Agence de la fonction publique du Canada

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Fonds de renseignements

Fichiers de renseignements personnels centraux

Banque de données sur l'équité en emploi (Auparavant « Système de contrôle des ressources humaines »)
Description : Cette banque contient de l'information sur les employés de la Fonction publique fédérale (population de la partie 1, annexe 1, LRTFP) qui ont déclaré être membres d'un ou plusieurs des groupes désignés minoritaires, soit les Autochtones, les personnes handicapées ou les membres de minorités visibles. Ces renseignements facilitent la comparaison entre leur degré de représentation dans la Fonction publique et leur importance numérique sur le marché du travail. La Banque sert également à analyser et à contrôler la situation et l'avancement des groupes désignés minoritaires, par rapport au reste de la Fonction publique, du point de vue de la répartition sur les plans régionaux et professionnels, de la mobilité, etc. Ces comparaisons sont effectuées de façon périodique, en vue de déterminer la situation eue égard à l'équité en emploi dans la Fonction publique, et de déceler les secteurs susceptibles d'amélioration. S'il y a consentement des individus en question, l'information découlant de cette déclaration volontaire peut aussi être utilisée aux fins de la gestion des ressources humaines relativement aux obligations de l'employeur en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Une information à l'effet qu'un individu fait partie d'un groupe désigné peut être mise en corrélation, à l'aide du code d'identification de dossier personnel, avec les autres fichiers, notamment le fichier des titulaires, les autres fichiers appropriés du Système d'information sur la gestion du personnel (SIGP), le Système d'information sur les postes et la classification (SIPC), tous de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, ainsi que des fichiers de statistiques sur les ressources humaines relevant de la Commission de la Fonction publique, tels le Fichier de statistiques trimestrielles, le Système de gestion de l'information sur les nominations et le Système d'administration des priorités. La banque renferme des données extraites du formulaire de déclaration volontaire du gouvernement canadien et des versions des ministères. En particulier, la Banque comporte le code d'identification de dossier personnel et des données indiquant qu'un individu fait partie d'un ou plusieurs groupes désignés minoritaires. La Banque fait l'objet d'une mise en corrélation au moyen du code d'identification de dossier personnel avec les fichiers susmentionnés; on obtiendra ainsi les renseignements concernant l'âge, le sexe, le groupe professionnel, le sous-groupe et le niveau, le traitement, etc., de telle manière qu'on puisse produire des tableaux à l'appui de l'analyse décrite ci-dessus. La Banque acquiert des renseignements auprès d'autres fichiers renfermant des données sur la déclaration volontaire, tels les fichiers ordinaires ministériels sur l'équité en emploi (POE 918). Il permet d'effectuer l'exercice annuel de réconciliation avec ces fichiers ministériels. Les personnes qui veulent avoir accès à leur identification devraient soumettre une demande par écrit, y compris le code d'identification de dossier personnel.
Catégorie de personnes : Tous les employés actuels dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la partie 1 de l'annexe 1 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique.
But : La cueillette des informations touchant la déclaration volontaire se fait en vertu des autorisations et obligations précisées dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi. En vertu des pouvoirs généraux que lui confère la Loi sur l'administration des finances publiques et la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la Fonction publique. Cette banque est la source principale de données de la main d'œuvre pour les utilisateurs de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et elle sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. La banque est utilisée pour répondre aux demandes spéciales d'information et pour effectuer des recherches, des études spéciales et des sondages relativement aux demandes de renseignements personnels touchant la vie privée et l'accès à l'information.
Usages compatibles : Les renseignements sont fournis à l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, au Secrétariat du Conseil du Trésor, à Statistique Canada et à d'autres ministères ou organismes fédéraux. Le système peut servir de source d'information ou de lien avec les systèmes suivants : Système de rapports sur les services supplémentaires, Système d'information des titulaires, Système sur les versements et les retenues, Système de rapports sur les congés, Système de paye de la fonction publique, Système de rémunération des cadres et des gestionnaires et le fichier de renseignements sur les systèmes statistiques informatiques (PSC PCE 761) détenu par la Commission de la fonction publique. Tous liens établis aux fins de gestion des ressources humaines et de régimes de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Données informatiques : les fichiers maîtres pour un exercice financier sont transférés annuellement à Bibliothèque et Archives Canada. Dossiers textuels et électroniques : les documents sont conservés pendant une période de 10 ans et ensuite détruits.
No. ADD : 93/031 et 94/004
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 001
Enregistrement (SCT) : 003560
Numéro du fichier : AFPC PCE 739

Base de données des sous-ministres adjoints
Description : Ce fichier contient des renseignements exhaustifs et à jour concernant les sous-ministres adjoints. Il constitue également une source d'information préliminaire exacte et opportune sur les SMA et facilite le perfectionnement des compétences et la rotation des SMA et peut contenir de l'information de base, antécédents professionnels, qualifications professionnelles et études, intérêts professionnels, expérience de la gestion, résultats linguistiques, résultats des vérifications de sécurité.
Catégorie de personnes : Sous-ministres adjoints et participants à des programmes d'échanges.
But : L'objet est d'appuyer le système de gestion collective des SMA et d'effectuer des études démographiques et d'autres analyses de la population des SMA.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour appuyer la gestion collective des SMA.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 10 ans et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2003/011
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004391
Numéro du fichier : AFPC PCE 715

Dossiers personnels des sous-ministres adjoints et des candidats/candidates qui ont réussi le processus de pré-qualification (PPQ)
Description : Ce fichier peut contenir des données personnelles de base, les compétences et l'expérience acquises, des renseignements de base, les qualifications professionnelles, des demandes d'emploi, des lettres d'offre, des lettres d'acceptation, des accusés de réception, des notes sur les présentations, des notes au dossier, des curriculum vitæ, les aspirations professionnelles, l'expérience en gestion, les résultats linguistiques et les autorisations sécuritaires pour les SMA et les candidats/candidates qui ont réussi le PPQ.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires et non-fonctionnaires posant leur candidature à des postes du Groupe de la direction au niveau de sous-ministre adjoint et personnes cherchant à participer ou participant au Programme Échanges Canada ou au Programme des affectations internationales.
But : L'objet est d'appuyer le système de gestion collective.
Usages compatibles : Le fichier sert à appuyer la carrière des SMA.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 10 ans et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2003/011
Renvoi au document no. : AFPC LRL 002
Enregistrement (SCT) : 004387
Numéro du fichier : AFPC PCE 714

