Société canadienne des postes

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Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions

Administration des pensions
Description : Le fichier sur le Régime de retraite agréé de la Société canadienne des postes (RRASCP) contient des données sur les caractéristiques démographiques et la situation d'emploi des employés et des personnes retraitées couverts par le RRASCP, notamment : date d'admissibilité à la pension, nombre d'années ouvrant droit à pension, numéro d'identification, date de naissance, sexe, état civil, date du changement d'état civil, adresse et numéro de téléphone du domicile, indicateur d'unité de négociation, catégorie d'emploi, salaire de base, allocations cotisables, chronologie d'embauche, date et motif de cessation d'emploi, montant des retenues aux fins de contribution, base des gains annuels cotisables, durée de la semaine de travail, statut de l'employé, liste de paie, information sur les retenues salariales, y compris l'état de tiers-saisi s'il y a lieu, renseignements bancaires, adresses postales des personnes retraitées et des survivants, crédits et retenues fiscaux. Le numéro d'assurance sociale y est également consigné aux fins d'identification légale lors de la production des formulaires fiscaux appropriés.
Catégorie de personnes : Il existe des dossiers et des données sur toutes les personnes au service de Postes Canada qui sont membres du RRASCP ou sont retraitées. Les personnes qui désirent avoir accès à leur dossier sont invitées à composer le numéro suivant sans frais : 1 877 480-9220.
But : Calculer, autoriser et verser les prestations de retraite à tous les membres du RRASCP et à leurs survivants.
Usages compatibles : Administrer, maintenir et verser les prestations d'employés et de retraités prévues par le régime, y compris les prestations de conjoint et les prestations de survivant, le partage des prestations à la suite de la rupture du mariage, les prestations de pension rachetée, les facteurs d'équivalence pour l'établissement des feuillets T4, les facteurs d'équivalence rectifiés pour l'établissement des feuillets T10, les facteurs d'équivalence pour services passés, le relevé personnel des prestations de retraite et le calcul du manque à contribuer éventuel de l'employé. Les données du fichier peuvent également être utilisées à des fins d'établissement de rapports statistiques et de feuilles de données destinées à aider à l'administration du régime.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés en permanence.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCP HR 24
Enregistrement (SCT) : 005246
Numéro du fichier : SCP PPE 885

Affaires juridiques
Description : Ce fichier contient des documents sur les réclamations potentielles ou réelles déposées par la Société ou contre elle, les contrats et les ententes, les arbitrages, les mémoires, les avis et les conseils juridiques et sur d'autres questions juridiques concernant la Société. Précisons que des copies des avis et d'autres documents juridiques peuvent aussi être versées dans d'autres fichiers de renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Employés actuels de la Société et les employés qui l'ont quittée et qui sont visés par des questions juridiques.
But : Le présent fichier réunit des documents portant sur des avis et des conseils juridiques fournis à la Société et des documents ayant valeur juridique de représentation pour celle-ci.
Usages compatibles : Les documents servent à fournir des avis et des conseils juridiques à la Société et à représenter la Société et à protéger ses intérêts.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pour une période de 10 ans suivant l'année d'expiration du contrat ou de la cession de la propriété, avant d'être détruits. Les réclamations déposées par la Société ou contre elle, les jugements arbitrés et les documents connexes sur les questions juridiques sont conservés pendant 21 ans suivant l'année du règlement. Les mémoires (source de jurisprudence), les avis et les conseils juridiques sont conservés pendant 100  ans après que la cause a été jugée, puis ils sont détruits.
No. ADD : 97/020
Renvoi au document no. : SCPSEC 3
Enregistrement (SCT) : 002078
Numéro du fichier : SCP PPE 827

Aide aux employés
Description : Le Programme d'aide aux employés des Services à la famille (PAESF) de Postes Canada est un service donné à contrat. Tous les renseignements sont conservés au bureau du PAESF. Postes Canada ne possède aucun fichier ayant trait au Programme d'aide aux employés. Les Services à la famille peuvent conserver la gestion de ces dossiers sous forme imprimée et électronique. Les personnes qui désirent avoir accès aux renseignements sur leur compte sont encouragées à faire directement affaire avec les Services à la famille en composant le 1 800 668-9920.
Catégorie de personnes : Un document est constitué lorsqu'un employé communique avec le service de soutien clinique en composant le 1 800.
But : Le PAE est un programme confidentiel fondé sur la participation volontaire des employés de Postes Canada et des membres de leur famille immédiate et qui peut aider à régler les problèmes personnels ou ceux liés au travail, ainsi que les défis quotidiens de la vie, grâce à des soins et des conseils professionnels.
Usages compatibles : Les documents servent à apporter de l'aide aux employés et à leur assurer un suivi sérieux au moyen notamment de services de consultation et de l'aide dans l'élaboration de programmes d'éducation préventive et de formation en fonction de la fréquence d'apparition de certains problèmes présentés, ainsi qu'à des fins d'évaluation des programmes. Précisons que les agents de référence ne portent pas de diagnostic et qu'aucun renseignement personnel n'est divulgué par ces agents à un tiers sans l'obtention préalable du consentement de l'intéressé.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers du PAESF sont conservés pendant au moins 7 ans.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 8
Enregistrement (SCT) : 001354
Numéro du fichier : SCP PPE 811

Cas de responsabilité financière
Description : Ce fichier réunit notamment les renseignements suivants : titre de poste, lieu de travail, rapports de crédit occasionnels, rapports d'enquête sur les pertes, témoignages, avis juridiques concernant le traitement des cas, décisions rendues par les comités et information de suivi (par exemple, sur le recouvrement, le paiement, les poursuites, saisies et autres procédures judiciaires). (Les documents juridiques peuvent être classés au fichier Dossiers individuels sur le personnel ainsi qu'au fichier Affaires juridiques, SCP PPE 827.)
Catégorie de personnes : Employés de Postes Canada ayant subi des pertes financières réelles ou soupçonnées.
But : Le présent fichier a pour but d'aider les comités d'étude sur la responsabilité financière qui examinent les pertes subies par la Société, et de faciliter le recouvrement de sommes dues à la Société.
Usages compatibles : Les documents servent à corriger les situations qui ont entraîné des pertes financières à la Société, qu'il s'agisse de recouvrer des fonds ou de prendre les mesures nécessaires pour éviter que la situation ne se reproduise.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant six années financières suivant l'année du recouvrement de la dette ou de la radiation de la perte, puis ils sont détruits. L'élimination des documents connexes figurant aux fichiers de renseignements susmentionnés se fait conformément aux normes de conservation qui leur sont applicables.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 16
Enregistrement (SCT) : 001763
Numéro du fichier : SCP PPE 818

Comptes fournisseurs
Description : Ce fichier réunit les documents suivants : réclamations, autorisations, rapports de dépenses, reçus, demandes de chèque, avances, instructions relatives aux dépôts, correspondance et autres pièces justificatives visant le remboursement de dépenses et de frais, le règlement de réclamations et d'autres paiements. Des documents sur les opérations se trouvent aussi dans le fichier informatisé Comptes fournisseurs. Précisons que les documents de règlement de frais et les documents connexes relatifs aux mutations et aux réinstallations sont conservés dans le fichier Réinstallation (SCP PPE 816). Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser s'ils sont des employés, des entrepreneurs ou des réclamants et fournir des détails sur le paiement (endroit, nature et dates).
Catégorie de personnes : Employés de la Société qui demandent un remboursement pour des frais de déplacement et de logement, des frais d'inscription à des cours, d'indemnité de poste isolé et des cotisations à des associations, des récompenses et des montants à titre gracieux et d'autres frais divers qui sont accordés aux employés.
But : Ce fichier sert à payer les avantages financiers aux employés.
Usages compatibles : Les documents servent à justifier le paiement des dépenses, frais et réclamations et autres déboursés susmentionnés et à émettre les chèques nécessaires; à des fins de planification, de budgétisation et de vérification.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant six années suivant l'année où les frais ont été engagés, puis ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP SM 5
Enregistrement (SCT) : 001337
Numéro du fichier : SCP PPE 820

Conflits d'intérêts
Description : Ce fichier réunit des renseignements sur les conflits d'intérêts et, à l'occasion, des rapports confidentiels, des rapports financiers, des rapports sur les activités extérieures des employés et des rapports d'enquêtes portant sur les conflits d'intérêts réels et potentiels, de même que toute la correspondance s'y rattachant. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser leur nom, et leur lieu de travail.
Catégorie de personnes : Tous les employés de Postes Canada, ainsi que ceux qui l'ont quittée récemment, qui sont impliqués dans des conflits d'intérêts réels ou potentiels.
But : Le présent fichier sert à la mise en œuvre de la politique sur les conflits d'intérêts.
Usages compatibles : Les documents servent à déterminer l'existence de conflits d'intérêts, et, le cas échéant, à aider la prise d'une décision, que ce soit une mutation, des mesures disciplinaires ou la cessation d'emploi.
Normes de conservation et de destruction: Les documents sont conservés pendant les deux années suivant la cessation d'emploi ou la fin du conflit, réel ou potentiel, puis ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 7
Enregistrement (SCT) : 002156
Numéro du fichier : SCP PPE 814

