demandeurs seront informés à l'avance si d'autres frais s'appliquent et si un dépôt est requis.
Les chèques et mandats peuvent être libellés au Receveur général du Canada sauf dans certains cas.
Veuillez consulter la Section F - Institutions qui n'ont pas de compte du receveur général pour obtenir une liste des institutions fédérales dont les demandes d'accès à l'information doivent être accompagnées d'un chèque ou mandat libellé à l'institution elle-même et non pas au receveur général du Canada.
Délai de traitement d'une demande
En vertu de la Loi sur l'accès à l'information, les institutions fédérales doivent accuser réception d'une demande dans les 30 jours, mais, dans certains cas, un délai plus long peut être imposé pour traiter une demande. Les demandeurs qui estiment que le délai de traitement de leur demande est trop
long peuvent adresser une plainte au Commissariat à l'information du Canada (voir la section A – Rôles et responsabilités).
Loi sur la protection des renseignements personnels
Il faut respecter les procédures suivantes lorsque l'on présente une demande en bonne et due forme en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
- Obtenir un formulaire de demande d'accès à des renseignements personnels sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor : http://www.tbs-sct.gc.ca/tbsf-fsct/350-58-fra.asp.
- Faire parvenir le formulaire au coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l'institution fédérale visée. Une liste des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.
Aucun droit n'est exigible pour faire une demande d'information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Pour modifier les renseignements personnels
Si une personne estime que les renseignements personnels que possède une institution fédérale les concernant sont erronés ou trompeurs, elle peut demander qu'on les rectifie. Même si l'institution ne consent pas à modifier ces renseignements, elle doit prendre note qu'une demande de changement a été adressée et cette note doit accompagner le dossier.
Délai de traitement d'une demande
En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tous les renseignements ou une grande partie des renseignements demandés doivent être fournis au demandeur dans les 30 jours après réception de la demande. Si une prorogation est exigée, le demandeur en sera informé dans les trente premiers jours et on lui expliquera pourquoi il peut être nécessaire de bénéficier de trente jours supplémentaires. Les demandeurs qui estiment que le délai de traitement de leur demande est trop long peuvent adresser une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée (voir la section A – Rôles et responsabilités).
E. Où obtenir Info Source
Pour obtenir d'autres renseignements sur Info Source, la Loi sur l'accès à l'information ou la Loi sur la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec :
Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
219, avenue Laurier Ouest, 14e étage
Ottawa (Ontario) K1A 0R5
Renseignements généraux : 613-946-4945
Télécopieur : 613-957-8020
Courriel : infosource@tbs-sct.gc.ca
Internet : www.tbs-sct.gc.ca
Pour se procurer un exemplaire d'Info Source : Sources de renseignements fédéraux ou Info Source : Sources de renseignements sur les employés fédéraux sur CD-ROM, veuillez communiquer avec :
Éditions et services de dépôt
Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada
Ottawa (Ontario) K1A 0S5
Courriel : publications@pwgsc.gc.ca
Téléphone : 613-941-5995
Téléphone sans frais : 1-800-635-7943 (Canada et É.-U.)
Télécopieur : 613-954-5779
Télécopieur sans frais : 1-800-565-7757 (Canada et É.-U.)
Internet : http://publications.gc.ca
Toutes les publications d'Info Source sont disponibles gratuitement sur Internet à : www.infosource.gc.ca.
F. Institutions qui n'ont pas de compte du Receveur général
Les demandes d'accès à l'information envoyées aux institutions ci‑dessous doivent être accompagnées d'un chèque ou d'un mandat fait à l'ordre de l'institution et non à celui du Receveur général du Canada :
Administration canadienne de la sûreté du transport aérien
Administration de pilotage de l'Atlantique Canada
Administration de pilotage des Laurentides
Administration du pont Blue Water
Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique
Administration portuaire de Montréal
Administration portuaire de Port Alberni
Administration portuaire de Prince Rupert
Administration portuaire de Saint John
Administration portuaire de St. John's
Administration portuaire de Toronto
Administration portuaire de Trois-Rivières
Administration portuaire Vancouver-Fraser
Administration portuaire de Windsor
Administration portuaire du Saguenay
Banque de développement du Canada
Banque du Canada
Bureau du directeur général des élections
Centre de recherches pour le développement international
Commission canadienne d'examen des exportations de biens culturels
Commission canadienne des affaires polaires
Commission canadienne du blé
Commission canadienne du tourisme
Commission de la capitale nationale
Conseil canadien des normes
Conseil de gestion financière des Premières nations
Conseil des arts du Canada
Corporation commerciale canadienne
Financement agricole Canada
Fondation Asie Pacifique du Canada
Fondation Pierre Elliott Trudeau, La
La Corporation du pont international de la voie maritime, Ltée
La Société des ponts fédéraux limitée
Les Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée
Marine Atlantique
Monnaie royale canadienne
Office d'examen des répercussions environnementales de la vallée du Mackenzie
Office des droits de surface du Yukon
Postes Canada (Société canadienne des postes)
Société canadienne d'hypothèques et de logement
Société d'assurance-dépôts du Canada
Société du Musée canadien des civilisations
Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada
Société du Vieux-Port de Montréal Inc.
Statistiques de Premières nations
Technologies du développement durable Canada
VIA Rail Canada
G. Glossaire
| EXPRESSION | DÉFINITION |
|---|---|
| But | Un champ dans un fichier de renseignements personnels. Fournit une explication de la raison pour laquelle des renseignements personnels ont été recueillis ou préparés. |
| Catégorie de personnes | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Indique le groupe ou la catégorie de personnes à laquelle les renseignements se rapportent, p. ex., des employés actuels et anciens, des entrepreneurs, des postulants à des programmes, etc. |
| Catégories de documents | Description des documents créés, recueillis et conservés par une institution fédérale comme preuve ou donnée sur un programme ou une activité d'une institution en particulier.
Section antérieurement appelée « Dossiers de programme ». |
| Catégories de documents ordinaires | Les catégories de documents ordinaires décrivent les documents créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions fédérales en vue de soutenir des fonctions, activités et programmes internes communs tels que la gestion des ressources humaines, la gestion du matériel et les services administratifs d'ordre général. Les catégories de documents ordinaires sont élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. |
| Catégories de renseignements personnels | Autres renseignements personnels qui ne sont pas utilisés à des fins administratives ou marqués par un identificateur personnel, comme les avis spontanés, les plaintes ou la correspondance. Cette catégorie a été créée pour s'assurer que les institutions fédérales rendent compte de tous les renseignements personnels qu'elles détiennent. |
| Couplage de données | Activité comportant la comparaison, à des fins administratives ou autres, de renseignements personnels provenant de différentes sources, y compris à l'intérieur de la même institution publique. Le couplage de données comprend la transmission de renseignements personnels à un autre organisme, ou la mise commun de renseignements avec celui-ci, à des fins de couplage de données. |
| Description (catégories de documents) | Un champ dans une description de catégorie de document. Désigne les dossiers qu'une institution crée, recueille et conserve comme preuve qu'elle exécute les programmes et les activités prévus par la loi. |
| Description (fichier de renseignements personnels) | Un champ dans un fichier de renseignements personnels. Indique des renseignements personnels particuliers que l'on retrouve dans les dossiers que décrit le fichier. En outre, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'âge, le sexe, l'état matrimonial, le pays de naissance, la citoyenneté, le numéro d'identification de l'employé, les empreintes digitales, etc. |
| Fichier de renseignements personnels (FRP) | Description de renseignements personnels organisés et pouvant être extraits à l'aide du nom d'une personne ou d'un numéro, symbole ou autre identificateur propre à cette personne. Les renseignements personnels décrits dans le fichier de renseignements personnels ont été utilisés, sont utilisés ou sont accessibles
à des fins administratives et sont sous la garde d'une institution gouvernementale.
On compte trois types de fichiers de renseignements personnels dans cette publication. |
| Fichier de renseignements personnels – Centraux | Les fichiers de renseignements personnels centraux décrivent les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) de l'ensemble ou de plusieurs institutions fédérales et leur tenue est assurée par des ministères ou organismes fédéraux centraux, comme la Commission de la fonction publique du Canada, Travaux Publics et Services gouvernementaux Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
|
| Fichier de renseignements personnels – Ordinaire | Les fichiers de renseignements personnels ordinaires permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l'on peut retrouver dans des dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions fédérales pour appuyer les programmes, les activités et les fonctions internes communes, comme les communications, les voyages et l'emploi. Les fichiers de renseignements personnels ordinaires sont créés par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
|
| Fichier de renseignements personnels – spécifiques aux institutions | Les fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions permettent de décrire les renseignements personnels des membres du grand public et des employés (actuels et anciens) que l'on retrouve dans les dossiers d'une institution fédérale en particulier.
|
| Fins administratives | Utilisation de renseignements personnels dans un processus de prise de décisions influant directement sur les personnes visées, ce qui comprend toutes les formes d'utilisation de renseignements personnels visant à confirmer l'identité (c.àd. authentification et vérification) et à déterminer l'admissibilité de personnes à des programmes gouvernementaux. |
| Format | Un champ facultatif dans la description d'une catégorie de documents. Précise les documents figurant dans les documents d'une institution qui ont été créés dans un format non standard comme les photographiques, les enregistrements audio-visuels, les cartes, etc. |
| Institution fédérale | La Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels définissent les institutions fédérales comme étant :
Environ 250 institutions fédérales sont assujetties à l'application de ces Lois. |
| Manuel | Instructions, guides ou procédures dont se servent les employés pour exécuter des programmes ou des activités de l'institution ayant une incidence sur les membres du grand public. |
| Normes de conservation et de destruction | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Il s'agit de la période pendant laquelle les documents sont conservés par l'institution et le moment où la mesure de disposition finale est prise. |
| Numéro d'autorisation de disposition du document (ADD) | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Un numéro unique attribué par Bibliothèque et Archives Canada. Une autorisation de disposition du document représente la mesure employée par le bibliothécaire et l'archiviste du Canada pour permettre aux institutions fédérales de disposer de dossiers qui n'ont plus aucune utilité opérationnelle ou autre. On compte trois méthodes de disposition – la destruction des dossiers (à la discrétion des institutions), le transfert de dossiers historiques au contrôle de Bibliothèque et Archives Canada ou le retrait des dossiers sous contrôle du gouvernement du Canada; p. ex. leur transfert vers un organisme de service spécial ou à un autre palier de gouvernement. |
| Numéro d'enregistrement du SCT | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Un numéro unique est attribué par le Secrétariat du Conseil du Trésor dès qu'un fichier de renseignements personnels a été revu et approuvé. |
| Numéro du document | Un champ dans la description de la catégorie de document. Ce numéro d'identification unique est créé par chaque institution pour la description de chaque catégorie de dossier à l'aide de l'acronyme du Programme de coordination de l'image de marque de l'institution (ou acronyme courant) et le numéro de référence de l'institution. |
| Numéro du fichier | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Ce numéro d'identification unique est créé par chaque institution pour chaque FRP à l'aide de l'acronyme du programme de coordination de l'image de marque de l'institution ou de l'acronyme commun, du code du fichier de renseignements personnels (p. ex. PPU, PPE, etc.) et du numéro de référence attribué par l'institution. |
| Renvoi au document no. | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Il faut établir des renvois des fichiers de renseignements personnels aux catégories de dossiers des institutions. Voir la définition de « numéro du document » mentionnée précédemment. |
| Salle de lecture | La Loi sur l'accès à l'information exige que toutes les institutions fédérales assujetties à la Loi fournissent les installations où les renseignements et/ou les manuels peuvent être consultés. Un ou plusieurs emplacements peuvent être fournis par une institution. |
| Types de documents | Un champ dans une description de la catégorie de dossier. Désigne certains types de documents que l'on retrouve dans les dossiers d'une institution. |
| Usages compatibles | Un champ dans le fichier de renseignements personnels. Usages possibles ou connexes pour lesquels les renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués. |
Coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Chaque institution fédérale compte un coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ou un coordonnateur de la protection des renseignements personnels. On pourra consulter la liste des coordonnateurs de l'AIPRP au : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.