Fichier d'information sur la mobilité des employés
Description : Ce fichier renferme le dossier de mobilité de chaque employé de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé renferme des renseignements personnels tels que l'âge, le sexe, le code d'identification de dossier personnel, la date de naissance, le nom, les dates de nomination et la classification de l'employé. On y retrouve également les raisons des déplacements et les dates d'entrée en vigueur.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. On inclut également certaines personnes employées par les employeurs distincts précisés à l'annexe 1, partie 2 de la dite Loi.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. En outre, de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la Fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur la mobilité de la main œuvre pour les utilisateurs de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, l'analyse de la rémunération, les programmes d'équité en emploi, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système sert de source d'information pour de l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, la Banque de données sur l'équité en emploi, la Commission de la Fonction publique, Statistique Canada, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. Des données globales sur les niveaux supérieurs sont transmises à des comités consultatifs externes qui les examinent et font des recommandations. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/ Retenues; Système de rapports sur les services supplémentaires; Système de rapports sur les congés; Système d'information sur la formation et le perfectionnement; Système d'information sur les postes et la classification (SIPC); Système de traitement de la Fonction publique, Système sur les avantages sociaux à l'intention des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le Fichier des Systèmes informatisés statistiques(CFP PCE 761) que détient la Commission de la Fonction publique. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés : les données sont transférées annuellement à Bibliothèque et Archives Canada. Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pendant 10 ans et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC RFPD 015
Enregistrement (SCT) : 005060
Numéro du fichier : AFPC PCE 769

Module informatisé sur la formation linguistique (MIFL)
Description : Le MIFL est un fichier central qui a été éliminé en 1996, qui contient des renseignements relatifs à la formation linguistique donnée aux fonctionnaires aux frais de l'État. Le fichier contient notamment des données sur les niveaux de compétences visés par la formation, les heures de formation utilisées et le genre de formation. Le numéro d'assurance sociale (NAS) y apparaissait jusqu'à ce qu'il soit remplacé par un système d'identification reposant sur l'attribution d'un code unique à chaque employé de l'administration fédérale. Source des données : Les ministères et organismes étaient chargés de mettre à jour le MIFL au moyen de la formule FIFL-A8. Il y a interaction entre le Système de formation linguistique (SFL) de la Commission de la Fonction publique et le MIFL pour la formation reliée aux besoins statutaires et aux besoins généraux de l'ensemble de l'administration publique. La formation liée à d'autres besoins était rapportée au MIFL par les ministères et organismes. Il y avait également interactionentre le Système d'information sur les langues officielles (SILO) et le MIFL du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Catégorie de personnes : Ces renseignements portent sur les fonctionnaires anciennement et actuellement employés par les ministères et organismes énumérés à l'annexe 1, partie I de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique et, à partir d'avril 1990, aux employés des organismes énumérés à l'annexe 1, partie II de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique.
But : Ce fichier a pour objet de fournir des renseignements exacts, à jour et fiables, afin d'appuyer le gouvernement, les organismes centraux, les ministères et organismes dans la mise en œuvre et le contrôle de la partie du Programme des langues officielles qui concerne la formation linguistique offerte aux fonctionnaires.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés tant par les ministères visés que par les organismes centraux à des fins de référence, de recherche et de compilation de statistiques pour exercer un contrôle sur la partie du Programme des langues officielles reliée à la formation linguistique offerte aux fonctionnaires. Toutes les liaisons effectuées avec le SFL et le SILO sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés : Ces dossiers n'ont pas de valeur historique. Les fichiers produits au trimestre sont conservés pendant une période de 25 ans. Dossiers textuels et électroniques : Les documents du fichier général sont conservés pour une période de 10 ans et transférés à Bibliothèque et Archives Canada. Les informations aux ministères sont conservées 10 ans et ensuite sont détruits. Les informations du MIFL sont disponibles jusqu'au 31 mars 1996, date à laquelle le système a été éliminé.
No. ADD : 94/004
Renvoi au document no. : AFPC DLO 010
Enregistrement (SCT) : 005057
Numéro du fichier : AFPC PCE 759

Primes d'encouragement
Description : Ce fichier peut contenir de l'information sur les fonctionnaires qui ont été nommés pour des primes en vertu du Régime de Primes d'encouragement du gouvernement fédéral et la nouvelle politique de reconnaissance. Cette information comprend des curriculum vitæ, des réalisations méritoires en rapport avec des fonctions ou des suggestions pratiques d'amélioration des opérations de la fonction publique.
Catégorie de personnes : Tous les fonctionnaires ayant été nommés pour des primes en vertu du Régime des Primes d'encouragement du gouvernement fédéral et la politique de reconnaissance.
But : Ce fichier a pour objet d'identifier les fonctionnaires qui ont mérité des primes en vertu du Régime de Primes d'encouragement du gouvernement fédéral.
Usages compatibles : Les renseignements que renferme ce fichier servent à établir des précédents en matière de Primes d'encouragement et fournissent une piste pour la vérification des fonds déboursés.
Normes de conservation et de destruction : Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pendant 10 ans et puis détruits.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC LRL 004
Enregistrement (SCT) : 005056
Numéro du fichier : AFPC PCE 752

Processus de préqualification des Sous-ministres adjoints (SMA): répertoire des candidates et candidats
Description : Cette banque de données peut contenir divers renseignements : correspondance, renseignements personnels, demandes de participation au programme, curriculum vitæ, vérification des références, questionnaire d'évaluation tous azimuts, entrevue portant sur le rendement antérieur et entrevue du jury de révision de la sélection et notes du bureau du programme.
Catégorie de personnes : Les membres de la catégorie de la direction et les équivalents EX qui ont présenté une demande de participation au processus de préqualification des SMA.
But : Cette banque de données a été constituée conformément aux articles 10 et 16(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de consigner et fournir des renseignements concernant l'approbation ou le rejet des candidatures au processus de préqualification, de consigner et de fournir des renseignements pour fins d'examen et de prise de décisions par les membres des comités de présélection et du Comité de révision de sélection, le Comité des hauts fonctionnaires (CHF) et l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AFPC) et la Commission de la fonction publique (CFP).
Usages compatibles : La banque sert à consigner et à fournir des renseignements au CHF, à la CFP et à l'AFPC en ce qui concerne l'approbation des candidatures au processus.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sur papier d'un candidat dont la candidature n'est pas retenue sont conservés pendant cinq (5) ans, après quoi ils sont détruits. Les dossiers sur papier d'un employé qui a été nommé au répertoire des SMA sont transférés à la banque des fichiers des participants. Ces renseignements sont conservés pendant dix (10) ans après la fin de leur participation au processus de préqualification (suite à leur nomination à un poste de SMA ou à leur retrait du répertoire par la CFP) et sont ensuite détruits. Certains renseignements sur tous les candidats qui ont présenté une demande sont informatisés et conservés à des fins statistiques pendant vingt (20) ans.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004020
Numéro du fichier : AFPC PCE 712

