Service canadien du renseignement de sécurité
Info Source
Sources de renseignements
sur les employés fédéraux
2008
Service canadien du renseignement de sécurité
Table des matières
Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions
Fichiers de renseignements personnels ordinaires
Fonds de renseignements
Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions
Accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion
Description : Ce fichier renferme des rapports sur les accidents; des réclamations pour les dommages subis; des décisions du tribunal; des transactions de règlement et la correspondance concernant des accidents survenus à des
véhicules, des bateaux, des embarcations et des avions loués ou appartenant à l'État ou à des véhicules, bateaux, embarcations et avions privés utilisés à des fins professionnelles. Ce fichier renferme également les demandes de paiement à titre gracieux
et les paiements effectués aux individus. Pour les renseignements concernant l'hygiène et la sécurité au travail et les autorisations de congés et d'indemnité liées aux accidents de travail ou aux maladies professionnelles, voir le fichier SRS PPE 813.
Le numéro de code du véhicule doit être fourni pour faciliter la recherche dans le système d'information.
Catégorie de personnes : Les employés du SCRS victimes d'accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation ou d'avion et ceux qui ont fait une demande de paiement à titre gracieux.
But : Ce fichier a pour but de conserver les renseignements se rapportant aux Accidents d'automobile, de bateau, d'embarcation et d'avion survenus à des employés du SCRS
Usages compatibles : Déterminer la responsabilité des accidents et approuver le règlement des dommages. Ces données peuvent être versées au dossier personnel de l'employé et servir à des fins de recherche, de vérification, de
planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Deux ans après l'accident s'il n'y a pas eu de réclamation ou de poursuite contre la Couronne. Dans les cas qui résultent en une réclamation, les documents sont examinés en vue de leur
retrait six ans après sa conclusion. Les documents qui portent sur les poursuites contre la Couronne sont examinés en vue de leur retrait dix ans après la conclusion des dites poursuites.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002141
Numéro du fichier : SRS PPE 814
Aide aux employés
Description : Ce fichier renferme des renseignements, traités de façon confidentielle, sur la participation d'un employé au Programme d'Aide aux employés (PAE), y compris les dossiers obtenus ou préparés dans le cadre d'un contrat,
les avis de mise en rapport volontaire; les dossiers de mise en rapport avec des professionnels de la santé et les rapports et la correspondance provenant de ces derniers.
Catégorie de personnes : Employés et anciens employés, leurs partenaires et membres de la famille immédiate.
But : Ce fichier a pour but d'emmagasiner les renseignements nécessaires à l'administration du Programme d'Aide aux employés.
Usages compatibles : Étayer les décisions de nature administrative ayant trait aux mesures à prendre en matière d'Aide aux employés. Ces renseignements peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification,
d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés au moins deux ans après la dernière action administrative, puis ils sont examinés en vue de leur retrait.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002147
Numéro du fichier : SRS PPE 820
Association des employés
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les employés du SCRS et renferme des documents ou des données concernant le règlement des plaintes, des griefs et/ou des mesures disciplinaires.
Catégorie de personnes : Tous les employés non syndiqués, y compris les employés nommés pour une période déterminée qui sont en poste depuis six mois, à l'exception des employés du cadre de gestion dans le cas où la période
de conservation dépasserait leur date d'entrée dans ce cadre.
But : Tenir des dossiers sur la représentation des employés lors du règlement de leurs plaintes ou de leurs griefs, y compris des dossiers touchant l'application des politiques de Ressources humaines et l'aide aux employés faisant
face à des mesures disciplinaires.
Usages compatibles : Réservé à l'administration au sein de l'Association des employés.
Normes de conservation et de destruction : Conformément au Règlement sur la protection des renseignements personnels, les données sont conservées pour au moins deux ans une fois épuisées toutes les voies de recours, la demande
écrite de l'employé concerné, les documents peuvent être détruits immédiatement.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 003970
Numéro du fichier : SRS PPE 831
Conduite et mesures disciplinaires
Description : Ce fichier renferme des avis de mesures disciplinaires et la correspondance échangée au sujet de l'inconduite d'un employé en ce qui a trait aux conditions d'emploi; les témoignages; les opinions juridiques; les
enquêtes se rapportant à des écarts de conduite possibles et le rapport d'analyse qui résulte de ces enquêtes. Il est important de signaler que les avis de mesures disciplinaires sont joints au dossier de rendement de l'employé.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS autres que les personnes nommées ou détachées au Service.
