Les appels concernant le Régime de pensions du Canada et la Loi sur l'assurance-emploi
Description : Ce fichier contient des documents concernant des appels de décisions concernant l'emploi assurable ou ouvrant droit à pension ou relatifs à des cotisations en vertu du Régime de pensions du Canada ou de la Loi sur l'assurance-emploi. Dans chaque dossier sont inclus des documents tels des appels, des rapports, des feuilles de travail, des preuves à l'appui, de la correspondance, des listes d'employés, des questionnaires, des montants des gains et heures assurables et ouvrant droit à pension, des décisions et jugements et tout autre document ayant trait au dossier.
Catégorie de personnes : Personnes en désaccord avec les décisions ou les cotisations émises.
But : l'information est recueillie pour chaque cas et est utilisée pour statuer sur l'assujettissement en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada.
Usages compatibles : Les données compilées sont également fournies à Ressources humaines et Développement social Canada afin d'aider le ministère dans la gestion et le paiement des prestations en vertu du Régime de pensions du Canada et la Loi sur l'assurance-emploi.
Normes de conservation et de destruction : Après qu'un dossier a été traité et que les lettre de notification du ministre oint été mises à la poste, le dossier au complet doit être conservé au bureau des services fiscaux pendant deux ans plus un trimestre au cas où il y aurait notification d'appel à la Cour canadienne de l'impôt. À la fin de cette période, le dossier peut être détruit.
No. ADD : 93/020
Renvoi au document no. : ARC APP 315
Enregistrement (SCT) : 002770
Numéro du fichier : ARC PPU 130

Répertoire des allègements pour les contribuables
Description : Le Répertoire des allègements pour les contribuables est un système ministériel. Il est doté d'une fonction de saisie de données au point d'entrée qui permet de consigner les détails concernant les demandes d'allègement d'intérêts et de pénalités aux termes de la loi. Les données y sont conservées dans un environnement en direct, ce qui permet les récupérer et de les consulter.
Catégorie de personnes : Particuliers, sociétés, employeurs, importateurs et exportateurs, successions et fiducies, déclarants de TPS/TVH et non-résidents.
But : Le système a été conçu pour fournir une méthode nationale visant à recueillir les renseignements pertinents pour s'assurer que la loi connexe est bien appliquée au moyen de ces dispositifs de contrôle. Le système appuie aussi la production des rapports financiers et non financiers.
Usages compatibles : Ce registre sert principalement à consigner les demandes d'allègement d'intérêts et de pénalité accordées. Le système de repérage et d'analyse des rapports statistiques (SRARS) utilise les données du Registre et les entrées des divers systèmes de comptabilité pour produire des rapports financiers qui rende compte des allègements accordés dans le cadre des dispositions, en vertu de l'article 24.2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFA). Plusieurs autres rapports sont aussi disponibles pour exercer un suivi au moyen du SRARS ou directement à partir du Registre, par le biais de la fonction « Platinum Report Facility » (PRF).
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements dans la base de données remontent à 1996
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC ABB 192
Enregistrement (SCT) : 003943
Numéro du fichier : ARC PPU 155

Programme de résolution de problèmes
Description : Ce fichier comprend des noms, numéros de téléphone et numéros d'identification (p. ex. numéros d'assurance sociale et numéros d'entreprise) de déclarants et d'entreprises dont les problèmes ont été soumis au Programme de résolution de problèmes dans l'un des Bureaux des services fiscaux et des Centres fiscaux de l'Agence. Il contient aussi des descriptions de problèmes et de la mesure ou des mesures prises en vue de les résoudre. L'accès sera fourni sur présentation d'une preuve d'identité indiquant le nom, l'adresse et le numéro d'identification de la personne ou de l'entreprise et/ou, dans le cas d'un représentant, en fournissant une preuve d'autorisation.
Catégorie de personnes : Déclarants canadiens.
But : Ce fichier de renseignements sert à stocker les renseignements et à analyser les tendances des problèmes.
Usages compatibles : Ce fichier sert uniquement de référence dans des situations où des demandes sont faites ultérieurement.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux (2) ans
No. ADD : 92/006, 92/005
Renvoi au document no. : ARC APP 326
Enregistrement (SCT) : 002024
Numéro du fichier : ARC PPU 115