Processus de pré-qualification des sous-ministres adjoints (SMA): répertoire des participantes et participants
Description : Cette banque de données peut contenir divers renseignements : renseignements personnels, correspondance, vérification des références, questionnaire d'évaluation tous azimuts, résultats d'entrevue portant sur le rendement antérieur et d'entrevue du jury de révision de la sélection, auto-évaluation du participant; et notes du bureau du programme.
Catégorie de personnes : Les membres de la catégorie de la direction et les équivalents EX qui ont été nommés au répertoire des SMA.
But : Cette banque de données a été constituée conformément aux articles 10 et 16(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de consigner et de fournir des renseignements sur les participantes et participants nommés au répertoire des SMA et pour fournir à l'Agence et à la CFP des renseignements relatifs aux nominations à un niveau déterminé.
Usages compatibles : La banque de données sert à consigner des renseignements sur les participantes et participants nommés au répertoire des SMA et à fournir ces renseignements aux cadres supérieurs des ministères qui offrent des possibilités d'emploi au niveau SMA à ces candidats.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers papier sont conservés pendant dix (10) ans après la fin de leur participation au processus de pré-qualification (suite à leur nomination à un poste de SMA ou à leur retrait du répertoire par la CFP) et sont ensuite détruits. Certains renseignements sont informatisés et conservés à des fins statistiques pendant vingt (20) ans.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004021
Numéro du fichier : AFPC PCE 713

Processus de promotion de EX-04 à EX-05
Description : Ce fichier peut contenir des autorisations sécuritaires, les résultats de tests linguistiques, des lettres de demande d'emploi, des notes de service, des lettres d'offre, des lettres d'acceptation, le formulaire d'information sur les langues officielles, des descriptions de travail, des énoncés de qualités, des rapports sur les candidats/candidates, des rapports sur les antécédents et des évaluations tous azimuts, les résultats de vérifications des références et la liste des candidatures retenues. Les personnes qui souhaitent avoir accès à ces renseignements sont tenues d'indiquer le numéro de référence pertinent (c'est à dire le numéro du concours).
Catégorie de personnes : Fonctionnaires.
But : Ce fichier permet de conserver et de fournir des renseignements au sujet de renouvellement pour des postes de Sous-ministres adjoints administrés par le Réseau du leadership au nom de la Commission de la fonction publique.
Usages compatibles : Ce fichier sert à fournir des renseignements sur la sélection et les nominations de SMA administrées par le Réseau du leadership et fait par la Commission de la fonction publique.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 10 ans et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 2003/011
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004388
Numéro du fichier : AFPC PCE 742

Programme des Cours et affectations de perfectionnement (CAP): répertoire des candidates et candidats et des participantes et participants
Description : Ce fichier peut contenir des renseignements personnels de base, des formulaires pour les Simulations pour les cadres de direction du programme CAP, des curriculum vitae, des plans de carrière, des renseignements sur les évaluations, les résultats des évaluations, l'intégration complète des conclusions incluant les vérifications des références, la participation aux cours ainsi que la correspondance générale se rapportant aux candidates et candidats et aux participantes et participants de CAP. Ce fichier peut également contenir des renseignements d'un ancien programme, soit le programme spécial de perfectionnement.
Catégorie de personnes : Non-fonctionnaires et fonctionnaires qui ont participé aux concours et (ou) y ont participé.
But : Ce fichier existe conformément aux dispositions des articles 10 et 16(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique en vue de consigner et de fournir des renseignements sur les candidates et candidats initiales et finales aux programmes CAP. Ce fichier existe aussi pour tenir un registre de toutes les personnes qui ont participé au CAP.
Usages compatibles : Ce fichier sert à consigner et à fournir des renseignements sur les nominations CAP aux phases de sélection initiale et finale ; il sert aussi aux fins de statistiques, de l'administration et de la prestation des services de conseils.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des personnes dont l'examen se termine avec la phase de sélection sont conservés pendant trois (3) ans et sont ensuite détruits ; les dossiers sont conservés pendant cinq (5) ans après la fin d'une affectation et sont ensuite détruits. Des renseignements sélectionnés sur tous les candidats sont introduits dans l'ordinateur et conservés pour fins de statistiques pendant vingt (20) ans.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au dossier no. : AFPC LRL 021
Enregistrement (SCT) : 001705
Numéro du fichier : ACFP PCE 751

Programme de formation accélérée pour les économistes (PFAÉ): répertoire des candidates et candidats et des participantes et participants
Description : Cette banque peut contenir des curriculum vitæ, des demandes, des relevés de notes, des notes d'entrevue, des notes ou des présentations, des notes de dossier et des messages transmis par télécopieur concernant les candidates et candidats au programme. Ce fichier peut aussi contenir des documents administratifs liés à la sécurité, aux déplacements, à la formation, aux descriptions/ententes d'affectations ministérielles, aux notes de reclassification, aux évaluations de rendement et aux descriptions de travail ainsi que d'autres documents écrits destinés aux participantes et participants du programme.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires et non-fonctionnaires faisant une demande au PFAÉ ou personnes qui ont participé ou participent au PFAÉ.
But : Ce fichier existe en vertu des articles 5, 10, 11 et 16 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique, afin de fournir un répertoire de personnes qui veulent participer au Programme de formation accélérée pour les économistes, et afin de tenir des dossiers rétrospectifs sur toutes les personnes qui ont participé au programme.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour conserver les demandes faites dans le cadre du PFAÉ, en vue de la gestion générale des affectations et à des fins statistiques. Il est relié aux systèmes touchant la gestion des répertoires et de l'évolution de l'employée ou l'employé afin de faire le suivi de l'évolution professionnelle des participantes et participants (à des fins de statistiques et d'études).
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des participantes et participants sont conservés pendant deux (2) ans après la présentation des demandes et sont ensuite détruits. Les dossiers imprimés des participantes et participants sont conservés pendant cinq (5) ans après que la participante ou le participant a cessé de faire partie du programme; les dossiers lisibles par machine sont conservés pendant vingt-cinq (25) ans et sont ensuite détruits.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : AFPC LRL 005
Enregistrement (SCT) : 003069
Numéro du fichier : AFPC PCE 701