But : Ce fichier renferme les renseignements utilisés lors des mesures disciplinaires prises au SCRS. Il sert également à déterminer s'il y a lieu de prendre des mesures disciplinaires et, dans ce cas, à déterminer la nature
de ces mesures.
Usages compatibles : Étayer les décisions relatives à la rémunération et aux avantages sociaux; aux présences et aux congés; à la sécurité interne; aux mutations, aux rétrogradations et à la cessation d'emploi. Ces renseignements
peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont examinés en vue de leur retrait deux ans après la date à laquelle la mesure disciplinaire a été prise, pourvu qu'aucune autre mesure disciplinaire n'ait été enregistrée
dans l'intervalle. Lorsque des mesures disciplinaires ont été annulées ou qu'il a été établi que les accusations d'écart de conduite n'étaient pas fondées, la documentation relative à la mesure en cause peut être immédiatement détruite lorsque l'employé
concerné en fait la demande par écrit.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002144
Numéro du fichier : SRS PPE 817
Conflits d'intérêts
Description : Ce fichier renferme (1) les documents attestant que l'employé a lu et compris la politique du SCRS sur les Conflits d'intérêts et s'engage à l'observer comme condition d'emploi, et indiquant s'il possède ou non
des biens ou des intérêts qui sont, ou pourraient être, incompatibles avec l'exercice de ses fonctions; (2) des rapports confidentiels faisant état des biens ou des intérêts qui sont, ou pourraient être, incompatibles avec l'exercice de ses fonctions;
(3) des rapports d'enquêtes et de la correspondance portant sur des Conflits d'intérêts réels, éventuels ou apparents liés à l'incompatibilité réelle, ou éventuelle, entre les affaires personnelles de l'employé et l'exercice de ses fonctions.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Consignation des renseignements (1) qui indiquent si l'employé a lu et compris la politique du SCRS sur les Conflits d'intérêts et s'engage à l'observer comme condition d'emploi; (2) qui indiquent s'il existe des Conflits
d'intérêts réels, éventuels ou apparents pour les employés du SCRS; (3) qui permettent de tenir un registre de tous les Conflits d'intérêts réels, éventuels ou apparents; (4) qui permettent de consigner toutes les mesures d'observation d'après-mandat
qui sont requises de l'employé.
Usages compatibles : Régler des Conflits d'intérêts réels, éventuels ou apparents, et étayer les décisions prises au sujet des mutations et des mesures disciplinaires en cas de Conflits d'intérêts non réglés.
Permettre aux agents désignés de déterminer si un ancien employé respecte les mesures d'observation d'après-mandat qui lui sont applicables. Les informations peuvent aussi servir à des fins de vérification.
Normes de conservation et de destruction : Le SCRS conserve ces documents pendant la durée d'emploi, plus deux ans, puis ils sont examinés en vue de leur retrait.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 003299
Numéro du fichier : SRS PPE 826
Cotes de sécurité (Antérieurement autorisations sécuritaires)
Description : Ce fichier renferme tous les antécédents personnels; les résumés des enquêtes faites par le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), auparavant le Service de sécurité de la Gendarmerie royale du Canada
(GRC); des cartes d'empreintes digitales; les antécédents criminels; le numéro d'assurance sociale; les séances de briefing et la correspondance connexe à la cote de sécurité attribuée aux employés et les résultats des tests polygraphiques. Des remarques
au sujet du niveau de la cote de sécurité peuvent être ajoutées au dossier personnel de l'employé. Le fichier renferme aussi des informations sur les voyages d'agrément qui peuvent susciter des craintes pour la sécurité de l'employé, les vérifications
informatiques et la correspondance ayant trait à l'employé.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier vise à consigner des renseignements concernant l'établissement de la cote de sécurité s'appliquant à l'employé à l'égard des conditions d'emploi, dans la mesure où ces données ont trait à la gestion du personnel
du Service.