Direction générale des services de cotisation et de prestations

Banque de données des déclarations de renseignements (Infodec)
Description : Cette banque contient des renseignements sur les particuliers et les entreprises bénéficiaires de fonds ou de prestations. Ces renseignements sont transmis à l'Agence par les contribuables à l'aide de déclarations de renseignements. La nature des renseignements varie: traitements, salaires, avantages imposables, commissions touchées par un travailleur indépendant, rentes, allocations de retraite, dispositions concernant les obligations de créances contractées par l'achat d'actions émises dans le public (options d'achat d'actions), divers genre de revenus de placements tels les intérêts, dividendes, gains en capital et redevances, prestations payées par les commissions des accidents du travail et les bureaux d'assistance sociale. Il s'agit de la base de données qui contient les montants retenus à la source pour le RPC, le RRQ, l'AE et l'impôt. On y trouve aussi des renseignements sur les frais, les commissions ou d'autres montants payés à des non-résidents du Canada, de même que des renseignements de base d'identification du contribuable, tels le nom et l'adresse.
Catégorie de personnes : Déclarants (particuliers et entreprises).
But : Cette banque a pour objet de fournir à l'Agence les renseignements dont elle a besoin pour s'assurer que les particuliers et les entreprises déclarent correctement leurs revenus qui apparaissent sur les relevés T4 (divers), T5, T5007, T5008, T5018, T3, T1204 et NR4.
Usages compatibles : On compare les données de cette banque à celles des déclarations de revenus des particuliers et des entreprises afin de s'assurer que ces derniers ont déclaré les montants reçus, tel qu'il est exigé. Les programmes qui utilisent ces renseignements sont : la vérification, les comptes clients et l'établissement des cotisations initiales et des nouvelles cotisations des déclarations de revenus des particuliers (T1) et des sociétés (T2). Des comparaisons sont faites avec les données de Ressources humaines et Développement social Canada afin de déterminer si les bons taux de l'assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada ou du Régime des rentes du Québec sont enregistrés en vue du calcul des prestations futures conformément à ces programmes.
Normes de conservation et de destruction : L'information demeure active pendant l'année au cours de laquelle elle a été entrée et pendant les deux années suivantes. Elle demeure inactive une année de plus (jusqu'à concurrence de quatre) dans les centres fédéraux de documents des Archives nationales, selon le type de déclaration de renseignements. Toute l'information liée aux T4 et aux T4A est conservée sur microfiche ou CD-ROM. Les autres données sont détruites après la période de conservation.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGSC 190, ARC DGCP 125, ARC DGCP 126 et ARC DGCP 765
Enregistrement (SCT) : 003942
Numéro du fichier : ARC PPU 150