Contrôles de la fiabilité
Description : Ce fichier réunit des vérifications d'identité relatives aux casiers judiciaires et, le cas échéant, des empreintes digitales, des casiers judiciaires, des recommandations, des jugements, des appels et des documents connexes. Des renseignements sommaires peuvent aussi exister sous forme électronique dans les modules Gérer – Opérations de candidature et Vérification de sécurité des Systèmes, applications et produits (SAP). Les personnes qui désirent avoir accès au fichier doivent préciser le lieu de travail et les dates d'emploi.
Catégorie de personnes : Employés actuels et éventuels de la Société qui n'ont pas de cote de sécurité, mais dont il faut contrôler la fiabilité en raison de l'accès facile qu'ils ont au courrier, à des fonds et à d'autres biens de valeur.
But : Le présent fichier vise à garantir la sécurité des employés et des biens de la Société et de tout le courrier en cours de transmission.
Usages compatibles : Les documents servent à déterminer la fiabilité d'une personne. Des renseignements d'identité peuvent être divulgués à la GRC pour vérifier si les personnes en question ont un casier judiciaire.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant les six années suivant celle où les services de l'employé ont pris fin ou qu'il a démissionné ou a pris sa retraite, puis ils sont détruits. Sur réception d'un avis d'octroi de grâce, le casier judiciaire est immédiatement détruit.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP CS 8
Enregistrement (SCT) : 001363
Numéro du fichier : SCP PPE 822

Contrôles sécuritaires
Description : Ce fichier réunit, entre autres, les documents suivants : antécédents personnels, vérifications d'identité relatives aux casiers judiciaires, certificats de contrôle sécuritaire et, le cas échéant, empreintes digitales, casiers judiciaires, résumés des décisions défavorables d'enquêtes de la GRC et du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), appels, mises à jour, révocations et pardons, et documents connexes. Des renseignements sommaires peuvent aussi exister sous forme électronique dans les modules Gérer – Opérations de candidature et Vérification de la sécurité des Systèmes, applications et produits (SAP). Ces données comprennent le nom, la cote de sécurité accordée et celle requise par le poste, et indiquent si cette dernière doit être renouvelée. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le lieu de travail et les dates d'emploi.
Catégorie de personnes : Employés de la Société qui occupent ou sont sur le point d'occuper certaines fonctions qui donnent accès à des biens financiers ou autres, et à des renseignements et des systèmes de nature délicate.
But : Le présent fichier est une source d'information servant à déterminer la fiabilité des employés qui occupent ou pourraient occuper des fonctions comportant des risques à la sécurité.
Usages compatibles : Les documents servent à déterminer la cote de sécurité, et à étayer les décisions concernant les mutations, les promotions et les cessations d'emploi. Les imprimés informatisés mensuels servent à vérifier si la cote de sécurité des personnes correspond à celle que commandent leurs fonctions. Une note sur la cote de sécurité peut être versée au fichier Dossiers individuels sur le personnel. Les détails des enquêtes de la GRC et du SCRS sont versés, s'il y a lieu, au fichier Contrôles sécuritaires des deux organismes.
Normes de conservation et de destruction : Les documents écrits sont conservés pendant six ans après la date de cessation d'emploi, avant d'être détruits. Les dossiers criminels sont détruits sur réception d'un avis d'octroi de grâce.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP CS 9
Enregistrement (SCT) : 001362
Numéro du fichier : SCP PPE 821

Demandes de règlement aux commissions des accidents du travail
Description : Ce fichier contient divers types de renseignements : rapports d'enquête sur les accidents et les blessures ou maladies professionnelles; demandes présentées aux commissions des accidents du travail et correspondance et formulaires connexes; opinions juridiques occasionnelles; dossiers et correspondance sur les demandes de consultations et les résultats. Certains renseignements médicaux peuvent également être conservés, notamment sur les blessures et maladies non liées au travail. Il existe également certains dossiers automatisés au Système informatisé de données sur les accidents (SIDA). Le SIDA contient certaines données de base (âge, sexe, etc.) sur les employés ayant subi des blessures, ainsi que sur le lieu, la nature, la cause et la gravité des accidents et les coûts directs et indirects associés.
(Nota : Les renseignements concernant les accidents impliquant des véhicules de la Société ou concernant les demandes de règlement présentées par la Société ou contre elle et qui n'ont pas rapport avec les commissions des accidents du travail sont conservés au fichier Gestion du parc de véhicules, SCP PPE 825, et Réclamations - Gestion du risque, SCP PPE 819 respectivement). Ce fichier contient en outre le numéro d'assurance sociale lorsque la Commission des accidents du travail pertinente l'exige. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le lieu de travail, ainsi que la date, le lieu et les détails de l'accident ou de la blessure. Il existe aussi une banque de données nationale de CAT qui reflète tous les coûts chargés à la SCP par DRHC.
Catégorie de personnes : Employés de la Société ayant subi des blessures ou un accident au travail ou qui ont présenté un rapport d'accident ou une demande de règlement aux commissions des accidents du travail.
But : Appuyer les programmes des commissions des accidents du travail.
Usages compatibles : Ces documents servent à aider les employés à faire face à leurs problèmes médicaux et à éviter qu'ils ne s'aggravent par des interventions pertinentes, l'éducation à la santé et des conseils professionnels; à autoriser les congés et le versement des prestations (y compris les prestations et congés médicaux payés par les CAT et les services de réadaptation professionnelle) qui ont trait aux blessures et maladies liées au travail; à faciliter le traitement des demandes de règlement présentées aux commissions des accidents du travail provinciales et l'administration des prestations d'invalidité et des congés pour blessure au travail (le SIDA et la banque de données de CAT servent au règlement des réclamations et au redressement des comptes); à préciser les conditions auxquelles les employés soumis à certains risques professionnels ou atteints d'une maladie ou invalidité sont capables de continuer à travailler, ce qui comprend le retour au travail; à fournir toute information utile à des fins de prévention des accidents et de protection de la santé et à traiter les griefs et appels relatifs à la santé professionnelle, à la sécurité et à l'environnement (voir Griefs et arbitrages, SCP PPE 813). Ces documents facilitent également l'étude et la correction des conditions de travail susceptibles d'entraîner des maladies et des blessures, par exemple par la préparation de programmes préventifs fondés sur la fréquence de certaines maladies ou blessures. Certains renseignements peuvent servir à des études épidémiologiques et peuvent être transmis aux commissions des accidents du travail, à Développement des ressources humaines Canada, aux médecins traitants et aux représentants d'unités de négociation, afin de faciliter l'administration des demandes de règlement. On transmet des renseignements restreints à Transports Canada, par exemple, en ce qui a trait aux déversements accidentels de produits chimiques par des employés de la Société.
Normes de conservation et de destruction : Les documents écrits sont conservés pendant 100 ans suivant l'exercice au cours duquel a eu lieu la dernière blessure. Les données du SIDA sont confiées aux Archives nationales du Canada deux ans après le retour au travail de l'employé.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 34
Enregistrement (SCT) : 003159
Numéro du fichier : SCP PPE 845

Dossiers individuels sur le personnel
Description : Ce fichier contient des documents tels que les lettres d'autorisation (prime de rendement, prime de bilinguisme, rémunération intérimaire, formulaires de dotation), les demandes d'adhésion à la protection d'assurance maladie et d'assurance dentaire, les formulaires de choix d'options à la retraite, les demandes de prestations d'assurance invalidité ainsi que les données concernant les indemnités, les primes et les cessations d'emploi. Les autres documents à l'appui comprennent notamment les noms des personnes à charge aux fins des régimes de soins médicaux et de soins dentaires, les copies d'extraits de naissance, de certificats de mariage / séparation / divorce, les procurations et renseignements de succession tels que les noms des bénéficiaires. Certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans le cadre du système de Gestion des ressources humaines et administration des avantages sociaux et des Systèmes, applications et produits (SAP). (Nota : Des copies de dossiers relatifs aux indemnités, primes, préalables et cessations d'emploi peuvent aussi être conservés au volet « Rémunération » du fichier Dossiers individuels des employés.)
Nota : Avantages sociaux.
Catégorie de personnes : Employés actuels ou ayant récemment cessé de travailler à la Société canadienne des postes et qui ont le droit de recevoir des prestations prévues par les régimes d'avantages pour employés ou retraités.
But : Appuyer l'administration des avantages sociaux et le paiement de certaines indemnités auxquels les employés ont droit.
Usages compatibles : Les documents sont utilisés pour fournir l'information nécessaire à la gestion des avantages sociaux à la Société canadienne des postes. L'information est partagée avec le Régime de retraite de Postes Canada (en ce qui concerne l'administration des pensions), le fournisseur du RER collectif, s'il y a lieu, et les fournisseurs des régimes collectifs de soins médicaux. Elle est également utilisée aux fins du traitement des demandes de prestations d'invalidité et pour déterminer les dates de service continu qui serviront au calcul de la prime de départ.
Normes de conservation et de destruction : Deux ans après l'année au cours de laquelle l'employé a quitté, les dossiers sont transférés aux Archives nationales du Canada et détruits au moment où l'employé atteint l'âge de 80 ans (sous réserve qu'il se soit écoulé deux ans depuis le dernier usage administratif).
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 11
Enregistrement (SCT) : 001346
Numéro du fichier : SCP PPE 802

