Agriculture et Agroalimentaire Canada

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Fonds de renseignements

Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions

Comptabilité des dépenses (employés)
Description : Ce fichier réunit les documents suivants : réclamations, autorisations, rapports des dépenses, reçus, demandes de chèque, avances, correspondance et autres pièces justificatives visant le remboursement de dépenses et de frais, le règlement des réclamations et d'autres paiements.
Catégorie de personnes : Employés du Ministère réclamant des frais de déplacement et de logement, des frais de réinstallation, des frais d'inscription à des cours, des cotisations à des associations et d'autres paiements.
But : Fichier utilisé pour le paiement des réclamations et des factures aux personnes mentionnées ci-dessus. Le Numéro d'assurance sociale est utilisé à des fins d'identification et afin d'assurer que l'administration de la paye et des avantages soit uniforme. Il faut inscrire le NAS ; toutefois, il peut y avoir des cas d'exception lorsqu'il y a des circonstances spéciales.
Usages compatibles : Sert également à émettre des déclarations de gains imposables aux fins de l'impôt sur le revenu.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant six ans et sont ensuite détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no : AAC DGI 914
Enregistrement (SCT) : 002285
Numéro du fichier : AAC PPE 817

Groupe de la Direction – Documents du Personnel
Description : Ce fichier contient de l'information personnelle, telle que CIDP, nom, direction générale, groupe et niveau, statut, début du statut, fin du statut, région, lieu, sexe, langue, nomination au niveau, nomination au poste, date de retraite possible, nom du superviseur, cours d'orientation, évaluation de rendement à partir de la date de nomination au groupe de la direction jusqu'à présent.
Catégorie de personnes : Membres du groupe de la direction à Agriculture et Agroalimentaire Canada.
But : Pour aider dans la dotation des membres du groupe de la direction.
Usages compatibles : Pour mettre à jour et maintenir l'information pertinente à la dotation des membres du groupe de la direction.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 2 ans et sont ensuite détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no : AAC DRH 860
Enregistrement (SCT) : 002698
Numéro du fichier : AAC PPE 819

Profile de gestion
Description : Collecte de données sur les facteurs connaissances et l'identification des différences globales entre les habilités de gestion d'un individu et le profile.
Catégorie de personnes : Tous les employés d'Agriculture et Agroalimentaire Canada dans des postes de niveau EX moins 2 jusqu'au niveau supérieur du groupe de la direction.
But : Le but de l'identification de cette différence discuté ci-dessus, est de fournir aux gestionnaires, à tous les niveaux des possibilités de grandir, professionnellement et personnellement en mettant l'emphase sur les habilités spécifiques de formation et de perfectionnement.
Usages compatibles : Se référer à "L'objectif" de la banque.
Normes de conservation et de destruction : Conservation minimum de 5 ans et l'information est ensuite détruite.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no : AAC DRH 860
Enregistrement (SCT) : 002946
Numéro du fichier : AAC PPE 820

Répertoire des compétences en recherche
Description : Le répertoire renferme des renseignements personnels sur les employés, tels que : nom, CIDP, classification, première langue officielle, compétences en recherche et données sur les retraites.
Catégorie de personnes : Les employés de la Direction générale de la recherche appartenant à la Catégorie scientifique et professionnelle.
But : Aux fins de planification des ressources humaines. Le répertoire sert à établir la population actuelle de la Direction générale appartenant à la Catégorie scientifique et professionnelle et à prévoir les besoins/la demande futurs.
Usages compatibles : Planifier la demande future en matière de personnel scientifique et professionnel.
Normes de conservation et de destruction : Le répertoire est mis à jour annuellement. Les documents sont conservés pendant cinq ans et sont ensuite détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no : AAC DRH 921
Enregistrement (SCT) : 002700
Numéro du fichier : AAC PPE 803