Banques de données sur la prestation fiscale canadienne pour enfants (PFCE)
Description : Cette banque de données contient des renseignements servant à établir l'admissibilité du particulier à la PFCE et le montant auquel il a droit ainsi que toutes les activités ultérieures au compte de PFCE du particulier. Elle contient également des renseignements servant à établir l'admissibilité du particulier tant à la Prestation pour enfants handicapés (PEH), qui est un supplément de la PFCE, qu'à la Prestation universelle pour la garde d'enfants (PUGE) que l'ARC administre au nom de Ressources humaines et Développement social Canada (RHDSC). L'admissibilité à la PEH est déterminée selon les renseignements obtenus du programme du Crédit pour personnes handicapées (Dossier d'exploitation ARC DGCP 790). Les renseignements servent également à administrer d'autres programmes provinciaux ou territoriaux au nom de ces provinces et territoires ainsi que le Programme d'allocations spéciales pour enfants (ASE).
Catégorie de personnes : Déclarants.
But : Les renseignements sont compilés afin de fournir un enregistrement précis et courant de toutes les transactions effectuées dans les comptes de la PFCE et de la PUGE. Ce fichier permet aux employés autorisés de répondre aux demandes de renseignements sans délai et avec précision et d'apporter du soutien aux programmes qui valident les renseignements à l'appui de l'admissibilité et qui facilitent le calcul exact des prestations.
Usages compatibles : Les renseignements relatifs au Supplément de la prestation nationale pour enfants, une composante de la PFCE, sont par ailleurs fournis à la province ou au territoire de résidence du client en vue de permettre à cette administration de redresser un paiement d'assistance sociale ou un paiement prévu par une loi provinciale ou territoriale. De plus, l'ARC fournit des renseignements à d'autres ministères provinciaux et territoriaux quand une loi autorise ces derniers à obtenir des informations sur la PFCE.
Normes de conservation et de destruction : Les données recueillies sont conservées pendant un minimum de deux ans après la date de la dernière mesure administrative et sont ensuite détruites conformément aux normes établies de conservation et de destruction.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGCP 126, ARC DGCP 765, ARC DGCP 780, ARC DGCP 760, ARC DGCP 790
Enregistrement (SCT) : 003210
Numéro du fichier : ARC PPU 063

Comptabilisation des recettes – Taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée
Description : Système de données relatives aux taxes perçues et remises par les inscrits : nom, adresse, numéro de téléphone, numéro d'entreprise, montant des ventes assujetties à la taxe, montant de la taxe perçue et remise, crédits d'impôt sur les intrants demandés, demandes de remises de taxe, avis de cotisation, comptes des contribuables (comptes créditeurs ou débiteurs), remboursements de TPS/TVH, versements, pénalités, intérêts.
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques d'une entreprise. Sont aussi inclus des renseignements sur les partenaires, les agents autorisés et les personnes-ressources d'une société. Les renseignements contenus dans ce fichier portent à la fois sur des personnes et sur des sociétés.
But : Le but de ce fichier est de permettre la préparation de rapports sur les montants nets de taxes perçues par les inscrits en vertu des dispositions de la Loi sur la taxe d'accise, de regrouper les données ayant trait aux remboursements de taxe permis par la loi et, à plus long terme, de pouvoir analyser les données financières de la TPS/TVH.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier, sous réserve d'une entente fédérale-provinciale d'harmonisation des mesures fiscales en matière de taxe de vente, peuvent aussi être partagés avec les autorités provinciales prenant part à l'administration du programme de la taxe sur les produits et services.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant sept ans, puis détruits.
No. ADD : 96/052
Renvoi au document no. : ARC DGCP 134
Enregistrement (SCT) : 002755
Numéro du fichier : ARC PPU 080

Comptes d'impôt des conventions de retraite
Description : Ce fichier, situé au centre fiscal de Winnipeg, renferme des renseignements sur les paiements et les cotisations en vertu de la partie XI.3 de la Loi de l'impôt sur le revenu, y compris les intérêts et les pénalités imposés selon les exigences de la Loi. Cette information est conservée et mise à jour dans le grand livre auxiliaire automatisé.
Catégorie de personnes : Particuliers.
But : Ce fichier a pour but d'établir et de tenir à jour des relevés de transactions de comptabilité relatifs à l'administration de la partie XI.3 de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Les renseignements sont transmis aux agents de recouvrement des bureaux des services fiscaux par le truchement d'un raccordement électronique entre le système automatisé du grand livre auxiliaire (SAGA) et le système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS). Cette procédure facilite la perception des sommes dues par des contribuables contrevenants. L'accès à l'information touchant ces comptes n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante (numéro de compte, signature et(ou) autorisation du contribuable).
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés au grand livre auxiliaire pendant une période de sept ans après que le compte ait été réduit à néant.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 192
Enregistrement (SCT) : 002204
Numéro du fichier : ARC PPU 061

