Agence des services frontaliers du Canada

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Fonds de renseignements

Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions

Dossiers relatifs aux étudiants du formation des recrues pour les points d'entrée (FORPE)
Description : Le fichier comprend les renseignements personnels préparés par l'étudiant, une copie de tous les examens complétés par celui-ci de même que ses résultats. Le dossier peut contenir à l'occasion des notes manuscrites sur le rendement et le comportement de l'étudiant lors de son séjour au Collège. Le titre et les dates du cours doivent être mentionnés aux fins de consultation du dossier.
Catégorie de personnes : Employé(e)s de l'Agence des services frontaliers du Canada qui participent ou ont participé(e)s à la Formation des recrues pour les points d'entrée.
But : Ce fichier a pour but de tenir à jour l'évolution des étudiants sur ce Programme basé sur le principe de réussite ou échec et sert de référence pour évaluer le rendement des étudiants et faciliter la planification des carrières ainsi que les affectations futures.
Usages compatibles : Aucun.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant 2 ans après la fin du programme, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC OPS 003
Enregistrement (SCT) : 000002
Numéro du fichier : ASFC PPE 801

Enquêtes internes
Description : Ce fichier contient des rapports d'enquête et la correspondance échangée entre les fonctionnaires de l'Agence des services frontaliers du Canada concernant la confirmation ou la réfutation d'allégations contre des employés.
Catégorie de personnes : Employés actuels ou anciens de l'Agence des services frontaliers du Canada et des membres du public qui ont été interviewés au cours des enquêtes.
But : Ce fichier a pour but d'inscrire au registre tous les renseignements concernant toute infraction, alléguée ou soupçonnée envers un employé qui serait en violation de la législation de l'Agence des services frontaliers du Canada ou d'autres lois, qui pourrait être nuisible aux intérêts de l'Agence. Le fichier contient aussi des notes d'entrevues avec les membres du public au cours des enquêtes. Ces renseignements sont utilisés pour déterminer les mesures à prendre, y compris le recouvrement des pertes subies par la Couronne, les mesures disciplinaires contre la personne impliquée ou les poursuites à entreprendre, ainsi que pour appliquer la Loi sur l'administration financière, la politique du Conseil du Trésor sur les Pertes de deniers et infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne, et la politique de l'Agence des douanes et du revenu du Canada sur les conditions d'emploi.
Usages compatibles : Les renseignements que contient ce fichier peuvent être divulgués à la Gendarmerie Royale du Canada, aux organismes d'enquête ou d'exécution de la loi prévue par d'autres lois applicables et au Ministère de la Justice.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans après la fermeture du dossier, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 000004
Numéro du fichier : ASFC PPE 813

Exclusions des préposés à la gestion et à des fonctions confidentielles
Description :Ce fichier contient des renseignements sur les critères d'exclusion de poste, le numéro et le titre du poste, l'endroit où se trouve l'organisation, l'unité de négociation, la date d'entrée en vigueur du statut d'exclusion du poste, le nom de l'employé, le numéro d'identification personnel de l'employé, le niveau et le groupe de l'employé.
Catégorie de personnes : Employés de ASFC qui occupent ou qui ont occupé un poste exclu de gestion ou de confiance.
But : Ce fichier a pour but de maintenir une liste complète de tous les postes exclus de gestion ou de confiance à l'Agence.
Usages compatibles : Aucun.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont retenus jusqu'à ce que le poste perde son statut d'exclusion, après quoi ils sont détruits.
No. ADD :  98/005
Renvoi au document no. :ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 000003
Numéro du fichier : ASFC PPE 812

Fiches de prêt personnel
Description : Ce fichier contient des fiches et des accords écrits qui servent à consigner l'attribution de matériel, en particulier de l'équipement aux employés de l'Agence aux fins d'utilisation en dehors des locaux gouvernementaux.
Catégorie de personnes : Les renseignements se rapportent aux employés de l'Agence des services frontaliers du Canada.
But : Assurer le suivi du matériel et savoir précisément où il se trouve lorsqu'il est utilisé en dehors des locaux gouvernementaux.
Usages compatibles : Aucun.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après la remise de l'article, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 001764
Numéro du fichier : ASFC PPE 806

Fichiers de médiation
Description :Ce fichier contient des renseignements sur des médiations tenues entre employé/es de ASFC. Tous les médiateurs, internes ou externes, remplissent un Rapport de médiation et le font suivre d'une façon privée et confidentielle au Bureau de gestion des différends. L'information est classée dans un dossier placé sous clé et dans une enveloppe scellée qui peut contenir les documents suivants : l'entente à la médiation, les notes du médiateur et l'entente de règlement.
Catégorie de personnes : Les employé/es de ASFC qui ont participé à une session de médiation.
But : Le but de ce fichier est d'assurer une qualité constante et la confidentialité dans le classement des documents de médiation.
Usages compatibles : Les rapports de médiation ne seront utilisés par le personnel du BGD qu'à de fins statistiques et d'assurance de la qualité. Les dossiers de médiation ne seront vus par le personnel du BDG que dans les circonstances suivantes : besoin de contacter les parties par rapport à des activités se rapportant aux cas de médiation ou à des activités de suivi non-reliées aux cas spécifiques, et dans le monitoring des ententes de règlement.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers de médiation sont conservés pendant deux ans après l'achèvement de la médiation et détruits par la suite.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC POE 926
Enregistrement (SCT) : 005106
Numéro du fichier : ASFC PPE 825

