Programmes de conservation des sols et des eaux
Description : Ce fichier fournit des renseignements sur les programmes et les activités pour lesquels on conserve des renseignements personnels, ce qui comprend le Programme de brise-vent de l'ARAP, les projets des travaux d'irrigation du sud-ouest de la Saskatchewan, le Programme de démonstration de l'irrigation, le Programme des pâturages communautaires et les activités de conservation des sols et des eaux chez l'exploitant agricole, y compris les programmes de l'aménagement hydraulique rural et de conservation des sols.
Catégorie de personnes : Agriculteurs des Prairies.
But : Les renseignements sont utilisés pour fins d'administration de programmes sur la stabilisation et le rétablissement des terres qui ne sont pas suffisamment fertiles pour la production de céréales ainsi que sur la conservation et le stockage d'eau dans les Prairies, région souvent sujette à la sécheresse.
Usages compatibles : L'information peut aussi être utilisée pour saisir les paiements reçus par des personnes dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Cette activité se déroulera en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de 53 à 66 ans suivant la création du dossier et ils sont ensuite transférés aux Archives nationales.
No. ADD : 2001/019
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 001719
Numéro du fichier : AAC PPU 220

Sondage d'opinion sur la conservation des sols
Description : Ce fichier contient les résultats de sondages menés auprès des agriculteurs au sujet de la conservation des sols afin de préciser les limitations des activités de conservation des sols telles que perçues par les agriculteurs.
Catégorie de personnes : Agriculteurs des Prairies ayant bénéficié d'aide technique, financière et matérielle offerte dans le cadre du Programme de conservation des sols et les agriculteurs des Prairies dont les exploitations agricoles sont situées dans les environs des groupements de l'Administration du rétablissement agricole des Prairies.
But : Le sondage a pour but de fournir des données de base qui serviront aux évaluations ultérieures et à l'évaluation de l'avancement des activités de conservation des sols. Il sert a évaluer le degré de satisfaction des agriculteurs qui ont obtenu des services dans le cadre du Programme de conservation des sols et l'efficacité du programme, selon les agriculteurs, à protéger les ressources en sols. Les renseignements fournis serviront à l'évaluation des programmes existants ainsi qu'à l'élaboration de programmes pour l'avenir.
Usages compatibles : Des renvois compatibles seront établis pour les renseignements personnels et les réponses au sondage afin de préciser les besoins relatifs de certains groupes cibles. L'analyse des besoins pourra servir à la révision des programmes existants ainsi qu'à l'élaboration de futurs programmes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de cinq ans suivant le sondage et sont ensuite transférés aux Archives nationales.
No. ADD : 2001/019
Renvoi au document no. : AAC RAP 3200
Enregistrement (SCT) : 002583
Numéro du fichier : AAC PPU 350

Équipe de l'innovation/science

Demandes d'emploi
Description : Ce fichier contient des renseignements personnels sur les personnes qui postulent par écrit un poste de chercheur scientifique, de vétérinaire, d'agent agricole ou d'inspecteur des produits primaires à Agriculture et Agroalimentaire Canada. Les dossiers renferment des lettres, des Demandes d'emploi, des curriculum vitae, des lettres de références, et les accusés de réception d'Agriculture et Agroalimentaire Canada.
Catégorie de personnes : Les renseignements personnels dans ce fichier se rattachent aux personnes qui désirent postuler un emploi au sein du Ministère et qui satisfont aux exigences fondamentales pour les postes en question.
But : Ces renseignements sont utilisés lorsqu'un poste est ouvert.
Usages compatibles : Maintenir des répertoires de candidats au sein du Ministère.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont mis à jour à la demande du candidat. La Direction générale de la recherche gère le répertoire des candidats à des postes de chercheur scientifique et la Direction générale de la production et de l'inspection des aliments gère les répertoires des candidats à des postes de vétérinaire, d'agent agricole et d'inspecteur des produits primaires. Les dossiers des candidats sont conservés pour des périodes variées, suivant le répertoire concerné, et ils peuvent être réactivés à la demande du candidat. Les dossiers sont conservés pendant une période de 7 ans suivant la création ou la fermeture du dossier et sont ensuite transférés aux Archives nationales.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : AAC DRH 1275, 5300
Enregistrement (SCT) : 002703
Numéro du fichier : AAC PPU 360

Inventaire de la recherche agroalimentaire au Canada
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les projets de recherche en cours au Canada dans les domaines de l'agriculture, de l'alimentation, de la nutrition humaine et de l'aquiculture et sur les travaux connexes en biotechnologie. Il inclut les études menées par l'État, les gouvernements provinciaux, les collèges et universités ainsi que par les sociétés et les organismes privés.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes participant à de la recherche agricole et agroalimentaire.
But : Fournir un inventaire à jour et rétrospectif de la recherche agricole et agroalimentaire et produire un sommaire des années-personnes consacrées à la recherche agricole.
Usages compatibles : Cet inventaire sert à gérer et à affecter les ressources ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements sur la recherche agroalimentaire.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés indéfiniment.
No. ADD : 2002/012
Renvoi au document no. : AAC 4100
Enregistrement (SCT) : 00895
Numéro du fichier : AAC PPU 130

