Accidents et demandes d'indemnité
Description : Ce fichier renferme les rapports d'accidents et d'enquêtes et les demandes d'indemnité, le nom et l'adresse des firmes ou des personnes qui réclament des indemnités ou le nom des personnes impliquées dans un accident. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir les nom et adresse, ainsi que la description de l'accident ou les motifs de la demande d'indemnité.
Catégorie de personnes : Grand public et sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur les demandes d'indemnité faites par ou contre la Société, les montants dus à la Société ou réclamés par elle dans les cas de pertes ou de dommages subis ou infligés, d'accidents de véhicules à moteur, de dommages au matériel ou aux biens, de mortalité et de blessures subies par des personnes.
Usages compatibles : Les dossiers servent à des fins de consultation.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers accidents, pertes de vie, blessures à des tiers autres que le personnel, réclamations/dettes exigibles par et contre la Couronne sont détruits cinq ans après règlement selon un critère d'échantillonnage.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00293
Numéro du fichier : PJCCI PPU 125

Acquisitions, ventes, transferts de terrains et d'immeubles
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les descriptions de terrains et d'immeubles, des rapports d'évaluation en vue de l'achat, du transfert et de la vente de terrains et d'immeubles, Ce fichier comprend les offres d'achat ou de vente, le nom et l'adresse des acquéreurs ou des vendeurs, les autorisations d'achat ou de vente, le prix des transactions ainsi que les actes d'acquisition ou de vente. Les dossiers sont classés par transaction avec le nom de l'acquéreur ou du vendeur. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir les nom, adresse et numéro des documents.
Catégorie de personnes : Grand public et sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur l'acquisition ou la vente de propriétés foncières, ainsi que les bâtiments qui peuvent y être situés.
Usages compatibles : Les renseignements servent à des fins de consultation.
Normes de conservation et de destruction : 30 ans après la vente du terrain ou de l'immeuble pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière activité inscrite au dossier. Certains dossiers peuvent être conservés plus longtemps à des fins administratives et légales. Après la période semi-active et selon les besoins de la Société, ces dossiers sont versés aux Archives nationales du Canada.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 004473
Numéro du fichier : PJCCI PPU 180

Baux
Description : Ce fichier renferme des données ayant trait aux terrains à louer, les demandes de location, le nom et l'adresse des personnes ou des firmes locataires, les rapports d'évaluation, la détermination du prix du loyer, de même que le bail signé. Ces dossiers sont classés par numéro de bail avec le nom du locataire apparaissant sur la couverture du dossier. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir les nom, adresse et numéro des documents.
Catégorie de personnes : Grand public, sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur les terrains, bâtiments, locaux de bureau, parcs de stationnement, loués par la Société à titre de locataire ou locateur.
Usages compatibles : Le fichier sert à des fins de consultation.
Normes de conservation et de destruction : 30 ans après l'expiration pourvu que 2 années se soient écoulées depuis la dernière activité inscrite au dossier. Certains dossiers peuvent être conservés plus longtemps à des fins administratives et légales. Après la période semi-active et selon les besoins de la Société, ces dossiers sont versés aux Archives nationales du Canada.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 004472
Numéro du fichier : PJCCI PPU 175

Bulletins de commandes, soumissions
Description : Ce fichier peut contenir les commandes d'articles et de biens, le devis ou une brochure décrivant un ou plusieurs articles, une liste de fournisseurs éventuels, les soumissions des fournisseurs, l'analyse des soumissions reçues, les documents d'attribution des commandes. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir les nom, adresse et numéro de commande.
Catégorie de personnes : Sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur les appels d'offres et l'attribution des commandes d'achats ou de fourniture de marchandises, de matériaux et d'équipement.
Usages compatibles : Servir à des recherches concernant les commandes futures.
Normes de conservation et de destruction : Ces documents sont détruits après sept ans.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00297
Numéro du fichier : PJCCI PPU 145

Comptes clients
Description : Ce fichier renferme le nom et l'adresse des firmes et des personnes, le détail des montants dus et tous les documents comptables à l'appui. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir nom et adresse.
Catégorie de personnes : Grand public et sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur le recouvrement ou le versement des montants dus à la Société.
Usages compatibles : Facturation à des tiers pour la location ou autre utilisation des terrains et structures de la Société ainsi que pour des dommages causés à nos structures.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant sept ans. Ils sont détruits après cette période.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00295
Numéro du fichier : PJCCI PPU 135

Comptes fournisseurs
Description : Ce fichier renferme le nom et l'adresse des firmes et des personnes, les factures pour services rendus ou les produits vendus, les montants dus et tous les documents comptables à l'appui. L'original des Comptes fournisseurs et les documents à l'appui sont classés par nom de fournisseurs et de personnes. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir nom, adresse et date du compte.
Catégorie de personnes : Grand public, sociétés et employés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur le règlement des comptes dus aux firmes et aux personnes qui ont rendu des services ou vendu des produits à la Société ou sur le versement des avances et le remboursement de frais de voyage aux employés de la Société.
Usages compatibles : Justifier le paiement des factures des fournisseurs, dépenses, frais et réclamations et autres déboursés et émettre les chèques ou les remboursements nécessaires à des fins de planification, de budgétisation et de vérification.
Normes de conservation et de destruction : La période de conservation des pièces justificatives originales des Comptes fournisseurs et des documents à l'appui est de sept ans. Les dossiers sont détruits après cette période.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00294
Numéro du fichier : PJCCI PPU 130