Comptes d'impôt sur le revenu de production de pétrole ou de gaz
Description : Ce fichier, situé au centre fiscal d'Ottawa, renferme des renseignements sur les paiements de l'impôt de la partie I et sur tous les intérêts et toutes les pénalités établis par cotisation conformément à la Loi de l'impôt sur les revenus pétroliers. Cette information est conservée sur le Grand livre automatisé (GLA).
Catégorie de personnes : Particuliers.
But : Ce fichier a pour but d'établir et de tenir à jour des relevés des transactions de comptabilité relatives à l'administration de la Loi d'impôt sur les revenus pétroliers.
Usages compatibles : Les renseignements sont transmis aux agents de recouvrement des bureaux des services fiscaux grâce à un raccordement électronique entre le système automatisé du grand livre auxiliaire et le système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source. Cette procédure facilite la perception des sommes dues par des contribuables contrevenants.
Normes de conservation et de destruction : Les fiches de comptabilité sont conservées pendant une période de sept ans après la fermeture de compte.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGCP 192
Enregistrement (SCT) : 002203
Numéro du fichier : ARC PPU 068

Déclarations de revenus de particuliers
Description : Ce fichier renferme toutes les données fournies par les contribuables dans leur déclaration de revenus annuelle ainsi que la correspondance, les renseignements fournis par des tiers et les documents de travail de l'Agence qui s'y rapportent. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale et signature).
Catégorie de personnes : Déclarants.
But : Ce fichier a pour objet de fournir les renseignements financiers nécessaires à l'administration et à l'exécution du Règlement et de la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada, de neuf provinces et des territoires, des parties du Régime de pensions du Canada et de la loi et du règlement régissant l'assurance-emploi qui relèvent de l'Agence.
Usages compatibles : Ce fichier sert avant tout à appuyer les programmes de vérification et les mesures d'exécution et de recouvrement nécessaires et à répondre aux demandes de renseignements des contribuables ou de leurs représentants autorisés concernant leurs affaires fiscales. Des renseignements sélectionnés sont partagés avec diverses autorités provinciales et fédérales selon des accords de partage approuvés. Les renseignements obtenus des employeurs et d'autres sources servent à vérifier les renseignements fournis par le contribuable concernant son revenu et ses déductions avant d'effectuer les rajustements qui s'imposent.
Normes de conservation et de destruction : Les données recueillies sont conservées pendant un minimum de deux ans après la date de la dernière mesure administrative.
No. ADD : 92/005
Renvoi au document no. : ARC DGCP 040
Enregistrement (SCT) : 002014
Numéro du fichier : ARC PPU 005

Déclarations de l'impôt sur les revenus pétroliers
Description : Ce fichier a pour but de fournir les renseignements financiers nécessaires à l'application et à l'exécution de la Loi de l'impôt sur les revenus pétroliers. Il renferme tous les renseignements fournis par le contribuable dans sa déclaration annuelle de revenus pétroliers ainsi que sa correspondance, les renseignements fournis par des tiers et les documents de travail pertinents de l'Agence. Il peut s'agir de la déclaration d'un particulier, d'une fiducie, d'une société ou d'une autre entreprise.
Catégorie de personnes : Particuliers ou sociétés produisant une déclaration d'impôt sur les revenus pétroliers.
But : Ce fichier contient toutes les déclarations de revenus pétroliers produites durant l'année d'imposition en cours et pendant les quatre années précédentes.
Usages compatibles : Il sert principalement à appuyer les programmes de vérification, les modalités d'exécution et les mesures de recouvrement nécessaires, ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements des contribuables concernant leur impôt sur les revenus pétroliers. Ce fichier n'est accessible qu'aux contribuables qui ont produit une déclaration d'impôt sur les revenus pétroliers, sur présentation des pièces d'identité requises, y compris leur numéro de compte et leur signature, ou, s'il s'agit de leur représentant, d'une autorisation.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGCP 139
Enregistrement (SCT) : 003535
Numéro du fichier : ARC PPU 011