Programme de perfectionnement accéléré des cadres supérieurs (PPACS): répertoire des candidates et candidats
Description : Cette banque de données peut contenir divers renseignements : correspondance, renseignements personnels, demandes de participation au programme, curriculum vitæ, références, questionnaire d'évaluation tous azimuts, rapport d'auto évaluation du candidat, entrevue portant sur le rendement antérieur et entrevue du jury de révision de la sélection, résultats du processus d'intégration et notes du bureau du programme.
Catégorie de personnes : Les membres de la catégorie de la direction qui ont présenté une demande de participation au PPACS.
But : Cette banque de données a été constituée conformément aux articles 10 et 16(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de pouvoir consigner et fournir des renseignements concernant l'approbation ou le rejet des candidatures au PPACS, de consigner et de fournir des renseignements pour fins d'examen et de prise de décisions par les membres du Comité d'intégration, le Comité des hauts fonctionnaires (CHF), la Commission de la fonction publique (CFP) et de l'Agence.
Usages compatibles : La banque sert à consigner et à fournir des renseignements au CHF et à l'AFPC et la CFP en ce qui concerne l'approbation des candidatures au programme.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sur papier des personnes dont la candidature n'est pas retenue sont conservés pendant cinq (5) ans et sont détruits. Les dossiers sur papier des personnes dont la candidature a été approuvée aux fins du programme sont transférés à la banque des fichiers des participants. Ces renseignements sont conservés pendant dix (10) ans après la fin de la participation au PPACS et sont ensuite détruits. Certains renseignements sur tous les candidats qui ont présenté une demande sont informatisés et conservés à des fins statistiques pendant vingt (20) ans.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : AFPC LRL 005
Enregistrement (SCT) : 004019
Numéro du fichier : AFPC PCE 702

Programme de perfectionnement accéléré des cadres supérieurs (PPACS): répertoire des participantes et participants
Description : Cette banque de données peut contenir divers renseignements : renseignements personnels, correspondance, références, questionnaire d'évaluation tous azimuts, résultats d'entrevue portant sur le rendement antérieur et d'entrevue du jury de révision de la sélection, rapport d'auto évaluation du candidat, résultats du processus d'intégration; auto-évaluation du participant, plans d'apprentissage personnalisés, renseignements sur les affectations du candidat et évaluation du rendement s'y rapportant, mentorat et assistance professionnelle, participation au cours et documentation relative à une nomination à un niveau déterminé, notes du bureau du programme.
Catégorie de personnes : Les membres de la catégorie de la direction dont la candidature au PPACS a été approuvée.
But : Cette banque de données a été constituée conformément aux articles 10 et 16(1) de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de consigner et de fournir des renseignements sur les participants au PPACS à partir du moment de l'approbation de leur candidature jusqu'à la fin de leur participation au programme et pour fournir à l'AFPC et CFP des renseignements relatifs aux nominations à un niveau déterminé.
Usages compatibles : La banque sert à consigner des renseignements sur les participants au PPACS et à fournir ces renseignements aux cadres supérieurs des ministères qui offrent des possibilités d'affectations ou d'emplois permanents à ces candidats.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers papier sont conservés pendant dix (10) ans après la fin de la participation au PPACS et sont ensuite détruits. Certains renseignements sont informatisés et conservés à des fins statistiques pendant vingt (20) ans.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : AFPC LRL 005
Enregistrement (SCT) : 004018
Numéro du fichier : AFPC PCE 703

Programme de perfectionnement en recherche sur les politiques (PPRP)
Description : Ce fichier peut contenir des curriculum vitæ, des demandes de candidature, des relevés de notes, des notes d'entrevue, des notes de centres d'évaluation, des relevés de présentations, des notes au dossier et des messages transmis par télécopieur pour tous les candidates et candidats au Programme. Ce fichier peut aussi contenir des documents administratifs liés à la sécurité, aux déplacements, à la formation, aux descriptions/ententes d'affectations ministérielles, aux notes de reclassification, aux évaluations de rendement et aux descriptions de travail, ainsi que d'autres documents écrits destinés aux participants et participantes au Programme.
Nota : A pris fin en 2005.
Catégorie de personnes : Toute personne qui a présenté sa candidature au PPRP ou qui y a participé.
But : Ce fichier a été créé en vertu des articles 5, 10, 11 et 16 de l'ancienne Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de monter un répertoire des personnes qui voulaient participer au Programme, et afin de tenir des dossiers rétrospectifs sur toutes les personnes qui y ont participé.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour conserver les candidatures posées au PPRP, en vue de la gestion générale des affectations et à des fins statistiques. Il est relié aux systèmes touchant la gestion des répertoires et l'évolution de l'employé ou l'employée, afin de faire le suivi de l'évolution professionnelle des participants et participantes (à des fins statistiques et d'études).
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux (2) ans après la présentation des demandes de candidature et sont ensuite détruits. Les dossiers imprimés sont conservés pendant cinq (5) ans après que le participant ou la participante a cessé de faire partie du Programme. Les enregistrements informatisés sont conservés pendant 25 ans et sont ensuite détruits.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : CFP SPB 030 et 031
Enregistrement (SCT) : 005301
Numéro du fichier : AFPC PCE 777

Programme de stagiaires en gestion (PSG) : répertoire des candidats et des participants
Description : L'objectif premier du Programme de stagiaires en gestion est de recruter et de développer des individus hautement qualifiés pour des postes clés avec un certain niveau de responsabilité au sein de la fonction publique fédérale du Canada. Les renseignements personnels recueillis comprennent le nom complet des participants; l'adresse et le numéro de téléphone à la maison; adresse et numéro de téléphone au travail; citoyenneté, date de naissance, les résultats des tests, résultats d'évaluations, le plus haut niveau d'éducation atteint, des transcriptions des notes, des évaluations d'affectation, le niveau de langue et le statut en matière d'équité en emploi.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires et non-fonctionnaires posant leur candidature au Programme de stagiaire en gestion ainsi que les candidats ou participants qui ont participé ou participent au PSG.
But : Cette information est utiliser pour gérer le PSG et à faire le suivi du cheminement des candidats dans la fonction publique. Le PSG sert à conserver les renseignements actuels et antérieurs requis pour la préparation de futures campagnes de recrutement et la production de rapports statistiques.
Usages compatibles : Référer les candidats aux cadres supérieurs des ministères qui offrent des possibilités d'affectations ou d'emplois permanents. Une liste électronique d'adresse est tenue à jour pour la communauté du PSG et elle est seulement utilisée pour envoyé de l'information aux participants.
Normes de conservation et de destruction : Les formulaires de candidature sont conservés pendant deux (2) ans et sont ensuite détruits, une fois que le numéro d'ADD sera établi.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : AFPC LRL 005
Enregistrement (SCT) : 006439
Numéro du fichier : AFPC PCE 768

