Service de l'approvisionnement
Au cours de la mise en œuvre des programmes et des activités du service de l'Approvisionnement, il peut s'accumuler des renseignements personnels qui n'entrent pas dans les fichiers particuliers spécifiés sous la présente rubrique. Ces renseignements personnels apparaissent dans des dossiers de biens de surplus, renfermant des données sur la disposition de matériaux et d'équipement excédentaire, notamment la déclaration de biens de surplus, l'emplacement de ces biens, y compris la description des biens, le nom et l'adresse des acquéreurs, les documents de vente pertinents qui sont emmagasinés en tant qu'éléments du fichier- matières général duquel il n'est généralement pas possible d'extraire les documents à l'aide du nom de la personne ou d'autres renseignements personnels d'identification. Les renseignements personnels ne sont généralement repérables que si des indications précises concernant le numéro de la déclaration de biens de surplus et une description de ces biens sont fournies. La période de conservation des dossiers de biens de surplus est de cinq années après la disposition des effets.

Documents administratifs d'ordre général
Cette catégorie de renseignements inclut la correspondance d'organismes externes ainsi que de particuliers, sous forme de demandes de renseignements, de plaintes, de commentaires et de suggestions relatifs aux activités de la Société. Les renseignements personnels de cette catégorie peuvent comprendre le nom et l'adresse postale du requérant, son numéro de téléphone et/ou son adresse courriel. Les renseignements personnels de ce type sont classés dans des dossiers "sujets" et ne sont récupérables que si des détails précis comme le nom, le sujet et la date de la correspondance sont fournis. La durée de conservation de ces documents varie selon les délais de conservation établis pour chaque type de documents.