Usages compatibles : Étayer les décisions se rapportant à des mutations, à des promotions, à des mesures disciplinaires, au prolongement ou à la fin de la période d'emploi et à l'attribution des cartes d'identité ou de laissez-passer,
et aider les employés du SCRS à déterminer si d'autres personnes ont l'autorisation d'être sur les lieux. Les données versées dans ce fichier peuvent également servir à vérifier si les conditions d'emploi sont respectées, dans le contexte de la gestion
du personnel du Service. Ce fichier peut être utilisé comme une source d'information ou pour la liaison avec d'autres sources d'information, afin que le SCRS puisse remplir le mandat qui lui est conféré par la loi. Toute liaison est conforme aux dispositions
de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés jusqu'à ce que l'intéressé ne soit plus au service du SCRS; et sont détruits au bout de sept ans.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002142
Numéro du fichier : SRS PPE 815
Dotation
Description : Ce fichier renferme les demandes de Dotation; les descriptions de poste; les échelles de salaire; les profils de sélection; les affiches de concours; les demandes de mutation; les listes de mises à pied; les imprimés
d'ordinateur relatifs au répertoire des ressources humaines; les demandes d'emploi; les listes de candidats; les évaluations des jurys de sélection, y compris les rapports et les notes d'évaluation provenant du comité de Dotation; les documents relatifs
aux examens et à leurs résultats, y compris les résultats des tests psychologiques; les listes d'admissibilité; les offres d'emploi; les avis destinés aux candidats; les avis relatifs au droit d'appel et les documents à cet égard; la correspondance relative
à la Dotation faite par divers moyens, notamment par voie de concours et à l'aide du répertoire des ressources humaines. Les employés qui veulent avoir accès aux renseignements qui les concernent et qui figurent dans un dossier de concours doivent fournir
le numéro du concours pour que l'on puisse les trouver et les récupérer. On trouve dans les dossiers du fichier une grande variété de renseignements personnels, qui portent notamment sur l'âge, le sexe, le niveau des études et/ou l'expérience de travail.
On peut également trouver des avis relatifs à des décisions de Dotation dans le dossier personnel d'un employé.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier renferme des renseignements qui peuvent être utilisés pour la Dotation de postes au sein du SCRS.
Usages compatibles : Sélectionner des candidats, doter des postes et traiter les appels relatifs aux nominations et aux promotions. Pour avoir accès à ces renseignements, il faut, le cas échéant, donner le numéro du concours.
Ce système peut servir de source d'information pour le Fichier de données sur le programme d'équité en matière d'emploi, la Commission de la fonction publique, Statistique Canada, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. On peut se servir
de ce système comme source d'information ou comme lien pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/Retenues; Système de rapports sur les services supplémentaires; Système d'information sur les langues officielles;
Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système sur les congés sans solde; Système de collecte de données sur les postes; et le fichier des systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la fonction publique.
Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des
renseignements personnels. Ces renseignements peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés au moins cinq ans après l'expiration de la liste d'admissibilité utilisée pour combler un poste ou deux ans après toute mesure administrative, puis ils sont
examinés en vue de leur retrait.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002136
Numéro du fichier : SRS PPE 809
Enquêtes sur les agissements illicites
Description : Ce fichier renferme les allégations, les rapports d'enquête, les comptes rendus d'entrevue, les rapports au Ministère de la Sécurité publique Canada et la correspondance connexe, qui ont été recueillies ou préparés,
conformément au paragraphe 20(2) de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité, sur les activités d'employés du SCRS qui ont peut être agi illicitement dans l'exercice de leurs tâches et de leurs fonctions pour le Service, conformément
à la Loi sur le SCRS.
Catégorie de personnes : Personnes visées par des enquêtes menées en vertu du paragraphe 20(2) de la Loi sur le SCRS.
But : Enquêter sur les allégations d'agissements illicites de la part d'employés du SCRS et prendre les mesures correctives nécessaires.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent être communiqués au Procureur général du Canada, à l'organisme compétent responsable de l'application de la loi au besoin et au Comité de surveillance
des activités de renseignement de sécurité ou à l'Inspecteur général. Ils peuvent également être utilisés quand il faut prendre des mesures disciplinaires liées à la conduite des employés, en vertu de la Loi sur le SCRS, ou quand le Service juge nécessaire
de les communiquer aux autorités ou aux personnes compétentes. Ils peuvent aussi servir à des fins de gestion, de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada après dix ans, en prenant soin d'enlever le nom des individus concernés.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 040
Enregistrement (SCT) : 002761
Numéro du fichier : SRS PPE 832
Formation et perfectionnement
Description : Ce fichier renferme des données personnelles notamment : les demandes de cours et les évaluations; le numéro de dossier personnel; les résultats des examens et les certificats; les relevés de paiement des frais;
la correspondance connexe à la participation des employés à des cours de formation et de perfectionnement parrainés par le gouvernement ou donnés par des organismes privés. Le fichier renferme aussi le numéro d'assurance sociale des employés qui ont
bénéficié du Programme de paiement des frais de scolarité. Sont également inclus les renseignements sur des employés qui ont suivi des cours de la Commission de la fonction publique. La collecte de ces renseignements est effectuée en vertu de la Loi
sur les relations de travail dans la Fonction publique et de la Loi sur l'emploi dans la Fonction publique. Les dossiers relatifs à la participation et aux résultats obtenus sont joints aux dossiers personnels des employés et l'on trouve, dans le fichier
Services du personnel du SCRS, les renseignements touchant le besoin en perfectionnement pour chaque employé en vue d'améliorer son rendement.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier a pour but de fournir de la documentation pour l'administration des programmes de formation et de perfectionnement au SCRS.