Programme Échanges Canada: répertoire des candidates et candidats et des participantes et participants
Description : Ce fichier peut contenir les curriculum vitae, les notes concernant les cas où la candidature de l'intéressé a été étudiée, les relevés des présentations, les rapports d'évaluation de rendement et d'appréciation, les contrats, les descriptions de tâches, les notes d'entrevue et autre correspondance reliée au programme. Certains renseignements sont informatisés.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires et non-fonctionnaires qui ont postulé des postes au Programme Échanges Canada, ou qui ont obtenu, ou qui ont terminé une affection.
But : Ce fichier existe en vertu des articles 5, 10, 11 et 16 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique afin de fournir un répertoire de personnes qui veulent obtenir un poste dans le cadre du programme Échange Canada, et afin de maintenir un dossier chronologique concernant toutes les personnes qui ont participé à ce programme.
Usages compatibles : Ce fichier sert à la gestion générale du programme. Ce fichier est relié au système de gestion des répertoires.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des candidates et candidats sont conservés pendant deux (2) ans après être déclarés inactifs et sont ensuite détruits. Après la fin de l'affection, les dossiers des fonctionnaires participants sont conservés pendant deux (2) et ceux des non-fonctionnaires participants sont conservés pendant cinq (5), et sont ensuite détruits.
No. ADD : 2001/025
Renvoi au document no. : AFPC LRL 030
Enregistrement (SCT) : 001952
Numéro du fichier : AFPC PCE 729

Ressourcement des sous-ministres adjoints – Concours ouvert : processus externe annoncé
Description : Ce fichier peut contenir l'autorisation sécuritaire, les résultats de tests linguistiques, rapport du comité, des lettres d'offre, des lettres d'acceptation, des lettres aux candidats/candidates non retenu(e)s, des descriptions de travail, des profils de poste, des énoncés de qualités, des formulaires de demande d'emploi, les résultats de vérifications des références, rapports d'examen, serment et confirmation des candidats/candidates nommé de l'extérieur de la fonction publique, justification pour le processus externe annoncé, identification d'équité en matière d'emploi, questions d'entrevue, première et deuxième avis aux candidats/candidates et déclaration signé par des personnes présente au conseil. Les personnes qui souhaitent avoir accès à ces renseignements sont tenues d'indiquer le numéro de référence pertinent (c'est à dire le numéro du concours).
Catégorie de personnes : Personnes qui sont incluses dans le concours de sous-ministres adjoint administré par le sous-ministre du secrétariat ministériel du Réseau du leadership de la part de la personne déléguée.
But : Ce fichier sert à conserver et à fournir l'information relative aux concours de sous-ministres adjoints administrés par le Réseau du leadership au nom de la personne déléguée.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour fournir des renseignements au sujet de la sélection et des nominations des sous ministres adjoint administrées par le secrétariat ministériel du Réseau du leadership fait par la personne déléguée.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier sont conservés pendant cinq (5) ou jusqu'à ce que la dernière activité de dotation ait pris fin et ensuite détruits.
No. ADD : 2003/11
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004390
Numéro du fichier : AFPC PCE 718

Ressourcement des sous-ministres adjoints –Concours restreint :processus interne annoncé
Description : Ce fichier peut contenir l'autorisation sécuritaire, les résultats de tests linguistiques, rapport du comité, des lettres d'offre, des lettres d'acceptation, des lettres aux candidats/candidates non retenu(e)s, des descriptions de travail, des profils de poste, des énoncés de qualités, des formulaires de demande d'emploi, les résultats de vérifications des références, rapports d'examen, serment et confirmation des candidats/candidates nommé de l'extérieur de la fonction publique, justification pour le processus externe annoncé, identification d'équité en matière d'emploi, questions d'entrevue, première et deuxième avis aux candidats/candidates et déclaration signé par des personnes présente au conseil. Les personnes qui souhaitent avoir accès à ces renseignements sont tenues d'indiquer le numéro de référence pertinent (c'est à dire le numéro du concours).
Catégorie de personnes : Personnes qui sont incluses dans le concours de sous-ministres adjoint administré par le sous-ministre du secrétariat ministériel du Réseau du leadership de la part de la personne déléguée.
But : Ce fichier sert à conserver et à fournir l'information relative aux concours de sous-ministres adjoints administrés par le Réseau du leadership au nom de la personne déléguée.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour fournir des renseignements au sujet de la sélection et des nominations des sous ministres adjoint administrées par le secrétariat ministériel du Réseau du leadership fait par la personne déléguée.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papiers sont conservés pendant cinq (5) ou jusqu'à ce que la dernière activité de dotation ait pris fin et ensuite détruits.
No. ADD : 2003/011
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004381
Numéro du fichier : AFPC PCE 716

Ressourcement des sous-ministres adjoints – Mutation du bassin
Description : Ce fichier peut contenir des autorisations de sécurité, les résultats de tests linguistiques, des lettres de demande d'emploi, des notes de service, des lettres d'offre, des lettres d'acceptation, le formulaire d'information sur les langues officielles, des descriptions de travail, des énoncés de qualités, des rapports sur les candidats/candidates, des rapports sur les antécédents et des évaluations tous azimuts, les résultats de vérifications des références et la liste des candidatures retenues. Les personnes qui souhaitent avoir accès à ces renseignements sont tenues d'indiquer l'action de mutation pertinente.
Catégorie de personnes : Fonctionnaires.
But : Ce fichier permet de conserver et de fournir des renseignements au sujet de renouvellement pour des postes de Sous-ministres adjoints administrés par le Réseau du leadership au nom de la Commission de la fonction publique.
Usages compatibles : Ce fichier sert à fournir des renseignements sur la sélection et les nominations de SMA administrées par le Réseau du leadership et fait par la Commission de la fonction publique.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papiers sont conservés pendant six (6) ans et sont ensuite détruits.
No. ADD : 2003/011
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004469
Numéro du fichier : AFPC PCE 717

Ressourcement des sous-ministres adjoints – Sans compétition :processus internes et externes non- annoncés
Description : Ce fichier peut contenir l'autorisation sécuritaire, les résultats de tests linguistiques, rapport du comité, des lettres d'offre, des lettres d'acceptation, des lettres aux candidats/candidates non retenu(e)s, des descriptions de travail, des profils de poste, des énoncés de qualités, des formulaires de demande d'emploi, les résultats de vérifications des références, rapports d'examen, serment et confirmation des candidats/candidates nommé de l'extérieur de la fonction publique, justification pour le processus externe annoncé, identification d'équité en matière d'emploi, questions d'entrevue, première et deuxième avis aux candidats/candidates et déclaration signé par des personnes présente au conseil. Les personnes qui souhaitent avoir accès à ces renseignements sont tenues d'indiquer le numéro de référence pertinent (c'est à dire le numéro du concours).
Catégorie de personnes : Personnes qui sont incluses dans le concours de sous-ministres adjoint administré par le sous-ministre du secrétariat ministériel du Réseau du leadership de la part de la personne déléguée.
But : Ce fichier sert à conserver et à fournir l'information relative aux concours de sous-ministres adjoints administrés par le Réseau du leadership au nom de la personne déléguée.
Usages compatibles : Ce fichier est utilisé pour fournir des renseignements au sujet de la sélection et des nominations des sous ministres adjoint administrées par le secrétariat ministériel du Réseau du leadership fait par la personne déléguée.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers papier sont conservés pendant cinq (5) ou jusqu'à ce que la dernière activité de dotation ait pris fin et ensuite détruits.
No. ADD : 2003/011
Renvoi au document no. : AFPC LRL 003
Enregistrement (SCT) : 004470
Numéro du fichier : AFPC PCE 719

