Dans le cadre de l'exploitation des programmes et des activités du port, les renseignements personnels recueillis n'entrent pas tous dans les banques de renseignements décrites ci-dessus. Parmi ces renseignements, on compte : les demandes de renseignements, les témoignages publics d'appui, les offres de services et les plaintes. Ces renseignements sont conservés dans les dossiers des sujets divers, où l'on ne peut normalement pas récupérer les documents par nom d'individu ou par tout autre identifiant.

Règle générale, on peut récupérer ce type de renseignement personnel seulement à l'aide de descripteurs précis portant sur le sujet, l'activité concernée, ainsi que la date à laquelle l'Administration portuaire de Hamilton a reçu le renseignement et le nom de la personne à qui il était adressé. La période de conservation pour ce type de renseignements personnels est déterminée par les calendriers de destruction des documents s'appliquant aux dossiers de sujets divers dans lesquels ils sont conservés.