Saisie-arrêt
Description : Ce fichier contient de la documentation concernant les fonds relatifs à la Saisie-arrêt et à la distraction.
Catégorie de personnes : Employés du ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire au sujet desquels des mesures de Saisie-arrêt et de distraction de fonds ont été prises.
But : Permettre, conformément à la Loi sur la Saisie-arrêt et la distraction de pensions, de procéder à la distraction des fonds.
Usages compatibles : Sert également à approuver les retenues des salaires.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont gardés deux ans après que la dette ait été payée. Si l'employé change de ministère avant que la dette soit payée, son dossier le suit ; si l'employé change de ministère après que la dette ait été payée, le dossier est gardé au ministère de l'Agriculture et Agroalimentaire pendant deux ans, puis détruit.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no : AAC DRH 925
Enregistrement (SCT) : 002048
Numéro du fichier : AAC PPE 807

Système de gestion financière du Ministère (SGFM)
Description : Le système officiel d'information sur la gestion des finances et du matériel pour le Ministère, l'Agence canadienne d'inspection des aliments, l'Agence canadienne du pari mutuel, la Commission canadienne du lait, et la Commission canadienne des grains. L'information est classifiée comme suit : Responsabilité (centre financier/centre de coûts), Autorité (fonds), But (activité), Projet (commande interne), Structure de répartition du travail et Article de dépense (compte GL). Les renseignements personnels (p. ex. code d'identification de dossiers personnels (CIFD), nom de l'employé, adresses, numéros de téléphone, numéro de carte d'achat, contrats, employés affectés à des projets, avances du Ministère, heures de travail, durée des fonctions de l'employé, classification de l'employé, compte de dépôt bancaire) sont saisis dans le Système de gestion financière du Ministère (SGFM). Les numéros d'assurance sociale (NAS) des personnes qui reçoivent des paiements imposables du Ministère sont saisis et conservés dans leSGFM.
Catégorie de personnes : Employés du Ministère.
But : Le NAS est exigé et inséré dans le feuillet et le dossier des renseignements fiscaux que le Ministère doit remettre à l'Agence du revenu du Canada.
Usages compatibles : Se référer à "L'objectif" de la banque.
Normes de conservation et de destruction : L'information demeure dans SGFM et est reportée d'année en année. Quand l'activité prend fin, l'information est marquée pour archivage.
No. ADD : 99/004  Renvoi au document no : AAC DGI 852
Enregistrement (SCT) : 002945
Numéro du fichier : AAC PPE 805

Système de masse salariale
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les employés de l'institution, dont le code d'identification de dossier personnel (CIDP), le prénom et le nom de famille, la catégorie et le niveau professionnels, le salaire annuel, la date d'entrée en service et le codage financier.
Catégorie de personnes : Employés de l'institution.
But : Le Système de masse salariale est un système auxiliaire de Saturne, le système de gestion des finances et du matériel de l'institution. Il est également le système officiel de tenue des dossiers du Ministère pour la gestion des salaires. Le système a deux fonctions principales : premièrement, il permet de faire des prévisions relatives aux dépenses salariales et est, donc, un outil de gestion des budgets de fonctionnement; deuxièmement, il transforme les données brutes du Système régional de paye du gouvernement en données qui peuvent être utilisées par le système financier du Ministère. Pour que le système exécute ces deux fonctions, le fichier est utilisé pour ajouter le codage financier dans les fichiers de paye reçus du Système de paye et pour fournir des données sur les employés et les postes qui sont nécessaires pour calculer les dépenses prévues.
Usages compatibles : Le Système de masse salariale n'a que les deux fonctions décrites ci-dessus. Les fichiers de mouvements relatifs à la paye sont reçus après chaque jour de paye. Les données de ces fichiers de paye sont comparées par code d'identification de dossier personnel (CIDP) avec les données du SMS dans le seul but de déterminer le code financier à assigner au fichier de paye avant de le comptabiliser dans le SMS.
Normes de conservation et de destruction : L'information est gardée pour 6 années fiscales ensuite détruite.
No. ADD : 98/005 et 99/004
Renvoi au document no : AAC DGI 700
Enregistrement (SCT) : 005113
Numéro du fichier : AAC PPE 831