Bourses de recherche - demandes et dossiers
Description : Ce fichier contient les demandes et les renseignements biographiques de particuliers qui souhaitent obtenir des bourses de recherche du Ministère. Il contient des renseignements personnels concernant les demandeurs et des détails concernant leur formation et leur expérience.
Nota : L'information est recueillie et distribuée par le Conseil de recherches en science naturelles et en génie, qui administre ce programme au nom des ministères participants.
Catégorie de personnes : Personnes qui ont obtenu leur doctorat en sciences naturelles ou en génie au plus tard cinq ans avant la date limite pour les demandes ou qui prévoient obtenir leur doctorat au cours des 14 mois suivant cette date.
But : Ces renseignements servent à évaluer et à classer les compétences des demandeurs par rapport aux besoins du Ministère en boursiers.
Usages compatibles : Ces renseignements permettent de choisir les personnes les plus qualifiées pour se mériter les bourses du Ministère.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des candidats refusés sont conservés pendant une période de deux ans suivant la date limite de la présentation des demandes. Les dossiers des candidats acceptés sont conservés pendant une période de cinq ans suivant la même date limite.
No. ADD : 2003/015
Renvoi au document no. : AAC 5300
Enregistrement (SCT) : 002288
Numéro du fichier : AAC PPU 137

Équipe des marchés et commerce

Loi sur la généalogie des animaux
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les associations d'éleveurs de race ainsi que toute correspondance des clients concernant la Loi sur la généalogie des animaux, tels que noms et adresses des associations d'éleveurs, numéros de téléphone, etc.
Catégorie de personnes : Associations d'éleveurs de race.
But : Ce fichier sert à surveiller les associations d'éleveurs de race ainsi qu'à conserver de l'information sur les demandes de renseignements liées à la Loi et aux associations d'éleveurs de race.
Usages compatibles : Ce fichier est aussi utilisé pour s'assurer que les associations d'éleveurs de race fonctionnent conformément à la Loi.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de dix ans suivant la date de création du fichier et ils sont ensuite transférés aux Archives nationales.
No. ADD : 2004/010
Renvoi au document no. : AAC 7500
Enregistrement (SCT) : 002939
Numéro du fichier : AAC PPU 252

Équipes habilitantes

Équipe de gestion des biens

Cartes d'identité et de contrôle d'accès
Description : Ce répertoire renferme la photo, la signature, les nom et prénom, la date de naissance et le numéro de carte des employés d'AAC et des personnes qui occupent un espace ou qui se rendent de façon régulière dans les immeubles du Ministère. Il renferme aussi de l'information relative à l'entrée et à la sortie des édifices par les détenteurs de cartes. L'information relative à la carte d'identité et de contrôle d'accès à l'édifice est recueillie au moyen d'un formulaire de demande et est ensuite mise en mémoire dans une base de données informatisée. On peut accéder aux fichiers en fournissant le nom au complet et la date de naissance.
Catégorie de personnes : Employés d'AAC et des autres ministères qui occupent un espace de bureau, de même que les contractuels qui doivent avoir accès à l'immeuble de façon régulière.
But : Ce répertoire a pour but de tenir à jour l'information relative à l'émission, à l'annulation et à l'utilisation des cartes d'identité et d'accès. Les cartes sont utilisées dans le but de contrôler l'accès aux immeubles et de limiter l'accès à certains endroits dans un immeuble, permettant ainsi d'assurer la sécurité des occupants et de protéger les ressources matérielles des immeubles.
Usages compatibles : La délivrance de Cartes d'identité et de contrôle d'accès. L'information peut être utilisée pour la production de rapports à des fins d'analyse statistique ou pour enquêter sur certains incidents.
Normes de conservation et de destruction : L'information relative à l'accès aux immeubles d'AAC est recueillie uniquement pour des raisons de sécurité et de protection. L'information recueillie durant les heures normales de travail est éliminée tous les jours, tandis que celle recueillie en dehors des heures de travail et provenant des registres de contrôle est conservée pendant une période de deux ans à des fins d'enquête, pour être ensuite détruite. Une fois remis par le Ministère, les registres d'identification sont conservés pendant une période de cinq ans avant d'être détruits.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : AAC 350
Enregistrement (SCT) : 003981
Numéro du fichier : AAC PPU 211

Fichier juridique des bien-fonds
Description : Ce fichier renferme des concessions de terres, des actes notariés, des titres de propriété, des baux et des servitudes.
Catégorie de personnes : Possesseurs légitimes ou ayant droit de propriété, propriétaires, locataires, détenteurs de permis et preneurs.
But : Ce fichier sert à la conclusion de transactions immobilières et à la gestion efficiente des biens fonds.
Usages compatibles : Le fichier sert aussi à la conservation de documents juridiques sur les possessions et les transactions et au contrôle des coûts.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période d'au moins deux ans et ils sont ensuite transférés aux Archives nationales lorsqu'ils n'ont plus aucune valeur pour Agriculture et Agroalimentaire Canada. Les documents originaux sont conservés aux bureaux des registraires provinciaux ou des cours de justice.
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 325
Enregistrement (SCT) : 002290
Numéro du fichier : AAC PPU 345

Équipe des communications et consultations

Enquêtes
Description : De temps à autre, le Ministère mène des Enquêtes sur les industries agricoles et d'autres Enquêtes pour obtenir des renseignements. Les dossiers des Enquêtes sur les industries agricoles renferment de l'information sur les caractéristiques socio-économiques des exploitations agricoles ainsi que sur les cultures, le bétail, la volaille, les machines, les dépenses d'exploitation des fermes et les recettes agricoles. Les autres Enquêtes fournissent notamment des renseignements sur la production, les stocks et les ventes dans les secteurs de la transformation des fruits, des légumes et des produits laitiers. Ce fichier renferme également de l'information provenant du secteur des céréales et des graines oléagineuses et des secteurs de l'agroalimentaire. Des évaluations de programme permettent de recueillir de l'information du secteur agricole se rattachant au rendement des programmes. D'autres Enquêtes du même type peuvent être menées si besoin s'en fait sentir.
Catégorie de personnes : Producteurs, transformateurs, distributeurs, grossistes et détaillants.
But : Ce fichier fournit un inventaire de base de l'agriculture canadienne ainsi que des renseignements pour la prise de décision au sujet de la production, de la commercialisation, de l'administration et des politiques.
Usages compatibles : Les résultats de ces Enquêtes fourniront des données qui aideront les diverses directions générales à évaluer la raison d'être et les répercussions des programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada ainsi que leur degré de réussite par rapport à leurs objectifs.
Normes de conservation et de destruction : Chaque sondage sera conservé pour une période d'au moins cinq ans suivant l'achèvement du sondage. Les sondages sont ensuite transférés aux Archives nationales en vue d'une conservation sélective.
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 001877
Numéro du fichier : AAC PPU 193

