Administration générale
Description : Ces fichiers traitent de la gestion des équipes, des projets et des groupes de travail qui orientent l'élaboration des activités, programmes et services d'entreprises prescrits de la SCP. Ces fichiers comprennent les renseignements sur la continuité des activités et les réunions d'affaires, la gestion des programmes (portefeuilles des initiatives et des projets, projets en général), la gestion des formulaires (élaboration, approbation, distribution, etc.), les services linguistiques (demandes, admission, réponse, suivi et contrôle), les services de conception graphique et la sécurité (planification, enquête, analyse et compte rendu des incidents de sécurité). Les documents comprennent la planification de la continuité des services de la SCP et de la reprise des activités, la consignation des réunions internes, la planification et la mise en œuvre des programmes administratifs (paramètres d'exploitation des programmes, et conception et administration des programmes clés), la gestion des projets (conception, approbation, mise en œuvre et gestion des projets).
Types de documents : planification des mesures d'urgence, préparation, gestion des réunions, minutes des réunions, portefeuilles des projets, projets, amélioration des procédés, services linguistiques, langues officielles, reprise des activités administratives, réunions internes, business planning, approbation des projets, formulaires, enquête de sécurité, incidents de sécurité, rapports, activités du programme.
Numéro du document : SPC-AG-3

Approvisionnement
Description : Ces documents portent sur les procédés administratifs associés à l'achat des biens et services pour appuyer les opérations administratives (achat, approvisionnement, DP, demandes d'achat, bons de commande, contrats à commandes). Les documents portent également sur l'acquisition et l'élimination des biens matériels, les critères de sélection des biens matériels acquis et utilisés par les employés de la SCP, tels que le mobilier de bureau (bureaux, chaises, classeurs, armoires de rangement, appareils d'éclairage, etc.), l'équipement informatique (ordinateurs, serveurs, systèmes de secours, disques Zip, câbles, routeurs, armoires de matériel, alimentation interruptibles, moniteurs, etc.), les appareils de bureau (calculatrices, ventilateurs, photocopieuses, déchiqueteuses, télécopieur, imprimantes, etc.).
Types de documents : Achats, approvisionnement, biens et services, demandes d'achat, DP, contrats de services, bons de commande, contrats à commandes, catalogues, commandes en vertu d'un contrat à commandes, biens et de biens immobiliers, stocks, procédures de passation de contrat.
Numéro du document : SPC-SO-11

Biens et installations
Description : Ces documents touchent à la gestion des biens immobiliers de la SCP (terrains, immeubles) et des biens physiques (installations, environnement de travail physique, lieux de travail, biens matériels). Ils réunissent les renseignements relatifs à l'achat, à la location, à la vente, à la cession et à l'élimination (radiation) de ces propriétés et biens ainsi qu'à leur entretien continu et aux procédés concernés pour tous les éléments. Le matériel connexe peut être composé de renseignements sur la sélection et la gestion des contrats de services publics (conditionnement d'air, chauffage, éclairage, eau), d'entretien et de nettoyage, la négociation des contrats avec les fournisseurs de services, la sélection et la gestion du système d'alarme et les systèmes et alarmes en matière de prévention des incendies.
Types de documents : Plans d'acquisition, contrats d'entretien, procédures et critères d'acquisition de biens immobiliers, plans/plans détaillés/conceptions, plans de construction ou spécifications, registres de contrôle des propriétés, enquêtes et rapports sur les dommages, signalisation, rapports sur les problèmes, procédés de résolution et rapports, accords juridiques, locations, contrats de location, rapports d'inspection des propriétés.
Numéro du document : SPC-BI-1

Communication
Description : Ces fichiers portent sur les procédés administratifs associés aux communications internes et externes (messages aux employés et au public externe), la planification et coordination des activités, les relations publiques, les relations avec l'industrie, les relations avec le gouvernement et les médias, les commandites et la gestion de la correspondance (coordination, suivi). Les documents peuvent comprendre la planification, l'élaboration de réponses et la distribution de positions stratégiques, les réponses aux demandes du ministre et du Parlement, la surveillance des médias et les dons de bienfaisance.
Types de documents : Communications internes, communications externes, relations publiques, coordination des activités, gestion de la correspondance, suivi de la correspondance, relations avec le gouvernement, relations avec les médias, relations avec l'industrie, commandites, activités, planification des programmes, positions stratégiques, demandes ministérielles, demandes du Parlement, surveillance des médias, communication avec les organisations de l'industrie, dons de bienfaisance.
Numéro du document : SPC-C-2