Dossiers individuels sur le personnel
Description : Ce fichier, également appelé fichier de« Gestion des ressources humaines – Employé », contient les évaluations du rendement (pour le personnel cadre et exempt et les employés membres de l'AFPC et de l' AOPC), les renseignements concernant la dotation, les lettres d'offre, les évaluations pendant la période de probation, les curriculum vitae, les diplômes, les attestations de formation, les résultats d'examens, les documents relatifs à l'examen des connaissances sur les langues officielles, les lettres de discipline, les prix (par exemple, Bravo! et en matière de Service Excellence), les lettres de témoignages d'appréciation, la documentation des problèmes d'assiduité et de gestion du temps, les profils d'employés, les formulaires de perfectionnement professionnel et autres renseignements comme le numéro d'employé, le titre du poste, le lieu de travail, le numéro de concours et la catégorie linguistique. Certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans les modules Perfectionnement du personnel et Gestion du personnel des Systèmes, applications et produits (SAP). Ce fichier contient, entre autres, les renseignements personnels suivants : objectifs de rendement, examens des compétences, plans de formation et de perfectionnement, évaluations de fin de semestre, rapports de période d'essai, plans d'amélioration et évaluations de fin d'année ainsi que les résultats de tests.
Nota : Carrières.
Catégorie de personnes : La plupart des employés actuels ou ayant récemment quitté Postes Canada. (Les dossiers de carrière n'existent pas encore dans certaines régions ou pour les membres de certaines unités de négociation).
But : Appuyer le développement de la carrière de chaque employé.
Usages compatibles : Les dossiers sont utilisés : à l'appui de fonctions du personnel comme la structure organisationnelle, la dotation, la planification et le perfectionnement des ressources humaines, les évaluations du rendement, la formation, les relations du travail, les promotions, la planification de la relève, les mutations, les rétrogradations et les cessations d'emploi; pour mener les entrevues visant la discipline ou les problèmes d'assiduité; et pour faciliter la supervision des employés (les superviseurs contribuent et ont accès aux données sur les employés qui relèvent de leur compétence ainsi qu'aux données sur les employés qui sont admissibles à un poste au sein de leur unité de travail).
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pour 10 ans suivant la fin de l'emploi auprès de Postes Canada, puis détruits. Les évaluations du rendement sont conservées pendant 10 ans après l'année de leur établissement, sous réserve des dispositions connexes des conventions collectives.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 12
Enregistrement (SCT) : 003546
Numéro du fichier : SCP PPE 808

Dossiers individuels sur le personnel
Description : Ce fichier contient notamment des lettres d'autorisation, des renseignements aux fins des formulaires T4 et sur les retenues d'impôt, les données pour le virement automatisé, les cotisations syndicales, les déductions relatives au Régime de pensions du Canada ou du Régime de rentes du Québec, les rabais, le régime d'épargne et, s'il y a lieu, les renseignements concernant les indemnités, les primes, les préalables, les paiements en trop, la cessation d'emploi et les formulaires de congés relatifs aux demandes de prestations aux commissions des accidents du travail. Certaines des données ont été informatisées et versées dans les systèmes de Ceridian, dans notre système interne de gestion des requêtes des employés (balayage) et dans les Systèmes, applications et produits (SAP). (Nota : Les copies des lettres d'autorisation, des formulaires d'inscription, des renseignements des feuillets TD1 et des dossiers relatifs aux indemnités, aux primes d'encouragement, aux préalables et à la cessation d'emploi sont aussi versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel (Avantages sociaux), SCP PPE 802. Le fichier contient également le numéro d'assurance sociale, qui est requis par l'Agence du revenu du Canada, Ressources humaines et Développement des compétences Canada et d'autres organismes créés par une loi. Les employés qui désirent avoir accès à ce fichier doivent indiquer le lieu d'emploi et les dates souhaitées et préciser s'ils recherchent des dossiers de paie particuliers ou des renseignements sur la paie.
Nota : Rémunération.
Catégorie de personnes : Tous les employés à l'emploi de Postes Canada ou l'ayant quittée récemment.
But : Fournir la documentation nécessaire à l'appui des versements de salaires et d'avantages financiers aux employés.
Usages compatibles : Les dossiers servent à fournir les renseignements nécessaires aux fonctions de paie et d'administration des salaires et des avantages sociaux au sein de Postes Canada, notamment : calculer la paie, émettre les chèques des employés et répondre aux demandes de renseignements de ceux-ci concernant leur rémunération; permettre la vérification et le rapprochement des comptes de paie, pour régler, par exemple, les cas de paiements en trop, et fournir d'autres données sur la paie et les présences à la direction aux fins d'analyses coûts-bénéfices, de négociations collectives, de budgétisation, etc. Les renseignements contenus dans ce fichier sont partagés avec le régime de retraite de la SCP (administration des pensions), avec l'Agence du revenu du Canada (revenus et retenues), les commissions provinciales d'accidents du travail ainsi qu'avec les organismes provinciaux d'assurance-maladie. Ils sont également partagés avec Ressources humaines et Développement des compétences Canada, notamment en ce qui concerne les cessations d'emploi, conformément à la Loi sur l'assurance-emploi et aux règlements connexes. Enfin, les dossiers de ce fichier servent aussi à traiter les demandes d'indemnisation d'invalidité et d'accident du travail (SCP PPE 845) ainsi que les plaintes et les griefs relatifs à la paie (SCP PPE 813).
Normes de conservation et de destruction : Deux ans suivant l'année de la cessation d'emploi, ces dossiers sont transmis aux Archives nationales du Canada et sont détruits lorsque l'employé atteint l'âge de 80 ans (pourvu qu'une période de deux ans se soit écoulée après le dernier usage administratif). Les dossiers cumulatifs annuels de l'Association canadienne des maîtres de poste et adjoints sont conservés pendant deux ans. Les données du Système national de déclaration des paiements en trop sont conservées pendant six ans après le dernier usage administratif.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 13
Enregistrement (SCT) : 002010
Numéro du fichier : SCP PPE 815

Dossier de santé du personnel
Description : Ce fichier contient tous les renseignements consignés, générés, acquis ou utilisés dans la prestation de services de santé professionnelle, de gestion de cas d'invalidité et de réadaptation aux employés de Postes Canada, notamment : les documents d'attestation contenant des renseignements médicaux confidentiels, les évaluations de la capacité au travail (ou l'équivalent), les déclarations de médecins traitants, les rapports médicaux, le consentement à la communication de renseignements, la correspondance avec les fournisseurs de soins de santé, les notes sur la gestion des cas, la correspondance relative à l'acquisition de renseignements médicaux, les évaluations des capacités fonctionnelles, les plans d'intensification des tâches, les rapports de recommandations et de règlement des dossiers ainsi que la correspondance s'y rapportant, les plans de réadaptation et les listes de vérification, les rapports des spécialistes et des conseillers, les analyses des exigences physiques, les rapports médicaux spéciaux sur l'exposition aux risques professionnels. Certains renseignements touchant la santé du personnel peuvent également être conservés, par exemple les évaluations de la condition physique et du mode de vie. Certains renseignements peuvent être conservés sur support informatique. Remarque : Certains dossiers de consultation peuvent aussi se trouver dans le fichier Griefs et arbitrages SCP PPE 813, et dans les dossiers des demandes d'indemnisation des accidents du travail, SCP PPE 845.)
Catégorie de personnes : Employés de Postes Canada qui sont atteints d'une invalidité partielle temporaire ou permanente et qui ont nécessité des mesures d'adaptation ou qui ont subi des accidents ayant occasionné des blessures de nature professionnelle ou non; ont pris un congé de maladie de courte et de longue durée avec certificat, qui ont utilisé les services du fournisseur de gestion des cas d'invalidité ou dont le ou les médecins ont communiqué des renseignements au fournisseur de gestion des cas d'invalidité.
But : Appuyer les programmes de santé professionnelle, de gestion des cas d'invalidité et de réadaptation.
Usages compatibles : Ces dossiers servent à administrer des cas; à aider les employés à faire face aux questions de santé professionnelle, de gestion d'invalidité et de réadaptation afin de favoriser le rétablissement rapide par des interventions appropriées, l'éducation en matière de santé et des conseils; à justifier les congés et prestations qui ont trait à des blessures et maladies liées au travail; à aider les employés exposés à certains risques professionnels ou qui ont des maladies ou incapacités connues à être à même de continuer à travailler; à offrir des programmes de promotion de la santé qui mettent l'accent sur un mode de vie sain. Ces dossiers facilitent en outre l'étude et la correction des situations de travail qui peuvent contribuer à des maladies et des blessures, par exemple l'élaboration de programmes préventifs reposant sur l'incidence de certaines maladies et blessures. Certains renseignements peuvent servir à des études épidémiologiques.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pour 100 ans suivant la fin de l'emploi auprès de la SCP. Deux ans après la fin d'emploi, les dossiers de santé de l'employé sont classés par ordre alphabétique, puis placés dans des boîtes scellées. La plupart des boîtes de documents sont acheminées aux Archives nationales du Canada; cependant, lorsque l'espace et le volume le permettent, certaines régions gardent ces boîtes sur place jusqu'à ce qu'elles soient détruites.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCPHR 9
Enregistrement (SCT) : 003158
Numéro du fichier : SCP PPE 840