Équipe des finances

Comptes de dépenses (public)
Description : Ce fichier renferme les documents suivants : réclamations, autorisations, rapports de dépenses, reçus, demandes de chèque, avances, correspondance et autres pièces justificatives visant le remboursement de dépenses et de frais, le règlement de réclamations et d'autres paiements. Cette banque renferme également des renseignements personnels (nom, adresse et NAS) pour ceux qui demandent un relevé de renseignements fiscaux (par exemple, AGR 1) et des T4A.
Catégorie de personnes : Contractants engagés par le Ministère et agriculteurs recevant diverses formes de paiements du Ministère.
But : Ce fichier est utilisé pour le paiement des réclamations et des factures aux personnes susmentionnées. Le NAS est exigé afin de l'inclure dans les relevés de renseignements fiscaux, les T4A et les dossiers de renseignements fiscaux que le Ministère doit envoyer à l'Agence des douanes et du revenu du Canada et au Ministère du revenu du Québec.
Usages compatibles : Rapport pour les comptes publics, liste de récipiendaires (noms, adresses et montants).
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de six ans suivant l'exercice de la dernière utilisation à des fins administratives, puis ils sont transférés aux Archives nationales en vue d'une conservation sélective.
No. ADD : 2001/019
Renvoi au document no. : AAC 850
Enregistrement (SCT) : 002286
Numéro du fichier : AAC PPU 335

Comptabilité et contrôle des recettes
Description : Ce fichier sert à gérer le système des comptes débiteurs afin de recouvrer les coûts encourus par Agriculture et Agroalimentaire Canada. L'information connexe est tenue à jour de façon à s'acquitter de ces responsabilités.
Catégorie de personnes : Personnes du secteur privé à qui le Ministère a remis des factures dans le but d'enregistrer leur endettement envers lui.
But : L'information sert à administrer la concession de crédit du Ministère à des personnes et la collecte de recettes dues au Ministère. Le recouvrement des recettes peut occasionner le recours à des agences privées de recouvrement et la transmission de renseignements provenant du client.
Usages compatibles : L'information peut-être utilisée pour recouvrer des dettes dues au Ministère en compensation de tout paiement effectué à des personnes par la Couronne. Elle peut aussi être utilisée pour saisir des paiements que la Couronne aurait fait à des personnes dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Cette activité se déroulerait en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pour une période de six ans suivant l'exercice de la dernière utilisation administrative et ils sont ensuite transférés aux Archives nationales en vue d'une conservation sélective.
No. ADD : 2001/019
Renvoi au document no. : AAC 875
Enregistrement (SCT) : 002287
Numéro du fichier : AAC PPU 340

Équipe des ressources humaines

Équipe des politiques et planification

Données de référence sur les fermes
Description : Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC) dispose de toute une gamme de sources de Données de référence sur les fermes. Aux termes d'un protocole d'entente de cinq ans entre Agriculture et Agroalimentaire Canada et Statistique Canada, AAC fournit le financement de la base de données complète sur les exploitations agricoles, dans le cadre duquel l'Enquête financière sur les fermes rassemble annuellement des données financières sur environ 14 000 fermes du Canada. La collecte des données porte entre autre sur la situation financière, les investissements et les revenus de l'agriculture. La base de données complète sur les fermes constitue également la déclaration des revenus de l'agriculture. Le projet de déclaration de revenus de l'agriculture fournit le détail des revenus et des dépenses de la ferme de même que des données sur le revenu des exploitants et des familles agricoles. La base de données complètes est accessible aux producteurs et aux familles agricoles par types de fermes, tailles d'entreprises agricoles et par division du recensement agricole; les données ont été cumulées depuis 1990. Agriculture et Agroalimentaire Canada possède également un ensemble de données administratives tiré du Compte de stabilisation du revenu net et du Programme canadien de stabilisation du revenu agricole. Cet ensemble de données porte sur le revenu et les dépenses des fermes qui participent à ces deux programmes. L'Enquête sur la gestion agro-environnementale est également financée par le protocole d'entente d'AAC et de Statistique Canada et contient des données sur les pratiques de gestion environnementales à la ferme.
Catégorie de personnes : Producteurs agricoles canadiens. But: Lancer des analyses économiques de la ferme sur une vaste gamme de programmes et d'enjeux stratégiques qui influent sur les fermes.
Usages compatibles : L'information sert à suivre les programmes et les politiques en place et à évaluer les changements qui pourraient y être apportés.
Normes de conservation et de destruction : L'information sera conservée pendant une période d'au moins 20 ans suivant la création de la base de données et elle sera ensuite transférée aux Archives nationales.
No. ADD : En développent
Renvoi au document no. : AAC 1650
Enregistrement (SCT) : 003122
Numéro du fichier : AAC PPU 141