H. Index des catégories de documents ordinaires
Navigation alphabétique:
I. Description des catégories de documents ordinaires
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré des catégories de documents ordinaires pour décrire les dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions du gouvernement fédéral dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes courants. Les institutions peuvent inclure une ou plusieurs de ces descriptions dans leur chapitre plutôt que d'élaborer des descriptions de catégories de documents qui leur sont propres.
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux catégories de documents ordinaires d'une institution fédérale en particulier doivent transmettre leur demande au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question. Une liste des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante : http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.
Accessoires de bureau
Description : Accessoires de bureau – généralités ; machines à calculer ; matériel de traitement des données ; appareils de reproduction ; matériel de photographie et de reproduction sur microfilm ; magnétophones ; machines à écrire.
Numéro du document : NDP 911
Accueil
Description : L'accueil consiste en l'organisation d'une réception, d'un repas ou d'une activité de divertissement pour des invités d'institutions gouvernementales, notamment l'organisation d'activités sociales ou de cérémonies conformément aux politiques et aux lignes directrices établies. Les dossiers concernant des activités d'accueil peuvent contenir des renseignements sur les circonstances entourant la fonction, y compris toute activité nécessitant une autorisation spéciale; le type d'accueil; les coûts; le lieu; le nombre de participants par catégorie (invités, fonctionnaires); et les approbations par les fonctionnaires s'étant vu déléguer les pouvoirs appropriés.
Types de documents : Les dossiers peuvent contenir des renseignements sur la nature et la portée de la fonction, le type de fonction,
soit dîner, réception, etc., le lieu où se déroule la fonction, soit résidence privée, restaurant, conférence, les contraintes financières, les fournisseurs de services liés à la fonction, les protocoles associés à l'activité d'accueil, etc. Les dossiers peuvent aussi contenir des renseignements sur les politiques
et les lignes directrices relatives à l'accueil, les pouvoirs de signer des documents financiers, la publication de l'information sur l'accueil affichée sur le Web, etc.
Numéro du document : NDP 933
Administration
Description : Administration générale ; accidents en général ; accidents de véhicules automobiles ; accords ; remerciements ; plaintes, demandes de renseignements ; associations, clubs, sociétés ; vérification, étude, évaluation ; insignes, emblèmes, drapeaux ; bilinguisme et biculturalisme ; cantines et installations connexes ; campagnes et sollicitations ; cérémonies et célébrations ; circulaires, directives, décrets, comités ; conférences, réunions, colloques ; sociétés, compagnies, entreprises ; mesures en cas
d'urgence ; inventions, brevets, droits d'auteur ; licences et permis ; questions parlementaires ; plans et programmes ; rapports et statistiques ; visites et excursions.
Numéro du document : NDP 901
Administration et services de gestion
Description : Administration et services de gestion – généralités ; gestion de la correspondance ; services de reproduction ; traitement électronique des données ; réseaux électroniques ; gestion des formulaires ; services d'information ; contentieux ; bibliothèque ; services de messagers et de courrier ; services de gestion ; gestion des documents ; services de sécurité ; télécommunications ; services de voyage et de transport ; services de secrétariat, de copistes et de traitement de texte ; services de traduction.
Numéro du document : NDP 903
Approvisionnement et marchés
Description : Comprend des dossiers concernant le processus d'approvisionnement et de passation de marchés du gouvernement afin d'obtenir des biens et services conformément à un accord conclu entre une autorité contractante au sein de l'institution et un particulier ou une entreprise. Les dossiers peuvent inclure des renseignements sur la détermination des biens ou des services à acquérir; la sélection de la démarche la plus efficace en matière d'approvisionnement; les processus et procédures d'élaboration et d'approbation des marchés; les négociations contractuelles; l'entretien final avec les soumissionnaires non retenus; l'administration des contrats adjugés, y compris les éventuelles modifications; les évaluations postérieures au marché. Ils peuvent également inclure des renseignements concernant l'entrepreneur, tels que les profils d'entreprise, les curriculum vitae, l'expérience de travail, les marchés antérieurs réalisés et les clients. Ces renseignements incluent aussi les renseignements concernant la divulgation proactive des marchés pertinents de biens et de services.
Types de documents : Dossiers des marchés et correspondance connexe, critères d'adjudication, lignes directrices, règlements, exigences d'approbation, énoncés des travaux, demandes de propositions, listes d'admissibilité des entrepreneurs, études de faisabilité, documents de
planification, documents d'appel d'offres ou de soumission, rapports de surveillance, factures, demandes de paiement, rapports d'évaluation après achèvement, justifications de marché à fournisseur unique, offres à commande, arrangements en matière d'approvisionnement, documents de liaison avec les clients et les fournisseurs, demandes d'achat, autorisations et vérifications de sécurité, etc.
Numéro du dossier : NDP 912
Bâtiments
Description : Bâtiments – généralités ; acquisition ; modifications et réparations ; construction ; contrats, dommages ; aliénation ; incendies et prévention des incendies ; entretien.
Numéro du document : NDP 906
Bâtiments et propriétés
Description : Bâtiments et propriétés – généralités ; locaux ; comptabilité et stocks ; planification et besoins ; rapports et statistiques.
Numéro du document : NDP 905
Budgets
Description : Budgets – généralités ; prévisions budgétaires et prévisions budgétaires supplémentaires ; prévisions de programmes.
Numéro du document : NDP 917
Classification des postes
Description : Classification – généralités ; vérifications ; classifications par catégories et par groupes ; postes individuels ; normes.
Numéro du document : NDP 919
Communications
Description : Comprend des enregistrements se rapportant à la gestion des communications internes et externes d'une institution. La fonction
Communications comprend les activités suivantes, sans s'y limiter : fournir aux ministres et aux cadres supérieurs du soutien et des conseils en matière de communication sur des questions gouvernementales (non partisanes), y compris pour la rédaction de discours, de communiqués, de notes de synthèse, d'exposés, de notes de service et de correspondance; établir et mettre en œuvre des plans et des stratégies de communication (y compris des analyses des contextes internes et externes) à l'appui des politiques, programmes, services et initiatives de l'institution; préparer, produire et diffuser de l'information au moyen de tous genres de supports et d'arts graphiques, y compris la publication électronique; collaborer avec d'autres institutions du gouvernement du Canada pour promouvoir des objectifs communs de communication; intégrer toutes les activités de communication, y compris les applications Internet, le marketing, la publicité, la recherche sur l'opinion publique et les relations avec les médias afin de favoriser des communications constantes et bien coordonnées avec le public; fournir, coordonner ou donner à contrat des services de surveillance des reportages dans les médias; communiquer avec le public, les institutions fédérales, des institutions d'autres gouvernements (municipales, provinciales, internationales) et des organismes du secteur privé et fournir des services d'information au moyen d'Internet et d'autres médias électroniques; planifier, coordonner, mettre en œuvre et évaluer des programmes et des campagnes de publicité, de publication et de sensibilisation publique; planifier, coordonner et promouvoir la participation de l'institution à des événements publics, dont des foires et des expositions; cultiver des contacts avec les médias, coordonner l'accès aux médias, autoriser et diffuser des communiqués et des notes de
synthèse et organiser des entrevues dans les médias; commercialiser et distribuer les publications de l'institution en divers formats, et notamment produire, distribuer et évaluer des films, des vidéos et des productions audiovisuelles et multimédias manuellement ou électroniquement (p. ex., conception, mise en page, composition, éditique, reliure, etc.); rédiger et administrer des lignes directrices pour assurer l'uniformité du style, de la conception graphique, etc., des documents de l'institution; et concevoir des logos, des en‑têtes, du papier à lettre, du matériel de papeterie, des publications, etc., qui font valoir l'image de marque de l'institution. Les enregistrements peuvent comprendre de l'information concernant les relations avec les médias, le suivi et l'analyse des médias, des conseils et des services de planification en matière de communication, des recherches et des analyses sur l'opinion publique, les publications de l'institution, l'élaboration, la conception, la gestion et la tenue de sites Web internes et externes ainsi que l'établissement et la tenue de listes d'envoi et de distribution internes et externes.
Types de documents : Analyses des médias et infocapsules, plans de communication, annonces, avis, bulletins et mises à jour à l'intention du personnel, communiqués, fiches documentaires et feuilles de renseignements, avis aux médias, discours, questions et réponses, notes de scénarios, notes d'allocution, notes de synthèse, calendrier d'événements prévus, coupures de presse, biographies, protocoles, exposés en PowerPoint, listes d'envoi et de distribution, rapports de recherche sur l'opinion publique, guides de rédaction, politiques, lignes directrices, normes et procédures de l'institution en matière de communication, notices, dépliants, études sur les services/la satisfaction des clients, enquêtes omnibus, recensions de la littérature, plans et politiques de communication en cas de crises et d'urgences, documentation relative au Programme des services de dépôt, brochures, documentation relative à la publication d'imprimés et de documents électroniques, contenu de sites Web et copies des publications de l'institution dans tous les formats.
Numéro du document : NDP 939
Comptes et comptabilité
Description : Comptes et comptabilité – généralités ; comptes de caisse ; créditeurs ; créances ; avances permanentes.
Numéro du document : NDP 915
Conseils d'administration, comités et conseils
Description : Comprend des données se rapportant à l'établissement, à l'organisation, aux fonctions, aux activités et à la gestion de conseils d'administration, comités et conseils (et au sujet des titulaires des postes dotés par décret) qui sont propres à une institution donnée et qui ont été mis sur pied pour assurer la surveillance et l'orientation de l'institution et lui fournir des recommandations. Les données peuvent comprendre de l'information sur la mise en candidature, la nomination, la démission et/ou la cessation d'emploi des membres, et notamment les critères d'identification et de sélection des membres, les modalités de leur nomination (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne), leurs rôles et responsabilités et de la documentation de soutien administratif. Les données peuvent aussi comprendre la correspondance entre les membres et l'institution et avec le cabinet du ministre de tutelle au sujet de la sélection des membres ainsi qu'avec le Bureau du Conseil privé au sujet des titulaires des postes dotés par décret.
Types de documents : Mandats, ordres du jour, procès‑verbaux de réunions, avis, comptes rendus, documents sur les recommandations, notes de synthèse et documents de discussion, curriculums vitæ, demandes de remboursement de frais de voyages, documents de politique, photographies, matériel de communication diffusés dans tous les formats (y compris par l'entremise des sites Web de l'institution), discours, documentation relative à des vérifications et à des évaluations, rapports annuels, décrets, correspondance, fiches documentaires, rapports, etc.
Numéro du document : NDP 938
Coopération et liaison
Description : Coopération et liaison générales ainsi qu'aux niveaux fédéral, international, provincial, universitaire, collégial et scolaire.
Numéro du document : NDP 904
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Comprend du matériel se rapportant au traitement (administration et procédures internes) des demandes officielles et officieuses présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et/ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces dossiers peuvent comprendre les demandes présentées par des particuliers qui veulent accéder à l'information détenue par l'institution en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et/ou de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes et de l'information relative à leur traitement, par exemple les logiciels utilisés par l'institution pour administrer les demandes d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, c'est-à-dire la base ATIP Flow, le logiciel ATIP Image, etc. Ces dossiers peuvent comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des consultations de la part d'autres institutions ou auprès d'autres institutions; des demandes de conseil de la part de hauts fonctionnaires de l'institution qui ont des préoccupations au sujet de la protection des renseignements personnels et/ou de l'accès à l'information, etc.