Usages compatibles : Approuver et inscrire la participation des employés à des cours de formation et de perfectionnement et confirmer les réalisations des employés. Les renseignements relatifs à l'administration de la paye des
employés figurent également dans le fichier sur la rémunération et les avantages sociaux. Ce système peut servir de source d'information pour le Fichier de données sur le programme d'équité en matière d'emploi, la Commission de la fonction publique,
les agents négociateurs de la Fonction publique, Statistique Canada, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système
Versements/Retenues; Système de rapports sur les congés; Système de rapports sur les services supplémentaires; Système d'information sur les langues officielles; Programme d'avancement professionnel des agents de renseignements; Système sur les congés
sans solde; et le Système de collecte de données sur les postes. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération
sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers généraux sur les cours sont conservés pendant deux ans. La liste des cours suivis par chaque employé est conservée jusqu'a ce que celui-ci atteigne l'âge de 90 ans. Les
dossiers sur la formation spécialisée sont conservés pendant dix ans puis transférés à la Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002138
Numéro du fichier : SRS PPE 811
Griefs et arbitrage
Description : Ce fichier renferme les griefs présentés par les employés et par les représentants des unités de négociation; les accusés de réception et les réponses de la direction; les témoignages; les opinions juridiques;
les rapports d'enquête et les analyses; et toute la correspondance relative aux griefs et à l'arbitrage.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier a pour but de consigner les renseignements utilisés à tous les paliers de règlement des griefs et de la procédure d'arbitrage, y compris au niveau de la Commission des relations de travail dans la Fonction publique.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont utilisés exclusivement pour consigner et, le cas échéant, aider à résoudre les griefs y compris les renvois à l'arbitrage de la Commission des relations de
travail dans la Fonction publique. Ils peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers concernant les griefs et l'arbitrage sont conservés pendant trois ans après le règlement définitif du différend, puis ils sont examinés en vue de leur retrait.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002143
Numéro du fichier : SRS PPE 816
Harcèlement et discrimination en milieu de travail
Description : Ce fichier renferme la correspondance relative aux plaintes de harcèlement et/ou de discrimination; les rapports d'entrevue avec les plaignants et les présumés harceleurs; les rapports d'entrevue avec les témoins
des incidents; les récapitulations des enquêtes faites par la direction; les analyses des événements et les décisions prises au sujet d'incidents donnés. Ces renseignements doivent constituer un dossier distinct et ne pas être versés dans le dossier
personnel du plaignant. Lorsqu'une mesure disciplinaire est prise à la suite d'une enquête, ils doivent être transférés dans le fichier des mesures disciplinaires.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Consigner les renseignements nécessaires pour traiter les plaintes de harcèlement et/ou discrimination en milieu de travail, pour établir qu'il s'agit vraiment d'un cas de harcèlement et/ou discrimination et, dans l'affirmative,
pour déterminer les mesures appropriées, y compris les mesures disciplinaires, qu'il convient de prendre pour mettre fin à cette situation.
Usages compatibles : Étayer les décisions prises à la suite de l'enquête et de l'analyse relatives à la plainte.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont examinés en vue de leur retrait deux ans après la date de la dernière mesure administrative qui a été prise.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 003298
Numéro du fichier : SRS PPE 825
Mécanisme de recours lié à la classification
Description : Ce fichier renferme les demandes de recours des employés du SCRS liées à la classification de leurs postes, les accusés de réception, le rapport du Comité de recours, les avis de décision et toute information personnelle
relative à la résolution du grief. Pour que l'information puisse être repérée, il faut inscrire les numéros des postes et les dates des demandes de recours.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Faciliter l'accès aux renseignements personnels recueillis dans le cadre des procédures de recours liées à la classification.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier peuvent servir à résoudre les griefs ultérieurs ou les appels relatifs à la classification. Ils peuvent aussi être utilisés à des fins de recherche, de planification,
de vérification et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits cinq ans après la dernière mesure administrative qui a été prise.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 003631
Numéro du fichier : SRS PPE 830
Primes d'encouragement et distinctions
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur des individus qui ont été nommés pour des primes, dans le cadre du Régime des primes d'attestation du mérite du SCRS ainsi que sur ceux qui ont bénéficié d'une bourse
du SCRS. Ces renseignements peuvent comprendre des curriculum vitae, des descriptions à l'appui de contributions méritoires concernant leurs fonctions, ou des suggestions pour améliorer des opérations de la Fonction publique ou du SCRS, ainsi que des
rapports de recommandations, dûment remplis, concernant soit la prime au mérite ou la prime à l'initiative. Ce fichier renferme également des renseignements sur les employés dont on a étudié le dossier en vue de leur décerner la Prime de longs services
ou le Prix Sir William Stephenson.
