Agence canadienne d'inspection des aliments

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Fonds de renseignements

Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions

Affectations ministérielles et interministérielles
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur des employés en affectation temporaire et/ou cherchant une affectation temporaire à l'intérieur ou à l'extérieur de l'Agence canadienne d'inspection des aliments (ACIA), notamment leur nom, curriculum vitae, le protocole d'entente de l'affectation, l'autorisation écrite des ententes.
Catégorie de personnes : Les personnes en affectation à l'ACIA.
But : Veiller à ce que les points énumérés dans le protocole d'entente de l'affectation soient respectés.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés à titre d'information, à des fins de statistiques et de planification en ressources humaines.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés deux ans après la fin de l'affectation, puis ils sont détruits. PeopleSoft maintient les renseignements sur les employés en affectation.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA NDP 927
Enregistrement (SCT) : 002699
Numéro du fichier : ACIA PPE 821

Comptabilité des dépenses (employés)
Description : Ce fichier réunit les documents suivants : réclamations, autorisations, rapports des dépenses, reçus, demandes de chèque, avances, correspondance et autres pièces justificatives visant le remboursement de dépenses et de frais, le règlement des réclamations et d'autres paiements.
Catégorie de personnes : Employés de l'ACIA réclamant des frais de déplacement et de logement, des frais de réinstallation, des frais d'inscription à des cours, des cotisations à des associations et d'autres paiements.
But : Fichier utilisé pour le paiement des réclamations et des factures susmentionnées aux employés de l'Agence. Le numéro d'assurance sociale (NAS) est utilisé à des fins d'identification et afin d'assurer que l'administration de la paye et des avantages est uniforme. Il faut inscrire le NAS; toutefois, il peut y avoir des cas d'exception lorsqu'il y a des circonstances spéciales.
Usages compatibles : Sert également à émettre des déclarations de gains imposables aux fins de l'impôt sur le revenu.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant 6 ans après la dernière fin administrative, puis ils sont détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : ACIA NDP 914
Enregistrement (SCT) : 002285
Numéro du fichier : ACIA PPE 817

Demande de carte d'achat
Description : Renseignements recueillis aux fins de la délivrance des cartes d'achats : nom au long, date de naissance, nom de jeune fille de la mère, sexe, situation de l'employé et titre du poste.
Catégorie de personnes : Les employés de l'ACIA investis de pouvoirs. Ceci vise à décrire les personnes dont les renseignements personnels ont été recueillis.
But : Veiller à ce que les achats faits par le personnel au nom de l'Agence soient facturés aux comptes correspondant aux cartes d'achat appropriées. Le coordonnateur et les fournisseurs des cartes d'achat ont tous deux besoin des renseignements demandés à des fins de sécurité et d'identification en vue d'être en mesure de délivrer les cartes d'achat du gouvernement du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis serviront à justifier les dépenses de l'Agence effectuées à partir de cartes d'achat et à rédiger des rapports connexes. Les renseignements seront conservés par le coordonnateur des cartes d'achat afin d'offrir aux titulaires de cartes un service quotidien rigoureux et sécuritaire.
Normes de conservation et de destruction : Ces dossiers sont conservés pendant 6 ans après la dernière fin administrative, puis ils sont détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : ACIA 860
Enregistrement (SCT) : 004441
Numéro du fichier : ACIA PPE 830

Demande de dossier à des fins de mutation
Description : Le fichier central d'information renferme les demandes de mutation des employés de l'ACIA ainsi que ceux d'autres ministères. Ces dossiers peuvent contenir des curriculum vitae. Des examens du rendement et l'évaluation de l'employé peuvent aussi y être inclus.
Catégorie de personnes : Employés de l'ACIA et ceux des autres ministères.
But : Le fichier central fournit une banque d'information qui sert à doter des postes dans une institution gouvernementale.
Usages compatibles : Afin de sélectionner des candidats pour doter des postes sur une base de mutation au sein de l'ACIA.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant 2 ans après la dernière fin administrative, puis ils sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA 860
Enregistrement (SCT) : 002701
Numéro du fichier : ACIA PPE 822

Enquêtes internes
Description : Le fichier contient des rapports d'enquêtes et de la correspondance entre les fonctionnaires de l`ACIA concernant la confirmation ou la réfutation d'allégation relativement aux employés.
Catégorie de personnes : Employés actuels ou anciens de l'ACIA.
But : Inscrire tous les renseignements concernant l'inconduite alléguée ou soupçonnée d'un employé en ce qui a trait à toute violation des lois et règlements de l'ACIA ou d'autres lois qui pourraient être nuisibles à l'Agence.
Usages compatibles : Déterminer les mesures à prendre, y compris les mesures disciplinaires et les poursuites judiciaires.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont détruits cinq ans après que les dossiers sont fermés.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA 860
Enregistrement (SCT) : 002094
Numéro du fichier : ACIA PPE 811