Dossiers de supervision
Description : Ce fichier contient des notes et des dossiers actifs tenus par des superviseurs et concernant les employés qui relèvent d'eux, surtout dans le cas où les dossiers officiels sont tenus à l'extérieur du lieu de travail. Ces dossiers se composent principalement de copies de dossiers qui sont conservés dans d'autres banques de données sur les employés, par exemple des demandes de congé, des sorties imprimées des Systèmes, applications et produits (SAP), des évaluations et des prix octroyés, des rapports d'accident, des évaluations de la capacité au travail, des lettres portant entre autres sur l'assiduité et les mesures disciplinaires, des imprimés de courrier électronique, des griefs et leurs réponses, ainsi que des demandes d'employés concernant notamment les mutations et les dossiers (voir le fichier Dotation et emploi, SCP PPE 801; les trois volets du fichier Dossiers individuels sur le personnel de l'employé, SCP PPE 802, 808 et 815; Systèmes, applications et produits (SAP), SCP PPE 804; Griefs et arbitrages, SCP PPE 813; Demandes de règlement aux commissions des accidents du travail SCP, PPE 845; Dossier de santé du personnel, SCP PPE 840; Réadaptation professionnelle, SCP PPE 851; et Cachet, SCP PPE 850). La documentation originale pourrait comprendre des documents concernant les vêtements auxquels les employés ont droit, des registres de présences, des notes liées aux entrevues ou à d'autres sujets (y compris des copies annotées) ainsi que des ébauches de lettres et de rapports. Pour consulter les dossiers, les employés sont encouragés à traiter directement avec leur superviseur. Ceux qui présentent des demandes formelles au coordonnateur de la protection de la vie privée de la SCP doivent fournir le nom et le lieu de travail de leur(s) superviseur(s).
Catégorie de personnes : Employés en fonction ou ayant récemment quitté la SCP au sujet desquels les superviseurs possèdent des dossiers.
But : Faciliter la supervision des employés, particulièrement dans les emplacements de travail éloignés. Les dossiers peuvent être consultés tant par les superviseurs que par les employés.
Usages compatibles : Le fichier est utilisé pour contrôler les présences, traiter les demandes de congé, attribuer le travail, établir le calendrier des remplacements, consigner les réalisations spéciales et faire des recommandations aux programmes de reconnaissance envers les employés, imposer des mesures disciplinaires, donner suite aux griefs, signaler les blessures et préparer toute autre correspondance qui relève de l'administration quotidienne de l'unité de travail.
Normes de conservation et de destruction : Les documents utilisés à des fins de prise de décisions doivent être retenus pendant une période minimale de deux ans.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCP HR 31
Enregistrement (SCT) : 003739
Numéro du fichier : SCP PPE 803

Dotation et emploi
Description : Ce fichier réunit, entre autres, les renseignements et documents suivants : offres de services sollicités ou non, accusés de réception, description de tâches, profils de sélection, avis de concours, demandes de mutation, curriculum vitae (expérience et études), lettres de recommandation et vérifications à cet égard, examens, tests et résultats sur les compétences linguistiques, listes de candidats, notes d'entrevue et évaluations du comité de sélection, listes d'admissibilité, offres d'emploi, notes d'entrevue postérieure à la sélection et correspondance connexe. De plus, un rapport de décision à l'appui de la nomination du candidat retenu peut être consulté, dans le cas de la sélection d'employés pour les postes cadres et exempts et de l'AOPC et de l'AFPC. Les documents suivants relatifs au candidat retenu et à son récent embauchage auprès de Postes Canada, notamment le Formulaire de vérification de sécurité, de consentement et d'autorisation du personnel les résultats de la vérification nominale du casier judiciaire et le formulaire de demande d'emploi, l'Attestation relative à la Politique sur les conflits d'intérêts, le formulaire de déclaration de protection du courrier et des biens de la Société et la lettre d'offre signée par le candidat retenu peuvent se trouver dans le dossier Avantages sociaux (SCP PPE 802). Un certain nombre de documents peuvent également être conservés par la Vérification interne en ce qui concerne les employés qui participent au Cheminement de carrière en vérification. (Les documents informatisés sont conservés dans le système électronique du Cheminement de carrière en vérification.) Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le numéro et la date du concours, le cas échéant, ainsi que le titre du poste et le lieu de travail.
Catégorie de personnes : Employés qui font des demandes d'emploi ou qui sont engagés pour combler, au sein de la Société, des postes temporaires ou permanents.
But : Appuyer les fonctions de dotation interne et de recrutement externe de Postes Canada.
Usages compatibles : Les demandes d'emploi sont examinées par rapport aux annonces de postes à pourvoir ou aux postes prêts à être dotés. Les documents sur la dotation servent à fournir des renseignements objectifs sur les candidats les plus aptes à remplir de nouveaux postes ou des postes vacants (des notes sur les décisions concernant la dotation peuvent être versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel; certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans le module de Recrutement des Systèmes, applications et produits (SAP). Les documents visent également les objectifs suivants : aider dans la planification de la relève et le perfectionnement professionnel; fournir de la rétroaction aux candidats concernant leur demande d'emploi et les entrevues qu'ils ont subies, et à traiter les plaintes, les appels et les griefs relatifs aux nominations et aux promotions (voir le fichier Griefs et arbitrages, SCP PPE 813). Il est possible d'afficher et de remettre aux agents des unités de négociation des renseignements personnels limités sur l'ancienneté, le personnel excédentaire et les mises à pied. De plus, en vertu de conditions rigoureuses sur le caractère confidentiel de la divulgation de renseignements, des renseignements personnels sur les candidats retenus peuvent être divulgués à ceux dont la candidature n'a pas été retenue, pour mieux étayer les décisions.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant deux ans après le dernier emploi administratif (ce qui correspond habituellement à l'expiration du délai d'appel pour les concours, puis ils sont détruits. Les listes de mises à pied et de mutations sont continuellement mises à jour et détruites lorsqu'elles deviennent désuètes.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 30
Enregistrement (SCT) : 001345
Numéro du fichier : SCP PPE 801

Droits de la personne
Description : Ce fichier réunit des documents confidentiels relatifs à des plaintes déposées concernant les droits de la personne et des rapports d'analyse et d'enquête et des documents sur les décisions prises lors de l'enquête et de la résolution desdites plaintes. Les renseignements peuvent varier selon la nature de la plainte, mais peuvent comprendre des griefs, des rapports médicaux et de la correspondance personnelle liée à la plainte en question. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le nom du plaignant, le lieu et la date de l'événement ou de la plainte. Certains des renseignements sont consignés sous forme électronique dans le module de renseignements personnels du Systèmes, applications et produits (SAP).
Catégorie de personnes : Employés ou clients qui ont déposé des plaintes pour traitement injuste ou harcèlement, ainsi que sur les employés qui sont présumées en être les responsables.
But : Le présent fichier sert à l'enquête et au règlement des cas de traitement injuste fondés sur les motifs établis dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Usages compatibles : Les documents servent à déterminer s'il y a effectivement eu ou non traitement injuste ou harcèlement. (Précisons que les documents concernant les plaintes ne sont pas versés au dossier personnel du plaignant. On peut verser un avis disciplinaire établissant la culpabilité de l'employé coupable d'harcèlement dans le Dossier personnel de celui-ci. Des renseignements peuvent être divulgués à titre confidentiel aux autorités compétentes de la Société et à la Commission canadienne des droits de la personne pour faciliter le règlement des plaintes.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de cinq années civiles après l'année où le dossier a été réglé, puis ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 19
Enregistrement (SCT) : 001352
Numéro du fichier : SCP PPE 809

Équité en matière d'emploi
Description : Ce fichier réunit des données, informatisées et imprimées, d'équité en matière d'emploi, notamment le genre, la race et le handicap. Il contient également le numéro d'identification des employés. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser leur nom au complet et leur lieu d'emploi.
Catégorie de personnes : Employés qui ont répondu au questionnaire d'auto-identification d'Équité en matière d'emploi. Les renseignements recueillis à l'aide du questionnaire sont classés selon les groupes désignés : les femmes, les membres des minorités visibles, les personnes handicapées et les Autochtones.
But : Mettre sur pied une base de données pour appuyer le Programme d'équité en matière d'emploi de la Société dont l'objectif est l'atteinte d'une représentation équitable des membres des groupes désignés au sein de l'effectif de la Société et pour satisfaire aux exigences de déclaration de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.
Usages compatibles : Les documents servent à réaliser un profil personnel des groupes d'employés et à comparer la situation des membres des groupes désignés avec celle des autres groupes au sein de la Société et avec leurs homologues sur le marché du travail au Canada. Les données statistiques servent à évaluer le nombre d'employés faisant partie des groupes désignés (par lieu géographique, selon le salaire, la promotion, le maintien en poste et le groupe d'emploi) au sein de la Société, et, s'il y a sous-représentation, à élaborer des programmes et des politiques qui permettront de corriger la situation. Enfin, on utilise les données d'Équité en matière d'emploi chaque année pour produire le Rapport annuel destiné à Ressources humaines et Développement social Canada. Certains des renseignements sont consignés dans les Systèmes, applications et produits (SAP).
Normes de conservation et de destruction : Seuls les dossiers électroniques sont conservés pour une période de trois ans après avoir été utilisés pour la rédaction de rapports destinés à la Commission canadienne des droits de la personne. Les dossiers informatisés sont conservés indéfiniment pour les employés en fonction. Les dossiers des employés ayant quitté leur emploi sont conservés pendant deux ans à compter de la date de cessation d'emploi et sont ensuite détruits. La copie papier du questionnaire est détruite après que les renseignements ont été saisis dans le SAP.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 15
Enregistrement (SCT) : 001353
Numéro du fichier : SCP PPE 810