Types de documents : Ces dossiers peuvent comprendre du matériel visant des cas ayant donné lieu à un changement dans la politique ou les procédures, du matériel relatif à des rapports destinés au Parlement au sujet de l'administration des Lois; du matériel concernant certaines conférences; de l'information concernant des comités; des exemplaires de la législation pertinente et des politiques connexes, ainsi que de l'information relative à l'interprétation et à l'application de ces lois et politiques.
Numéro du document : NDP 930
Divulgation aux organismes d'enquête
Description : Comprend des dossiers concernant les demandes qui ont été présentées aux institutions par les organismes d'enquête fédéraux (définis dans les annexes 2, 3 et 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels) pour des renseignements visant à faciliter les enquêtes en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que la réponse des institutions. La demande de l'organisme d'enquête doit être reçue par écrit et doit comprendre les renseignements suivants : nom de l'organisme d'enquête, nom ou autre identificateur personnel de la personne qui fait l'objet de la demande, description des renseignements demandés, article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l'enquête est réalisée, et le nom, titre et signature du demandeur. L'institution qui reçoit la demande doit aussi indiquer : sa décision d'accepter ou de refuser la demande, la date de réception de la demande, les titres des fichiers de renseignements personnels pertinents contenant les renseignements personnels demandés, le nom, le titre et la signature du fonctionnaire qui a autorisé la communication, et le nom de l'institution. Les dossiers doivent aussi renfermer des copies des renseignements divulgués en réponse à la demande. Les dossiers peuvent aussi renfermer la correspondance avec le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et d'autres renseignements concernant le traitement des demandes.
Types de documents : Demandes de renseignements, réponses et correspondance connexe, rapports, interprétation de la politique, avis juridiques, procédures d'examen de la divulgation et de réponse, copies de directives internes, etc.
Numéro du dossier : NDP 937
Divulgation proactive
Description : Ces dossiers contiennent des renseignements sur la publication obligatoire sur les sites Web institutionnels de certains renseignements gouvernementaux. L'affichage de ces renseignements particuliers sur Internet vise à favoriser la transparence, à permettre au public d'y avoir facilement accès et à faire en sorte que le gouvernement et les représentants du secteur public rendent des comptes aux Canadiens en leur fournissant en temps opportun de l'information pertinente. Le but de cette initiative de divulgation proactive est de garantir que ces renseignements seront présentés de la même façon partout au gouvernement et qu'on les mettra à jour régulièrement en respectant les échéances et les lignes directrices établies.Les institutions fédérales doivent mettre les renseignements visés par la divulgation proactive à jour tous les trois mois et doivent les afficher sur le Web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période.
Types de documents : Ces dossiers comprennent des renseignements sur les outils et les directives fournis par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et d'autres organismes importants à propos de la divulgation proactive, la mise à jour des sites Web concernant la divulgation proactive, etc.
Numéro du document : NDP 935
Finances
Description : Finances – généralités ; accords et ententes ; affectations et virements ; indemnités ; banques et opérations bancaires ; chèques ; réclamations ; contrats ; monnaie ; charges ; dépenses ; droits ; fonds ; avances de fonds renouvelables et de fonds de roulement ; subventions ; pouvoir de signature ; taxes ; indemnités et frais de voyage.
Numéro du document : NDP 914
Formation et perfectionnement
Description : Formation et perfectionnement – généralités ; présence ; contenu des cours ; évaluation des cours ; cours individuels ; formation linguistique ; nominations ; plans ; calendriers et directives ; types de cours.
Numéro du document : NDP 927
Langues officielles
Description : Langues officielles – généralités ; détermination et désignation des postes bilingues ; programme des exigences linguistiques ; recrutement ; remplacement.
Numéro du document : NDP 923
Lois et législation
Description : Lois et législation générales, ministérielles, fédérales, étrangères, provinciales.
Numéro du document : NDP 902
Matériel et fournitures
Description : Matériel et fournitures – généralités ; comptabilité et stocks ; catalogues ; vêtements ; aliénation et surplus ; aliments ; formulaires ; combustibles et carburants ; laboratoire ; prêts ; entretien et réparations ; listes des prix ; papeterie.
Numéro du document : NDP 909
Meubles et articles d'ameublement
Description : Meubles et articles d'ameublement – généralités ; lits et literie ; canapés et divans ; rideaux ; classeurs ; meubles et articles d'ameublement de maison et de bureaux ; décorations murales.
Numéro du document : NDP 910
Pensions et assurances
Description : Pensions et assurances – généralités ; régimes de pension de retraite ; Régime de pensions du Canada ou Régime des rentes du Québec ; accords de réciprocité ; régimes fédéraux, provinciaux et privés d'hospitalisation et d'assurance médicale ; Régime de prestations de décès ; Assurance-invalidité ; Régime d'assurance-chômage.
Numéro du document : NDP 924
Personnel
Description : Personnel – généralités ; accidents et blessures ; nominations ; présences ; distinctions et récompenses ; Corps des commissionnaires ; postes et niveaux ; heures de travail et heures supplémentaires ; congés et jours fériés ; promotions et reclassifications ; règlements et directives ; rapports et statistiques ; retraite et cessation d'emploi.
Numéro du document : NDP 918
Planification de la continuité des activités
Description : Conformément à la Norme opérationnelle de sécurité – Programme de planification de la continuité des activités (PCA) de 2004, les institutions doivent mettre en place un programme de PCA. Ce programme assure la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement. Le Programme de PCA va de pair avec la protection civile qui est prescrite par la loi ou la politique du gouvernement (par exemple les plans d'évacuation des édifices et en cas d'incendie; les plans d'intervention civils). Il appuie en outre la planification nécessaire au rétablissement des services autres qu'essentiels et des biens et ressources connexes; les ministères devraient se servir de ce programme pour planifier les mesures à prendre concernant les services autres qu'essentiels. Le type d'incidents pouvant déclencher une PCA peut varier. Il peut s'agir d'un incident mineur, comme une panne d'électricité dans un édifice donné ou d'une panne d'équipement ou de systèmes, ou d'un incident ayant des répercussions à l'échelle de la province ou du pays. La PCA énonce et coordonne : les efforts du personnel de l'institution; et la mise en œuvre des dispositions et des procédures préétablies pour garantir que l'institution peut poursuivre ou reprendre ses activités opérationnelles essentielles dans un délai raisonnable.
Types de documents : Les documents relatifs à la planification continue des activités (PCA) peuvent comprendre les renseignements suivants : plans de reprise; procédures de sauvegarde du réseau ou des données; ressources d'urgence et de reprise; ententes sur les niveaux de service (y compris les protocoles d'entente conclus avec d'autres institutions fédérales); fonctions opérationnelles à délai critique; membres des équipes d'intervention d'urgence ou de reprise; documents essentiels; procédures relatives aux paliers d'intervention; procédures de notification des équipes d'intervention d'urgence, du personnel de l'institution, du ministre, des organismes fédéraux, provinciaux et municipaux; procédures d'activation; opérations du Centre de commandement, de contrôle et d'urgence; délégation et désignation des pouvoirs; procédures détaillées relatives à la reprise et au rétablissement des opérations; outils logiciels pour établir et tenir à jour la PCA; procédures relatives aux relations avec les médias; etc.
Numéro du document : NDP 928
Recrutement et dotation
Description : Ce fichier comprend des dossiers concernant le recrutement et la dotation de personnel pour combler des postes à temps plein ou à temps partiel au sein de l'institution. Les dossiers peuvent inclure des renseignements concernant la présélection, l'examen, les tests, les entrevues, l'évaluation, la sélection, l'embauche et la promotion de candidats à l'emploi. Ils peuvent aussi inclure des renseignements concernant les conditions d'emploi; les mutations, les affectations et les détachements; le recrutement d'étudiants, de professionnels et de techniciens; les appels d'après-mandat; la zone de sélection, ainsi que les renseignements échangés avec les organismes centraux chargés du recrutement et de la dotation et avec les autres agences de placement.
Nota : Des renseignements pertinents peuvent être transférés au dossier de l'employé si la personne accepte une offre d'emploi de l'institution.
Types de documents : Curricula vitae et résumés non réclamés; questions et réponses d'entrevues simulées; affiches et annonces de concours; formulaires de demande; outils d'évaluation et guides de notation de concours; procédures de vérification, listes de contrôle et lettres de référence; répertoires de candidats qualifiés (y compris les bassins de candidats jugés admissibles); demandes de renseignements des candidats et réponses; copies des lettres d'offres; évaluations des comités de notation; renseignements dans les outils de demande automatisés ou sur le Web; résultats d'évaluation de la langue seconde; etc.
Numéro du dossier : NDP 920
Réinstallation
Description : Ces dossiers sont utilisés pour consigner et gérer des données sur la réinstallation de personnes et de leur famille.
Types de documents : Comprend des documents concernant les droits et obligations de l'employé, les obligations de l'employeur, les tiers fournisseurs de services, les demandes de remboursement de frais de réinstallation, etc. Peut aussi comprendre des renseignements sur des logements à louer, les déplacements vers de nouveaux endroits, la recherche d'un nouveau logement p. ex. d'une maison et des hôtels/motels; des copies de politiques et de procédures ministérielles concernant la réinstallation; de l'information sur des entreprises de déménagement et d'entreposage; etc.
Numéro du document : NDP 936
Relations du travail
Description : Relations du travail – généralités ; arbitrage ; agents de négociation ; conventions collectives et interprétations ; disciplines ; griefs ; exclusion des personnes préposées à la gestion ou à des fonctions confidentielles ; relations avec les syndicats.
Numéro du document : NDP 926
Ressources humaines
Description : Ressources humaines – généralités ; gestion des carrières ; répertoires ; évaluation du rendement ; rapports et statistiques ; besoins et utilisation.
Numéro du document : NDP 921
Santé et sécurité au travail
Description : Hygiène et sécurité professionnelles, bien-être – généralités ; orientation ; services de santé ; examens médicaux ; services d'infirmerie ; sports et loisirs ; enquêtes.
Numéro du document : NDP 922
Sécurité matérielle
Description : Conformément à la Norme sur la sécurité matérielle émise en vertu de la Politique du gouvernement sur la sécurité, les institutions fédérales ont la responsabilité de la mise en place et du maintien de mesures appropriées (matérielles, réglementaires et psychologiques) pour prévenir, détecter et réagir aux cas d'accès non autorisé et autres menaces. À cela s'ajoute l'application et le recours à des dispositifs et des méthodes de détection pour détecter les tentatives d'accès ou les cas d'accès non autorisé ainsi que des outils et des procédures servant à déclencher des interventions efficaces et appropriées.
Types de documents : Cela comprend les documents liés à la conception de la sécurité matérielle; les dispositifs de sécurité matérielle, les dispositifs de surveillance, les outils et les procédures d'accès sécuritaire (laissez-passer, cartes d'identité), les zones à accès restreint; le rangement, le transport et la transmission de biens et d'information; la destruction de biens et d'information et la protection du personnel et du public en général.
Numéro du document : NDP 931
Services de technologie de l'information
Description : Comprend les dossiers sur l'équipement informatique et les logiciels connexes, tant au niveau des réseaux d'ordinateurs ministériels que des postes de travail des employés, l'élaboration et l'entretien des systèmes électroniques, l'aide technique et le soutien au niveau des réseaux, des systèmes de bureaux et des bases de données. On peut également inclure la documentation sur l'architecture technologique, les normes et l'infrastructure de l'organisme; les systèmes de courriel électronique et les plate-formes, l'achat de logiciels et d'ordinateurs, le processus de planification annuelle lié à l'élaboration des systèmes informatiques; et les procédés stratégiques qui sous-tendent le développement des applications et l'achat des systèmes.