Mesures de soutien et d'adaptation en agriculture II (MSAA II)
Description : L'information recueillie dans le cadre des Mesures de soutien et d'adaptation en agriculture II inclut les noms, adresses, numéros de carnets de livraison de la Commission canadienne du blé, numéros de contrats d'assurance-récolte, numéros de téléphone, données sur la superficie et des données de ventes et de revenus agricoles.
Catégorie de personnes : Producteurs agricoles et autres entités qui satisfont aux critères d'admissibilité.
But : Cette information sera recueillie afin de fournir une aide financière aux producteurs admissibles des provinces des Prairies et de l'Atlantique. Le gouvernement du Canada pourrait aussi se servir de l'information afin de retrouver les particuliers ayant une dette envers la Couronne.
Usages compatibles : Le gouvernement du Canada pourrait se servir de l'information provenant des dossiers de la Commission canadienne du blé et(ou) de l'assurance-récolte, du Régime d'assurance du revenu brut, du Compte de stabilisation du revenu net, du Programme spécial canadien pour les grains et des dossiers du Programme de paiements anticipés pour le grain des Prairies ayant trait aux activités agricoles des demandeurs pour les campagnes agricoles de 1989, 1990 et 1991 afin de vérifier leurs déclarations. L'information pourrait aussi être utilisée pour évaluer les programmes.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de six ans suivant l'exercice de la dernière utilisation à des fins administratives et ils sont ensuite transférés aux Archives nationales en vue d'une conservation sélective.
No. ADD : 2001/007
Renvoi au document no. : AAC 1650
Enregistrement (SCT) : 003141
Numéro du fichier : AAC PPU 184

Banque nationale des talents des agricultrices et des femmes des collectivités rurales
Description : La banque des talents sera composée de noms, d'adresses et de numéros de téléphones ainsi que des curriculums vitae de candidates qualifiées pour occuper des postes au sein d'organismes, de conseils et de commissions fédéraux.
Catégorie de personnes : Agricultrices et femmes du grand public vivant en milieu rural Canada.
But : Le ministre et le sous-ministre d'AAC consultent la banque de talents des agricultrices lorsqu'ils s'apprêtent à nommer des personnes à des postes (avec ou sans rémunération) au sein d'organismes, de conseils, de commissions et de comités consultatifs fédéraux. La banque de talents contribue aux efforts du Ministère en vue d'accroître la représentation des femmes dans le processus décisionnel et d'élaboration de politiques. De plus, elle permet au Ministère d'avoir un meilleur accès à la source aux agricultrices dans les collectivités locales pendant les consultations sur des questions clés ayant trait aux politiques et aux programmes.
Usages compatibles : Lorsque des postes deviennent vacants dans les organismes, les conseils et les commissions d'AAC, et aussi lorsque sont formés de nouveaux comités et groupes de travail. En permanence. L'accès à cette banque sera limité aux cabinets du Ministre et du sous-ministre et au Bureau des agricultrices, tout comme sa tenue à jour. Le Bureau se chargera également de surveiller l'utilisation de la banque des talents et produira des rapports statistiques trimestriels ou annuels à l'intention du Ministère.
Normes de conservation et de destruction : Le contenu de la banque des talents sera mis à jour tous les ans et sera conservé pendant deux ans selon les normes d'AAC, sauf sur avis contraire expressément émis par le cabinet du Ministre ou du sous-ministre, et il sera ensuite transféré aux Archives nationales.
No. ADD : En développent
Renvoi au document no. : AAC 1650
Enregistrement (SCT) : 004006
Numéro du fichier : AAC PPU 185

Programmes des ressources et de l'environnement
Description : Ce fichier renferme les noms et adresses des clients, la description des projets et le montant de l'aide financière demandée à Agriculture et Agroalimentaire Canada. Certains dossiers peuvent contenir des données sur le nombre d'hectares en exploitation, le type de production et le mode d'entreposage du fumier. L'objectif de ces ententes est de définir et d'exécuter les activités, les programmes, les mesures de coordination et les engagements pris par les gouvernements fédéral et provincial en matière de ressources humaines, techniques et financières pour la conservation des sols. Le but global de ces activités est la mise au point et l'adoption des technologies les plus appropriées pour l'aménagement et l'utilisation des sols, dans la mesure où elles ne dépassent pas certaines limites économiques acceptables et qu'elles sont compatibles avec la capacité du sol de maintenir une productivité de la terre à long terme.
Catégorie de personnes : Selon les ententes, peut comprendre particuliers, groupes d'agriculteurs, groupes d'intérêts spéciaux constitués en sociétés, organismes de producteurs agricoles et agroalimentaires, districts de conservation, universités, collèges, coopératives, groupes environnementaux, groupes autochtones, gouvernements provinciaux et administrations municipales ou organismes relevant d'eux, sociétés d'État provinciales, organisations non gouvernementales et institutions financières.
But : Ce fichier sert En développent l'admissibilité des demandeurs, En développent le niveau d'aide et à réaliser les objectifs des ententes fédérales-provinciales sur la durabilité de l'environnement en vertu du Programme national de conservation des sols, du Projet pour un environnement durable, du Programme d'aide à la gestion des terres et du Plan vert avec les provinces suivantes : Terre-Neuve, l'Île-du-Prince-Édouard, la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick, le Québec, l'Ontario et la Colombie-Britannique. Ces renseignements servent aussi pour la remise de paiements aux agriculteurs, aux organisations agricoles, aux sociétés d'experts-conseils et aux établissements de recherche.
Usages compatibles : Le ficher est aussi utilisé pour l'enregistrement des paiements aux fermiers, aux organisations agricoles, aux sociétés d'experts-conseils et aux établissements de recherche. L'information peut être utilisée pour saisir les paiements versés à des personnes dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Cette activité se déroulerait en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de six ans suivant l'exercice de la dernière utilisation à des fins administratives et ils sont ensuite transférés aux Archives nationales en vue d'une conservation sélective.
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 1650
Enregistrement (SCT) : 002933
Numéro du fichier : AAC PPU 246