Groupe de la direction – Information personnelle
Description : Les dossiers du personnel du groupe EX sont composés de la fiche personnelle de l'employé, du complément, du dossier individuel et de la fiche du profil des cadres. Ce fichier contient de l'information personnelle, notamment le CIDP, nom, direction générale, groupe et niveau, statut, début du statut, fin du statut, région, lieu, sexe, langue, nomination au niveau, nomination au poste, nomination à la région, nom du superviseur, cours d'orientation, évaluation de rendement à partir de la date de nomination au groupe de la direction jusqu'à présent.
Catégorie de personnes : Membres du groupe de la direction à l'ACIA.
But : Appuyer les mesures de dotation des membres du groupe de la direction.
Usages compatibles : Mettre à jour et maintenir l'information pertinente à la dotation des membres du groupe de la direction.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont gardés par l'organisme ou le ministère pour lequel travaille actuellement l'employé pour toute la durée d'emploi, plus un an. Le dossier suit l'employé s'il est muté à un autre ministère. Après cette période, les renseignements sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada et sont conservés jusqu'à ce que l'employé ait atteint l'âge de 80 ans ou jusqu'à deux ans après le décès de l'employé; après quoi, le dossier est détruit, pourvu que deux ans se soient écoulés depuis la dernière utilisation à des fins administratives des renseignements en question. Quant aux dossiers relatifs à des mesures disciplinaires, la durée de conservation est mentionnée dans les conventions collectives pertinentes, ou elle est de deux ans suivant la date à laquelle les mesures disciplinaires ont été prises, pour autant qu'aucune autre mesure disciplinaire n'ait été prise depuis. Lorsque les mesures disciplinaires ont été annulées, c'est l'organisme ou le ministère qui voit à ce que le document touchant cette mesure soit immédiatement détruit. Pour tous les renseignements jugés de nature historique ou qui ont une valeur au plan des archives, c'est l'archiviste national qui décide des dossiers à conserver en permanence par Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA 860
Enregistrement (SCT) : 002698
Numéro du fichier : ACIA PPE 819

Profil de gestion
Description : Collecte de données sur les facteurs connaissances et l'identification des différences globales entre les habilités de gestion d'un individu et le profil.
Catégorie de personnes : Tous les employés de l'ACIA dans des postes de niveau EX moins 2 jusqu'aux niveaux supérieurs du groupe de la direction.
But : L'identification de la différence dont il est question ci-dessus vise à fournir aux gestionnaires, de tous les niveaux, des possibilités d'épanouissement professionnel et personnel en veillant à ce que la formation et le perfectionnement misent sur leurs compétences précises.
Usages compatibles : Ces renseignements sont maintenus seulement aux fins du processus de dotation du Groupe de la direction.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant une période minimale de 5 ans après la dernière fin administrative, puis les renseignements sont détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA 860
Enregistrement (SCT) : 002946
Numéro du fichier : ACIA PPE 820

Saisie-arrêt
Description : Ce fichier contient de la documentation concernant les fonds relatifs à la Saisie-arrêt et à la distraction.
Catégorie de personnes : Employés de l'ACIA au sujet desquels des mesures de Saisie-arrêt et de distraction de fonds ont été prises.
But : Permettre, conformément à la Loi sur la Saisie-arrêt et la distraction de pensions, de procéder à la Saisie-arrêt ou à la distraction des fonds.
Usages compatibles : Sert également à approuver les retenues salariales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés deux ans après que la dette a été payée. Si l'employé change de ministère avant que la dette ne soit payée, son dossier le suit; si l'employé change de ministère après que la dette a été payée, le dossier est conservé à l'ACIA pendant deux ans, puis détruit.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA NDP 925
Enregistrement (SCT) : 002048
Numéro du fichier : ACIA PPE 807