Catégorie de personnes : Les employés du SCRS et les individus, dont la candidature a été proposée ou qui ont participé aux programmes des primes d'encouragement et des distinctions du SCRS, au Régime des primes d'attestation
du mérite des employés du SCRS, ainsi que ceux qui ont demandé la bourse Sir William Stephenson.
But : Le fichier a pour but de répertorier les personnes admissibles à une prime ou à une distinction dans le cadre des programmes du SCRS ou du Régime des primes d'attestation du mérite des employés du SCRS, ou admissibles
à la Bourse Sir William Stephenson.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont utilisés pour établir des précédents au sujet des primes et pour vérifier à rebours les dépenses de fonds. Ce fichier peut être utilisé comme source d'information
ou pour les liaisons avec les autres établissements gouvernementaux qui participent au Régime des primes d'attestation du mérite des employés du SCRS, afin de déterminer si la suggestion ou la demande de prime justifie, en raison de son caractère unique,
une récompense. Le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux émet les chèques et utilise les numéros d'assurance sociale aux fins de l'impôt sur le revenu. Ces renseignements peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification,
de planification, d'évaluation et de statistiques
Normes de conservation et de destruction : Les données sur le Régime des primes d'attestation du mérite des employés du SCRS sont conservées pendant dix ans, puis on détermine s'il y a lieu de les transférer à Bibliothèque et
Archives Canada. Celles sur les suggestions et les candidatures rejetées sont conservés pendant deux ans. Les dossiers sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada si les suggestions des employés ont mené à des changements importants au niveau des
politiques.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002152
Numéro du fichier : SRS PPE 822
Programmes d'équité en matière d'emploi et du multiculturalisme
Description : Ce fichier renferme des renseignements personnels sur les employés et certaines initiatives d'équité en matière d'emploi. Tous ces renseignements ont été recueillis au moyen de questionnaires ou d'entrevues, ou
compilés à partir de dossiers d'employés ou de systèmes informatiques. Il est demandé aux répondants d'indiquer, de leur plein gré leur nom et s'ils sont autochtones, handicapés ou font partie d'une minorité visible.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier renferme toute la documentation nécessaire à la mise en œuvre de la politique d'équité en matière d'emploi au SCRS. C'est grâce à ces renseignements qu'il est possible d'obtenir un tableau complet des employés,
par sexe et appartenance à un groupe désigné (femmes, autochtones, personnes handicapées et personnes faisant partie de minorités visibles). Ces renseignements sont utilisés pour dresser un profil personnel des employés et comparer la situation des membres
des groupes désignés à celle des groupes au sein du Service qui ne le sont pas et celle de leurs homologues sur le marché du travail canadien. Toute liaison nécessaire à l'administration du Programme d'équité est conforme aux dispositions de la Loi sur
l'équité en matière d'emploi et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Le ministère peut recueillir des données pour des fins statistiques, pour obtenir des renseignements sur les employés, ou encore à ces deux fins. Les renseignements recueillis sont utilisés dans le cadre
du programme d'équité en matière d'emploi du Service, afin de déterminer s'il y a discrimination systémique dans l'embauche, de l'éliminer s'il y a lieu et d'introduire des mesures temporaires spéciales qui permettront aux groupes désignés d'être représentés
d'une manière équitable au Service. Les renseignements peuvent également être utilisés à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique connexe à l'équité en matière d'emploi.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sur l'équité en matière d'emploi sont conservés au moins trois ans, puis ils sont examinés en vue de leur retrait. Les données contenues dans ce fichier peuvent également
servir à des fins de vérification.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002133
Numéro du fichier : SRS PPE 824
Rémunération et avantages sociaux
Description : Ce fichier renferme les certifications nécessaires pour la rémunération, les indemnités et les déductions et présente des renseignements au sujet du traitement et des avantages sociaux pour chaque employé, y compris
le numéro d'assurance sociale, ainsi que la correspondance connexe à l'administration de la paye et des avantages sociaux. Le fichier peut également comprendre des dispositions concernant la saisie-arrêt et la distraction des fonds. Les dossiers touchant
les gains et la pension de retraite sont joints au dossier personnel de chaque employé.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier renferme de la documentation sur l'administration de la rémunération et des avantages sociaux au sein des ministères et organismes fédéraux. Il sert également à approuver le paiement des traitements et des indemnités
ainsi que les retenues. Le numéro d'assurance sociale est utilisé à des fins d'identification et afin d'assurer l'uniformité de l'administration de la paye et des avantages sociaux. Le numéro d'assurance sociale doit être obligatoirement fourni pour
ce fichier; toutefois, il peut y avoir des cas d'exception lorsqu'il y a des circonstances spéciales.
