Les renseignements personnels sont aussi conservés dans des dossiers classés par sujet. Il n'est donc pas possible d'en extraire l'information d'après l'identification personnelle. Les renseignements personnels conservés sous cette forme consistent en des demandes de publications, de rapports, des demandes de renseignements de nature générale, des demandes de renseignements sur l'APM. Ces renseignements ne peuvent normalement être extraits que si des caractéristiques relatives au sujet sont fournies. La conservation des renseignements personnels sous cette forme est contrôlée au moyen de catégories de dossiers classés par sujet et dans lesquels sont conservés les documents.