Identification interne de l'Infrastructure à clé publique (ICP)
Description : Selon la Politique sur les certificats internes de l'Autorité de certification (AC) de l'ASFC, l'identité des personnes employées par l'ASFC doit être vérifiée avant l'émission des certificats de l'ICP permettant les transactions en ligne sécuritaires. Les renseignements peuvent être recueillis sur support papier ou électronique et peuvent comprendre des renseignements protégés, tels que le nom, le CIDP ou la date de naissance de l'employé. Les renseignements recueillis pour les besoins de l'identification et de l'authentification comprennent le nom de l'employé et l'adresse de courrier SMTP qui sont publiés dans le répertoire X.500.
Catégorie de personnes : Les employés, les entrepreneurs, les rôles organisationnels et les applications de l'ADRC.
But : Les certificats de l'IPC serviront à permettre à tous les employés de l'ASFC de faire du télétravail et d'avoir un système de courrier électronique protégé.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis avant la délivrance des certificats de l'ICP serviront à des fins d'identification et d'authentification seulement.
Normes de conservation et de destruction : Tous les renseignements contenant des renseignements de nature délicate en texte clair sont stockés en vertu de la Politique gouvernementale en matière de sécurité (PGS). La correspondance (entente d'abonnements et autres renseignements d'identification et d'authentification) et les rapports de l'ASFC sont conservés pendant au moins six ans. Tous les renseignements sont classés Protégé B et détruits conformément aux lignes directrices de la GRC.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 004487
Numéro du fichier : ASFC PPE 818

Opérations et questions relatives au personnel
Description : Ce fichier renferme des données qui traitent des enquêtes sur les accusations de fraude, de détournement de fonds, de corruption, d'abus de confiance et d'un usage non acceptable des réseaux électroniques de l'Agence, ou d'inconduite visant des employés de l'Agence des services frontaliers du Canada. L'accès du fichier n'est pas permis sans preuve d'identité ou sans autorisation appropriée.
Catégorie de personnes : Employés de l'Agence des services frontaliers du Canada qui font ou qui ont déjà fait l'objet d'une enquête pour fraude, détournement de fonds, corruption, abus de confiance, usage non acceptable d'un réseau électronique de l'Agence ou d'inconduite.
But : Les renseignements sont consignés afin de pouvoir mener des enquêtes sur les accusations de fraude, de détournement de fonds, de corruption ou d'abus de conduite visant des employés de l'Agence.
Usages compatibles : Aucun.
Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés cinq ans après la fermeture du dossier, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 002026
Numéro du fichier : ASFC PPE 803

Programme de reconnaissance
Description : La banque renferme des renseignements sur le Programme de reconnaissance de l'ASFC. Les renseignements suivants peuvent figurer dans la banque : nom de l'employé; brève description de ses réalisations; groupe, niveau et lieu de travail de l'employé; et le type de prix reçu par l'employé.
Catégorie de personnes : Employés de l'Agence qui ont été mis en nomination pour un prix local, régional ou d'une direction générale, la Médaille pour services distingués des agents de la paix (MSDAP), un certificat de retraite, un Prix pour les années de service, le Prix du Président et tout prix externe.
But : Aider à l'administration du Programme de reconnaissance.
Usages compatibles : Certains bureaux locaux se servent de la banque pour des fins de gestion d'information. Certains dossiers de la banque sont gardés de façon nationale.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers doivent être conservés pendant cinq ans, après quoi ils doivent être archivés.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 003212
Numéro du fichier : ASFC PPE 810

Système de la gestion des activités et coûts
Description : Les renseignements contenus dans ce fichier sont reliés aux activités hebdomadaires accomplies par chacun des employés ainsi que de l'information sur les données de production de l'employé (en terme de temps et de coût) par activité, organisation/budget opérationnel projet/cas, ainsi que des rapports sur la non-conformité et le temps/production non déclarée.
Catégorie de personnes : Les personnes identifiées dans ce fichier sont toutes les employées de l'Agence des services frontaliers du Canada, ainsi que des individus embauchés d'un service contractuel d'emploi.
But : Ce fichier est de maintenir les données d'utilisation de la production, en terme de temps et coûts, pour tous les employés de l'Agence, qu'ils soient indéterminés, termes, occasionnels ou embauchés d'un service contractuel d'emploi. Ce fichier fournit aux gestionnaires et aux systèmes de gestion de l'information, des renseignements au sujet des coûts et du temps de production des employés de l'Agence et des individus embauchés sous contrat à l'aide d'une série de rapports. Un rapport individuel contenant des renseignements sur les activités d'un employé pour l'année courante à ce jour peut être produit sur demande. L'accès ne sera pas permis sans preuve adéquate d'identification et/ou d'autorité.
Usages compatibles : Aucun.
Normes de conservation et de destruction : Les enregistrements contenus dans ce fichier doivent être maintenus pour deux ans.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ASFC NDP 921
Enregistrement (SCT) : 003544
Numéro du fichier : ASFC PPE 811

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