Usages compatibles : Permettre la vérification et la conciliation des comptes relatifs à la paye (par exemple, la rémunération et les rétributions) et le recouvrement des trop- payés et des dettes envers la Couronne et, le cas
échéant, permettre l'exécution des ordonnances émises dans le cadre de la Loi sur la saisie-arrêt et la distraction de pensions. Des renseignements sont également fournis à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, pour faciliter le versement
des salaires et des cotisations aux divers régimes de santé provinciaux, aux assureurs des régimes collectifs et aux syndicats, aux fins de la vérification des cotisations. Les renseignements versés dans ce fichier peuvent être utilisés pour l'établissement
des budgets, ainsi qu'à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les documents relatifs aux taux de rémunération, aux heures travaillées, les autres documents d'usage ainsi que la documentation générale touchant la rémunération et les déductions
ainsi que de la correspondance, sont examinés en vue de leur retrait deux ans après la fin de l'année financière, sauf s'il faut régler des paiements excédentaires, recouvrer des sommes dues à l'État ou exécuter des ordonnances de saisie-arrêt ou de
distraction de pensions, cas où les dossiers sont conservés jusqu'à ce que les paiements excédentaires soient réglés, les sommes dues soient recouvrées et l'ordonnance de saisie-arrêt ou de distraction ne soit plus en vigueur. Les autres documents qui
se rapportent à la rémunération sont conservés jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 90 ans ou deux ans après sont décès, pourvu que deux ans soient écoulés depuis la dernière utilisation du dossier pour fins administratives.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002130
Numéro du fichier : SRS PPE 823
Santé et sécurité au travail
Description : Ce fichier renferme des dossiers sur les blessures au travail et des rapports sur la santé au travail. Ces documents sont conservés par le SCRS aux Services de santé. Ce fichier renferme également des renseignements
sur le Comité de santé et de sécurité au travail. Développement des ressources humaines Canada ou l'organisme provincial responsable conservent les demandes d'indemnisation et la correspondance connexe, et des dossiers touchant les sommes déboursées.
(Dossier sur l'indemnisation des employés de l'État, DRHC PEC 701). Les dossiers concernant les accidents de véhicules, les enquêtes à leur sujet et le règlement de ces accidents sont conservés dans le fichier SRS PPE 814.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier a pour but de fournir la documentation nécessaire à l'administration des programmes de santé et de sécurité au travail au SCRS, notamment la prévention des accidents, la protection de la santé et les autorisations
de congés et d'indemnités touchant les lésions et les maladies professionnelles. Il vise à consigner tous les détails se rapportant à la santé et à la sécurité au travail ainsi que les causes d'accidents et de lésions, afin de prévenir les accidents,
d'assurer la protection de la santé, et de permettre l'administration efficace de chaque programme de santé et de sécurité au SCRS.