Types de documents : Ceci comprend le matériel associé aux systèmes informatiques, aux ordinateurs et/ou aux logiciels – y compris l'équipement périphérique comme les imprimantes, les assistants numériques personnels (ANP), les appareils à main sans fil, les manuels ou guides de l'usager, les procédés de gestion du changement, les cours de formation en TI, les services d'aide au niveau des ordinateurs personnels et de bureau (dépannage), l'entretien des ordinateurs, etc.
Numéro du document : NDP 932
Services publics
Description : Services publics – généralités ; climatisation ; électricité ; eau et égouts ; enlèvement des ordures ; gaz et pétrole ; chauffage ; éclairage ; plomberie ; ventilation.
Numéro du document : NDP 908
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Les systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information sont utilisés pour gérer le cycle de vie complet, allant de la création ou de la collecte jusqu'à l'élimination, des documents électroniques (courriels, documents de traitement de texte, chiffriers, graphiques, images, etc.) ainsi que des dossiers non électroniques (copies papier, affiches, photographies, bandes-vidéo, bandes sonores, cartes, etc.). Les renseignements contenus dans le système automatisé peuvent être soit enregistrés sur un support électronique (c.-à-d. la saisie ou la création électronique d'un objet par la lecture optique), soit résumés (profil) puis entrés manuellement dans le système automatisé. La gestion du cycle de vie des documents, des dossiers et de l'information devrait faciliter l'observation du cadre législatif et stratégique existant du gouvernement fédéral. Ce type de systèmes automatisés permet généralement de supporter l'intégration de la gestion des dossiers et des documents ainsi que l'imagerie et la reconnaissance optique de caractères (ROC). Les autres caractéristiques comprennent, entre autres, la fonction de recherche dans le dépôt central des sources d'information à partir d'un mot ou une chaîne de mots (recherche dans l'index en texte intégral et extraction) et la production de rapports. Le système automatisé peut aussi être intégré électroniquement dans le système de suivi de la correspondance de l'institution que l'on utilise pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans délai.
Types de documents : Les dossiers concernant les systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information peuvent comprendre des renseignements sur les besoins fonctionnels, les devis informatiques de l'institution, l'initiative des systèmes partagés du Conseil du Trésor, la formation, les procédures d'utilisation du système, les plans de mise en œuvre, les procédures d'entretien, les stratégies de portabilité, les mécanismes de soutien technique, etc.
Numéro du document : NDP 929
Terrains
Description : Terrains – généralités ; acquisitions ; concessions ; aménagement ; aliénation ; clôturage ; lutte contre les inondations ; aménagement ; paysager ; aires de stationnement ; routes ; rues ; trottoirs.
Numéro du document : NDP 907
Traitements et salaires
Description : Traitements et salaires – généralités ; rémunération provisoire ; retenues ; taux de rémunération ; système de paie ; rémunération fondée sur le rendement et rémunération au mérite des fonctionnaires supérieurs ; règlements ; rajustements salariaux ; indemnité de cessation d'emploi.
Numéro du document : NDP 925
Véhicules
Description : Véhicules – généralités ; véhicules aériens, terrestres, marins ; assurances ; entretien et réparations ; normes de fonctionnement ; immatriculation et permis.
Numéro du document : NDP 913
Vérification
Description : Rapports du Vérificateur général ; rapports de vérification interne.
Numéro du document : NDP 916
Voyages
Description : Ces dossiers sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat de leur institution. Ces dossiers peut aussi comprendre également des renseignements concernant la divulgation proactive des frais de voyage pertinents comme l'indique le document d'orientation : Divulgation proactive des frais de voyage et d'accueil publié par le Secrétariat du Conseil du Trésor.
Types de documents : Comprend des documents concernant les indemnités de voyage ou les taux d'indemnités quotidiennes, les demandes d'indemnités de voyage, les répertoires d'hôtels, les répertoires de transporteurs aériens, etc. Peut aussi comprendre des copies de politiques et de procédures institutionnelles touchant les voyages, notamment les droits et obligations de l'employé, les obligations de l'employeur et des paiements pour des voyages institutionnels officiels.
Numéro du document : NDP 934
J. Index des fichiers de renseignements personnels (FRP) ordinaires
K. Catégories de renseignements personnels
Le champ Description dans un fichier de renseignements personnels indique des renseignements personnels particuliers que l'on retrouve dans les dossiers décrits dans le fichier. La plupart des renseignements personnels recueillis étant similaires, le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré les catégories de renseignements personnels suivantes qui figurent dans certains fichiers de renseignements personnels enregistrés.
- Renseignements biographiques (dont antécédents professionnels, curriculum vitæ, renseignements sur la famille, passe‑temps, intérêts, etc.)
- Données biométriques (par ex. groupe sanguin, balayage oculaire, ADN, empreintes digitales ou anthropométriques, etc.)
- Citoyenneté (par ex. citoyen, immigrant reçu, etc.)
- Coordonnées (au travail et à domicile, dont adresses postale et électronique, numéros de téléphone, de télécopieur et de téléphone cellulaire, etc.)
- Renseignements sur la solvabilité (par ex. rapports de solvabilité ou cote de crédit, hypothèques, privilèges fiscales, renseignements sur les cartes de crédit, faillites, emprunts, recouvrements par un tiers, etc.)
- Date de naissance
- Date du décès
- Renseignements sur les études (par ex. antécédents scolaires, établissement postsecondaire fréquenté, transcriptions, références, etc.)
- Numéro d'identification d'employé (par ex. code d'identification de dossier personnel, numéro de service militaire, etc.)
- Renseignements sur l'équité en emploi (par ex. sexe, membre d'un groupe désigné, d'une minorité visible, etc.)
- Renseignements personnels de l'employé (par ex. états des présences et des congés, avis de mesure disciplinaire, régimes de travail non conventionnels, décisions relatives à la rémunération et à l'aptitude au travail, qualifications au titre des langues officielles, salaire, déductions, numéro de compte bancaire aux fins de dépôt direct, niveau de sécurité, examens du rendement (évaluations), évaluations des comités de notation, dont notes d'évaluation des comités de dotation, demandes de formation et de perfectionnement, et évaluations connexes, etc.)
- Renseignements financiers (par ex. revenu, investissements, dettes, saisie-arrêt, etc.)
- Renseignements sur l'institution financière (par ex. nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de la succursale de l'institution, numéro(s) de compte, nom(s) figurant sur le compte, etc.)
- Langue (par ex. parlée, écrite, maternelle, etc.)
- Renseignements médicaux (y compris sur les évaluations psychologiques, le groupe sanguin, les médicaments, les troubles, etc.)
- Nom
- Autres numéros d'identité (par ex. permis de pêche, permis de conduire, etc.)
- Signes distinctifs (par ex. sexe, taille, poids, couleur des cheveux et des yeux, physionomie, marques physiques (cicatrices, tatouages, perçages corporels), infirmités, etc.)
- Lieu de naissance
- Lieu du décès
- Signature
- Numéro d'assurance sociale (NAS)
Navigation alphabétique:
L. Descriptions des fichiers de renseignements personnels ordinaires
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a élaboré le fichier de renseignements personnels (FRP) ordinaire pour décrire les renseignements personnels que l'on retrouve dans les dossiers créés, recueillis et conservés par la plupart des institutions du gouvernement fédéral dans le cadre de leurs fonctions, activités et programmes internes courants. Les institutions peuvent inclure un ou plusieurs de ces fichiers de renseignements personnels ordinaires dans leur chapitre et les inclure dans leur chapitre plutôt que d'élaborer des FRP propres à l'institution.
Les personnes qui souhaitent avoir accès aux fichiers de renseignements personnels ordinaires d'une institution gouvernementale doivent transmettre leur demande au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question. Une liste des coordonnateurs de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du gouvernement fédéral figure à l'adresse suivante: http://www.tbs-sct.gc.ca/atip-aiprp/apps/coords/index-fra.asp.
Accueil
Description : Ces renseignements sont recueillis pour consigner des données sur les activités liées à l'accueil et sur les circonstances dans lesquelles ces activités se déroulent. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom des fonctionnaires et le titre de leur poste, ainsi que le nom et le titre des invités du gouvernement (représentants d'autres gouvernements, du secteur privé, etc.). Ils peuvent aussi comprendre le nom de leur conjoint ou de la personne qui les accompagne et le nom de l'établissement où la fonction d'accueil a lieu ou encore le nom du traiteur.
Catégorie de personnes : Sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi que leur conjoint ou la personne qui les accompagne. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État, leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un ministre d'État à des fins officielles.
But : Des renseignements sur l'accueil sont conservés afin d'assurer l'exécution appropriée des fonctions d'accueil. La divulgation proactive de renseignements concernant les frais d'accueil sur les sites Web gouvernementaux favorise la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences relatives à la divulgation proactive sont les suivants : description et date de l'activité d'accueil, participants, lieu et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur les dépenses liées à l'accueil. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : NDP 933 et NDP 935
Numéro du fichier : POU 908
Communications internes
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée pour communiquer avec des personnes à l'intérieur de l'institution. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom au long d'une personne, ses coordonnées au travail, le titre de son poste, ses passe‑temps et ses intérêts, des photographies et des enregistrements, p. ex. vidéo, DVD, MP3, etc.
Catégorie de personnes : Les personnes qui travaillent pour l'institution (employés à temps plein et à temps partiel, entrepreneurs, personnel d'agences de placement temporaire, étudiants, etc.), et notamment les personnes qui ont préparé l'information pour diffusion (y compris pour publication sur les sites Intranet et Internet de l'institution), ou qui font office de personnes-ressources au sein de l'institution.
But : L'information figurant dans ce fichier est utilisée à l'appui de la gestion des activités de communication interne, y compris la diffusion d'information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution, la distribution de matériel de communication interne (bulletins, notes de service « à tout le personnel », information au sujet de nouveaux employés, de nouvelles initiatives), ainsi que de la gestion des listes internes de distribution.
Usages compatibles : Les données autres que les renseignements personnels peuvent être utilisées pour établir des rapports statistiques destinés à la direction et à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation. Les noms, photographies, enregistrements de personnes qui travaillent au sein de l'institution et d'autres renseignements personnels à leur sujet se retrouveront peut‑être dans la documentation qui peut être diffusée sur les sites Intranet de l'institution, p. ex. dans des discours, des bulletins, etc.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 939
Numéro du fichier : PSU 915
Communications publiques
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée afin de fournir des renseignements sur une institution à des personnes de l'extérieur de l'institution, et notamment pour diffuser des outils de communication statiques comme des rapports, des publications, etc. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom au long d'une personne, ses coordonnées au travail et/ou à la maison, le titre de son poste, sa langue de préférence, ses vues ou opinions, des données biographiques (y compris au sujet de ses passe‑temps et de ses intérêts), des photographies, des enregistrements visuels et sonores, p. ex. vidéo, DVD, MP3, etc., ainsi que l'adresse IP (protocole Internet).
Nota : Ces renseignements peuvent être conservés sur support papier, sur des sites Web ou dans des dépôts électroniques (dépôts non structurés, c'est‑à‑dire applications de traitement de texte ou de présentation, et dépôts structurés, c'est‑à‑dire applications de base de données) ainsi que dans des comptes de courriel génériques ou des listes de distribution électroniques génériques tenues par des institutions fédérales sur des serveurs de réseau. Même si l'institution ne demande pas expressément d'adresses IP, celles‑ci peuvent être saisies électroniquement sur les courriels reçus.