Formation
Description : Ce fichier réunit les documents suivants : demandes d'inscription à des cours, autorisations, inscriptions et évaluations (des participants et des formateurs), déclarations, résultats d'examen et certificats relatifs aux langues officielles, dossiers de règlement des frais d'inscription et correspondance connexe. Les dossiers contiennent les renseignements suivants : première langue officielle, lieu de travail, formation demandée, requise ou entreprise et période de formation. Des données sommaires se trouvent aussi dans le module de Gestion d'activités des Systèmes, applications et produits (SAP). Précisons que les documents sur les cours de conduite de véhicules sont versés au fichier Gestion du parc de véhicules, SCP PPE 825, et que certains dossiers de règlement des frais d'inscription sont versés au fichier Comptes fournisseurs (SCP PPE 820). Ce fichier contient également le numéro d'assurance sociale, lorsqu'il s'agit d'anciens documents. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le titre de poste, le lieu de travail et la durée de l'emploi, ainsi que le genre, le lieu et les dates des cours suivis.
Catégorie de personnes : Employés qui participent à des programmes de formation ou qui suivent des cours externes parrainés par la Société dans des domaines comme la gestion, les langues officielles, le marketing et la vente, l'entretien de l'équipement, le codage et le contrôle de la qualité.
But : Appuyer la formation fournie aux employés.
Usages compatibles : Les documents servent à étayer l'approbation, l'inscription, la participation et l'évaluation des employés participant à des programmes de formation (y compris les cours donnés par des organismes extérieurs) et à attester leurs compétences; à contribuer à l'évaluation des besoins; à préparer des profils de poste et des titulaires; à prévoir les besoins en formation et à établir les calendriers de cours et les charges de travail pour les agents de formation ainsi que les budgets; étayer les décisions concernant la planification de la relève, les présences et les congés, la rémunération et les autres avantages, les comptes de dépenses, les mutations, les promotions et les évaluations de rendement; à répondre aux demandes de renseignements de la part des employés, de leurs superviseurs ou de leurs agents de négociation. Les dossiers de participation, d'exemption et de compétence peuvent être versés dans le fichier Dossiers individuels sur le personnel (voir SCP PPE 802), mais les renseignements sur les besoins et les réalisations des employés peuvent être versés dans les Systèmes, applications et produits (SAP).
Normes de conservation et de destruction : La plupart des dossiers concernant les cours et notamment les autorisations et les tests sont détruits deux ans après la fin de la formation. Les documents permanents, notamment, les exemptions à l'égard des langues officielles, les tests des connaissances linguistiques, les certificats et les sommaires des cours suivis de même que les renseignements informatisés sont conservés pendant deux ans après la cessation d'emploi. Un fichier maître des éléments ayant une valeur historique est conservé pendant 10 ans seulement à des fins statistiques.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 32
Enregistrement (SCT) : 001349
Numéro du fichier : SCP PPE 805

Gestion du parc de véhicules
Description : Ce fichier réunit, entre autres, les documents suivants : déclarations de conducteurs, information sur les permis de conduire de Postes Canada et des provinces, énoncés sur les restrictions médicales, primes pour conduite sécuritaire, fiches et rapports d'accident, évaluations des possibilités de prévention des accidents, formation reçue, copies des réclamations pour dommages matériels, règlements ou tout autre document sur les accidents impliquant des véhicules motorisés loués ou appartenant à la Société. Il existe des dossiers informatisés pour certains renseignements.
Nota : La plupart des documents relatifs aux accidents de véhicules motorisés entraînant des réclamations sont consignés dans le fichier Réclamations - Gestion du risque (SCP PPE 819). Les personnes qui veulent accéder à ce fichier doivent préciser le numéro de permis de conduire de la SCP, et cas échéant, les détails de l'accident, notamment le lieu et la date où il s'est produit.
Catégorie de personnes : Conducteurs des véhicules appartenant à la Société.
But : Appuyer l'emploi efficace et sûr des véhicules.
Usages compatibles : Les documents servent à valider les permis délivrés par les provinces et Postes Canada; à en tenir une liste à jour; à déterminer les possibilités de prévention des accidents et la responsabilité des dommages et à arriver au règlement, avec un tiers, des réclamations, en cas d'accident; à attribuer les primes pour conduite sécuritaire, à discerner les besoins en formation et la nécessité d'autres mesures préventives et à y pourvoir. (Des remarques sur la formation reçue et sur les évaluations des possibilités de prévention des accidents peuvent être versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel. Des renseignements peuvent, avec le consentement de la personne intéressée, être fournis aux ministères provinciaux des transports pour obtenir des données sur les dossiers de conduite (par exemple, points de démérite, suspension du permis de conduire.)
Normes de conservation et de destruction : Les fiches historiques des conducteurs de véhicule, qui contiennent un résumé de la formation reçue, sont conservées pendant deux ans après la date où l'employé quitte Postes Canada et ensuite détruites. Les résultats de tests sont conservés conformément aux dispositions des différentes conventions collectives, mais au moins pendant deux ans. Les rapports d'accident, les évaluations des possibilités de prévention des accidents et des copies des documents sur le règlement des réclamations sont conservés pendant six ans après le dernier emploi administratif, puis ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP OPS 2
Enregistrement (SCT) : 002011
Numéro du fichier : SCP PPE 825

Gestion et planification des effectifs
Description : Ce fichier réunit les renseignements comme les avis d'intérêt envers les incitations de départ volontaire ou à la retraite, le nom de l'employé, les états de service, le profil salarial, les montants estimés et payés des incitations à la retraite ou au départ, les acceptations ou les refus des offres incitatives, les cas renvoyés à des services d'orientation professionnelle ainsi que des données fiscales ou financières. Certaines données de référence sont tirées des Systèmes, applications et produits (SAP). On peut trouver également des fichiers connexes dans le fichier Dossiers individuels sur le personnel.
Catégorie de personnes : Employés actuels ou ceux ayant récemment quitté Postes Canada qui ont exprimé leur intérêt à un plan de retraite anticipée ou d'incitation au départ ou qui ont quitté la Société après avoir accepté un montant incitatif. De plus, ce fichier réunit les renseignements sur les employés actuels réputés experts en la matière dans leur domaine d'expertise.
But : Appuyer les objectifs de restructuration de la SCP en offrant un plan de retraite ou d'incitation au départ volontaire aux employés admissibles. Les données sur les employés experts en la matière sont utilisées aux fins d'analyse de l'impact de leur départ éventuel et dans l'établissement d'un plan de transfert des connaissances afin de minimiser les conséquences de départ.
Usages compatibles : Les documents servent à confirmer l'admissibilité des demandeurs au programme d'incitation, à évaluer cas par cas les montants des indemnités de départ, à faire des offres aux demandeurs admissibles et à traiter les paiements versés aux employés qui ont accepté de telles offres. Les données sur les employés experts en la matière sont utilisées dans le cadre de la planification des ressources humaines.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant 10 ans, après que la Société canadienne des postes a accepté ou refusé la déclaration d'intérêt de la part d'employés en fonction ou d'anciens employés, puis ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCP HR 35
Enregistrement (SCT) : 003738
Numéro du fichier : SCP PPE 834

Griefs et arbitrages
Description : Ce fichier réunit, entre autres, les renseignements suivants : exposés par les employés et les représentants syndicaux, avis de réception des griefs et réponses de la direction, témoignages, avis juridiques occasionnels, rapports d'enquête et d'analyse préparés par des instances extérieures (p. ex. : police, commission des accidents du travail), descriptions de fonction (pour les griefs ayant trait à la classification), et décisions et déclarations d'arbitres, du Conseil canadien des relations du travail et des cours fédérale et provinciales, ainsi que correspondance connexe. Certains renseignements se retrouvent dans le Système de gestion des griefs (SGG). Le SGG contient des données importantes comme le nom du plaignant, le lieu de travail, l'objet du grief, les dates, et d'autres renseignements concernant le traitement du grief. Le SGG contient aussi des documents sommaires sur les cas d'arbitrage, dont le nom du plaignant et le type de grief, les fondements des décisions et les remarques des arbitres. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser leur nom, leur matricule, l'unité de négociation dont elles font partie, le numéro du grief ou du cas d'arbitrager et d'autres détails comme la date, le lieu et l'objet du grief.
Catégorie de personnes : Les griefs personnels soumis par des unités de négociation accréditées ou par la Société canadienne des postes concernant la violation présumée de la convention collective.
But : Appuyer le  règlement des griefs relatifs à l'interprétation et à l'application des conventions collectives.
Usages compatibles : Les documents servent au traitement et au règlement des griefs relatifs à l'interprétation des conventions collectives à tous les paliers, selon la procédure qui prévoit, notamment, le renvoi et le calendrier des causes en arbitrage, au groupe Arbitrages à l'échelle nationale, au siège social, au Conseil canadien des relations industrielles ou à la Cour fédérale; à des fins de recherche, comme les analyses de tendances et les analyses thématiques; à la transmission à la haute direction des cas clés et des problèmes croissants ou récurrents en matière de relations du travail, et à la formation et l'éducation des agents des Relations du travail. Le SGG facilite le traitement des griefs et permet de produire des rapports en vue des négociations collectives, en plus de fournir à la direction un accès direct aux résumés de sentences arbitrales (qui sont en grande partie du domaine public).
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant six ans après le règlement du grief ou pendant 21 ans suivant son retrait, son abandon ou sa révision, puis ils sont détruits sauf si le cas est soumis à l'arbitrage, où alors les documents sont conservés pendant trois ans suivant celle où un protocole d'entente est mis en place. Les résumés accessibles aux publics sont conservés dans le SGG.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 17
Enregistrement (SCT) : 001356
Numéro du fichier : SCP PPE 813