Finances
Description : Ces fichiers portent sur les procédés administratifs complexes associés à la gestion des fonds de trésorerie, aux prévisions du revenu, à l'impôt (provincial, fédéral, régional), à la gestion de la caisse de retraite et à la comptabilité générale. Les documents portent sur les grands livres, la production de rapports et le rapprochement (dépenses en général, comptes du grand livre et du grand livre auxiliaire sur la sécurité), la gestion des comptes clients, la gestion des comptes fournisseurs, la gestion des assurances, la trésorerie et l'encaisse, les prévisions, l'établissement du budget et les rapports financiers. Les fichiers comprennent les documents relatifs à la confirmation de l'équilibre des comptes du grand livre général et du grand livre auxiliaire, aux activités de décaissement, à la gestion des assurances de la Société, aux placements, à la planification, aux prévisions et à l'établissement du budget, aux dépenses, aux rapports financiers, au processus décisionnel de la Société, à l'amortissement des biens, aux biens de la Société (physiques et immobiliers) et aux régimes de retraite.
Types de documents : Grands livres, rapports et rapprochement, comptes clients, comptes fournisseurs, demandes d'indemnité, trésorerie, petite caisse, prévisions annuelles, budgets, rapprochement, transactions financières, comptes, grand livre général, grand livre auxiliaire, décaissement, assurance de la Société, placements, dépenses financières, impôt, coûts, suivi de l'amortissement, biens de la Société, biens immobiliers, gestion immobilière, impôts, régimes de retraite.
Numéro du document : SPC-F-5

Information et technologie (TI)
Description : Ces documents portent sur la prestation des services techniques, la conception et l'entretien de l'infrastructure, les problèmes liés au système, la gestion des données et les réponses aux problèmes liés à la sécurité. Les documents comprennent la gestion du réseau et des télécommunications, la gestion de l'architecture, l'élaboration et la gestion des applications (suivi, mise à jour, maintien, mise en œuvre), l'infrastructure en matière de TI, la gestion « Breakfix », la publication sur le Web, la gestion des documents (classification, cycle de vie des renseignements, archives, élimination), la gestion des données (conception et maintenance), la sécurité de l'information (enquêtes, surveillance, évaluation, contrôles de sécurité), les réseaux de transmission de la voix et de données, l'architecture du système global, la personnalisation des applications et des produits disponibles sur le marché.
Types de documents : Réseaux, télécommunications, gestion en matière de TI, architecture des systèmes, développement de matériel et de logiciel, gestion des logiciels, périphériques, inventaire du matériel et des logiciels, infrastructure en matière de TI, gestion « Breakfix », publication sur le Web, banques de données, gestion des données, sécurité de l'information, réseaux vocaux, réseaux de données, personnalisation des applications, applications en matière de TI, gestion des renseignements, systèmes technologiques, enregistrement des applications, licences d'utilisation des logiciels, contenu Internet, élimination des documents, conception de la base de données, maintien de la base de données, contrôles de sécurité.
Numéro du document : SPC-IT-7

Marketing
Description : Ces fichiers portent sur l'analyse, la planification, l'établissement et l'adaptation continue aux changements du marché, y compris l'élaboration, la diffusion et la promotion de nouveaux services ou produits pour des segments de marché précis par l'entremise du processus de décision par stades (Stage-Gate). Les documents comprennent les études et analyses du marché (élaboration et gestion de nouveaux produits et services, optimisation des marchés existants), la gestion des promotions, la concurrence, le procédé d'innovation et le service à la clientèle (satisfaction de la clientèle et plaintes), le cycle de vie des produits ou services (lancement de produits et services, et retrait de produits et services).
Types de documents : Études de marché, analyse de marché, élaboration de nouveaux produits et services, gestion du service, gestion des promotions, nouveaux marchés, marchés existants, examen du marché, étude de marché, concurrents, concurrence, innovation, service à la clientèle, recherche et développement, satisfaction de la clientèle, mise à l'essai des produits, cycle de vie des produits et services, lancement des produits et services, et retrait des produits et services.
Numéro du document : SPC-M-9