Contrats d'achat d'équipement et de matériaux divers
Description : Ce fichier sert à contenir une estimation du coût total de l'équipement, les commandes et le devis, les appels d'offres, une liste de soumissionnaires éventuels, les soumissions présentées par les fournisseurs, l'analyse des soumissions reçues, les documents d'attribution des contrats, le contrat d'achat signé par l'entrepreneur et la Société, la correspondance et les pièces du règlement du contrat. Le classement se fait par numéro de contrat, suivi d'une brève description du contrat apparaissant sur la couverture du dossier. Les personnes désirant consulter le fichier doivent fournir les noms, adresse et le numéro de document appropriés.
Catégorie de personnes : Sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur les appels d'offres et l'attribution des contrats visant la fourniture de matériaux et d'équipement.
Usages compatibles : Servir à des fins de recherche concernant de futurs contrats d'achat.
Normes de conservation et de destruction : Les contrats d'achat sont conservés toute la durée de vie de l'équipement plus sept ans. Les dossiers sont détruits après cette période.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00273
Numéro du fichier : PJCCI PPU 025

Contrats d'entretien majeur (construction, réparations, services-conseils)
Description : Ce fichier peut contenir une estimation du coût total du projet, les documents d'appels d'offres, une liste de soumissionnaires éventuels, les soumissions présentées par les fournisseurs, l'analyse des soumissions reçues, les documents d'attribution des contrats, le contrat signé, la correspondance et les pièces du règlement du contrat. Le classement se fait par numéro de contrat, suivi d'une brève description apparaissant sur la couverture du dossier. Les personnes qui désirent consulter ce fichier doivent fournir les nom et adresse, numéro et description du contrat.
Catégorie de personnes : Sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur les appels d'offres et l'attribution des contrats de travaux de construction, de réparations et de services-conseils dans le cadre de travaux majeurs.
Usages compatibles : Servir à des fins de recherche concernant de futurs contrats de travaux.
Normes de conservation et de destruction : Documents légaux - 20 ans. Documents techniques - 20 ans. Réunions - 10 ans. Documents financiers - 10 ans. Correspondance générale – cinq ans. Certains documents légaux et techniques essentiels à chaque contrat sont conservés indéfiniment à des fins de recherche pour de futurs travaux. Après la période semi-active et selon les besoins de la Société, ces dossiers sont versés aux Archives nationales du Canada.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00298
Numéro du fichier : PJCCI PPU 150

Contrats d'entretien régulier, d'opération et de services professionnels
Description : Ce fichier peut contenir une estimation du coût total du projet, les documents d'appels d'offres, une liste de soumissionnaires éventuels, les soumissions présentées par les fournisseurs, l'analyse des soumissions reçues, les documents d'attribution des contrats, le contrat signé, la correspondance et les pièces du règlement du contrat. Le classement se fait par numéro de contrat, suivi d'une brève description du contrat apparaissant sur la couverture du dossier. Les personnes qui désirent consulter ce fichier doivent fournier le nom et adresse, numéro et description du contrat.
Catégorie de personnes : Grand public et sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur les appels d'offres et l'attribution des contrats d'entretien régulier tels entretien du gazon, balayage de la chaussée, équipe de travail, surveillance des équipes de travail, déneigement et salage, réparations locales de pavage, remplacement des glissières de sécurité, nettoyage des joints d'expansion et des structures. Contrats d'opération tels marquage de la chaussée, remorquage et dépannage de véhicules, signalisation des voies et feux de voies, télésurveillance, services policiers. Contrats de services professionnels tels services-conseils, services juridiques, de communications, de vérification, de laboratoire, d'informatique et bureautique, d'édition et de production graphique.
Usages compatibles : Servir à des fins de recherche concernant de futurs contrats.
Normes de conservation et de destruction : Documents légaux – sept ans. Documents techniques - 20 ans. Réunions – sept ans. Documents financiers – sept ans. Correspondance générale – sept ans. Certains documents légaux et techniques essentiels à chaque contrat sont conservés indéfiniment à des fins de recherche pour de futurs travaux. Après la période semi-active et selon les besoins de la Société, ces dossiers sont versés aux Archives nationales du Canada.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00299
Numéro du fichier : PJCCI PPU 155

Fournisseurs
Description : Ce fichier renferme des lettres de sollicitation, le nom et l'adresse des firmes et des personnes ainsi que les données ou la documentation décrivant les services ou les produits offerts par le fournisseur. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir nom et adresse.
Catégorie de personnes : Grand public et sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les dossiers sur les Fournisseurs de services ou de produits.
Usages compatibles : Ce fichier sert à sélectionner les Fournisseurs.
Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont détruits après cinq ans.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 00296
Numéro du fichier : PJCCI PPU 140

Permis
Description : Ce fichier renferme des données sur les Permis, le nom et l'adresse de la personne ou de la firme qui accorde ou obtient ce Permis, la détermination des redevances, de même que le Permis. Ces dossiers sont classés par numéro de Permis, le nom du concessionnaire apparaissant sur la couverture du dossier. Les personnes qui désirent consulter le fichier doivent fournir les noms, adresse et numéro des documents.
Catégorie de personnes : Grand public, sociétés.
But : Ce fichier sert à conserver les données sur l'octroi des Permis pour ou par la Société notamment en ce qui concerne l'usage à des fins de drainage, ou au passage de lignes électriques, téléphoniques ou de canalisations.
Usages compatibles : Les renseignements servent également à des fins de consultation.
Normes de conservation et de destruction : 30 ans après l'expiration pourvue que 2 années se soient écoulées depuis la dernière activité inscrite au dossier. Certains dossiers peuvent être conservés plus longtemps à des fins administratives et légales. Après la période semi-active et selon les besoins de la Société, ces dossiers sont versés aux Archives nationales du Canada.
No. ADD : 98/027
Renvoi au document no. : PJCCI CHJ 001, PJCCI HM 002, PJCCI TM 003 et PJCCI ES 004
Enregistrement (SCT) : 004471
Numéro du fichier : PJCCI PPU 170