Infractions ayant trait aux affaires postales
Description : Ce fichier contient des renseignements réunis au cours d'enquêtes et fait état des détails des infractions commises. En ce qui concerne les employés, les renseignements portent sur des infractions comme le vol de courrier et le détournement de fonds; pour le grand public, le fichier contient, entre autres, les renseignements suivants : données sur les infractions commises à l'échelle nationale ou internationale, vols commis dans des bureaux de poste et des boîtes aux lettres publiques, contrefaçon de mandats-poste, vol de courrier, activités illégales de transport d'explosifs ou d'autres substances dangereuses et vols à main armée dans des fourgons postaux. De plus, des renseignements sont recueillis sur les personnes ou les entreprises soupçonnées de se servir de la poste à des fins illicites.
Catégorie de personnes : Employés de la Société, entrepreneurs et particuliers du grand public soupçonnés ou reconnus coupables des infractions ayant trait aux affaires postales susmentionnées aux termes de la Loi sur la Société canadienne des postes et des règlements afférents, ainsi que des dispositions du Code criminel sur les infractions relatives au courrier.
But : Le présent fichier vise à régler et à réduire les infractions ayant trait aux affaires postales, et à assurer la protection des dirigeants et employés de la Société, de ses biens et des articles qui sont en cours de transmission postale.
Usages compatibles : Les documents servent à étayer la procédure d'enquête et de renseignements établie pour résoudre et réduire les infractions contre la Société canadienne des postes. Certains renseignements peuvent être partagés avec la direction de la sécurité d'autres administrations postales, d'autres organismes fédéraux d'enquête et des services de police et, s'il y a lieu, avec le ministère de la Justice en vue d'une éventuelle poursuite judiciaire.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers d'enquête sont gardés pendant 10 ans suivant la fin de l'enquête ou des procédures judiciaires ou quasi judiciaires avant d'être détruits. Dans le cas des procédures entamées en vertu de l'article 41 de la Loi sur la Société canadienne des postes, lorsqu'un arrêté d'interdiction a été émis, les documents sont conservés pendant une période de trois ans suivant l'année où l'arrêté a cessé d'être en vigueur. Ils sont ensuite transférés aux Archives nationales du Canada. Les documents qui, de l'avis de l'archiviste national, ont une valeur historique ou archivistique, sont conservés en permanence. Les documents ayant trait aux remises au comptoir sont conservés pendant cinq ans suivant la prestation du service, puis ils sont détruits.
No. ADD : 88/007
Renvoi au document no. : SCP CS 7
Enregistrement (SCT) : 001365
Numéro du fichier : SCP PPE 824

Plaintes relatives aux langues officielles
Description : Ce fichier contient des documents exposant la nature, l'étendue et la portée de la plainte, le genre, le lieu où le problème est survenu ainsi que les résultats de l'enquête et le règlement qui a suivi. L'identité des plaignants est protégée tout au long de l'enquête en vertu de l'article 60 de la Loi sur les langues officielles. Par conséquent, les documents demeurent anonymes, à moins que le plaignant ou la plaignante accepte de dévoiler son identité. Certains des renseignements sont consignés dans le module des renseignements personnels du Systèmes, applications et produits (SAP).
Catégorie de personnes : Employés qui déposent une plainte soit directement auprès de la SCP, soit auprès du Commissaire aux langues officielles (n'inclut pas les dossiers traités par le Réseau des relations avec la clientèle).
But : Appuyer l'enquête et le règlement des plaintes déposées par des employés ou des groupes en vertu de la Loi sur les langues officielles et constituer un chemin de vérification des mesures prises.
Usages compatibles : Les documents sont utilisés pour fournir des rapports à la gestion et aux organismes externes responsables de surveiller la mise en oeuvre de la Loi sur les langues officielles et des règlements connexes. Ils peuvent également être présentés en cour fédérale ou à de tierces parties désignées pour faciliter le règlement de plaintes, de griefs ou de poursuites en justice.
Normes de conservation et de destruction : Les plaintes déposées sont conservées pendant une période de cinq années civiles après que la plainte a été réglée ou retirée, puis les documents sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCP HR23
Enregistrement (SCT) : 003932
Numéro du fichier : SCP PPE 853

Prix Cachet
Description : Ce fichier contient des données sur les mises en nomination visant les divers prix «Cachets or» et «Cachets argent», ainsi que des renseignements sur le traitement de ces données. On y trouve au titre de renseignements personnels le nom des candidats, leur lieu de travail, leur adresse résidentielle et leur numéro de téléphone, de même que l'information appuyant leur mise en nomination. Les renseignements touchant les avantages imposables sont transmis à la direction Finances en vue de la production des feuillets T-4.
Nota : Fermé en 2005.
Catégorie de personnes : Les employés actuels qui ont été mis en nomination dans l'une des catégories, soit dévouement en matière de normes de service, service exceptionnel à la clientèle, croissance des affaires, dépassement de soi, bénévolat, leadership et équipe de l'année. Aussi les employés retraités qui ont été mis en nomination dans la catégorie participation au sein du club Héritage.
But : Reconnaître et souligner les réalisations exceptionnelles des employés de la SCP.
Usages compatibles : On accuse réception des mises en nomination et on vérifie les faits présentés avant de soumettre le tout aux comités divisionnaires de sélection, qui choisissent les gagnants de chaque catégorie en fonction de critères prédéterminés. Les prix sont remis au cours d'une cérémonie annuelle. Le nom des gagnants peut être divulgué (avec leur consentement) par le biais d'affiches et de publications internes et externes. Le fait d'avoir remporté un prix peut également être consigné au fichier Dossiers individuels sur le personnel.
Normes de conservation et de destruction : Les nominations rejetées et les documents qui s'y rattachent sont détruits immédiatement après la sélection du gagnant. Les nominations des gagnants ainsi que les documents qui s'y rattachent, incluant la base de données automatisées des Prix Cachets, sont conservés pendant cinq années après le dernier usage administratif, puis ils sont détruits
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 25
Enregistrement (SCT) : 003160
Numéro du fichier : SCP PPE 850

Programme d'intéressement des employés
Description : Ce fichier comporte, entre autres, les documents suivants : titres de poste, rapports sur des mesures d'économie, rapports d'évaluation et nature des récompenses accordées (dont les prix en argent). Des renseignements personnels limités sont aussi versés dans le système du Programme d'intéressement des employés (PIE), notamment, le nom, la classification de l'employé, le numéro et la nature de l'initiative. Les personnes désirant avoir accès au fichier doivent préciser le numéro de l'initiative, la date et le lieu.
Nota : Fermé en janvier 2005.
Catégorie de personnes : Employés qui ont présenté des suggestions. (Nota : Les documents concernant les primes versées peuvent être classés au fichier Comptes fournisseurs, SCP PPE 820.)
But : Le présent fichier sert à appuyer le Programme d'intéressement des employés.
Usages compatibles : Les dossiers servent à promouvoir, aider à relever, évaluer et reconnaître les précieuses suggestions faites par les employés de Postes Canada. (Les avis concernant les prix accordés sont joints en permanence au fichier Dossiers individuels sur le personnel ou au module Ressources humaines du SAP. Le système sert à contrôler le traitement des suggestions et l'octroi des dons, le cas échéant. Des renseignements personnels restreints au sujet des récipiendaires des prix peuvent être divulgués dans les publications de la Société.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant six ans après l'année du dernier emploi administratif, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 9
Enregistrement (SCT) : 001351
Numéro du fichier : SCP PPE 807

Programme de bourses d'études
Description : Ce fichier contient des données concernant les demandes reçues, les bourses accordées et les lettres échangées sur le sujet. Au chapitre des renseignements personnels, on y trouve pour chaque candidat son adresse et son numéro de téléphone, l'adresse et le numéro de téléphone de l'établissement qu'il fréquente, des échantillons de ses travaux scolaires, ses relevés de notes, les lettres de recommandation et la preuve de son inscription à l'université. L'information qui existe sur support informatique est limitée. Le numéro d'assurance sociale des boursiers figure également dans la banque, la loi exigeant que les renseignements ayant trait aux bourses d'études soient signalés à l'Agence du revenu du Canada. Ces renseignements sont transmis à la direction Finances en vue de la production des feuillets T-4.
Catégorie de personnes : Les enfants des employés à plein temps et à temps partiel qui ont présenté une demande de bourse.
But : Soutenir l'administration d'un programme de bourses d'études destiné aux enfants des employés de Postes Canada.
Usages compatibles : Les demandes de bourse sont évaluées en fonction des résultats scolaires et des qualités de chef qu'ont démontrées les candidats par le biais de leur engagement à l'école et dans la collectivité. Des comités de sélection divisionnaires choisissent les lauréats, qui en sont ensuite avisés par le gestionnaire du programme. Après l'attribution des bourses mais avant l'émission des chèques, on demande aux lauréats de fournir leur numéro d'assurance sociale et la preuve de leur inscription à l'université. Sont requis aux fins de renouvellement d'une bourse un relevé de notes officiel et une preuve d'inscription à l'université pour l'année suivante. Il peut arriver que le nom des lauréats ou de leurs parents soit divulgué, en particulier dans les publications internes.
Normes de conservation et de destruction : Les demandes de bourse d'études non retenues sont conservées pendant les trois années suivant l'année pendant laquelle la décision a été prise, puis elles sont détruites. Les documents concernant les demandes retenues sont conservés pendant six années suivant la remise de la bourse. Les documents relatifs à la base de données du Programme de bourses sont conservés pendant six années suivant la réception et la vérification des données d'entrée.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 28
Enregistrement (SCT) : 003157
Numéro du fichier : SCP PPE 835

Programme de reconnaissance des années de service
Description : Sont consignés dans le fichier sur le Programme de reconnaissance des années de service les éléments suivants : nom, adresse et numéro de téléphone à domicile, date d'entrée en fonction, prix distribués et numéro d'identification.
Catégorie de personnes : Le Programme de reconnaissance souligne les états de service des employés à intervalles de cinq années.
But : Un des moyens que Postes Canada a choisis pour souligner les états de service de ses employés.
Usages compatibles : Gérer la reconnaissance des états de service des employés.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de l'emploi à Postes Canada plus deux années, puis ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 21
Enregistrement (SCT) : 002989
Numéro du fichier : SCP PPE 830