Programme de gestion des risques et de protection du revenu agricole - sondage
Description : Ce fichier renferme les résultats d'un sondage mené à l'échelle nationale sur les programmes de gestion des risques et de protection du revenu agricole. Dans le cadre de ce sondage, on a examiné les préoccupations soulevées par les risques, l'usage que font les producteurs des programmes gouvernementaux et des outils de gestion des risques qu'offre le secteur privé ainsi que la situation financière des exploitations agricoles.
Catégorie de personnes : Des entrevues ont été réalisées en novembre et en décembre 1999 auprès de 2 400 producteurs ayant comme spécialité les grandes cultures, les bovins de boucherie, le porc ou l'horticulture.
But : Ce sondage avait pour but d'examiner l'usage qui est fait des programmes de protection du revenu et des outils de gestion des risques qu'offre le secteur privé afin d'aider à gérer les risques associés à la fluctuation des prix et aux aléas de la production ainsi que d'évaluer l'incidence de ces outils sur la situation financière des exploitations agricoles.
Usages compatibles : Les données seront utilisées pour évaluer les programmes de protection du revenu agricole et le Compte de stabilisation du revenu net.
Normes de conservation et de destruction : Ces données seront conservées pendant une période de sept ans après la fin du sondage (décembre 1999), puis elles seront transférées aux Archives nationales en vue d'une conservation sélective.
No. ADD : Sous révision.
Renvoi au document no. : AAC 1650
Enregistrement (SCT) : 005111
Numéro du fichier : AAC PPU 306

Équipe de prestation des programmes

Loi sur les programmes de commercialisation agricole (LPCA), Programme de paiements anticipés (PPA)
Description : Ce fichier renferme des renseignements au sujet des producteurs et des associations de producteurs qui présentent des demandes en vertu du PPA, du PAP, ou du PAPB ainsi que sur des producteurs qui manquent à leurs engagements dans le cadre du Programme. Ces renseignements comprennent des états bancaires, des rapports de vérification de crédit, les noms et les adresses de producteurs et d'associations de producteurs, les récoltes et le bétail admissibles, les propriétés de la ferme, des renseignements sur l'entreposage des produits, le montant des avances, les paiements, l'échéancier de remboursement, des renseignements sur la vente des produits, des renseignements concernant les programmes gouvernementaux de la gestion des risques de l'entreprise utilisés à des fins de garantie, des décisions judiciaires contre les défaillants, des mesures prises par les groupes de producteurs pour obtenir le paiement, des structures organisationnelles, des descriptions de modes de gestion et de processus organisationnels, des états financiers vérifiés, des modalités de garanties accordées.
Catégorie de personnes : Associations de producteurs et producteurs agricoles à titre individuel.
But : Assurer le remboursement des avances aux prêteurs et aux groupes de producteurs qui distribuent les fonds aux producteurs individuels dans le cadre du PPA, du PAP, ou du PAPB.
Usages compatibles : 1) Les renseignements servent à s'assurer que les conditions de la LCPA, du PAP, ou du PAPB sont respectées et à prendre les mesures nécessaires pour récupérer les sommes versées aux producteurs défaillants. 2) L'information peut aussi être utilisée pour saisir les paiements reçus par des personnes dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Les provinces auraient recours à cette mesure pour percevoir les sommes à recouvrer appartenant au gouvernement fédéral dans le cadre de plusieurs programmes agricoles fédéraux.
Normes de conservation et de destruction : 1) Les dossiers des demandeurs et leurs données sont conservés pour une période de trois années suivant l'exercice au cours duquel le prêt est remboursé. Les dossiers seront ensuite détruits. 2) Les dossiers contenant des renseignements concernant les associations livrant le Programme, les documents connexes au Programme et dossiers de défaut sont conservés pour une période six années suivant l'exercice au cours duquel l'avance est remboursée, jusqu'à la date de la dernière transaction financière ou de la dernière mesure de recouvrement du prêt, l'éventualité la plus tardive étant retenue. Les dossiers sont ensuite envoyés aux Archives nationales à des fins de conservation sélective.
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 00897
Numéro du fichier : AAC PPU 140

Programme de mise en commun des prix - Loi sur les programmes de commercialisation agricole (LPCA)
Description : Ce fichier renferme des renseignements au sujet des personnes qui ont présenté une demande dans le cadre du Programme de mise en commun des prix (LPCA). Ces renseignements comprennent les noms et les adresses des demandeurs, des structures organisationnelles, des descriptions de modes de gestion et de processus organisationnels, des états financiers vérifiés, des stratégies de commercialisation, des données antérieures sur les prix obtenus et les modalités de garanties accordées.
Catégorie de personnes : Offices de commercialisation, associations de producteurs, transformateurs.
But : Prendre des décisions éclairées et uniformes concernant l'admissibilité des demandeurs et l'établissement des garanties de prix.
Usages compatibles : Les renseignements visent à assurer 1) que les conditions de la LPCA sont respectées; 2) la conformité avec les modalités de l'entente de prix conclue avec l'office de commercialisation; 3) la validité des réclamations pour pertes et la bonne décision quant au montant pour lequel le gouvernement est responsable.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période minimale de six ans suivant l'exercice au cours duquel l'entente se termine en ce qui a trait au responsable du paiement. Les dossiers sont ensuite envoyés aux Archives nationales à des fins de conservation sélective
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 004270
Numéro du fichier : AAC PPU 209