Service de courtage (programme d'affectations)
Description : Ce fichier contient des renseignements tels que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, la classification, le ministère, la langue, les antécédents professionnels, le statut d'employé actuel, le curriculum vitæ, une évaluation des compétences et le résultat des présentations.
Catégorie de personnes : Les employés de la fonction publique fédérale (y compris les employeurs distincts et les sociétés de la couronne) en finance, vérification interne, évaluation de programmes et en ressources humaines qui ont présenté une demande d'affectation interministérielle.
But : Ce fichier maintient un répertoire d'employés qui sont intéressés par une affectation dans le but de les référer aux ministères qui cherchent à combler des affectations.
Usages compatibles : Le fichier est utilisé pour identifier les employés en vue de les référer pour une affectation. Il sert également à des fins statistiques et à la planification des ressources humaines.
Normes de conservation et de destruction : En développement.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : AFPC DCG 005
Enregistrement (SCT) : 002870
Numéro du fichier : AFPC PCE 782

Système de rapports sur les congés
Description : Ce fichier renferme le dossier des congés de chaque employé de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé renferme des renseignements personnels tels que le sexe, le code d'identification de dossier personnel, le nom, le traitement, l'âge, la classification et les heures de travail de l'employé, ainsi que la fréquence et la durée des divers congés.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur les congés pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, l'analyse de la rémunération, les programmes d'équité en emploi, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système peut servir de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, la Banque de données sur l'équité en emploi, la Commission de la fonction publique, Statistique Canada, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. Des données globales sur les niveaux supérieurs sont transmises à des comités consultatifs externes qui les examinent et font des recommandations. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/Retenues; Système de rapports sur les services supplémentaires; Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système sur les congés sans solde; Système de d'information sur les postes et la classification; Système de traitement de la fonction publique, Système sur les avantages sociaux à l'intention des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le fichier des Systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la fonction publique. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés : sont détruits lorsque les besoins opérationnels sont périmés. Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pour une période de 10 ans et ensuite détruits.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC RFPD 015
Enregistrement (SCT) : 005058
Numéro du fichier : AFPC PCE 764

Système de rapports sur les services supplémentaires
Description : Ce fichier renferme le dossier de l'utilisation du surtemps et des services supplémentaires de chaque employé de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé renferme des renseignements personnels tels que le sexe, le code d'identification de dossier personnel, la date de naissance, le nom, le traitement, la classification, et les heures de travail de l'employé, ainsi que la fréquence et le type de services supplémentaires.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, annexe 1, partie 1.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur l'utilisation du surtemps et des services supplémentaires pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, l'analyse de la rémunération, les programmes d'équité en emploi, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système sert de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, la Banque de données sur l'équité en emploi, Statistique Canada, ainsi que pour d'autres ministères et organismes fédéraux. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/Retenues; Système de rapports sur les congés; Système de traitement de la fonction publique, Système sur les avantages sociaux à l'intention des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le fichier des Systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la fonction publique. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : En développement.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 015
Enregistrement (SCT) : 005054
Numéro du fichier : AFPC PCE 747

Système de suivi des griefs de classification
Description : Ce fichier peut contenir de l'information sur tous les aspects des griefs, portant sur la classification des postes déposés par les employés conformément à la politique sur les griefs de classification, soit le titre du poste, sa classification et sa cote, son numéro et le numéro du poste du superviseur, le nom de l'employé et son code d'identification de dossier personnel, un sommaire des délibérations et la recommandation du comité. Le système est lié au Système d'information sur les postes et la classification (SIPC).
Catégorie de personnes : Tous les employés fédéraux dont le Conseil du Trésor est considéré comme l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique et qui ont présenté des griefs de classification.
But : Ce fichier sert à conserver des documents relatifs à tous les griefs de classification, à la fois ceux pour lesquels les ministères ont la délégation de pouvoir, de même que ceux pour lesquels ils n'en ont pas.
Usages compatibles : L'information sert à administrer l'application de la politique des griefs de classification et à fournir des données statistiques et des données générales aux ministères. L'information sert à la recherche de précédents, de même que de moyen de vérification afin de s'assurer que le caractère final et irrévocable des décisions de griefs de classification serait respecté.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période de 10 ans, puis détruits. Certains échantillons ont été transférés à Bibliothèque et Archives Canada pour être conservés.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 015
Enregistrement (SCT) : 001134
Numéro du fichier : AFPC PCE 723

Système de surveillance du réaménagement des effectifs (SSRE)
Description : Ce système contient les renseignements relatifs aux indemnités d'excédentaire visant tous les fonctionnaires fédéraux, selon les dispositions énoncées à la section « Catégorie de personnes » sous mentionné. Cette banque renferme des renseignements provenant de données fournies à trois autres systèmes, soit le Système de rémunération (TPSGC), le Système d'administration des priorités (CFP) et le Système d'information des titulaires (AFPC).
Catégorie de personnes : Tous les employés, y compris des hauts fonctionnaires qui sont embauchés par le Conseil du Trésor en vertu de la partie 1 de l'annexe 1 de la LRTFP; qui sont visés par la politique de réaménagement des effectifs (MCP, Volume 4, chapitre 20, section 10) ou la politique de transition dans la carrière des cadres (TCC) qui, conformément à la politique, reçoivent une rémunération en remplacement de la partie non expirée de la période de priorité d'excédentaire.
But : Ce système a servi à surveiller la mise en œuvre des politiques de réaménagement des effectifs des programmes d'encouragement au départ, et la politique de transition dans la carrière des cadres, et en développement si les ministères s'y conformaient en permanence.
Usages compatibles : Le SSRE a été mis au point à l'intention des groupes responsables des politiques connexes l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Des extraits électroniques périodiques renfermant les totaux cumulatifs d'une année sur l'autre pour les employés qui reçoivent des paiements forfaitaires d'excédentaire, de même que le montant et la période visés par ces paiements, sont remis aux utilisateurs.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés : Les dossiers sont détruits lorsque les besoins opérationnels sont périmés. À déterminer.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 015
Enregistrement (SCT) : 005065
Numéro du fichier : AFPC PCE 804