Catégorie de personnes : Les employés de l'institution, notamment ceux qui ont préparé l'information pour diffusion (y compris pour publication sur les sites Web de l'institution) ou ceux qui font office de personnes-ressources au sein de l'institution. Les membres du public et les personnes représentant des organisations du secteur privé, d'autres institutions gouvernementales (municipales, provinciales, internationales) ou des institutions fédérales qui ont demandé ou accepté de figurer sur les listes d'envoi ou de distribution de l'institution, ou qui ont demandé de l'information à une institution et lui ont fourni leurs coordonnées.
But : Les données de ce fichier sont utilisées pour diffuser de l'information sur les fonctions, les programmes et les activités de l'institution et les personnes qui travaillent au sein de l'institution, distribuer du matériel de sensibilisation et de communication publiques (bulletins, communiqués, discours, brochures, fiches de renseignements, matériel promotionnel pour des expositions ou des conférences, etc.;) au sujet des fonctions, programmes et activités de l'institution et pour répondre à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur de l'institution, distribuer du matériel général de communication (publications, rapports et autre documentation) et gérer des listes d'envoi/de distribution et des listes téléphoniques externes. Ces demandes d'information peuvent être transmises à l'institution par divers moyens, y compris la poste traditionnelle, les comptes de courriel d'information générale, des formulaires de rétroactions, la fonction « Contactez‑nous » ou la fonction d'abonnement automatique du site Web de l'institution.
Usages compatibles : Les données autres que les renseignements personnels peuvent être utilisées pour établir des rapports statistiques destinés à la direction et à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation. Les noms, photographies et enregistrements de personnes qui travaillent avec l'institution (c'est‑à‑dire employés, entrepreneurs, membres d'instances consultatives ou de conseils d'administration) et d'autres renseignements personnels à leur sujet se retrouveront peut‑être dans la documentation qui peut être diffusée sur les sites Web de l'institution, p. ex. dans des discours, des bulletins, etc. L'information peut être partagée avec d'autres secteurs de l'institution aux fins de l'établissement et de la mise à jour de listes d'envoi/de distribution et/ou de listes téléphoniques propres à des programmes particuliers. Les réponses aux demandes de renseignements et toute autre information pertinente pour ces réponses proviendront du FRP se rapportant au programme de l'institution dont le personnel a rédigé et expédié les réponses. Les demandes d'information peuvent aussi, avec le consentement de leurs auteurs, être transférées à une autre institution qui sera priée d'y répondre si le programme ou l'activité relève du mandat de cette autre institution.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 939
Numéro du fichier : PSU 914
Contrôle de sécurité du personnel
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent les renseignements recueillis par les institutions gouvernementales lors de vérifications de la fiabilité et d'autorisations de sécurité relativement à des personnes qui travaillent ou qui soumettent une demande d'emploi auprès d'une institution fédérale dans le cadre d'une nomination, d'une affectation ou de l'obtention d'un contrat. Ces renseignements sont recueillis en vertu des pouvoirs énoncés aux paragraphes 7(1) et 11.1(1) de la Loi sur la gestion des finances publiques et dans la Politique du gouvernement sur la sécurité(PGS) établie par le gouvernement du Canada. Les dossiers peuvent notamment contenir le « Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel », le « Formulaire d'autorisation de sécurité », la documentation pertinente sur les antécédents personnels, ainsi que le « Certificat d'enquête de sécurité et profil de sécurité », dûment remplis. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom au complet (nom de famille, nom de famille à la naissance, prénom, nom de jeune fille, surnom, tout autre nom ou initiales), des photographies, les indications quant au sexe, à la date et au lieu de naissance, la citoyenneté, les adresses domiciliaires (incluant les périodes vécues à chaque adresse), le numéro de téléphone actuel à domicile, les empreintes digitales et la signature. Lorsque les personnes sont nées à l'extérieur du Canada, les fichiers peuvent également contenir la date d'autorisation de séjour au Canada, le numéro de certificat et sa date d'émission, la date de naturalisation, le statut au regard de la citoyenneté et la mention de toute citoyenneté autre que canadienne. Des renseignements personnels sur l'état matrimonial peuvent aussi être recueillis, notamment l'état matrimonial même, la date ou les dates de mariage ou des périodes de vie commune (incluant les dates de séparation, de divorce ou de décès du conjoint) ainsi que le lieu de résidence des conjoints ou d'autres membres de la famille immédiate. Les renseignements liés à l'emploi peuvent comprendre les
antécédents de travail, les noms et adresses des organismes employeurs et ceux des superviseurs ou gestionnaires, le titre du poste, le numéro de téléphone et de télécopieur au travail, le numéro de poste ou du contrat, le groupe et le niveau du poste, le numéro d'employé (incluant le code d'identification de dossier personnel ou le numéro matricule), la période d'emploi, les raisons du départ, la cote de fiabilité, le niveau d'autorisation de sécurité et les titres et qualités professionnels.
Nota : Des copies des formulaires d'enquête de sécurité remplis peuvent être conservés dans le fichier de renseignements personnels (voir POE 901 – Dossier personnel d'un employé dans Info Source – Sources des renseignements sur les employés fédéraux).
Catégorie de personnes : Les personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral par voie de nomination, d'affectation, par l'entremise d'une agence de services temporaires ou d'un contrat, et dont le poste exige une vérification de la fiabilité, l'accès à un emplacement et/ou uneautorisation de sécurité. Les renseignements peuvent aussi porter sur les conjoints actuel et antérieurs (incluant les conjoints de fait) et les parents immédiats, comprendre des références morales (notamment auprès de voisins) et porter sur les employeurs (actuel et antérieurs) de la personne faisant l'objet de l'enquête de sécurité.
But : Ces renseignements personnels sont utilisés dans les enquêtes de sécurité, afin d'établir l'honnêteté et la fiabilité des personnes de même que leur capacité de protéger les biens gouvernementaux auxquels elles auront accès, notamment de l'information, des réseaux et des installations.
Usages compatibles : Certains renseignements personnels peuvent être communiqués à des organismes extérieurs à l'administration fédérale (par ex., agences de notation du crédit). Les renseignements personnels peuvent servir à justifier des décisions au sujet de personnes qui travaillent ou qui souhaitent travailler pour le gouvernement fédéral, dans des situations de nomination, d'affectation, de contrat, de promotion, de mesure disciplinaire, de réévaluation de la cote de fiabilité, de licenciement ou de résiliation d'entente contractuelle. L'indication du niveau de la cote de fiabilité ou de l'autorisation de sécurité peut aussi être jointe au dossier de l'employé (FRP ordinaire – PS0 901 – Dossier personnel d'un employé). Les renseignements peuvent aussi être divulgués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) (GRC PPU 030 – Casiers judiciaires, résumés de renseignements judiciaires et empreintes signalétiques) et au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) (SRS PPU 005 – Évaluations de sécurité/Avis), qui effectuent les vérifications requises conformément à la PGS ou, aux fins de leur transférabilité, tel que précisé dans la Norme sur la sécurité du personnel de la PGS, aux services de sécurité d'autres ministères fédéraux.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : NDP 920 et NDP 921
Numéro du fichier : POU 917 (auparavant POE 924)
Demandes concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent entre autres des demandes formulées aux termes de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les réponses à ces demandes ainsi que de l'information sur le traitement des demandes. Ces dossiers peuvent aussi comprendre des demandes de correction de renseignements personnels; des demandes officieuses; des documents relatifs à des plaintes, à des enquêtes et à des requêtes d'examen judiciaire; des renseignements sur des consultations effectuées auprès d'autres institutions ainsi que des demandes de conseil de la part de hauts fonctionnaires institutionnels donnant lieu à des préoccupations quant à la confidentialité et à l'accès à l'information. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l'adresse postale, les numéros de téléphone et de télécopieur et l'adresse de courriel du requérant ainsi que des renseignements sur le traitement de la demande et des renseignements personnels contenus dans des dossiers institutionnels pertinents quant à la demande.
Nota : Les renseignements personnels compris dans les dossiers institutionnels pertinents quant à la demande ne sont pas utilisés à des fins administratives.
Catégorie de personnes : Les personnes qui exercent leurs droits en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, y compris celles qui ont soumis des demandes officielles de renseignements sous le contrôle de l'institution.
But : L'information contenue dans ce fichier est utilisée pour appliquer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi que pour traiter les demandes officieuses et y répondre. Ces renseignements peuvent également être utilisés lors de consultations auprès d'autres institutions gouvernementales, d'enquêtes par les commissariats à l'information et à la protection des renseignements personnels ainsi que de révisions judiciaires. On combine également ces renseignements (sans identifier personne) pour rendre compte au Parlement de l'observation de ces lois.
Usages compatibles : On peut aussi se servir des renseignements non personnels pour présenter des rapports sur les activités touchant l'AIPRP à la direction, au Secrétariat du Conseil du Trésor et à d'autres institutions, p. ex. par l'entremise du SCDAI. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : NDP 930
Numéro du fichier : POU 901
Demandes d'emploi
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels sur les personnes ayant présenté des demandes d'emploi ou fourni les curricula vitae (réclamés ou non) et une correspondance connexe. Les renseignements personnels fournis par une personne dans les formulaires de demande, les curricula vitae et la correspondance peuvent comprendre son nom, ses coordonnées, sa situation et ses antécédents professionnels, ses études, son état matrimonial, sa date de naissance, son sexe, sa connaissance des langues officielles, sa situation au regard de l'équité en emploi, ses handicaps physiques, sa citoyenneté, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), son Numéro de service client, ses relevés de notes, ses lettres de recommandation et d'autres renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Ces renseignements concernent des fonctionnaires et des non-fonctionnaires qui demandent un emploi au sein de l'institution; des personnes dont le nom a été fourni comme répondant professionnel ou personnel ou les deux; des personnes qui recommandent une autre personne pour un poste.
But : Tenir à jour une liste de candidats à des fins de dotation en personnel en cas de postes vacants au sein de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements pertinents sont transférés à un fichier de renseignements personnels (voir « Dossier personnel d'un employé »--Fichier de renseignements personnels ordinaires POE 901) si la personne accepte une offre d'emploi. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de planification et d'évaluation. Les renseignements peuvent aussi être transférés à d'autres institutions qui sont jugées plus susceptibles de pouvoir offrir un emploi opportun à la personne. Les données recueillies et conservées peuvent être utilisées à des fins statistiques, pour les exigences de la formation et pour d'autres occasions de perfectionnement. Les renseignements personnels au sujet des personnes ayant déterminé faire partie d'un groupe visé par les dispositions relatives à l'équité en matière d'emploi peuvent être utilisées à des fins statistiques par l'institution et peuvent être communiqués à la Commission de la fonction publique du Canada, au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et à l'Agence de la fonction publique du Canada pour les mêmes fins.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de
documents administratifs sont gardés par une institution, veuillez communiquer avec le Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution.
No.ADD : 98/005
Renvoi au document no. : NDP 920
Numéro du fichier : PSU 911
Divulgation aux organismes d'enquête
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels qui peuvent être demandés par un organisme d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou qui peuvent lui être divulgués. Les dossiers peuvent inclure des renseignements personnels qu'une institution recueille au sujet d'une personne et qui sont demandés ultérieurement par un organisme d'enquête qui est énuméré aux annexes 2, 3 et 4 du Règlement sur la protection des renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Les personnes dont leurs les renseignements personnels ont été demandés par des organismes d'enquête fédéraux en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
But : Documenter les demandes qui ont été reçues d'organismes d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les réponses à ces demandes. Conformément au paragraphe 8(4) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les institutions doivent conserver des dossiers de ces demandes et divulgations et, sur demande, les mettre à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (voir « Divulgation aux organismes d'enquête» Catégories de documents ordinaries --PRN 938).