Opérations
Description : Ces fichiers portent sur le dépôt, le traitement, le transport et la livraison de divers types de courrier pour répondre aux besoins des clients commerciaux et de détail de la SCP. Les documents portent sur le courrier en général (dépôt, traitement, transport, livraison, gestion du réseau et courrier non distribuable), les systèmes de traitement du courrier (facilitation de la livraison à destination ou en provenance du réseau de la SCP). Les fichiers peuvent comprendre les renseignements relatifs au transport du courrier (à l'échelle internationale, nationale et régionale, livraison du courrier par véhicule, facteur, dans les cases postales, dans les boîtes postales communautaires ou boîtes aux lettres rurales dans un réseau local), le réseau d'installations et de ressources qui permettent la livraison ou la levée du courrier, et la gestion de tout le courrier jugé non distribuable.
Types de documents : Dépôt du courrier, traitement du courrier, transport du courrier, livraison du courrier, gestion du réseau, courrier non distribuable, réseau de la SCP, courrier adressé à une destination internationale, nationale et régionale, livraison du courrier par véhicule, facteur, dans les cases postales, dans les boîtes postales et dans les boîtes aux lettres rurales, installations et ressources, levée du courrier et gestion du courrier.
Numéro du document : SPC-O-10

Régie d'entreprise
Description : Ces fichiers traitent des ensembles de lois, de procédures et de pratiques communes qui déterminent la gestion des comités, des équipes, des projets et des groupes de travail qui orientent l'élaboration des produits de travail découlant des activités, programmes et services généraux prescrits de la SCP. Les documents portent sur la gestion (conseils, comités, filiales, politiques, procédures, pratiques, conformité), la planification stratégique (plans généraux, administratifs et du marché), la planification (plans commerciaux généraux et opérationnels), la gestion du rendement (générale et opérationnelle), les dossiers de la Société, la vérification (externe et interne) et l'assurance découlant des contrôles. Ces documents peuvent comprendre les débats du Conseil d'administration et des comités, l'élaboration de plans stratégiques d'entreprise, l'élaboration de plans administratifs d'entreprise, les rapports d'entreprise, la soumission de rapports d'entreprise officiels à des parties externes, la vérification des procédés internes et des états financiers à l'interne et à l'externe de la SCP, les exigences de conformité, les politiques internes régissant les procédés de l'organisation et la façon de mener ses activités, les pratiques et procédures générales et fonctionnelles. Ils comprennent également l'accès à l'information (demandes, réponses, protection des renseignements personnels, évaluations des répercussions sur la protection des renseignements personnels, atteintes à la protection des renseignements personnels (demandes, réponses, évaluations des répercussions sur la protection des renseignements personnels, rapports, enquête).
Types de documents : gestion, comités, Conseil d'administration, filiale, planification stratégique, planification d'entreprise, planification administrative, planification du marché, planification opérationnelle, gestion du rendement, fichier d'entreprise, vérification interne, vérification externe, assurance découlant des contrôles, gestion de la conformité, gestion des politiques, gestion stratégique, gestion des pratiques, gestion des procédures, débats du Conseil, rapports généraux, rapports d'entreprise, procédé interne, états financiers, élaboration interne, accès à l'information et problèmes liés à la protection des renseignements personnels.
Numéro du document : SPC-RE-4

Ressources humaines (RH)
Description : Ces fichiers sont composés de procédés administratifs associés à la gestion des employés, au recrutement, à la planification de l'effectif et à l'indemnisation des accidentés du travail, en plus des autres activités qui appuient la gestion des ressources humaines. Les documents portent sur l'organisation et les postes, la planification de l'effectif, la gestion de la rémunération, la gestion des prestations d'emploi, l'indemnisation des travailleurs, le recrutement et la dotation, la gestion des employés, la gestion de la paie, la planification et l'évaluation du rendement, la formation et le perfectionnement, la santé et la sécurité au travail, la gestion de la santé des employés et les relations de travail. Ces fichiers comprennent des documents découlant de la gestion de la structure organisationnelle, de l'analyse des exigences en matière de ressources de la Société dans les secteurs d'activités, de la définition, de l'exploitation et de l'examen du nombre d'employés et des niveaux de rémunération incitative, de l'analyse des candidats selon un profil de poste précis, des exigences de formation des employés et de la négociation des conventions collectives.
Types de documents : Organisation, postes, classification de l'employé, gestion de la rémunération, prestations d'emploi, indemnisation des travailleurs, recrutement, dotation, gestion des employés, gestion de la paie, planification et évaluation du rendement, évaluations de l'employé, santé et sécurité, gestion de la santé des employés, relations de travail, structure organisationnelle, ressources de la Société, niveaux de rémunération, plans d'avantages, profil des postes, paie des employés, plans de rendement, évaluations, formation, santé des employés, conventions collectives.
Numéro du document : SPC-RH-6