Programme canadien d'aide aux agriculteurs victimes de la sécheresse
Description : Ce fichier renferme des dossiers de demande d'aide liée à la sécheresse dans le cadre de ce programme pour la campagne agricole de 1988. Ces renseignements comprennent les noms des producteurs, leur adresse, l'emplacement de leur terrain, leur numéro de la Commission canadienne du blé, le numéro de leur permis d'irrigation et le nom du projet de rétablissement agricole du district ou des Prairies.
Catégorie de personnes : Producteurs de toutes les cultures dans les régions déterminées par le Programme qui ont subi une réduction importante de leurs récoltes en raison de la sécheresse qui a touché l'Alberta, la Saskatchewan, le Manitoba et l'Ontario en 1988.
But : Cette information a été recueillie pour faciliter la mise en œuvre du Programme; pour déterminer l'admissibilité des producteurs et le niveau d'aide qu'ils recevront d'après la formule du Programme; pour émettre les paiements.
Usages compatibles : 1) On se sert de l'information pour déterminer l'admissibilité et le niveau d'aide aux producteurs selon la formule du programme et pour verser les paiements. 2) En vertu de l'article 155 de la Loi sur l'administration financière, les données sont comparées. Le Ministre peut autoriser la retenue de fonds pour recouvrer les montants qui sont dus en vertu de la Loi sur le paiement anticipé des récoltes, de la Loi sur les prêts destinés aux améliorations agricoles, de la Loi sur la stabilisation agricole et de la Loi spéciale canadienne pour les grains. Les possibilités que cette information soit divulguée étaient expliquées dans les conditions et les modalités du Programme et dans les formulaires de réclamation. 3) L'information peut être utilisée pour saisir les paiements versés à des personnes dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Cette activité se déroulerait en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. 4) Les renseignements seront utilisés par les provinces en vertu du Programme d'aide au revenu agricole pour recouvrer les comptes recevables dus au gouvernement fédéral dans le cadre de divers programmes fédéraux d'agriculture.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de six ans suivant la date de la demande d'aide et ils sont envoyés par la suite aux Archives nationales.
No. ADD : Sous révision
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 002584
Numéro du fichier : AAC PPU 182

Programme canadien de la gestion d'entreprise agricole (PCGEA)
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur le PCGEA, y compris l'information nécessaire pour une administration efficace des diverses activités. Le PCGEA est un programme subventionné par Agriculture et Agroalimentaire Canada et dont la mise en œuvre est en général confiée à un organisme provincial qui s'assure de concevoir le matériel de formation ainsi que d'offrir les cours à des demandeurs admissibles en vertu du programme. Les éléments du Programme diffèrent beaucoup d'une province à une autre.
Catégorie de personnes : Producteurs agricoles participant à des cours de formation. Entrepreneurs et experts-conseils employés pour élaborer le matériel et présenter les cours de formation.
But : Ce fichier sert En développent les besoins en matière de gestion agricole et à y répondre, à la fois pour les agriculteurs et pour les entrepreneurs et les experts-conseils retenus pour préparer et présenter les cours de gestion agricole.
Usages compatibles : Le fichier est aussi utilisé pour surveiller la formation en gestion agricole et les services connexes offerts aux producteurs.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers seront conservés pour l'exécution du programme triennal et pour les besoins de vérification et d'évaluation par les organismes responsables de l'exécution, selon les périodes décrites dans les ententes, après quoi ils seront détruits.
No. ADD : En développent
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 002940
Numéro du fichier : AAC PPU 253

Programme canadien de réorientation des agriculteurs (PCRA)
Description : Le fichier fournit des renseignements bien précis, comme le nom des demandeurs, leur adresse, leur numéro d'assurance sociale, leurs personnes à charge ainsi que des critères particuliers liés à l'aspect financier de l'exploitation qui permettront d'établir l'admissibilité au programme. Tous les documents et les dossiers sont gardés en sécurité dans les bureaux du Centre d'emploi du Canada.
Catégorie de personnes : Agriculteurs qui, pour des motifs financiers, doivent abandonner ou ont déjà abandonné l'agriculture et qui essaient d'obtenir de l'aide du Programme canadien de réorientation des agriculteurs.
But : Le formulaire de demande est le document de base pour déterminer si le demandeur est admissible à recevoir de l'aide du Programme canadien de réorientation des agriculteurs, c'est-à-dire une subvention de transition et une aide supplémentaire à la transition. Le numéro d'assurance sociale est demandé dans le cadre du Programme canadien de réorientation des agriculteurs (PCRA), en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, et il sert aussi à vérifier si le demandeur est admissible (s'il reçoit ou non des prestations d'assurance-emploi ou de l'aide sociale). De plus, lorsque le demandeur est jugé admissible au Programme, ce même numéro sert d'identification aux fins de paiement par Approvisionnements et Services Canada ainsi qu'à aviser Agence du revenu du Canada de toute indemnité imposable consentie aux clients du Programme au cours d'une année d'imposition donnée, et des reçus conformes peuvent ainsi leur être remis.
Usages compatibles : Pour les cas qui sont retenus, les dossiers sont gardés dans les Centres d'emploi du Canada. En cas de refus, les dossiers sont transférés à Ottawa, aux bureaux suivants : Développement des ressources humaines Canada et Programme canadien de réorientation des agriculteurs, Direction générale des politiques, Agriculture et Agroalimentaire Canada, ou toutes les demandes refusées sont révisées, les décisions pouvant, dans certains cas, être renversées.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont conservés pour une période d'au moins deux ans après l'abandon des activités agricoles du client. Les Centres d'emploi du Canada gardent les dossiers jusqu'à la fin de la durée du programme, soit le 31 mars 1997, après quoi ils sont envoyés aux Archives nationales.
No. ADD : 2001/007
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 002044
Numéro du fichier : AAC PPU 325