Usages compatibles : Les renseignements pourraient être utilisés pour la compilation de statistiques et à des fins de vérification. Les organismes d'enquête qui reçoivent des renseignements personnels découlant de divulgations en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels peuvent communiquer ultérieurement ces renseignements personnels à d'autres organismes d'enquête ou à des organismes
d'application de la loi fédéraux, pour les fins de l'administration ou de l'application d'une loi ou de la détection, de la prévention, ou de la répression du crime.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 937
Numéro du fichier : PSU 913
Divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail
Description : Les renseignements personnels figurant dans ce fichier peuvent comprendre des demandes de renseignements générales, des conseils et des plaintes officielles et officieuses sur des actes fautifs. Les renseignements personnels peuvent comprendre la date et la nature des actes fautifs allégués, le nom de la personne présumée avoir commis les actes fautifs et tout autre renseignement pertinent, y compris le nom de la ou des personne(s) ayant déclaré les actes fautifs ou touchée(s) par les actes fautifs allégués, les dossiers d'entrevue, d'enquête et d'analyse se rapportant aux événements ainsi que les rapports sur les décisions prises.
Catégorie de personnes : Les employés relevant de tous les ministères et organismes de la fonction publique énumérés dans la partie I, de l'annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. Toute personne ayant déclaré des actes fautifs allégués ou sur laquelle l'institution peut recueillir des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité et qui peut être touchée par une enquête sur les
actes fautifs allégués.
But : L'information recueillie sert à mener des enquêtes et à régler les plaintes soumises conformément à la Politique sur la divulgation interne d'information sur les actes fautifs commis en milieu de travail ou autres exigences politiques. Dans le cas des plaintes fondées, les renseignements personnels peuvent servir à déterminer les mesures correctives qu'il conviendrait de prendre, y compris des mesures administratives, disciplinaires ou juridiques. Les renseignements servent également à rédiger un rapport annuel qui informe l'administrateur général de l'institution des statistiques, des enjeux, des défis et des recommandations.
Usages compatibles : L'information peut en outre être utilisée aux fins d'activités de recherche, de planification, de vérification et
d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : NDP 921
Numéro du fichier : POU 906
Journaux de contrôle des réseaux électroniques
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier se rapportent à l'utilisation des réseaux électroniques du gouvernement fédéral. Des journaux contenant le détail sur l'utilisation des réseaux sont compilés et revus par les agents appropriés de l'organisme lorsqu'il y a lieu de soupçonner qu'un réseau électronique du gouvernement fédéral est soumis à un usage détourné, au sens donné à ce terme dans les politiques en la matière de l'organisme intéressé ou de la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des réseaux électroniques. Ces dossiers peuvent comprendre par exemple des journaux de réseau qui établissent des liens entre le poste de travail d'un employé et une adresse IP, les listes de sites consultés et des renseignements sur les opérations effectuées, y compris la date, l'heure, la durée et la nature de la visite ou de l'opération. Ils peuvent aussi s'étendre à de l'information sur l'usage fait de codes d'autorisation attribués à des particuliers, y compris les cas où les codes ont pu être utilisés avec succès ou non, la date, l'heure et la fréquence d'utilisation.
Catégorie de personnes : Les employés de l'organisme et autres particuliers qui font usage des réseaux électroniques du gouvernement fédéral, y compris les employés étudiants, le personnel sous contrat et le personnel d'agence. Il peut s'agir également des membres du public, du personnel ministériel et des députés qui envoient des courriels à l'organisme ou à des personnes précises au sein de l'organisme.
But : Les renseignements versés dans ces dossiers sont recueillis aux fins des enquêtes sur les cas soupçonnés ou présumés d'usage détourné des réseaux électroniques de l'État ou encore de tentatives délibérées par des personnes travaillant pour l'organisme ou d'individus de l'extérieur de l'organisme afin de nuire au fonctionnement des réseaux électroniques.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir à justifier les mesures disciplinaires prises à la suite d'une infraction aux politiques de l'organisme ou à la Politique du Conseil du Trésor sur l'usage des réseaux électroniques. Si une enquête interne révèle qu'une activité criminelle a eu lieu, l'information pourra être communiquée aux autorités policières appropriées. On peut aussi se servir des renseignements pour présenter des rapports à la direction. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : NDP 932
Numéro du fichier : POU 905
Marchés de services professionnels
Description : Ce fichier décrit des renseignements personnels concernant les entrepreneurs, leurs employés et le processus de passation des marchés. Parmi les autres renseignements personnels recueillis figurent les noms, les coordonnées, la situation et les antécédents professionnels, la connaissance des langues officielles, les études, les autorisations de sécurité, les curriculum vitae, les lettres de référence, le statut d'indemnisation, les renseignements sur le compte bancaire, les taux de rémunération, les documents de paiement, les numéros d'entreprise, les numéros de TPS, les numéros d'assurance sociale (NAS) et les autres renseignements personnels qui sont fournis par les personnes ayant passé un marché avec l'institution.
Catégorie de personnes : Des personnes qui se représentent elles-mêmes ou qui sont employées par une entreprise privée qui ont présenté des réponses à des demandes de propositions (DP) et qui ont été engagées par l'entremise de marchés de services personnels ou d'offres à commandes. Cette catégorie inclut aussi les personnes dont les noms et les coordonnées ont été fournis à titre de référence et de vérification des antécédents professionnels, de même qu'aux fins des autorisations de sécurité ou de l'indemnisation.
But : De gérer le processus de passation des marchés, qui comprend la demande et la réception de propositions; l'évaluation des marchés; la sélection de l'entrepreneur; la préparation, la négociation, l'exécution et l'adjudication des marchés; les décaissements au titre des services, des
produits livrables ou des deux, inscrits dans le contrat; l'évaluation postérieure au marché. Ces renseignements peuvent également être utilisés pour tenir un répertoire d'entrepreneurs éventuels. La divulgation proactive, sur les sites Web des institutions, des dépenses liées aux marchés favorise la transparence, facilite l'accès du public aux renseignements, et permet de fournir des renseignements pertinents en temps opportun aux Canadiens. Les éléments particuliers qui sont communiqués conformément aux exigences de la divulgation proactive sont les suivants : le nom du fournisseur, le numéro de référence (qui est habituellement le numéro utilisé dans le système financier de l'institution), la date du marché, la description des travaux (suivant l'objet économique), la période visée par le marché ou la date d'exécution, selon le cas, et la valeur du marché.
Usages compatibles : En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, le NAS et les renseignements fiscaux (feuillets T4A-NR
supplémentaires et feuillets T1204) peuvent être recueillis et divulgués à l'Agence du revenu du Canada (« Déclaration d'impôt sur le revenu des particuliers »--ARC PPU 005) et à la province de Québec, le cas échéant, pour des fins fiscales. Ces renseignements peuvent servir à fournir des rapports à la direction, lors d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation. Les renseignements mis en commun peuvent servir à compiler des données statistiques. Les renseignements peuvent aussi être utilisés pour recouvrer les trop-perçus et les sommes dues à la Couronne et, le cas échéant, pour permettre l'exécution de brefs de saisie-arrêt et de distraction de fonds conformément à la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions et au Règlement sur la saisie-arrêt pour l'exécution d'ordonnances et d'ententes alimentaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : NDP 937
Numéro du fichier : PSU 912
Membres de conseils d'administration, de comités et de conseils
Description : Ce fichier renferme de l'information utilisée dans le processus d'identification et de sélection des personnes qui seront nommées aux conseils d'administration, comités et conseils de diverses institutions. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre les suivants : le nom au long de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d'assurance sociale (NAS), un numéro d'identification exclusif (p. ex. un numéro d'employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d'autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d'emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l'information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d'intérêts, des lettres de référence/de recommandation, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Les candidats ainsi que les membres actuels et les anciens membres de conseils d'administration, de comités et de conseils, les membres de leur famille ainsi que les personnes dont le nom a été donné à titre de référence personnelle.
But : Les renseignements personnels recueillis sont utilisés à l'appui de l'identification et de la sélection des personnes qui seront nommées membres d'instances de surveillance ou de gouvernance. L'information peut être utilisée pour conseiller le ministre ou le dirigeant de l'institution au moment de combler des postes qui sont actuellement vacants ou qui le seront dans un avenir rapproché et pour tenir un répertoire de candidats possibles. Les
renseignements personnels servent aussi à gérer l'administration des dépenses (p. ex. les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d'avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à tenir un répertoire des membres actuels et des anciens membres, à enregistrer d'éventuels conflits d'intérêts et toute mesure de conformité nécessaire, ainsi qu'à communiquer avec ces personnes.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex. rapports annuels), à des fins de planification et d'évaluation et dans du matériel de communication (p. ex. communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris sur le site Web de l'institution. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli pour l'Agence du revenu du Canada (ARC) en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (voir le fichier Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec), ARC PPU 150) et, s'il y a lieu, en vertu de la Loi sur les impôts du Québec.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 938
Numéro du fichier : PSU 919
Nominations par le Gouverneur en conseil
Description : Ce fichier renferme de l'information qui est recueillie à l'appui des nominations par le Gouverneur en conseildans les institutions fédérales. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom au long de la personne, ses coordonnées, sa langue officielle de préférence, sa date de naissance, son pays natal, sa citoyenneté, son sexe, sa situation de famille, son numéro d'assurance sociale (NAS), un numéro d'identification exclusif (p. ex. un numéro d'employé unique), les modalités de sa nomination, y compris sa rémunération (p. ex. traitement, honoraires, indemnité quotidienne) et ses avantages sociaux, sa signature, ses limitations physiques et toute autre information médicale pertinente, des photographies ou d'autres enregistrements visuels, sa scolarité, sa situation d'emploi, ses antécédents de travail, ses affiliations professionnelles, de l'information sur ses cartes de crédit et son établissement bancaire, sa cote de sécurité au gouvernement, des données biographiques (y compris des renseignements sur les membres de sa famille), toute déclaration de conflit d'intérêts, la date de nomination, la durée de la nomination et la date de démission, s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Les titulaires actuels et les anciens titulaires des postes dotés par décret ainsi que les membres de leur famille.
But : Les renseignements personnels recueillis servent dans le processus d'identification et de sélection des personnes nommées par décret, comme les présidents et les chefs de la direction de sociétés d'État, les dirigeants d'organismes et les membres des conseils d'administration. Les
candidats retenus sont nommés par décret, selon un processus géré par le Bureau du Conseil privé. Les renseignements personnels servent aussi à gérer l'administration des dépenses (p. ex. les frais de voyage) et les régimes de rémunération et d'avantages sociaux, à faire des évaluations du rendement, à
tenir un répertoire des titulaires actuels et des anciens titulaires des postes dotés par décret, à enregistrer d'éventuels conflits d'intérêts et toute mesure
de conformité nécessaire, ainsi qu'à communiquer avec ces personnes.
Usages compatibles : Le décret renferme des renseignements personnels sur la personne nommée, soit son nom au long, ses coordonnées, le poste auquel elle est nommée, la durée et la nature de la nomination et les conditions d'emploi (p. ex. rémunération, avantages sociaux, vacances, etc.). Cette information est fournie à l'institution par le Bureau du Conseil privé (voir le fichier Dossiers du personnel du gouverneur en conseil, BPC PPU 020). De plus, ces renseignements peuvent être utilisés pour la rédaction de rapports à la haute direction ou à un lectorat plus vaste (p. ex. rapports annuels) et du matériel de communication (p. ex. communiqués, biographies, etc.) qui peuvent être diffusés dans de multiples formats, y compris sur le site Web de l'institution. À l'occasion, le Bureau du Conseil privé reçoit des notes et des évaluations du rendement de certaines personnes (voir le fichier Dossiers du personnel du gouverneur en conseil, BPC PPU 020). Le numéro d'assurance sociale (NAS) est recueilli en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (voir le fichier Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec), ARC PPU 150) et, s'il y a lieu, en vertu de la Loi sur les impôts du Québec.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution conserve les divers types de documents administratifs courants, et notamment leurs dates de disposition définitive, veuillez communiquer avec le Coordonnateur ou la coordonnatrice de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels de l'institution en question.