Projet de réinsertion professionnelle
Description : Ce fichier contient des renseignements tirés de documents tels que les rapports sommaires des régions (indiquant les restrictions / limitations de capacités permanentes), les évaluations de la capacité physique au travail, des plans de retour progressif au travail ou d'optimisation du travail, des protocoles d'entente ou des régimes de tâches modifiées, des lignes directrices concernant les tâches des emplois, des feuilles à cocher (établissant les tâches essentielles dans chaque section), le sommaire initial de l'employé (dressant la liste des données historiques et des tâches initialement exécutées), documents des commissions des accidents du travail concernant les restrictions jugées par elles permanentes, les avis et comptes rendus de réunions d'optimisation et les notations chronologiques.
Catégorie de personnes : Tous les employés qui travaillent actuellement ou qui ont récemment cessé de travailler aux Établissements de traitement des lettres de Postes Canada dans la région de Toronto qui souffrent d'une incapacité partielle permanente. Des projets similaires peuvent exister dans d'autres établissements ou centres de facteurs d'envergure majeure tels que ceux d'Ottawa, d'Edmonton ou de Montréal.
But : Appuyer la réintégration au travail d'employés souffrant d'une incapacité partielle permanente à l'Établissement de traitement des lettres du Centre-Sud et s'assurer que ces employés accomplissent leurs tâches ou leurs fonctions sans outrepasser leurs restrictions ou leurs limitations permanentes.
Usages compatibles : Les dossiers de ce fichier sont utilisés à des fins de gestion pour affecter des employés atteints d'incapacités partielles permanentes à des tâches qui respectent leurs restrictions. L'information est soumise à l'évaluation des Services de santé et des coordonnateurs du projet et est souvent partagée avec les employés concernés et leurs représentants syndicaux et utilisée par les superviseurs actuels ou futurs pour affecter correctement les tâches. On s'en sert également pour les besoins des études visant à détecter et éliminer les conditions susceptibles d'occasionner des maladies ou des blessures.
Normes de conservation et de destruction : En cours d'élaboration.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCP HR 14
Enregistrement (SCT) :005245
Numéro du fichier : SCP PPE 880

Réadaptation
Description : Ce fichier de renseignements contient des dossiers comme des feuilles de renvoi, des évaluations de la condition physique au travail, des sommaires d'évaluation médicale, des formulaires d'entrevues initiales et des suivis, des notes sur les progrès, des rapports de recommandations, des rapports de fermetures de cas, des rapports statistiques mensuels, des sommaires d'exigences physiques et de la correspondance connexe. (Il y a lieu de prendre note que des dossiers de consultation peuvent se retrouver dans les fichiers Griefs et arbitrages, SCP PPE 813, Dossier de santé du personnel, SCP PPE 840, et Demandes de règlement aux commissions des accidents du travail, SCP PPE 845).
Nota : Professionnelle (intégré au  Dossier de santé du personnel). Fichier fermé juillet 2007.
Catégorie de personnes : Les employés de la Société canadienne des postes qui souffrent d'une incapacité partielle permanente par suite d'un accident ou d'une maladie.
But : Appuyer la réintégration professionnelle des employés souffrant d'une incapacité partielle permanente.
Usages compatibles : Les dossiers que le fichier contient servent à élaborer et à mettre en œuvre des programmes à l'intention des employés visés, à faciliter la communication avec les intervenants (par exemple, le médecin traitant, le médecin consultant, infirmiers ou infirmières en santé du travail, la gestion hiérarchique), à répondre aux griefs et aux plaintes, à veiller à la conformité au Code canadien du travail, aux lois sur les accidents du travail et à la Loi sur les droits de la personne et à faire des suivis et des vérifications.
Normes de conservation et de destruction: Les documents sont conservés pendant 100 ans suivant l'exercice au cours duquel s'est faite la réadaptation de l'employé, puis ils sont détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 33
Enregistrement (SCT) : 003292
Numéro du fichier : SCP PPE 851

Réclamations – Gestion du risque
Description : Ce fichier réunit des documents sur les réclamations qui concernent des cas de dommages à la propriété, de responsabilité générale et automobile, des avis juridiques, des ententes de règlement et d'autres accidents avec des tiers. Les documents réunissent des renseignements sur les parties en cause, les assureurs (s'il y a lieu), et sur la nature de la blessure ou de la perte (de revenus d'emploi ou dépenses médicales). Les documents portent aussi sur les pertes causées à la propriété de Postes Canada par les incendies ainsi qu'à la suite d'une tempête, et les crimes comme le vol, l'effraction et le vandalisme. Le Système d'information de la gestion du risque contient aussi certains dossiers informatisés qui donnent des renseignements sur les noms des employés et des requérants, la nature de la perte et le coût des règlements. Précisons que les documents sur le règlement des frais sont aussi versés au fichier Comptes fournisseurs, SCP PPE 820; que les dossiers de conduite (dont les  rapports d'accidents n'impliquant pas une réclamation d'un tiers) sont versés au fichier Gestion du parc de véhicules, SCP PPE 825; que les demandes d'indemnisation pour accident du travail sont versées au fichier Demandes de règlement aux commissions des accidents du travail SCP, PPE 845; et que les réclamations portant sur le courrier en retard, perdu ou endommagé sont versées dans le fichier Réseau des relations avec la clientèle, SCP PPU 030. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser, notamment, le lieu et la date du sinistre.
Catégorie de personnes : Les employés de Postes Canada impliqués dans une réclamation, tels que des conducteurs de véhicules de la Société et des facteurs. (Voir Cas de responsabilité financière, SCP PPE 818.)
But : Le présent fichier porte sur le traitement des réclamations présentées par Postes Canada et par des tiers.
Usages compatibles : Les documents servent à déterminer la responsabilité dans le cas d'accidents de la route, d'incendies et d'accidents avec des tiers ainsi que de dommages à la propriété de Postes Canada, et à approuver les ententes de règlement (paiements faits à la Société ou par celle-ci). Comme les véhicules des postes sont assurés, les réclamations sont traitées par des régleurs de l'extérieur (réclamations exigeant une enquête, en particulier celles impliquant des blessures). Ils servent également à étayer les réclamations de la Société concernant certaines polices en vigueur, et à aider à diminuer les pertes et à mettre en place des mesures de prévention des sinistres et pour empêcher la récidive. Précisons que certains renseignements peuvent être fournis aux compagnies d'assurance, aux avocats représentant l'une ou l'autre des parties et à la police pour faciliter le règlement des sinistres.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant six années suivant l'exercice au cours duquel est effectué le règlement de la réclamation présentée par la Société ou par un tiers, puis ils sont détruits. Cependant, si une personne mineure est concernée, les dossiers sont conservés pendant six exercices suivant la date à laquelle le mineur atteint l'âge de la majorité (selon la province).
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP CS 8
Enregistrement (SCT) : 001360
Numéro du fichier : SCP PPE 819

Refus de travail
Description : Ce fichier contient des dossiers tels que les refus documentés présentés par des employés qui choisissent de ne pas travailler dans des conditions ou des endroits dangereux, les rapports d'enquête dressés par Postes Canada et les agents de sécurité de Développement des ressources humaines Canada, les sommaires et les notes d'entrevue entre la direction et les employés, les décisions prises par Développement des ressources humaines Canada, les inscriptions quotidiennes au livre d'information, les mesures correctives prises ainsi que la correspondance ou la documentation générale concernant la gestion. Les employés qui désirent consulter le fichier doivent fournir des renseignements tels que la date à laquelle ils ont refusé de travailler à l'endroit dont il s'agissait.
Catégorie de personnes : Tous les employés en fonction et les employés ayant récemment quitté Postes Canada qui ont refusé de travailler pour des raisons de sécurité.
But : Ce fichier a été créé dans le but d'assurer et de promouvoir un milieu de travail sans danger.
Usages compatibles : Les dossiers servent à évaluer la sécurité d'un emplacement ou d'un environnement de travail particulier, à mener des entrevues factuelles avec les employés intéressés, à faciliter au besoin les enquêtes menées par le Conseil canadien des relations industrielles, à présenter la position de la Société aux conseils de sécurité de Développement des ressources humaines Canada, à mettre en œuvre des solutions pour remédier aux situations dangereuses et à aviser les employés concernés des risques et des précautions à prendre pour les éviter.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits deux ans après l'incident.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCP HR 6
Enregistrement (SCT) : 003740
Numéro du fichier : SCP PPE 806

Réinstallation
Description : Ce fichier réunit les documents suivants : lettres d'offre d'emploi, autorisations, avances, réclamations, paiements aux fournisseurs, reçus et correspondance sur la réinstallation et, s'il y a lieu, des documents sur les transactions immobilières. Des données sur les dépenses engagées se trouvent aussi dans le fichier automatisé des réinstallations du système du grand livre auxiliaire. [Nota : Les documents sur les règlements effectués sont aussi versés au fichier Comptes fournisseurs (SCP PPE 820)]. Le système informatisé comprend également des dossiers sur les biens immobiliers. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le lieu de la réinstallation et les dates approximatives.
Catégorie de personnes : Employés de la Société qui doivent ou qui viennent de se réinstaller, ainsi que les nouveaux employés qui doivent déménager pour venir travailler à Postes Canada.
But : Appuyer la réinstallation des employés.
Usages compatibles : Les documents servent à administrer la procédure de réinstallation (autorisations, avances, réclamations et paiements); et à des fins de budgétisation, de vérification et de recherche. Les renseignements peuvent être divulgués, avec le consentement de l'employé intéressé, à des compagnies de réinstallation et des compagnies de déménagement et à des avocats représentant l'une ou l'autre des parties, pour accélérer la procédure.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant les six exercices suivant l'année pendant laquelle a été effectuée la dernière transaction financière. Les dossiers de subvention au logement sont conservés pendant les six exercices suivant la fin de la subvention, puis ils sont détruits. Les documents du système du grand livre auxiliaire pour la réinstallation sont détruits six ans après la réception et la vérification des données d'entrée.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 27
Enregistrement (SCT) : 001358
Numéro du fichier : SCP PPE 816