Déclarations de renseignements et déclarations de revenus des fiducies T3
Description : Ce fichier renferme tous les renseignements fournis par les personnes qui remplissent des fonctions à titre fiduciaire, comme les exécuteurs testamentaires, les fiduciaires et les administrateurs d'une fiducie. Il contient également la correspondance et les documents de travail connexes de l'Agence.
Catégorie de personnes : Fiducies.
But : Ce fichier a pour but de fournir les données financières nécessaires à l'application de la Loi de l'impôt sur le revenu et de son règlement en ce qui concerne les fiducies. Il sert principalement à appuyer les programmes de vérification et les mesures d'exécution et de recouvrement nécessaires, ainsi qu'à répondre aux demandes de renseignements des exécuteurs testamentaires, des fiduciaires ou des administrateurs d'une succession ou d'une fiducie. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale, signature).
Usages compatibles : Ce fichier sert principalement à soutenir les programmes d'évaluation, les procédures d'exécution et les mesures de recouvrements exigées et à répondre aux demandes de renseignements provenant d'exécuteurs testamentaires, d'administrateurs d'une succession ou d'une fiducie. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante (numéro assurance sociale, signature) ou s'il s'agit d'un représentant, d'une autorisation.
Normes de conservation et de destruction : Les déclarations sont conservées pendant l'année d'imposition en cours et les quatre précédentes, puis elles sont détruites.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 139
Enregistrement (SCT) : 003536
Numéro du fichier : ARC PPU 015

Déclarations spéciales de fiducies régies par des régimes (T3ATH‑IND, T3D, T3M, T3P, T3R‑IND, T3RI, T3RIF‑IND, T3S)
Description : Ce fichier contient les déclarations suivantes : T3ATH‑IND – Déclaration de revenus d'une fiducie au profit d'un athlète amateur; T3D – Déclaration de revenus concernant les régimes de participation différée aux bénéfices et les régimes dont l'enregistrement a été annulé; T3M – Déclaration de revenus des fiducies concernant l'environnement; T3P – Déclaration de revenus concernant les régimes de pensions des employés; T3D‑IND – Déclaration de revenus concernant un régime enregistré d'épargne retraite; T3RI – Déclaration de renseignements et de revenus sur les placements enregistrés;T3RIF‑IND – Déclaration de revenus concernant un fonds enregistré de revenu de retraite; T3S – Déclaration de revenus concernant un régime de prestations supplémentaires de chômage, de même que la correspondance et les annexes qui s'y rapportent.
Catégorie de personnes : Fiducies
But : Ce fichier sert avant tout à faciliter l'établissement des cotisations et le recouvrement des impôts payables par des fiducies et à appuyer les programmes de vérification et les mesures d'exécution ayant trait aux placements des fiducies. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante (numéro de compte, signature) ou d'une autorisation.
Usages compatibles : Ce fichier est surtout utilisé pour appuyer les programmes de vérification, les procédures d'exécution et les mesures de recouvrement nécessaires ainsi que pour répondre aux demandes de renseignements des clients sur leur situation fiscale. Certains des renseignements qu'il renferme sont communiqués aux termes d'accords d'échange conclus avec diverses autorités provinciales et fédérales. On se sert des renseignements reçus des employeurs et d'autres sources pour vérifier (et pour redresser, au besoin) les données sur les revenus et sur les déductions fournies par les contribuables.
Normes de conservation et de destruction : Les déclarations de l'année d'imposition en cours et des quatre années précédentes sont conservées, puis elles sont détruites.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 139
Enregistrement (SCT) : 003534
Numéro du fichier : ARC PPU 020

Demandes de remboursement de la taxe d'accise fédérale sur l'essence
Description : Les données du fichier comprennent des renseignements sur l'auteur de chaque demande, comme son numéro de compte, sa situation d'emploi et son groupe professionnel. Le numéro de compte sert de numéro de référence. Les personnes dont le nom figure dans ce fichier ont présenté une demande de remboursement de la taxe sur l'essence.
Catégorie de personnes : Toute personne ayant présenté une demande de remboursement de la taxe sur l'essence.
But : Ce fichier a pour but de rembourser aux particuliers qui en font la demande, en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, la taxe d'accise payée sur l'essence utilisée à des fins admissibles. Il est utilisé pour l'examen des demandes personnelles de remboursement de la taxe d'accise sur l'essence et peut servir à la vérification des reçus et des pièces justificatives entourant ces demandes.
Usages compatibles : L'utilité principale de cette banque de données est de soutenir les programmes de vérification et les mesures de collecte de données requises, ainsi que de répondre aux demandes provenant des clients concernant leur remboursement de taxe et d'impôt.
Normes de conservation et de destruction : Chaque demande est conservée pendant sept ans, puis détruite.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGPLAR 050
Enregistrement (SCT) : 000014
Numéro du fichier : ARC PPU 052