No. ADD : Propre à l'institution.
Renvoi au document no. : NDP 938
Numéro du fichier : PSU 918
Planification de la continuité des activités
Description : L'information contenue dans ce fichier comprend des renseignements figurant dans le programme de planification de la continuité des activités de l'institution. Une institution fédérale met sur pied un programme de PCA pour assurer la disponibilité continue des services et des biens afférents qui sont essentiels à la santé, la sûreté, la sécurité et le bien-être économique des Canadiens et des Canadiennes ainsi qu'à l'efficacité du gouvernement. Les renseignements personnels figurant dans un plan de continuité des activités peuvent inclure le nom, l'adresse du domicile, les numéros de téléphone au domicile, du téléavertisseur, du cellulaire des employés et des agents faisant partie des équipes d'intervention de la PCA de l'institution ainsi que d'autres renseignements semblables à utiliser en cas d'urgence concernant les ministres, le personnel exonéré et les cadres supérieurs. Y figurent également les noms et les coordonnées en cas d'urgence (y compris les numéros de téléphone cellulaire et de téléavertisseur) des fournisseurs de services d'intervention en cas de catastrophe ou de reprise et ceux des autres fournisseurs de services requis; des représentants fédéraux, provinciaux et municipaux avec lesquels il faudra peut-être communiquer pour qu'ils puissent aider l'institution dans une situation d'urgence.
Catégorie de personnes : Employés et agents faisant partie des équipes d'intervention de l'institution; ministres, personnel exonéré et cadres supérieurs; fournisseurs de services d'intervention en cas d'urgence ou de reprise et autres fournisseurs de services.
But : L'objet de la collecte et de l'utilisation des renseignements personnels contenus dans ce fichier consiste à garantir que l'institution pourra communiquer avec les personnes compétentes et responsables si les opérations régulières étaient interrompues.
Usages compatibles : Les renseignements personnels contenus dans ce fichier peuvent être communiqués à d'autres institutions fédérales, aux services policiers et d'incendie ainsi qu'à d'autres organismes d'intervention en cas d'urgence au fur et à mesure des besoins. Les renseignements non personnels peuvent servir à préparer des rapports à l'intention de la haute direction au sujet de la mise en œuvre des plans de continuité des activités de l'institution. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés dans le cadre d'activités de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 928
Numéro du fichier : POU 903
Réinstallation
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les processus associés à la réinstallation d'employés et de leur famille. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants et de membres de sa famille élargie, ses besoins spéciaux sur le plan médical dont on pourrait avoir à tenir compte, ses relevés mensuels de cartes de crédit, ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance, les coûts liés à son hypothèque ou à son loyer, les frais juridiques et les frais immobiliers.
Catégorie de personnes : Les employés réinstallés, leur conjoint ou conjoint de fait, leurs enfants et les membres de leur famille élargie. Également les personnes représentant des tiers fournisseurs comme les entreprises de déménagement et d'entreposage.
But : Ces renseignements permettent de consigner et de gérer des données sur la réinstallation de personnes et de membres de leur famille. Cela comprend les renseignements concernant la planification de la réinstallation, le choix d'un nouveau logement, l'envoi des effets personnels et ménagers, les autorisations liées au déménagement et les demandes de remboursement des frais de réinstallation.
Usages compatibles : Des renseignements non personnels peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur la réinstallation d'employés. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au document no : NDP 936
Numéro du fichier : POU 910
Surveillance vidéo, registres de contrôle d'accès des visiteurs et laissez passer
Description : Cette information a trait aux enregistrements de surveillance vidéo produits par des caméras de télévision en circuit fermé (TVCF) situées aux périmètres d'immeubles et d'installations gérés comme des entités ou à l'intérieur de ceux ci. De plus, à l'appui du contrôle d'accès des visiteurs et des employés, les documents connexes contiennent les registres de contrôle d'accès réels qui servent à émettre des laissez passer pour les employés temporaires et des laissez passer pour visiteurs. Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre des images enregistrées, des registres de données, des signatures, des noms et prénoms, des numéros de téléphone, des numéros de contrôle de laissez passer temporaires et de l'information sur l'organisme / l'entreprise que représente le visiteur le tout lié à l'émission de laissez passer pour visiteurs.
Catégorie de personnes : Les employés et ceux en affectation ou les contractuels et les visiteurs qui doivent avoir accès à une institution fédérale ou toute autre personne se trouvant à proximité du champ d'enregistrement de la caméra de surveillance.
But : Cette information est utilisée afin d'accroître la sécurité des installations du gouvernement, des personnes et des biens présents à l'intérieur de ces installations. La surveillance vidéo est parfois effectuée en temps réel ou les enregistrements peuvent servir à enquêter sur des
événements passés, des incidents de sécurité ou des situations d'urgence. Les registres de contrôle d'accès, les laissez passer temporaires et tout autre document lié au contrôle d'accès des visiteurs et des employés peuvent également être utilisés pour surveiller des incidents de sécurité actuels ou passés ou pour faire enquête.
Usages compatibles : Dans le but d'aider les responsables de la sécurité dans la surveillance d'activités et/ou l'émission de laissez passer temporaires. En outre, les documents et les enregistrements peuvent permettre de retracer les heures d'entrée et de sortie et peuvent servir en cas d'incidents liés à la sécurité comme les vols ou les cas d'urgence. En pareils cas, cette information peut être partagée avec les organismes chargés de faire appliquer la loi et les travailleurs chargés des services d'urgence. L'enregistrement vidéo qui prouve l'existence d'une activité illégale, de l'inconduite d'un employé ou d'accidents peut être divulgué au personnel chargé des relations de travail, aux organismes chargés de faire appliquer la loi ou d'enquêter pour les besoins d'enquêtes plus poussées, de poursuites judiciaires ou de mesures disciplinaires.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 931
Numéro du fichier : POU 907
Système de gestion de la correspondance de la direction
Description : Les dossiers contenant les renseignements décrits dans ce fichier comprennent la correspondance générale du ministre ou du secrétaire d'État, de leur personnel ainsi que celle d'autres cadres supérieurs au sein de l'institution. Les dossiers utilisés pour préparer les réponses à la correspondance reçue peuvent contenir des renseignements personnels particuliers qui sont fournis parfois par des agents de l'institution afin de donner suite aux questions et aux préoccupations soulevées dans le courrier d'arrivée. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom du correspondant, son adresse postale, ses numéros de téléphone et de télécopieur, son adresse électronique ainsi que d'autres renseignements que l'expéditeur et/ou le répondant a inclus dans la correspondance.
Catégorie de personnes : Le grand public, les députés ainsi que les représentants des organisations, d'autres paliers de gouvernement, des gouvernements étrangers, des organismes internationaux, des organisations externes et des entreprises.
But : Pour gérer de manière cohérente et opportune la réception et la réponse de la correspondance et des demandes de renseignements reçues de l'extérieur de l'institution. Les réponses doivent provenir des cadres supérieurs de l'institution.
Usages compatibles : Le courrier d'arrivée peut être transmis à d'autres institutions fédérales ou provinciales pour obtenir, en partie ou en entier, la réponse voulue, si l'institution réceptrice estime que la ou les questions contenues dans la correspondance relèvent d'une autre compétence et qu'elles devraient, par conséquent, être tranchées par cette dernière. Dans certains cas, une copie de la correspondance reçue et de la réponse peut être envoyée à une autre institution fédérale ou provinciale si la correspondance en question a des incidences sur le rôle et les responsabilités de cette dernière. On peut utiliser les renseignements sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. Le Système de gestion de la correspondance de la direction peut être intégré au Système automatisé de gestion des documents, des dossiers et de l'information (voir le Fichier de renseignements personnel numéro 929 pour obtenir davantage de précisions).
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 903
Numéro du fichier : POU 902
Systèmes automatisés de gestion des documents, des dossiers et de l'information
Description : Le système automatisé décrit dans ce fichier permet d'enregistrer et de gérer les documents, les dossiers (y compris les courriels) et l'information reçus ou créés par l'institution pour étayer ses fonctions et ses activités. Les documents et les courriels reçus par l'institution peuvent être soit enregistrés dans le système automatisé en format électronique, soit résumés (synthétisés) puis entrés manuellement dans le système.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes au sujet desquelles l'institution recueille des renseignements à l'appui d'une fonction, d'un programme ou d'une activité. Tous les employés d'une institution, y compris les entrepreneurs, les employés d'agences et les étudiants, ainsi que les personnes qui correspondent avec l'institution.
But : Ce type de système automatisé est utilisé pour gérer le cycle de vie des documents, des dossiers et de l'information de l'institution ainsi que pour y faciliter l'accès. On emploie le système automatisé pour s'assurer que les renseignements sont disponibles pour étayer les opérations de l'institution et qu'ils sont ensuite éliminés adéquatement. Le système automatisé permet également de chercher et d'extraire plus rapidement et plus facilement des renseignements de l'ensemble des données de l'institution.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés sous une forme agrégée pour faire rapport sur l'utilisation du système, sur l'accroissement de l'ensemble des données, etc. On peut aussi intégrer électroniquement le système automatisé dans le système de suivi de la correspondance de l'institution qui est utilisé pour suivre de près le courrier d'arrivée afin de s'assurer que les réponses concernant les politiques, les programmes, les initiatives et les préoccupations du ministère sont préparées de manière cohérente et sans retard indu. L'information peut également servir à des fins de recherche, de planification, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître la période de temps particulière pendant laquelle différents types de documents administratifs sont gardés par une institution fédérale, veuillez communiquer avec le coordinateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : NDP 929
Numéro du fichier : POU 904
Voyages
Description : Ces renseignements sont utilisés pour consigner des données sur les voyages liés aux activités officielles des institutions et sur les dépenses connexes. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom de la personne, le titre de son poste, le nom de son organisation, son numéro de téléphone au bureau et l'adresse du bureau, la classification et le niveau de son poste, son code d'identification de dossier personnel (CIDP), le nom du fonctionnaire ou du gestionnaire ministériel à qui les pouvoirs ont été délégués, des signatures, le nom de son conjoint ou de son conjoint de fait, le nom de ses enfants, ses relevés de dépenses mensuels et ses déclarations personnelles de dépenses lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir des reçus ou que les reçus ont été détruits par inadvertance.
Catégorie de personnes : Employés ou voyageurs (y compris les employés recrutés pour une période déterminée, employés occasionnels, employés temporaires provenant d'agences, bénévoles, étudiants, consultants, entrepreneurs et témoins) qui voyagent pour le compte d'une institution, leur conjoint ou conjoint de fait et les personnes à leur charge. Cela comprend les sous-ministres, sous-ministres délégués, sous-ministres adjoints et les personnes occupant des postes équivalents, notamment les personnes qui les remplacent à titre intérimaire, ainsi que leur conjoint et les personnes à leur charge. Cela comprend également les ministres, les ministres d'État, leurs secrétaires parlementaires et le personnel de leur cabinet (aussi appelé personnel politique ou exonéré parce qu'il ne fait pas partie de la fonction publique), ainsi que les députés représentant un ministre ou un ministre d'État ou les accompagnants à titre d'invités officiels.