Usages compatibles : Étayer les décisions connexes aux indemnités destinées aux travailleurs (y compris celles des commissions provinciales des accidents du travail), aux congés d'accident au travail ainsi qu'à la paye et aux
avantages sociaux; servir de moyen permettant de prévenir les lésions, les maladies et les incapacités subséquentes qui découlent des conditions de travail ou qui sont aggravées par celles-ci; assurer que des individus sujets à certains risques professionnels
déterminés soient en mesure de continuer à travailler sans préjudice pour leur santé, leur sécurité ou celle des autres et établir des conditions qui permettront à certains individus souffrant de maladies ou d'incapacités de continuer à travailler dans
des conditions contrôlées. Ces renseignements peuvent également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers médicaux d'un individu sont conservés par le Service au moins jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 90 ans ou deux ans après son décès, pourvu que deux ans se soient
écoulés depuis la dernière utilisation du dossier pour fins administratives.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002140
Numéro du fichier : SRS PPE 813
Services de santé
Description : Ce fichier renferme des évaluations psychologiques, des revues médicales et des dossiers médicaux qui ne sont pas reliés au domaine de la sécurité au travail. Les employés qui désirent prendre connaissance des
résultats de leurs tests psychologiques ou médicaux peuvent le faire en présence d'un préposé désigné. Les instructions sur la façon de communiquer avec celui-ci leur sont données pendant le processus d'examen des demandes, à moins que l'employé(e) précise
qu'il ne souhaite pas connaître les résultats de ses tests.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Établir la capacité de l'employé à s'acquitter de ses fonctions compte tenu de son état de santé; présenter des recommandations lorsque la santé constitue un critère déterminant eu égard à la dotation d'un poste; établir
les droits aux congés de maladie ou l'admissibilité aux programmes d'assurance; et évaluer les qualités et les compétences particulières des candidats par rapport aux qualités souhaitées pour certaines fonctions.
Usages compatibles : L'information peut servir à l'intérieur des mécanismes de recours ou de griefs et à des fins, de dotation et d'administration des programmes de rémunération et d'avantages sociaux; être utilisée par des
médecins pour poursuivre un traitement ou par un médecin qui préside l'examen des dossiers de santé; servir à déterminer l'admissibilité de l'employé à une pension d'invalidité de la Commission canadienne des pensions; être utilisée à des fins de vérification,
de planification, d'évaluation et de statistiques. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et les programmes de rémunération et d'avantages sociaux sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements
personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés jusqu'à ce que l'employé atteigne 90 ans ou que deux ans se soient écoulés depuis la dernière mesure administrative. Les dossiers jugés de nature historique
ou qui ont une valeur sur le plan des archives doivent être remis à la Bibliothèque et Archives Canada; les autres doivent être détruits.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 003300
Numéro du fichier : SRS PPE 827
Services du personnel du SCRS
Description : Ce fichier renferme les caractéristiques personnelles, soit l'âge, le sexe et le code d'identification de dossier personnel; l'adresse personnelle; la citoyenneté; des renseignements sur les études (relevés de
notes, certificats et diplômes); des données sur les langues officielles, notamment les inscriptions à des cours de langue, les fiches de présence, les demandes d'inscription et les compétences acquises, ainsi que les exigences linguistiques des postes
et les primes au bilinguisme; des renseignements sur les emplois antérieurs ailleurs qu'à la Fonction publique; les curriculum vitae et les références; l'emplacement des organismes concernés; les nominations et les mutations; les évaluations du rendement,
y compris le niveau de rendement de l'employé (habiletés, aptitudes, réalisations et intérêts); et les évaluations, à l'interne et à l'externe, de leurs aptitudes en gestion; les promotions et les rétrogradations; les périodes d'emploi, notamment les
stages, les mises à pied et la durée d'emploi; la classification, y compris les numéros de poste, les groupes, les niveaux, les titres et les traitements; ainsi que des informations sur les pensions et les assurances, notamment les noms des bénéficiaires.
On peut également y trouver, le cas échéant, des renseignements concernant le service militaire, y compris les périodes et les domaines de service; les exclusions des négociations collectives, notamment le statut d'employé désigné et l'identification
de l'agent négociateur; les réalisations professionnelles, y compris les publications, les brevets et les primes; les passeports nécessaires pour occuper le poste; ainsi que des renseignements sur la cessation d'emploi, notamment les certificats et les
raisons du départ de l'employé. Ce fichier comprend en outre des données sur l'examen par le Service des plaintes déposées en vertu de la Loi sur les langues officielles, ses recommandations et les mesures correctives qu'il a prises. A cet égard, les
demandeurs doivent préciser quel a été leur rôle dans le processus pour être autorisés à consulter les dossiers qui les intéressent. Les personnes intéressées doivent indiquer la date approximative de l'évaluation de leurs aptitudes en gestion afin que
nous puissions extraire ce dossier, qui est conservé cinq ans avant d'être détruit. Ce fichier renferme aussi des résumés de décisions concernant la dotation; les présences et les congés, y compris les registres des congés et des présences et les certificats
médicaux pour les congés de maladie; des renseignements médicaux aux fins de l'établissement des droits aux prestations, de la prise de décisions par l'administration sur des points comme les mutations ou les renvois pour raisons médicales; des données
sur la planification de la relève, la formation et le perfectionnement; des décisions concernant les indemnités et l'aptitude au travail; ainsi que des renseignements sur la discipline et les cotes de sécurité. La plupart des renseignements concernant
ces sujets se trouvent toutefois dans divers autres fichiers.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier a pour but de faciliter la gestion des ressources humaines du SCRS dans les secteurs administratif et opérationnel.