Demandes de remboursement de la taxe de vente fédérale incluse dans les inventaires
Description : Les renseignements contenus dans ce fichier comprennent le nom du demandeur, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro d'inscription aux fins de la taxe sur les produits et services ainsi qu'une partie de l'information fournie au moment de l'inscription, comme le volume des ventes annuel et la nature de l'entreprise.
Catégorie de personnes : Membres du public qui font une demande de remboursement de la taxe de vente fédérale incluse dans les stocks en inventaire au 1^er janvier 1991. Ce fichier contient à la fois des renseignements sur des individus et des renseignements sur des sociétés.
But : Ce fichier a été établi dans le but de permettre le remboursement aux personnes ou aux sociétés inscrites à la TPS qui en font la demande, en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, de la taxe de vente fédérale incluse dans certains stocks admissibles en inventaire au 1^er janvier 1991.
Usages compatibles : L'information contenue dans ce fichier, sous réserve d'une entente fédérale-provinciale d'harmonisation, peut aussi être échangée avec les autorités provinciales prenant part à l'administration des programmes de la TPS.
Normes de conservation et de destruction : Les demandes sont conservées pendant six ans, puis détruites.
No. ADD : 98/008
Renvoi au document no. : ARC DGCP 133
Enregistrement (SCT) : 002754
Numéro du fichier : ARC PPU 086

Demandes de remboursement des taxes payées en vertu de la Loi sur la taxe d'accise
Description : Le fichier contient le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de l'auteur de chaque demande ainsi que le motif de la demande de remboursement.
Catégorie de personnes : Grand public.
But : Ce fichier a pour but de conserver le nom et l'adresse des personnes qui demandent un remboursement des taxes d'accise payées, en vertu des dispositions de la Loi sur la taxe d'accise. Il est utilisé pour déterminer et appuyer chaque montant de taxe remboursé.
Usages compatibles : L'utilité principale de cette banque de données est de soutenir les programmes de vérification, les procédures d'exécution et les mesures de collecte de données ainsi que de répondre aux demandes provenant des clients concernant leur remboursement de taxe et d'impôt.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGCP 133
Enregistrement (SCT) : 000013
Numéro du fichier : ARC PPU 046

Demandes de remboursement aux visiteurs de la taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) sur le logement de courte durée et certains biens achetés au Canada
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les particuliers et les sociétés de partout au monde, en visite au Canada, qui ont présenté une demande de remboursement de la TPS/TVH payée sur le logement de courte durée, de même que sur des exploitants de voyages organisés canadiens ou étrangers, des organisateurs de congrès ou des agents de voyages. Les renseignements peuvent comprendre le nom de famille de la personne ou le nom de la société ainsi que l'adresse, les dépenses de voyage effectuées, les dates de visite et les montants de TPS remboursés sur le logement de courte durée et sur certains biens achetés lors d'un séjour au Canada.
Catégorie de personnes : Personnes en visite au Canada, exploitants de voyages organisés, organisateurs de congrès, agents de voyage ou leurs représentants autorisés. Le fichier contient à la fois des renseignements sur des sociétés et des renseignements personnels.
But : Ce fichier sert à stocker des renseignements personnels qui serviront à la gestion du programme de remboursement des visiteurs – programme d'incitation pour congrès étrangers et voyages organisés, à l'établissement de modèles de dépenses et de demandes de remboursement et à l'établissement de tendances et autres données statistiques.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier, sous réserve d'une entente fédérale-provinciale d'harmonisation des mesures fiscales en matière de taxe de vente, peuvent être partagés avec les autorités provinciales prenant part à l'administration des programmes de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant deux ans, puis détruits.
No. ADD : 97/033
Renvoi au document no. : ARC DGCP 129
Enregistrement (SCT) : 003118
Numéro du fichier : ARC PPU 106

