Commercialisation et ventes
Cette catégorie comprend des renseignements sur la clientèle tels que ceuxutilisés pour la gestion des relations reliées aux ventes ainsi que pour gérer des programmes de marketing (p. ex. Entrepreneur^MC, le programme de fidélisation, études de marché, diverses listes d'envoi codées, les sondages de satisfaction de la clientèle sur les chefs de ménage et autres clients commerciaux de Postes Canada). Les dossiers réunissent les documents et renseignements suivants: correspondance, rapports, comptes rendus de visites à la clientèle et d'autres rencontres avec les clients: adresse d'affaires des représentants des compagnies; profils des cadres supérieurs clés. Ces dossiers servent à des fins commerciales exclusivement, notamment pour déterminer les besoins et l'attitude des clients et pour aider à prendre des décisions relatives aux services et produits offerts, aux prix et à la promotion. Postes Canada conserve également certains dossiers qui peuvent renfermer des renseignements de nature personnelle, et ce, avec l'entente des clients ou des partenaires d'affaires. Ces dossiers aident à la préparation de stratégies d'accroissement des comptes au regard des comptes gérés à l'échelle nationale et divisionnaire. Étant donné que ces documents ne relèvent pas de la juridiction de la Société, ils ne sont accessibles qu'avec le consentement au préalable du client ou du partenaire d'affaires en cause. De plus, les réclamations et les demandes de renseignements pour ce qui concerne les services de levée et de livraison ont été ajoutées à l'index et décrites comme constituant un fichier de renseignements de la Société canadienne de postes (voir Réseau des relations avec la clientèle, SCP PPU 030). Certains dossiers informatisés sont gardés aux systèmes suivants : Recettes de comptes de caisse, Information sur les mandats-poste, Service canadien de la faune, Clients principaux et Listes d'envoi de la commercialisation.

Dossiers administratifs
Certains renseignements peuvent être versés dans les dossiers administratifs, par exemple, dossiers de correspondance générale et de planification organisationnelle, procès-verbaux de réunions, livres de renseignements, listes de prêt et distribution de la bibliothèque, rapports de contrôle d'inventaire des immobilisations, rapports de vérification et évaluations, rapports du grand livre, rapports de vérification et d'évaluation, communications par courrier électronique interne, enregistrements vidéo et dossiers sur des visites et des rencontres avec des représentants d'autres administrations postales. Plusieurs fonctions fournissent aussi des conseils touchant les employés, notre clientèle, ainsi que nos entrepreneurs, sur de tels sujets que les relations avec les employés, les relations de travail, le service à la clientèle, la sécurité générale, la santé et la sécurité au travail, etc. Ces renseignements peuvent se présenter sous forme de notes personnelles, d'ébauches, de lettres, de dossiers de cas et de courriels, dont les doubles sont souvent classés dans d'autres fichiers de renseignements personnels. Les normes de conservations sont variées, mais demeurent conformes au minimum de deux ans.

Envois non distribuables
Cette catégorie comprend le courrier de la poste aux lettres et de la poste aux colis de première et de quatrièmes classes seulement qui, pour une raison quelconque, ne peut être livré au destinataire ou retourné à l'expéditeur. Elle inclut le courrier dont la livraison est interdite par la loi, le courrier refusé par le destinataire et le courrier à l'égard duquel le port exigible n'est pas payé, sur demande, par l'expéditeur. Le traitement de ce courrier non distribuable est régi par le Règlement sur les envois tombés en rebut. Le courrier non distribuable est ouvert pour faciliter la livraison au destinataire ou le renvoi à l'expéditeur. Les envois Médiaposte non distribuables ne sont pas renvoyés à l'expéditeur ni réexpédiés au destinataire, à moins qu'ils ne portent une demande expresse de renvoi à l'expéditeur ou de réexpédition à une autre adresse, ou qu'ils n'aient une valeur évidente. Le courrier non distribuable du régime international est renvoyé dans le pays d'origine, à moins qu'il ne porte la mention « abandonné », auquel cas il est traité de la même manière que le courrier du régime intérieur. Lorsque le courrier non distribuable sans valeur évidente ne contient pas suffisamment de renseignements pour permettre le renvoi à l'expéditeur ou la réexpédition au destinataire, il est détruit. Lorsque le courrier contient de l'argent ou des marchandises, l'argent est déposées au compte de la Société canadienne des postes et les marchandises sont vendues ou aliénées d'une autre façon approuvée par la Société.