Usages compatibles : Les données que renferme ce fichier peuvent servir à faire en sorte que les mesures prises au Service dans le secteur de la gestion des ressources humaines sont coordonnées et certifiées dans l'intérêt à
la fois de l'employé et du SCRS, y compris les décisions relatives à la dotation, à la planification de la relève, aux examens médicaux, à l'aide aux employés, à l'équité en matière d'emploi et au multiculturalisme, à la rémunération et aux avantages
sociaux, à la formation et au perfectionnement, à l'hygiène et à la sécurité au travail, aux langues officielles, à la discipline, aux cotes de sécurité et aux pensions. Elles peuvent également être utilisées pour vérifier des références professionnelles
et pour rédiger des lettres de félicitations ou de condoléances. Elles peuvent être communiquées à Développement des ressources humaines Canada, à la commission de la Fonction publique, aux agents négociateurs de la Fonction publique, à Statistique Canada,
aux assureurs des régimes d'assurance collective de la Fonction publique, à la Commission des relations de travail dans la Fonction publique ainsi qu'à d'autres ministères et organismes fédéraux, compte tenu d'une application stricte du principe de l'accès
sélectif. Elles peuvent servir de source d'information ou pour la liaison avec les systèmes suivants : Système d'information des titulaires, Système de rapports sur les congés, Système de rapports sur les services supplémentaires, Système d'information
sur les langues officielles, Fichier d'information sur la mobilité des employés, Système Versements/Retenues, Système sur les congés sans solde, Système d'information sur la formation et le perfectionnement, Système de gestion des carrières, Système
de collecte de données sur les postes et Système informatisés statistiques (CFP PCE 761) de la Commission de la Fonction publique et de Secrétariat du Conseil du Trésor. Les données figurant dans ce fichier peuvent également servir comme source d'information
ou pour établir des liaisons avec d'autres sources de renseignements afin que le SCRS puisse remplir le mandat qui lui est conféré par la loi. Toutes les liaisons concernant la gestion des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes
aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces renseignements peuvent enfin servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des employés du SCRS sont conservés par le Service au moins jusqu'à ce que le sujet ait atteint l'âge de 90 ans ou pendant deux ans après le décès du sujet, pourvu que
deux ans se soient écoulés depuis la dernière fois où le dossier a été utilisé à des fins administratives; au terme de cette période, le SCRS transfère le dossier à la Bibliothèque et Archives Canada s'il a une valeur historique ou archivistique. Sinon,
il le détruit. Les dossiers sur les langues officielles sont conservés par le Service pendant cinq ans après la date de la dernière inscription, puis sont détruits. Les données sur les inscriptions, les présences, les demandes d'inscription aux cours
de langue et les compétences acquises sont éliminées deux ans après la date du dernier document versé au dossier. Les dossiers sur les évaluations du rendement sont conservés pour cinq ans après la terminaison d'emploi puis ils sont examinés en vue de
leur retrait.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 003784
Numéro du fichier : SRS PPE 808
Voyages et réinstallation
Description : Ce fichier renferme les autorisations, les avances, les demandes de remboursement, les reçus, les préparatifs de voyage, les itinéraires et la correspondance concernant les déplacements, les réinstallations ou
les affectations à l'étranger des employés.
Catégorie de personnes : Employés du SCRS.
But : Ce fichier a pour but d'emmagasiner des renseignements concernant les voyages, les réinstallations et les affectations à l'étranger des employés du SCRS.
Usages compatibles : Administrer les fonctions touchant les voyages et les réinstallations (approbations), ainsi que les affectations à l'étranger (autorisations, avances, demandes de remboursement). Ces renseignements peuvent
également servir à des fins de recherche, de vérification, de planification, d'évaluation et de statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont détruits six ans après l'exercice financier durant lequel il y a eu règlement des frais de voyage ou de réinstallation.
No. ADD : 2006/001
Renvoi au document no. : SRS SDS 050
Enregistrement (SCT) : 002146
Numéro du fichier : SRS PPE 819
Fichiers de renseignements personnels ordinaires
Veuillez consulter l'Introduction de cette publication pour les descriptions des fichiers de renseignements personnels ordinaires.
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