Relations gouvernementales
Description : Ce fichier contient les demandes de renseignements téléphoniques ou écrites au sujet de Postes Canada ou de ses programmes d'exploitation émanant du personnel des ministères, des députés, des sénateurs et autres représentants élus ou transmises au nom des électeurs. Il renferme aussi des lettres envoyées ou adressées au Ministre, au président du conseil, au président et à d'autres dirigeants de Postes Canada, ou des lettres adressées aux bureaux divisionnaires du Réseau des relations avec la clientèle référées aux Relations gouvernementales en vue d'obtenir des conseils ou des réponses, de la documentation de base compilée lors de la préparation des réponses et les réponses fournies. On retrouve certains renseignements dans le système informatisé de correspondance. On y retrouve aussi la correspondance et la documentation se rapportant à Postes Canada et à ses programmes d'exploitation destinées à renseigner le Ministre et les représentants élus, des dossiers, des pétitions de la Chambre des communes et des questions figurant au Feuilleton. (Le fichier numéro SCP PPE 826, Service de correspondance, contient des enregistrements connexes.) Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser les noms, les dates, les lieux et l'objet de la demande, car cette information ne peut être récupérée à partir du code d'identification personnel.
Catégorie de personnes : Employés, lorsque la demande les concerne.
But : Le présent fichier sert de référence dans la préparation des réponses aux demandes de renseignements.
Usages compatibles : Les documents servent à surveiller la préparation des réponses aux demandes, pour fin de référence lorsque des demandes subséquentes ou similaires sont adressées, et à identifier et à suivre les tendances.
Normes de conservation et de destruction : La correspondance générale est conservée pendant deux années civiles suivant la dernière utilisation à des fins administratives puis elle est détruite. Les dossiers, les pétitions de la Chambre des communes et les questions au Feuilleton sont conservés pendant cinq ans suivant la dernière utilisation à des fins administratives, puis ils sont détruits.
No. ADD : 97/020
Renvoi au document no. : SCP COM 3
Enregistrement (SCT) : 004000
Numéro du fichier : SCP PPE 833

Services à la haute direction
Description : Ce fichier contient des renseignements personnels réunis au cours du traitement des questions délicates concernant les employés, notamment les évaluations du problème, les solutions de rechange, les recommandations et la décision prise par la suite, à savoir la poursuite du travail, l'imposition de mesures disciplinaires, le déplacement, la rétrogradation ou la cessation d'emploi. Précisons que le règlement des frais d'inscription est aussi versé au fichier Comptes fournisseurs (SCP PPE 820).
Catégorie de personnes : Un pourcentage restreint d'employés non syndiqués de Postes Canada, nommément ceux que l'on réfère aux Services à la haute direction parce qu'ils sont considérés comme des employés problématiques ou parce que leur poste a été déclaré superflu.
But : Appuyer la prestation de conseils objectifs à la haute direction sur les cas épineux de certains employés non syndiqués.
Usages compatibles : Les documents y figurant servent à garantir le traitement humanitaire et conséquent, dans la légalité, des cas soumis. Des notes sur les décisions prises (non motivées) peuvent être versées au fichier Dossiers individuels sur le personnel, SCP PPE 802.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de 12 ans après le dernier emploi administratif (par exemple, règlement de la question) avant d'être détruits.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP HR 29
Enregistrement (SCT) : 001355
Numéro du fichier : SCP PPE 812

Services aux régions du Nord
Description : Les documents imprimés comprennent des certificats de naissance et de mariage, des indemnités de poste isolé, des attestations d'étude et des déclarations de conjoint de fait; des certificats officiels de statut autochtone, des documents d'autorisation de déplacement et des demandes de remboursement de frais de déplacement et des dossiers de présence. Les données informatisées comprennent le nom et le numéro d'identification de l'employé, l'état matrimonial, la date de naissance, l'adresse à domicile, les données sur les présences, les congés, les salaires et les déplacements, l'unité de négociation, le profil de bureau, les données du poste, les profils annexes, les indemnités de poste isolé et d'autres droits spéciaux. Certaines données relatives aux nouveaux employés sont extraites des Systèmes, applications et produits (SAP); et partagées avec les Comptes fournisseurs (SCP PPE 820) ainsi que le Service de la paie [voir Dossiers individuels sur le personnel (Rémunération)].
Catégorie de personnes : Près de 300 employés des Services aux régions du Nord et leurs personnes à charge.
But : Appuyer la rémunération des employés des Services aux régions du Nord.
Usages compatibles : Déterminer et administrer les indemnités de poste isolé (avantage imposable) aux employés des Services aux régions du Nord, y compris les frais de déplacement de leur famille; vérifier les données de nomination, surveiller les présences et les frais de déplacement; effectuer des envois intéressant particulièrement les employés ou les Services des régions du Nord; répondre aux demandes de renseignements.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant un minimum de deux ans suivant la cessation d'emploi, puis ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : SCPOPS 3
Enregistrement (SCT) : 003548
Numéro du fichier : SCP PPE 832

Services de la correspondance

Description : Ce fichier contient, entre autres, des lettres envoyées ou adressées au Ministre, au président et à d'autres dirigeants de Postes Canada, des lettres dirigées aux bureaux régionaux du Réseau des relations avec la clientèle, de la documentation de base compilée lors de la préparation des réponses et les réponses finales. On retrouve certains renseignements, comme les lettres d'arrivées, des ébauches de réponse courante et un index, dans le système informatisé des Services de la correspondance. Dans certains cas, la documentation de base se trouve sous forme automatisée. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le nom de famille et le code postal de la demande précédente.
Catégorie de personnes : Employés actuels de la Société et les employés qui l'ont quittée récemment qui ont adressées des lettres au Ministre, aux députés, à d'autres représentants élus ou au président du conseil, au président ou à d'autres dirigeants de la Société. Les documents peuvent aussi contenir des renseignements personnels sur d'autres employés lorsque la demande les concerne.
But : Le présent fichier sert de référence dans la préparation des réponses aux demandes adressées au Ministre, au président du conseil et à au président de Postes Canada.
Usages compatibles : Les registres servent à étayer le système de correspondance, surveiller la préparation des réponses, et à titre de référence lorsque d'autres demandes ou des demandes similaires sont présentées, à faire des réponses ultérieures, justifiées par de nouveaux développements, aux personnes qui ont manifesté un intérêt particulier envers une question, ainsi qu'à étudier certaines tendances.
Normes de conservation et de destruction : Les ébauches de réponse du système informatique sont effacées une fois la lettre finale signée. Les documents écrits et l'index automatisé sont conservés pendant une période de sept ans après l'année où la réponse a été envoyée, puis sont détruits ou supprimés, selon le cas. L'élimination des documents conservés dans les dossiers des unités qui préparent les réponses se fait conformément aux dispositions en vigueur dans celles-ci.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP COM 3
Enregistrement (SCT) : 002077
Numéro du fichier : SCP PPE 826

Stationnement
Description : Ce fichier réunit les demandes de permis, y compris les privilèges de stationnement, et les documents relatifs au stationnement de véhicules à moteur sur les terrains loués ou appartenant à la Société. Il peut exister aussi des dossiers d'opérations informatisés. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le lieu de travail et les dates d'emploi.
Nota : Fichier fermé en juin 2008.
Catégorie de personnes : Employés de la Société qui ont demandé ou reçu un permis de stationnement de la SCP.
But : Le présent fichier vise le contrôle du stationnement à proximité de certains édifices de la Société.
Usages compatibles : Les documents doivent servir à surveiller l'émission et la révocation de permis de stationnement, et dans les cas de poursuite pour violation des règlements de stationnement. Les documents peuvent aussi aider à organiser le covoiturage. Il est à noter que certains dossiers sont hors de la portée de la SCP car plusieurs employés détiennent des permis de stationnement obtenus de fournisseurs privés
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant deux ans après l'année financière de l'expiration du permis avant d'être détruits.
No. ADD : 97/020
Renvoi au document no. : SCP ADM 2
Enregistrement (SCT) : 001359
Numéro du fichier : SCP PPE 817

Systèmes de contrôle de l'accès
Description : Le fichier contient des demandes de carte d'identité signées, des demandes de laissez-passer temporaires, des photographies, des registres des visiteurs et des rapports d'incidents occasionnels, ainsi que des documents d'appoint. L'information qui existe sur support informatique est limitée. Le système de carte d'accès et d'alarme peut aussi produire des rapports pour assister aux enquêtes d'incident et à l'analyse statistique. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent préciser le lieu de travail et la date d'emploi.
Catégorie de personnes : Employés de Postes Canada qui ont accès aux installations de la Société.
But : Le fichier vise à contrôler l'accès à certaines installations, et à garantir la sécurité des employés et des biens de la Société et de tout le courrier en cours de transmission.
Usages compatibles : Les dossiers servent à l'émission et à la révocation des cartes d'identité ou des laissez-passer, et au maintien de la sécurité des immeubles.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont gardés pendant deux ans après la date d'expiration des cartes. La carte est détruite lorsque l'accès est révoqué ou qu'il n'est plus requis. Les registres physiques des visiteurs et des employés sont conservés pendant un an.
No. ADD : 91/020
Renvoi au document no. : SCP CS 6
Enregistrement (SCT) : 001364
Numéro du fichier : SCP PPE 823

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