Service
Description : Ces fichiers portent sur la gestion des comptes clients et l'établissement et le maintien de la relation avec les clients pour s'assurer que leurs besoins sont déterminés et satisfaits. Les documents portent sur le soutien aux ventes, les commandes de clients, les demandes de clients, les réseaux de vente au détail (de la Société et du secteur privé), le contrôle des marchandises et des stocks (les comptoirs postaux de la Société et du secteur privé) et la gestion des réclamations. Ces fichiers peuvent également comprendre des documents de gestion des comptes de clients qui ont conclu des conventions de vente de même que la gestion des demandes d'indemnités pour produits assurés, les garanties des produits et services et les indemnités.
Types de documents : Ventes, questions des clients, réclamations, satisfaction de la clientèle, contestations, retours, assurances, comptes clients, gestion des comptes, conventions de vente, commandes de clients, demandes de clients, service à la clientèle, réseau de vente au détail de la SCP, politiques de retour, comptoirs postaux de la Société, comptoirs postaux franchisés, stocks, assurance, réclamations de produits, garanties de produits, garanties de service, indemnités.
Numéro du document : SPC-SV-13

Services juridiques
Description : Ces fichiers portent sur la gestion des instruments juridiques (accords, licences, contrats), la prestation des services consultatifs juridiques, les services de résolution des conflits, les services de gestion des droits, l'accès à l'information et les services de protection des renseignements personnels et l'évaluation des implications juridiques des problèmes ou initiatives. Les documents peuvent porter sur la gestion des accords (fournisseur, emploi, expansion des affaires, biens immobiliers, niveau de service, ententes spéciales), les services consultatifs juridiques (avis, discussions), la résolution des conflits et des litiges, les licences, la gestion des droits, les projets de règlements et les arrêtés ministériels. Les fichiers peuvent également comprendre la négociation des modalités, le peaufinage des contrats, les ententes, les protocoles d'entente, les accords de règlement et contractuels avec les fournisseurs, les contrats d'emploi (employés, cadres), la cession des biens immobiliers, la prestation des services en fonction des modalités d'une entente, les relations contractuelles générales avec les parties tierces, les droits hors convention (création, transfert, cession), les règlements et arrêtés ministériels à la SCP.
Types de documents : Gestion des conventions, contrats des fournisseurs, contrats d'emploi, expansion des affaires, ententes portant sur des biens immobiliers, avis juridiques, opinions juridiques, discussions juridiques, résolution des conflits, litige, licences, gestion des droits, droits d'auteur, marques de commerce, brevets, enregistrement de propriété intellectuelle, projets de règlements, arrêtés ministériels, modalités, contrats, conventions, protocoles d'entente, règlements, relations contractuelles, fusions, acquisitions, biens immobiliers, relations contractuelles générales, procès, audiences, menaces de litige, résiliation des licences, droits hors convention, règlements.
Numéro du document : SPC-SJ-8

Ventes
Description : Ces documents portent sur la préparation et la présentation de dossiers de proposition en réponse aux intérêts sollicités et non sollicités montrés par les parties tierces. Ces fichiers comprennent également la vente de produits ou services aux clients de détail, les équipes des ventes de la SCP, l'admissibilité des occasions (évaluation des besoins du client), les propositions standard, les propositions non standard, la vente au détail et les activités dans les points de vente au détail de la SCP.
Types de documents : Équipes des ventes, gestion des comptes, admissibilité des occasions, propositions, vente au détail, évaluation des besoins du client, points de vente au détail, besoins en matière de service à la clientèle, ventes de produits, ventes de services, offres sollicitées ou non, gestion des contrats, stocks, catalogues.
Numéro du document : SPC-SS-12