Service de médiation en matière d'endettement agricole (SMMEA)
Description : Le fichier renferme de l'information relative aux agriculteurs insolvables qui ont présenté une demande d'examen de leur situation financière et de médiation en vertu de l'alinéa 5(1)a) ou b) de la Loi sur la médiation en matière d'endettement agricole. Il renferme ce qui suit : le nom et l'adresse de l'agriculteur, sa production principale, les noms de ses créanciers, une estimation de ses dettes et la liste de ses biens. Les dossiers sont gardés sous clé dans les locaux du Service de médiation en matière d'endettement agricole.
Catégorie de personnes : Agriculteurs insolvables.
But : La Loi sur la médiation en matière d'endettement agricole assure aux exploitants agricoles en difficulté financière, qu'ils aient ou non reçu un préavis de réalisation de sûreté, le privilège d'un examen équitable et de médiation par un tiers. Cela comprend la révision des renseignements relatifs à la situation financière de l'agriculteur ainsi que la médiation entre l'agriculteur et ses créanciers dans le but d'aider ces derniers à conclure un arrangement mutuellement satisfaisant. Afin que le Service de médiation en matière d'endettement agricole puisse faire un examen sérieux de la situation financière, l'agriculteur doit fournir une information exacte relativement à sa situation financière. Cette information, qui est fournie sur un état financier agricole, peut également inclure un plan de recouvrement.
Usages compatibles : Des copies de l'état financier agricole (et du plan de recouvrement) sont fournies au médiateur et aux personnes qui participeront à la médiation. Les renseignements servent à l'évaluation des choix de l'agriculteur et aux discussions de médiation avec les créanciers de l'agriculteur. Les renseignements financiers des agriculteurs des provinces de la Saskatchewan et du Manitoba peuvent être fournis, avec le consentement de l'agriculteur, au « Saskatchewan Farm Land Security Board » et au « Manitoba Farm Mediation Board », respectivement, pour aider à leur programme d'examen de l'endettement agricole.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont conservés pour une période de six ans après la date de fermeture du dossier ou la date de la dernière mesure administrative. Les dossiers sont ensuite envoyés aux Archives nationales à des fins de conservation sélective.
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 004008
Numéro du fichier : AAC PPU 227

Information sur les prêts agricoles et sur la commercialisation selon la formule coopérative
Description : Ce fichier comprend le nom et l'adresse de l'emprunteur ; les raisons et le montant du prêt ainsi que d'autres détails d'ordre financier présentés avec les demandes de remboursement pour perte.
Catégorie de personnes : Agriculteurs.
But : Le but de ce fichier est de faciliter la disponibilité du crédit à moyen et à court terme pour aider les agriculteurs à améliorer leur exploitation.
Usages compatibles : Ce fichier sert aussi à assurer la validité des demandes de remboursement pour perte. L'information peut aussi être utilisée pour saisir les paiements reçus par des personnes dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada. Cette activité se déroulerait en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales. Les renseignements seront aussi utilisés par les provinces en vertu du Programme d'aide pour le revenu agricole pour recouvrer les sommes dues au gouvernement fédéral dans le cadre de divers programmes fédéraux d'agriculture.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de six ans suivant l'exercice où ils ont été utilisés pour la dernière fois à des fins administratives, puis ils sont transférés aux Archives nationales à des fins de conservation sélective.
No. ADD : 2001/013
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 00902
Numéro du fichier : AAC PPU 165

Compte de stabilisation du revenu net (CSRN)
Description : Cette banque de données renferme des renseignements fournis par les producteurs, notamment leurs nom et adresse, des données financières, le numéro d'assurance sociale (NAS) ou le numéro de fiducie et le numéro de corporation ou d'entreprise.
Catégorie de personnes : Producteurs agricoles canadiens qui satisfont aux conditions d'admissibilité ou qui se sont inscrits au Programme d'aide au revenu agricole en vertu de la Loi sur la protection du revenu agricole.
But : Les renseignements servent En développent si le producteur est admissible au Programme ou s'il a droit à une aide financière en vertu du Compte de stabilisation du revenu net (CSRN). Le CSRN est un programme volontaire de stabilisation du revenu où le producteur verse un dépôt dans son compte et où les gouvernements fédéral et provinciaux versent une contribution de contrepartie. Le producteur peut retirer de l'argent du compte lorsque son revenu net est faible. Le producteur peut conserver son compte auprès d'une institution financière privée, comme une banque ou une coopérative de crédit. Les renseignements contenus dans cette banque de données sont recueillis annuellement auprès du producteur et des organismes des gouvernements provinciaux qui ont conclu des ententes avec le gouvernement fédéral pour administrer des programmes comme le CSRN, le Programme canadien du revenu agricole (PCRA), le Programme canadien de stabilisation du revenu agricole (PCSRA) ou tout autre programme semblable précisé dans les ententes du Cadre stratégique pour l'Agriculture. La collecte des renseignements est autorisée en vertu de la Loi sur la protection du revenu agricole.
Usages compatibles : 1) Les renseignements peuvent être communiqués aux parties autorisées à aider le Ministère à percevoir les montants versés en trop dans le cadre du CSRN. 2) Avec le consentement du producteur, les données relatives aux dépôts versés par le producteur dans son compte CSRN seront communiquées aux institutions financières. 3) Les données recueillies peuvent être utilisées à des fins de vérification, d'évaluation du programme ou d'administration du PCRA et du PCSRA. 4) Les renseignements peuvent être communiqués au ministère provincial de l'agriculture à des fins de vérification, d'analyse, d'évaluation, d'élaboration de programme et d'administration du CSRN ou de tout programme semblable précisé dans l'entente sur le CSA qui est en vigueur. 5) Les nom et adresse du producteur peuvent être utilisés lorsqu'il y a lieu de faire parvenir de la documentation sur de nouveaux programmes agricoles. 6) Les renseignements obtenus peuvent être utilisés lorsqu'il y a lieu de procéder à un sondage d'opinion de façon régulière. 7) Pour s'assurer de la cohérence des renseignements avec les données fournies à l'Agence des douanes et du revenu du Canada aux fins de l'impôt sur le revenu, un lien avec le NAS ou le numéro fiscal de l'entreprise est exigé. L'utilisation du NAS est autorisée en vertu des articles 10 et 11 de la Loi sur la protection du revenu agricole et de l'article 241(4)(d)(xi) de la Loi sur l'Impôt sur le revenu. 8) L'information peut être utilisée pour saisir les paiements reçus par des producteurs dans le cadre de divers programmes d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, en vertu de la Loi d'aide à l'exécution des ordonnances et des ententes familiales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de sept ans suivant leur dernière utilisation à des fins administratives, puis ils sont transférés aux Archives Nationales du Canada à des fins de conservation sélective.
No. ADD : 2001/008
Renvoi au document no. : AAC 2000
Enregistrement (SCT) : 002929
Numéro du fichier : AAC PPU 183