Système sur les congés sans solde
Description : Ce fichier renferme le dossier des congés sans solde de chaque employé de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé renferme des renseignements personnels tels que l'âge, le sexe, le code d'identification de dossier personnel, la date de naissance, le nom, le traitement, les dates de nomination et la classification de l'employé. On y retrouve également les raisons des congés sans solde, ainsi que les dates d'entrée en vigueur et de retour au travail.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. On inclut également certaines personnes employées par les employeurs distincts précisés à l'annexe 1, partie 2 de la dite loi.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur les congés sans solde pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, l'analyse de la rémunération, les programmes d'équité en emploi, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système sert de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, la Banque de données sur l'équité en emploi, la Commission de la fonction publique, les agents négociateurs de la Fonction publique, Statistique Canada, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. Des données globales sur les niveaux supérieurs sont transmises à des comités consultatifs externes qui les examinent et font des recommandations. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/Retenues; Système de rapports sur les services supplémentaires; Système de rapports sur les congés; Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système d'information sur la formation et le perfectionnement; Système d'information sur les postes et la classification; Système de traitement de la fonction publique, Système sur les avantages sociaux à l'intention des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le fichier des Systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la fonction publique. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Dossiers informatisés : les dossiers sont détruits lorsque les besoins opérationnels sont périmés. Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pour une période de 10 ans et ensuite détruits.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC RFPD 015
Enregistrement (SCT) : 005059
Numéro du fichier : AFPC PCE 765

Système Versements/retenues
Description : Ce fichier renferme le dossier de rémunération et d'avantages sociaux de chaque employé de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé peut contenir des renseignements personnels tels que le sexe, le code d'identification de dossier personnel, la date de naissance, le traitement, le nom, et la classification de l'employé. On y retrouve également les numéros de référence de divers régimes d'assurance générale et médicale, ainsi que les versements et retenues applicables à l'employé.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est présentement l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, annexe 1, partie 1. On inclut également certaines personnes employées par les employeurs distincts précisés à l'annexe 1, partie 2 de la dite loi.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur la rémunération et les avantages sociaux pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, l'analyse de la rémunération, les langues officielles, les programmes d'équité en matière d'emploi, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. Il s'agit également d'un système de soutien de la mise au point et de l'administration de divers régimes d'assurance générale et médicale. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système peut servir de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, le Fichier de données sur l'équité en matière d'emploi, la Commission de la fonction publique, les agents négociateurs de la fonction publique, Statistique Canada, les assureurs des régimes d'assurance collective de la fonction publique, la Commission des relations de travail dans la fonction publique, ainsi que pour d'autres ministères et organismes fédéraux. Des données globales sur les niveaux supérieurs sont transmises à des comités consultatifs externes qui les examinent et font des recommandations. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système de rapports sur les congés; Système de rapports sur les services supplémentaires; Système d'information sur les postes et la classification; Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système sur les congés sans solde; Système d'informationsur la formation et le perfectionnement; Système de traitement de la fonction publique, Système sur les avantages sociaux à l'intention des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le fichier des Systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la fonction publique. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Données électroniques sont conservées pendant une période de 25 ans et ensuite détruits. Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pendant une période de 10 ans et ensuite détruits.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 015
Enregistrement (SCT) : 002321
Numéro du fichier : AFPC PCE 741

Système d'examen des normes de classification
Description : Ce système renferme des données actuelles et proposées portant sur la classification des postes à l'intérieur de groupes professionnels précis à l'étude. Ces données ne visent que les postes vacants à l'intérieur de groupes précis. En vertu de la Partie 1 de l'Annexe 1 de la LRTFP, les ministères fournissant indirectement des données par l'intermédiaire du Système d'information sur les postes et la classification (SIPC) et remettent directement des données proposées sur la classification. Les postes occupés sont confirmés par voie d'appariement au moyen du Système d'information des titulaires. Le code d'identification de dossier personnel est attribué à chaque fonctionnaire fédéral.
Catégorie de personnes : Les particuliers occupant des postes à l'intérieur des groupes professionnels à l'étude.
But : La banque de données sert à élaborer et à analyser les changements apportés à des normes de classification précises soumises à un examen et à formuler des recommandations au Conseil du Trésor.
Usages compatibles : La banque de données est utilisée pour mesurer l'incidence des révisions apportées aux normes précises à l'étude. Une fois les recommandations élaborées, les changements proposés sont partagés avec la Direction des relations de travail. La banque de données n'est pas partagée avec un organisme à l'extérieur de la fonction publique fédérale. Sous réserve de l'approbation du Conseil du Trésor, les ministères sont priés de mettre en œuvre la nouvelle norme, à partir de la classification proposée par chaque ministère.
Normes de conservation et de destruction : En développement.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 015
Enregistrement (SCT) : 005049
Numéro du fichier : AFPC PCE 724

Système d'information des titulaires
Description : Ce fichier renferme les dossiers sur les questions d'intérêt pour la gestion du personnel de tous les employés de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé renferme des renseignements personnels tels que l'âge, le sexe, le code d'identification de dossier personnel, la date de naissance, le nom, le traitement, les dates de nomination, la classification, et le numéro de pension de retraite de l'employé, ainsi que le nombre d'années de service continu et le nombre d'années de service ouvrant droit à pension. On y retrouve également des renseignements concernant la négociation collective, les postes exclus, les agents négociateurs et les langues.
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, annexe 1, partie 1. On inclut également certaines personnes employées par les employeurs distincts précisés à l'annexe 1, partie 2 de la dite loi.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la Fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur les titulaires pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, les postes exclus, la désignation des employés, l'analyse de la rémunération, les langues officielles, les programmes d'équité en emploi, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. Il s'agit également d'un système de soutien de la mise au point et de l'administration de divers régimes d'assurance générale et médicale. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système sert de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, la Banque de données sur l'équité en emploi, la Commission de la Fonction publique, les agents négociateurs de la Fonction publique, Statistique Canada, les assureurs des régimes d'assurance collective de la Fonction publique, la Commission des relations de travail dans la Fonction publique, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. Des données globales sont transmises à des comités consultatifs externes qui les examinent et font des recommandations. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système Versements/Retenues; Système de rapports sur les congés; Système de rapports sur les services supplémentaires; Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système sur les congés sans solde; Système d'information sur la formation et le perfectionnement; Système d'information sur les postes et la classification; Système de traitement de la Fonction publique, Système de rémunération des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le fichier des Systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la Fonction publique. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada à chaque année. Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pendant 10 ans et sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 93/031 et 94/011
Renvoi au document no. : AFPC RFPD 015
Enregistrement (SCT) : 002316
Numéro du fichier : AFPC PCE 753

