Direction générale de l'Immigration
La Direction générale de l'Immigration peut conserver des lettres et des télécopies en provenance du public, d'avocats, de consultants, de députés, d'entreprises privées, de ministères et d'organismes non gouvernementaux. Cette correspondance comprend des questions, des demandes de renseignements, des conseils et des opinions sur les politiques et les programmes de CIC, et sur le traitement par les employés qui travaillent au programme d'immigration de cas relatifs à des demandes de résidence permanente ou de séjour temporaire. Les notes de service et autres documents d'information peuvent avoir trait à ces mêmes personnes et sujets. Cette correspondance ne fait pas partie de l'administration courante du programme d'immigration.

La Direction générale de l'intégration
Programmes d'établissement de base, Programmes d'établissement adaptés à la clientèle, Programmes des politiques et gestion fonctionnelle, Gestion des services de l'intégration.

Toute correspondance venant du public au sujet des programmes, ainsi que les réponses, sont versées aux dossiers des programmes de Citoyenneté et Immigration Canada. Cette correspondance ne peut pas être extraite au moyen de données personnelles d'identification. Elle peut cependant renfermer des renseignements personnels. Toute question concernant les programmes et les services de CIC est communiquée au groupe compétent et toute correspondance venant du public sera généralement déposée dans un des fichiers concernant ce programme. Il est possible d'obtenir les listes de diffusion auprès de la Direction générale de communication.

Secteur des services corporatifs

Direction générale des ressources humaines
Le Programme de rétroaction au départ des employés sert à obtenir des employés qui quittent le Ministère les raisons de leur départ et à connaître leur niveau de satisfaction par rapport à différents aspects de leur expérience. Les données ainsi recueillies sont un indicateur de la santé de l'organisation et sont utilisées pour diriger les efforts visant à recruter, retenir et motiver les employés, et pour faire du Ministère un milieu de travail exemplaire et efficace. L'information est obtenue au moyen de deux questionnaires (un pour l'employé qui quitte et un pour son gestionnaire) et d'une entrevue entre l'employé et un consultant. Les données sont recueillies sous forme de renseignements généraux et démographiques et par des questions à choix multiples, des questions oui/non, l'évaluation du niveau de satisfaction sur une échelle de 1 à 5, des sections réservées aux commentaires et la possibilité d'élaborer lors de l'entrevue. Les deux formulaires peuvent contenir des renseignements personnels non sollicités à propos d'une personne identifiable, mais les codes d'utilisateur ne donnent pas accès aux renseignements recueillis.