Bureaux ministériels

Agence canadienne du pari mutuel (ACPM)

Demandes de permis de pari mutuel
Description : Ce fichier renferme de la correspondance, de l'information personnelle soumise par le demandeur; son dossier judiciaire et le schéma de la propriété (administrateurs et fondés de pouvoir en possession de plus de 10 % des actions).
Catégorie de personnes : Administrateurs des hippodromes.
But : Ce fichier est utilisé afin de regrouper des informations utilisées pour l'octroi de permis autorisant les personnes admissibles à exploiter un système de pari mutuel sur les courses de chevaux, conformément à l'article 204 du Code criminel.
Usages compatibles : Ce fichier permet d'accorder aux associations compétentes un permis pour l'exploitation d'un système de pari mutuel et aussi de fixer les dates où seront pris les paris.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période de dix ans à compter de la date de leur création, puis ils sont transférés aux Archives Nationales du Canada à des fins de conservation sélective.
No. ADD : 2001/007
Renvoi au document no. : AAC 8100
Enregistrement (SCT) : 00894
Numéro du fichier : AAC PPU 125

Bureaux administratifs

Banque de demandes sur les services des renseignements au public et sur la question de la qualité du service
Description : Cette banque renferme les coordonnées de personnes, d'associations et d'entreprises qui demandent des renseignements généraux ou qui ont composé le numéro 1-800 d'Agriculture et Agroalimentaire Canada ou de l'Agence canadienne d'inspection des aliments pour des demandes de renseignements.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : Tenir des fichiers administratifs de tous les appels reçus pour s'assurer que tous les demandeurs reçoivent leurs renseignements demandés dans un délai raisonnable.
Usages compatibles : Permettre le suivi avec le demandeur afin d'assurer la qualité du service pour déterminer la rapidité des réponses et pour voir s'il a reçu les renseignements demandés et pour des fins statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les fichiers seront conservés pendant une période de 24 mois suivant la fin de l'exercice au cours duquel les appels ont été reçus, après quoi ils seront détruits.
No. ADD : 96/022
Renvoi au document no. : AAC 1500
Enregistrement (SCT) : 004004
Numéro du fichier : AAC PPU 010

Secrétariats rural et aux coopératives

Initiative du Partenariat rural canadien

Activités centrées sur les collectivités et les citoyens de la division de la Coordination régionale et du Dialogue rural
Description : Cette banque de données renferme les noms et coordonnées de personnes qui ont agi comme participants ou comme observateurs dans le cadre d'activités axées sur les collectivités et les citoyens organisées par le Secrétariat rural à la grandeur du pays. Il s'agit de citoyens des collectivités rurales, éloignées et du Nord; de représentants d'organismes ruraux ou d'organismes axés sur les jeunes; de particuliers du secteur privé et du secteur du bénévolat; de représentants des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, des administrations municipales et des gouvernements autochtones.
Catégorie de personnes : Citoyens des régions rurales, éloignées et du Nord; représentants d'organismes ruraux et d'organismes axés sur la jeunesse; particuliers du secteur privé et du secteur du bénévolat; représentants des gouvernements fédéral, provinciaux et territoriaux, des administrations municipales et des gouvernements autochtones.
But : Les noms, coordonnées (p. ex. adresses postales et de courriel, numéros de téléphone et de télécopieur) et diverses données démographiques sont recueillies aux fins suivantes : (i) faire parvenir des rapports sur les activités axées sur les collectivités et les citoyens; (ii) communiquer à l'avenir avec les personnes ciblées pour répondre aux questionnaires ou sondages; (iii) inviter les gens à participer aux événements et aux activités d'intérêts pour les Canadiens des régions rurales, éloignées et du Nord; et (iv) faire parvenir de la documentation d'intérêts aux Canadiens des régions rurales, éloignées et du Nord, publiées par le Secrétariat rural, d'autres ministères et agences des gouvernements fédéral et provinciaux/territoriaux, et des organismes.
Normes de conservation et de destruction : Les fichiers personnels seront détruits sans délai lorsqu'une personne demande que son nom et ses coordonnées soient retirés de la banque de données.
No. ADD : En développent
Renvoi au document no. : AAC 1000
Enregistrement (SCT) : 005110
Numéro du fichier : AAC PPU 302