Système d'information sur la classification des postes du groupe de la direction
Description : Ce fichier contient les renseignements relatifs à la classification de chacun des postes du groupe de la direction dans la Fonction publique.
Catégorie de personnes : Tous les employés de la Fonction publique (Annexe 1 de la Partie 1 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique).
But : Aux fins de surveillance, d'analyse et d'autres activités liées à l'organisation des ministères et au processus de classification des postes du groupe de la direction.
Usages compatibles : Sert aussi pour la recherche et à des fins statistiques.
Normes de conservation et de destruction : Dossiers informatisés transférés annuellement à Bibliothèque et Archives Canada. Dossiers textuels et électroniques : Les documents sont conservés pendant 10 ans et transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC LRL 006
Enregistrement (SCT) : 005053
Numéro du fichier : AFPC PCE 745

Système d'information sur les langues officielles (SILO II)
Description : Le SILO II est un fichier central contenant des renseignements sur les ressources nécessaires aux institutions pour leur permettre de s'acquitter de leurs obligations en matière de langues officielles. Le fichier peut contenir les noms des employés et des renseignements notamment sur la catégorie d'emploi, la première langue officielle, les exigences de communication relativement au service au public, les services internes et la surveillance. Source des données : les données proviennent des institutions soit au moyen d'un rapport sommaire en complétant 5 formulaires ou encore en soumettant un fichier électronique des données sur une base annuelle.
Catégorie de personnes : Tous les employés des institutions fédérales et des organismes privatisés assujettis à la Loi sur les langues officielles à l'exception des employés de la Fonction publique (Annexe 1 Partie 1 de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique) nommés pour une période indéterminée ou une période déterminée de plus de trois mois.
But : En vertu de la Loi sur les langues officielles de 1988, un rapport annuel au Parlement sur la situation des programmes de langues officielles dans ces institutions sera présenté.
Usages compatibles : Les renseignements servent aux fins de statistiques dans le cadre de la surveillance du volet du Programme des langues officielles ayant trait aux obligations linguistiques.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés : les données sont transférées annuellement à Bibliothèque et Archives Canada. Dossiers textuels et électroniques : En développement.
No. ADD : 94/004
Renvoi au document no. : AFPC DLO 009
Enregistrement (SCT) : 005061
Numéro du fichier : AFPC PCE 775

Système d'information sur les postes et la classification
Description : Ce fichier renferme le dossier de classification du poste de chaque employé de l'administration fédérale et peut contenir de l'information sur les numéros de poste. Le système sert avant tout à appuyer l'élaboration et l'administration du système de classification et du Programme des langues officielles. La fiche de poste comporte le code d'identification du dossier personnel (CIDP). On y retrouve également des données sur la classification du poste, le Système d'information sur les langues officielles (SILO) et le Système de collecte de données sur les postes (SCDP).
Catégorie de personnes : Toutes les personnes dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, annexe 1, partie 1.
But : La cueillette des informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel se fait en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur la classification des postes pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques gouvernementales. Les données servent à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, l'analyse de la rémunération, les langues officielles, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. Il s'agit également d'un système de soutien de la mise au point et de l'administration du système de classification. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les résultats des activités de surveillance des politiques relatives au personnel peuvent être acheminés aux ministères pour être révisés et corrigés, s'il y a lieu.
Usages compatibles : Ce système peut servir de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, la Banque de données sur l'équité en emploi, la Commission de la fonction publique, les agents négociateurs de la fonction publique, Statistique Canada, ainsi que d'autres ministères et organismes fédéraux. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/ Retenues; Système de rapports sur les services supplémentaires; Système de rapports sur les congés; Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système d'information sur la formation et le perfectionnement; Système de traitement de la fonction publique, Système sur les avantages sociaux à l'intention des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion, le fichier des Systèmes informatisés statistiques (CFP PCE 761) que détient la Commission de la fonction publique et les systèmes ministériels d'information sur les ressources humaines. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés : Une entente sera conclue pour le transfert des dossiers annuel des données des SIPC à Bibliothèque et Archives Canada. Les données du Système d'information sur les langues officielles (SILO) et du Système de collecte de données sur les postes (SCDP) ont été transférées à Bibliothèque et Archives Canada jusqu'en 1995 quand il a été remplacé par le SIPC. Données informatisées : Les dossiers textuels et électroniques pour le nouveau SIPC n'existent pas. Les dossiers textuels et électroniques pour SCDP sont conservés pendant 10 ans et sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 93/031
Renvoi au document no. : AFPC RFPD 921
Enregistrement (SCT) : 002318
Numéro du fichier : AFPC PCE 784

Système d'information sur l'exclusion (EXCL)
Description : Ce fichier renferme tous les dossiers d'exclusions d'employés de l'administration fédérale. Le dossier de l'employé renferme des renseignements personnels tels que le sexe, le nom et la classification de l'employé, ainsi que les dates de nomination. On y retrouve également les raisons de l'exclusion.
Catégorie de personnes : Tous les employés qui ont été exclus dans le passé ou qui le sont actuellement et dont le Conseil du Trésor est l'employeur en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique.
But : Les informations d'intérêt pour les activités de gestion du personnel sont recueillies en vertu des autorisations et obligations précisées à la Loi sur la gestion des finances publiques (auparavant la Loi sur l'administration financière), ainsi qu'à la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique. En outre, l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada maintient des systèmes d'information sur les employés de la Fonction publique conformément aux pouvoirs généraux que lui confère les dites lois. Ce fichier est la source principale de données sur l'exclusion pour les utilisateurs l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada et il sert à la surveillance du processus d'exclusion, ainsi qu'à étayer les activités de planification et de gestion des ressources humaines, qui comprennent la négociation collective, la désignation des employés, l'analyse de la rémunération, ainsi que la planification, la mise en œuvre, l'évaluation et la surveillance des politiques relatives au personnel. On s'en sert en outre pour répondre à des demandes de renseignements particuliers, pour mener des recherches, des études spéciales et des enquêtes portant sur les questions relatives au personnel, ainsi que pour les demandes de renseignements en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Usages compatibles : Ce système peut servir de source d'information pour l'Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada, les agents négociateurs de la Fonction publique, la Banque de données sur l'équité en emploi, la Commission des relations de travail dans la Fonction publique, ainsi que pour d'autres ministères et organismes fédéraux. On peut se servir de ce système comme source d'information pour les fichiers suivants : Système d'information des titulaires; Système Versements/Retenues; Système de rapports sur les congés; Système de rapports sur les services supplémentaires; Fichier d'information sur la mobilité des employés; Système sur les congés sans solde; Système de traitement de la Fonction publique, Système de rémunération des membres de la gestion supérieure et de la catégorie de la gestion et le Système d'information sur les postes et la classification. Il est également possible d'établir des liaisons avec les fichiers énumérés ci-dessus. Toutes les liaisons concernant l'administration des ressources humaines et des plans de rémunération sont conformes aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : En développement.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : AFPC MGRH 002
Enregistrement (SCT) : 005051
Numéro du fichier : AFPC PCE 743

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