Dans le cadre des programmes et des activités de l'Administration portuaire Vancouver-Fraser, peuvent s'accumuler certaines catégories de renseignements personnels qui ne sont répertoriés dans aucune des banques d'information personnelle spécifiques citées ci-dessus. Il peut s'agir d'information personnelle de la nature suivante : demandes d'information, expressions de soutien du public, offres de services et plaintes. Cette information est mise en mémoire dans les fichiers généraux où les renseignements ne sont normalement pas récupérés par nom de personne ou un autre identificateur.

Cette forme d'information personnelle n'est normalement récupérable qu'avec certaines données : le sujet, les activités de programme qui s'y rapportent ainsi que la date à laquelle l'information a été reçue par l'Administration et le nom de la personne à qui elle était adressée. Les périodes de conservation de ces types d'information personnelle dépendent du calendrier d'élimination des fichiers de sujets divers dans lesquels ils sont mis en mémoire.