Système de placement par priorité
Description : La description du contenu : la base de données consiste de trois écrans 1) Données de base qui enregistre l'information telle que le nom de famille, le prénom, le genre de priorité, raison de statut d'excédentaire, le ministère, la région, la direction générale, la direction, le numéro du poste, le groupe et niveau, la première langue officielle, le sexe, le nom et numéro de téléphone du conseiller en ressources humaines et si l`employé a été offert et a accepté le Programme d'Encouragement à la retraite anticipée (PERA) ou le Programme de prime de départ anticipé (PDA). 2) Données de parrainage consistent de la date du début et la date de la fin, leur mobilité, le lieu de travail, leur disponibilité pour travailler, leur volonté d'accepter un poste de niveau inférieur, les groupes et niveaux acceptable, le titre de leur poste actuel, leur profil des compétences, leur éducation et expérience et leur numéro de téléphone du bureau et de leur domicile. 3) Les résultats (les gestionnaires n'ont pas accès à cette écran, seulement la section des ressources humaines peuvent accéder cette écran en raison de statistiques). Ces écrans contiennent des renseignements sur les employés qui ont accepter un autre poste, qui ont démissionner de la fonction publique et qui ont été mis en disponibilité, s'ils ont été recycler et à quel coût, les données sur les indemnités que l'employé a reçu telles que, combien a t'il reçu pour sa rémunération de sa période de priorité d'excédentaire, l'indemnité de cessation d'emploi, l'indemnité de cessation de service et la prime au maintien.
Catégorie de personnes : Employés qui sont des priorités.
But : De parrainer les employées prioritaires pour d'autres possibilités d'emploi.
Usages compatibles : Il n'y a pas d'usages compatibles.
Normes de conservation et de destruction : L'information est détruite après 2 ans après la dernière utilisation administrative.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no : AAC DRH 920
Enregistrement (SCT) : 003320
Numéro du fichier : AAC PPE 800

Télécommunications
Description : Cette banque contient, en tout ou en partie, les données suivantes concernant l'équipement et les services de Télécommunications installés ou disponibles dans les bureaux du Ministère, notamment les détails sur les appels interurbains faits à partir d'un appareil du Ministère, la liste des employées autorisés à utiliser les codes d'appel pour le réseau interurbain du gouvernement et le coût qui représentent l'équipement et l'utilisation des services. On peut y trouver l'enregistrement des détails des appels effectués à partir des téléphones du gouvernement, qu'il s'agisse d'appels locaux ou interurbains. Ceci peut comprendre le numéro du poste d'origine, le numéro composé, le lieu appelé, la date et l'heure du début et de la fin de l'appel, la durée de l'appel, la voie d'acheminement et le coût. Ces données sont également disponibles pour les appels interurbains effectués à l'aide d'un code d'appel du gouvernement. Les numéros composés peuvent se rapporter à n'importe quel téléphone accessible localement ou par le réseau interurbain du gouvernement, le service d'interurbain commercial et d'autres réseaux ministériels spécialisés. Étant donné que beaucoup de numéros de téléphone ou de postes du gouvernement sont identifiés à certains employés, le mode d'appel et les numéros composés peuvent révéler des renseignements sur un fonctionnaire donné du Ministère.
Catégorie de personnes : Employés du Ministère.
But : La compilation de cette banque vise à faciliter la question des Télécommunications. Les données d'enregistrement des appels sont recueillies dans le but de constituer une base pour le calcul et l'imputation du coût réel des services aux organismes ministériels. Elles constituent également des renseignements permettant aux gestionnaires d'unité organisationnelle de contrôler l'utilisation des services et les coûts qui s'y rapportent.
Usages compatibles : Ces données sont utilisées pour la gestion quotidienne des Télécommunications, grâce à la répartition des coûts réels en fonction de l'utilisation des services, et pour que les gestionnaires du Ministère soient au courant de l'utilisation des services que font leurs employés respectifs.
Normes de conservation et de destruction : Ces données sont conservées pendant deux ans, sauf dans le cas de données sur les opérations financières qui sont conservées pendant six ans. L'information est ensuite détruite.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no : AAC DSI 852
Enregistrement (SCT) : 003319
Numéro du fichier : AAC PPE 827

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