Dossiers des comptes créditeurs et des comptes débiteurs
Description : Les données comptables sur les engagements, les paiements et les comptes débiteurs sont disponibles par l'intermédiaire du système d'information de l'Agence. La raison d'être de cette banque de données est de faire le suivi et le contrôle de tous les paiements et de tous les comptes débiteurs.
Catégorie de personnes : Employés, fournisseurs, compagnies, consultants, etc.
Usages compatibles : Ces dossiers sont utilisés pour le paiement des factures des fournisseurs.
But : Renseignements pour effectuer et contrôler les paiements et les comptes débiteurs, et faire le suivi des comptes débiteurs.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant six ans après l'expiration du contrat, après quoi ils sont détruits, avec l'autorisation de l'Archiviste. Les données dans le Système d'information de l'Agence sont disponibles depuis leur création.
No. ADD :2000/008
Renvoi au document no. : ACDI GFD 1518
Enregistrement (SCT) : 003422
Numéro du fichier : ACDI PPU 0150

Répertoire des personnes désireuses d'être affectées à l'étranger en tant que coopérants
Description : Ce répertoire renferme des données personnelles ainsi que des renseignements scolaires et professionnels sur des individus qui se sont inscrits pour une affectation à l'étranger en tant que coopérant. Ce fichier est utilisé pour la sélection de candidats ayant les compétences et l'expérience requises pour travailler sur les projets de l'ACDI en tant que coopérants. Ce répertoire constitue également un moyen d'identifier des candidats qualifiés ayant exprimé le désir d'œuvrer pour le compte d'organismes de développement international. Les formulaires et les dossiers de ces individus sont mis à jour annuellement et sont conservés pour dix ans après la dernière correspondance.
Catégorie de personnes : Coopérants.
Usages compatibles : Ces fichiers sont utilisés pour la sélection de coopérants à l'étranger.
But : Fichier de données personnelles utilisé comme registre afin de répondre aux besoins des pays en développement.
Normes de conservation et de destruction : Les formulaires et les dossiers sont conservés pour une période de dix ans, après quoi ils sont détruits, avec l'autorisation de l'Archiviste. Les inscriptions au répertoire informatisé sont mises à jour sur demande.
No. ADD :2000/008
Renvoi au document no. : ACDI CMD 1525
Enregistrement (SCT) : 003421
Numéro du fichier : ACDI PPU 0015

Direction générale des communications

Profils des jeunes conférenciers
Description : Ces profils contiennent les renseignements personnels des jeunes âgés entre 16 et 30 ans qui ont rempli en ligne un formulaire d'inscription pour devenir un jeune conférencier. Le nom complet des conférenciers, leur adresse postale, leur date de naissance, leur sexe, leur adresse électronique, leur numéro de téléphone et de télécopieur, les renseignements concernant leurs études secondaires et post-secondaires, leur expérience en tant que bénévole, leurs intérêts et passe-temps, leur expérience de stages (expérience de travail), leur expérience à l'étranger (pays où ils ont habité, travaillé, agi à titre de bénévole ou qu'ils ont visité) ainsi que toute autre expérience d'activités exigeant de prendre la parole en public sont indiqués dans ces fichiers. Les candidats doivent remplir un formulaire d'inscription et passer une entrevue. Il se pourrait que l'on procède à la vérification des références au cours du processus de sélection. Les coordonnées des références (adresse électronique et numéro de téléphone) ainsi que les commentaires des personnes contactées seront inscrits dans le dossier des candidats. Tout commentaire concernant l'habileté des candidats à prendre la parole en public sera noté au dossier.
Catégorie de personnes : Jeunes âgés entre 16 et 30 ans et les noms de personnes donnés comme référence par les jeunes.
But : Les renseignements personnels sont recueillis par l'ACDI dans le but de faciliter la sélection des jeunes conférenciers pour qu'ils participent à des activités près de l'endroit où ils habitent, que ce soit dans leur région ou dans une école qu'ils ont fréquentée. Le cas échéant, ils pourraient aussi participer à toute activité de sensibilisation que d'anciens organismes parrains lui auront proposée. L'ACDI assurera la liaison avec les organismes qui cherchent des conférenciers et les jeunes conférenciers. L'Agence offrira la chance aux jeunes de participer à des activités organisées par d'autres groupes.
Usages compatibles : Il se peut que l'on utilise des renseignements de nature non personnelle pour compiler des statistiques dans le but d'évaluer le programme, c.-à-d. le nombre de conférenciers, l'endroit où les événements ont eu lieu et le nombre de Canadiennes et de Canadiens qui y étaient présents.
Normes de conservation et de destruction : Les profils des candidats seront conservés pendant deux ans après la date de la dernière activité inscrite au dossier, puis ils seront détruits.
No. ADD :2000/008
Renvoi au document no. : ACDI SP 2216
Enregistrement (SCT) : 006438
Numéro du fichier : ACDI PPU 2217