Système de gestion des ressources humaines
Description : Ce fichier réunit des renseignements sur les postes et les employés. Il contient aussi les renseignements suivants : nominations, mutations, promotions, rétrogradations, antécédents professionnels, périodes et lieu d'emploi, situation au sein de l'entreprise (numéro de poste, groupe, niveau, titre, traitement, appartenance syndicale et classification linguistique), congés, heures supplémentaires, les notations par facteur, ainsi qu'une description et le profil linguistique de chaque poste. Le fichier contient aussi l'adresse de l'employé. Les personnes qui désirent avoir accès à ce fichier doivent fournir le titre du poste ainsi que le lieu et les dates d'emploi. Ce fichier contient aussi des données sur les congés d'employés ainsi que sur les transactions de surtemps accumulé. Les personnes qui souhaitent avoir accès à ce fichier doivent préciser le titre du poste, le lieu de travail et les dates. Les personnes désirant avoir accès aux documents informatisés sur leur compte doivent le préciser dans leur demande.
Catégorie de personnes : Tous les employés et les cadres supérieurs de l'ACIA.
But : Sert à la gestion et à l'utilisation judicieuse des ressources humaines. Le code d'identification du dossier personnel (CIDP) est utilisé à des fins d'identification et afin d'assurer que l'administration de la paye et des avantages est uniforme. Il faut inscrire le CIDP; toutefois, il peut y avoir des cas d'exception lorsqu'il y a des circonstances spéciales.
Usages compatibles : Les documents sont utilisés pour faciliter les fonctions de gestion des ressources humaines et de perfectionnement des employés comme la gestion de carrière, la dotation interne (recherches sur l'inventaire des ressources en main-d'œuvre, par exemple), le perfectionnement des ressources humaines et la recherche appliquée sur le personnel (prévision des taux d'attrition et de l'offre et de la demande de main-d'œuvre, droits de la personne, équité en matière d'emploi).
Normes de conservation et de destruction : Les données sont conservées pendant 5 ans après la dernière fin administrative. Pour tous les renseignements jugés de nature historique ou qui ont une valeur au plan des archives, c'est l'archiviste national qui décide des dossiers à conserver en permanence par la Bibliothèque et Archives Canada.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA NDP 920, 923, 925 et 927
Enregistrement (SCT) : 002284
Numéro du fichier : ACIA PPE 814

Système de placement des priorités
Description : La base de données consiste de : 1) Données de base qui enregistre l'information sur les employés prioritaires, notamment le nom de famille, le prénom, le groupe et niveau, le CIDP, le genre de priorité, la région, l'endroit actuel, le titre, la première langue officielle, le nom et numéro de téléphone du conseiller en ressources humaines. 2) Données de parrainage, soit la date du début et la date de la fin, la mobilité, la compétence en langue seconde et le profil de compétences. 3) Information sur les présentations, y compris la date présentée, le groupe et niveau du poste présenté, le numéro du poste, l'endroit, le gestionnaire et le résultat.
Catégorie de personnes : Employés prioritaires.
But : Parrainer les employés prioritaires pour d'autres possibilités d'emploi.
Usages compatibles : Il n'y a pas d'usages compatibles.
Normes de conservation et de destruction : L'information est détruite 2 ans après la dernière utilisation administrative.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ACIA NDP 920
Enregistrement (SCT) : 003320
Numéro du fichier : ACIA PPE 800

Télécommunications
Description : Cette banque contient, en tout ou en partie, les données suivantes concernant l'équipement et les services de Télécommunications installés ou disponibles dans les bureaux de l'ACIA, notamment les détails sur les appels interurbains faits à partir d'un appareil de l'ACIA, la liste des employés autorisés à utiliser les codes d'appel pour le réseau interurbain du gouvernement et le coût associé à l'équipement et à l'utilisation des services. On peut y trouver l'enregistrement des détails des appels effectués à partir des téléphones du gouvernement, qu'il s'agisse d'appels locaux ou interurbains. Ceci peut comprendre le numéro de téléphone ou du poste d'origine, le numéro composé, le lieu appelé, la date et l'heure du début et de la fin de l'appel, la durée de l'appel, la voie d'acheminement et le coût. Ces données sont également disponibles pour les appels interurbains effectués à l'aide d'un code d'appel du gouvernement. Les numéros composés peuvent se rapporter à n'importe quel téléphone accessible localement ou par le réseau interurbain du gouvernement, le service d'interurbain commercial ou d'autres réseaux spécialisés de l'ACIA. Étant donné que beaucoup de numéros de téléphone ou de postes du gouvernement sont identifiés à certains employés, le mode d'appel et les numéros composés peuvent révéler des renseignements sur un fonctionnaire donné de l'ACIA.
Catégorie de personnes : Employés de l'ACIA.
But : La compilation de cette banque vise à faciliter la question des Télécommunications. Les données d'enregistrement des appels sont recueillies dans le but de constituer une base pour le calcul et l'imputation du coût réel des services aux organismes ministériels. Elles constituent également des renseignements permettant aux gestionnaires d'unité organisationnelle de contrôler l'utilisation des services et les coûts qui s'y rapportent.
Usages compatibles : Ces données sont utilisées pour assurer la gestion quotidienne des Télécommunications grâce à la répartition des coûts réels en fonction de l'utilisation des services, et pour que les gestionnaires du ministère soient au courant de l'utilisation des services que font leurs employés respectifs.
Normes de conservation et de destruction : Ces données sont conservées pendant 2 ans après la dernière utilisation, sauf dans le cas de données sur les opérations financières, qui sont conservées pendant six ans, puis détruits.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : ACIA 852
Enregistrement (SCT) : 003319
Numéro du fichier : ACIA PPE 827

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