But : Ces renseignements sont utilisés pour consigner et gérer des données sur les voyages effectués par des personnes afin de contribuer à la réalisation du mandat d'une institution. Cela comprend des renseignements sur les droits et obligations de l'employé, les avances de voyage et les demandes de remboursement connexes. La divulgation proactive de renseignements concernant les frais de voyage sur les sites Web gouvernementaux favorise la transparence, facilite l'accès du public à l'information gouvernementale et permet de fournir en temps opportun de l'information pertinente aux Canadiens. Les éléments particuliers rendus disponibles conformément aux exigences relatives à la divulgation proactive sont les suivants : but du voyage; date(s) et destination(s); prix des billets d'avion et autres frais de déplacement; frais d'hébergement et de repas et faux frais; autres dépenses (toutes les autres dépenses engagées non comprises dans les champs d'information susmentionnés comme les dépenses liées à l'acquisition d'un passeport spécial, de visas et de photos connexes, à des appels téléphoniques au bureau ou à la maison, à la garde de personnes à charge au besoin, etc.); et montant total.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour présenter à la direction des rapports sur les voyages et les coûts. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification, d'établissement de budgets, de vérification et d'évaluation.
Normes de conservation et de destruction : Pour connaître les durées précises pendant lesquelles une institution gouvernementale donnée conserve les divers types de documents administratifs, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l'AIPRP de l'institution en question.
No. ADD : 98/001 et 99/004
Renvoi au document no : NDP 934
Numéro du fichier : POU 909
Liste des institutions
2875039 Canada Limitée (Voir Société canadienne des postes)
2875047 Canada Ltée (Voir Société canadienne des postes)
3906949 Canada Inc (Voir Société canadienne des postes)
A
Administration canadienne de la sûreté du transport aérienAdministration de pilotage de l’Atlantique Canada
Administration de pilotage des Grands Lacs Canada
Administration de pilotage des Laurentides Canada
Administration de pilotage du Pacifique Canada
Administration du pipe-line du Nord Canada
Administration du pont Blue Water
Administration du Régime de soins de santé de la fonction publique fédérale
Administration du rétablissement agricole des Prairies (Voir Agriculture et Agroalimentaire Canada)
Administration portuaire de Belledune
Administration portuaire de Halifax
Administration portuaire de Hamilton
Administration portuaire de Montréal
Administration portuaire de Nanaimo
Administration portuaire de Port-Alberni
Administration portuaire de Prince-Rupert
Administration portuaire de Québec
Administration portuaire de Saint-Jean
Administration portuaire de Sept-Îles
Administration portuaire de St. John's
Administration portuaire de Thunder Bay
Administration portuaire de Toronto
Administration portuaire de Trois-Rivières
Administration portuaire de Windsor
Administration portuaire du fleuve Fraser (Voir Administration portuaire Vancouver-Fraser)
Administration portuaire du North-Fraser (Voir Administration portuaire Vancouver-Fraser)
Administration portuaire du Saguenay
Administration portuaire Vancouver-Fraser
AECL Technologies B.V. (Voir Énergie atomique du Canada Limitée)
AECL Technologies Inc. (Voir Énergie atomique du Canada Limitée)
Affaires étrangères et Commerce international Canada
Affaires indiennes et du Nord Canada
Agence canadienne d’évaluation environnementale
Agence canadienne d’inspection des aliments
Agence canadienne de contrôle de la procréation assistée
Agence canadienne de développement international
Agence canadienne pour l'incitation à la réduction des émissions
Agence de la consommation en matière financière du Canada
Agence de la fonction publique du Canada
Agence de promotion économique du Canada atlantique
Agence de santé publique du Canada
Agence des services frontaliers du Canada
Agence du revenu du Canada
Agence Parcs Canada
Agence spatiale canadienne
Agriculture et Agroalimentaire Canada
Anciens Combattants Canada
B
Banque de développement du CanadaBanque du Canada
BDC Capital Inc. (Voir Banque de développement du Canada)
Bibliothèque et Archives du Canada
Blue & Gold Investissements Privés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Bureau de l’enquêteur correctionnel
Bureau de l’Inspecteur général du Service canadien du renseignement de sécurité
Bureau de la Commissaire à l'intégrité du secteur public du Canada (Voir Intégrité du secteur public Canada)
Bureau de la sécurité des transports du Canada
Bureau de l'Administrateur de la Caisse d'indemnisation des dommages dus à la pollution causée par les navires
Bureau de l'Ombudsman de la Défense nationale et des Forces canadiennes
Bureau du Conseil privé
Bureau du surintendant des institutions financières Canada
Bureau du Vérificateur général du Canada
C
Canada Eldor Inc.Canada Poste International limitée (Voir Société canadienne des postes)
Cape Breton Casting Inc. (Voir Société d'expansion du Cap-Breton)
Cape Breton Marine Farming Limited (Voir Société d'expansion du Cap-Breton)
Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail
Centre d’analyse des opérations et déclarations financières du Canada
Centre de recherches pour le développement international
Centre international des droits de la personne et du développement démocratique
Centre national des Arts
Citoyenneté et Immigration Canada
Comité de surveillance des activités de renseignement de sécurité
Comité des griefs des Forces canadiennes
Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada
Commissariat à la protection de la vie privée
Commissariat à l'information du Canada
Commissariat au lobbying
Commissariat aux langues officielles
Commission canadienne d’examen des exportations de biens culturels
Commission canadienne de sûreté nucléaire
Commission canadienne des affaires polaires
Commission canadienne des droits de la personne
Commission canadienne des grains
Commission canadienne du blé
Commission canadienne du lait
Commission canadienne du tourisme
Commission d’appel des pensions
Commission d’examen des plaintes concernant la police militaire
Commission de l’immigration et du statut de réfugié
Commission de la Capitale nationale
Commission de la fiscalité des premières nations
Commission de la Fonction publique du Canada
Commission de l'assurance-emploi du Canada (Voir Ressources humaines et Développement social Canada)
Commission de révision des lois (Voir Ministère de la Justice Canada)
Commission des champs de bataille nationaux
Commission des lieux et monuments historiques du Canada
Commission des plaintes du public contre la GRC
Commission des relations de travail dans la fonction publique
Commission des traités de la Colombie-Britannique
Commission d'indemnisation des marins marchands (Voir Anciens Combattants Canada)
Commission du droit d’auteur Canada
Commission nationale des libérations conditionnelles
Condition féminine Canada
Conseil canadien des normes
Conseil canadien des relations industrielles
Conseil d’examen du prix des médicaments brevetés
Conseil de contrôle des renseignements relatifs aux matières dangereuses
Conseil de gestion financière des premières nations
Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes
Conseil de recherches en sciences humaines du Canada
Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada
Conseil des Arts du Canada
Conseil national de recherches Canada
Conseil national des produits agricoles
Construction de Défense Canada
Corporation commerciale canadienne
Corporation de développement des investissements du Canada
Corporation du Pont international de la voie maritime Limitée
Corporation fonds d'investissement du Cap-Breton (Voir Société d'expansion du Cap-Breton)
D
DARR (Cape Breton) limitée (Voir Société d'expansion du Cap-Breton)Datura Investissements Privés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Défense nationale
Développement économique Canada pour les régions du Québec
Directeur de l'établissement des soldats (Voir Anciens Combattants Canada)
Directeur des terres destinées aux anciens combattants (Voir Anciens Combattants Canada)
Diversification de l’économie de l’Ouest Canada
E
Ecole de la fonction publique du CanadaÉlections Canada
Énergie atomique du Canada Limitée
Environnement Canada
Exinvest Inc.
Exportation et développement Canada
F
Financement agricole CanadaFondation Asie-Pacifique du Canada
Fondation canadienne des bourses d'études du millénaire
Fondation canadienne des relations raciales
Fondation canadienne pour l'innovation
Fondation Pierre-Elliott Trudeau, La
G
Gendarmerie royale du CanadaGulf Bras D’or Estates Limited (Voir Société d'expansion du Cap-Breton)
I
Industrie CanadaInfra-PSP Associés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Infra-PSP Associés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Infra-PSP Canada (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Infra-PSP ECEF (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Infrastructure Canada
Institut de la statistique des premières nations
Instituts de recherche en santé du Canada
Intégrité du secteur public Canada
Investissements Privés Galvaude (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Ivory Investissements Privés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
L
l'Office de répartition des approvisionnements d'énergie (Voir Ressources naturelles Canada)M
Marine Atlantique Inc.Ministère de la Justice Canada
Ministère des Finances Canada
Monnaie royale canadienne
Musée canadien de la nature
Musée des beaux-arts du Canada
N
Nieuwe Post Nederlandse Antille N.V. (Voir Société canadienne des postes)O
Office Canada-Nouvelle-Écosse des hydrocarbures extracôtiersOffice Canada-Terre-Neuve et Labrador des hydrocarbures extracôtiers
Office d’examen des répercussions environnementales de la vallée du Mackenzie
Office d'aménagement territorial du Sahtu
Office de commercialisation du poisson d’eau douce
Office des droits de surface du Yukon
Office des eaux des Territoires du Nord-Ouest
Office des eaux du Nunavut
Office des normes générales du Canada (Voir Travaux publics et Services gouvernementaux Canada)
Office des terres et des eaux de la vallée du Mackenzie
Office des terres et des eaux du Sahtu
Office des transports du Canada
Office d'évaluation environnementale et socioéconomique du Yukon
Office d'investissement du régime de pensions du secteur public
Office Gwich’in d’aménagement territorial
Office Gwich’in des terres et des eaux
Office national de l’énergie
Office national du film du Canada
P
Parc Downsview Park Inc.Patrimoine canadien
Pêches et Océans Canada
Placements Privés Trinity Bay (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Ponts Jacques Cartier et Champlain Incorporée, Les
Port-aux-Choix Investissements Privés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSP Capital (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSP Crédit Public I (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSP Finco (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB Commandité (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB Commandité Associés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB Commandité Finance (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB Destinée (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB IRP60 (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB Michigan Commandité (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB Realty International Inc. (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-AFP (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-FLSA (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-MSR (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-RE Associés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-RE Direct (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-RE Finance (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-RE Finance Associés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-RE Finance Associés II (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPIB-SDL (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
PSPLUX (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
R
RCMH-MRCF Inc. (Voir Monnaie royale canadienne)Red Isle Investissements Privés (Voir Office d'investissement du régime de pensions du secteur public)
Résolution des questions des pensionnats indiens Canada (Voir Affaires indiennes et du Nord Canada)
Ressources humaines et Développement social Canada
Ressources naturelles Canada
Revera Inc.
Ridley Terminals Inc.
S
Santé CanadaSecrétariat du Conseil du Trésor du Canada
Sécurité publique Canada
Service canadien du renseignement de sécurité
Service correctionnel Canada
Service des poursuites pénales du Canada
Société canadienne d’hypothèques et de logement
Société canadienne des postes
Société d’assurance-dépôts du Canada
Société de développement du Cap-Breton
Société de gestion Canada Hibernia
Société des ponts fédéraux Limitée
Société d'expansion du Cap-Breton
Société du Musée canadien des civilisations
Société du Musée des sciences et de la technologie du Canada
Société du Vieux-Port de Montréal
Société immobilière du Canada CLC limitée
Société immobilière du Canada Limitée
Société Radio-Canada
Statistique Canada
T
Table ronde nationale sur l’environnement et l’économieTechnologies du Développement Durable Canada
Téléfilm Canada
Transports Canada
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Tribunal canadien des droits de la personne
Tribunal canadien des relations professionnelles artistes-producteurs
Tribunal canadien du commerce extérieur
Tribunal de la dotation de la fonction publique
Tribunal de la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles Canada
Tribunal des anciens combattants (révision et appel)
Tribunal des droits de surface du Nunavut
V
VIA Rail Canada Inc.