Demandes de remboursement ou de rabais sur les taxes payées en vertu de la Loi sur la taxe d'accise (TPS) (à l'exception des remboursements aux visiteurs et du Programme d'incitation pour congrès étrangers et voyages organisés)
Description : Le fichier contient le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, le numéro d'entreprise ou le numéro d'inscription à la TPS/TVH ainsi que le motif de la demande de remboursement ou de rabais.
Catégorie de personnes : Grand public. Le fichier contient à la fois des renseignements sur des particuliers et des renseignements sur des sociétés.
But : Ce fichier a pour but de conserver les noms et adresses des personnes et des sociétés qui demandent un rabais de la TPS/TVH ou un remboursement de la taxe d'accise qu'elles ont payée, ou les deux à la fois, en vertu des dispositions de la Loi sur la taxe d'accise. Le fichier sert à déterminer et à appuyer chaque montant de taxe remboursé.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier, sous réserve d'une entente fédérale-provinciale d'harmonisation des mesures fiscales en matière de taxe de vente, peuvent être partagés avec les autorités provinciales prenant part à l'administration du programme de la taxe sur les produits et services et de la taxe de vente harmonisée.
Normes de conservation et de destruction : Les demandes sont conservées pendant cinq ans, puis détruites.
No. ADD : 97/033
Renvoi au document no. : ARC DGCP 133
Enregistrement (SCT) : 002753
Numéro du fichier : ARC PPU 091

Identification des clients internes de l'Infrastructure à clés publiques (ICP) (MODIFICATION)
Description :Selon la politique interne sur les certificats de l'autorité de certification de l'Agence du revenu du Canada (ARC) (PC de l'AC à l'ARC – interne), l'identité des employés de l'ARC doit être vérifiée avant l'émission des certificats de l'ICP afin de permettre des opérations en ligne sécurisées. Les renseignements recueillis aux fins d'identification et d'autorisation sur support papier ou électronique comprennent des renseignements protégés comme le nom des employés, le Code d'identification de dossier personnel (CIDP), la date de naissance partielle et l'adresse SMTP. Seuls le nom et l'adresse SMTP sont publiés dans le répertoire X.500.
Nota : Anciennement enregistrement SCT: 004487 et Numéro du fichier : ADRC PPE 818.
Catégorie de personnes : Employés, entrepreneurs et applications de l'ARC.
But : Les certificats de l'ICP sont utilisés pour permettre le travail à distance et fournir un service de courrier électronique sécurisé à tous les employés de l'ARC.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis avant l'émission des certificats de l'ICP servent exclusivement à des fins d'identification et d'authentification.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers contenant des renseignements en langage clair de nature délicate sont conservés conformément à la Politique du gouvernement sur la sécurité (PGS). La correspondance de l'ARC (les ententes des abonnés et tout renseignement sur l'identification et l'authentification) et les rapports sont archivés pendant au moins six ans. Tous les dossiers sont considérés comme Protégé B et sont détruits conformément aux lignes directrices pertinentes.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGCP 345
Enregistrement (SCT) : 006400
Numéro du fichier : ARC PPU 216

Système d'identification des représentants des contribuables
Description : Ce système possède deux banques de données qui servent de centres de dépôt des renseignements relatifs aux représentants des déclarants. La première banque de données renferme des renseignements qui touchent les représentants autorisés et les représentants légaux des particuliers, des tiers et des sociétés. Les clients ou les tribunaux ont autorisé l'ARC à fournir des renseignements confidentiels à leurs représentants sur demande. Pour qu'on entre les coordonnées d'un représentant autorisé dans la banque de données, les clients doivent fournir un formulaire de consentement dûment rempli et signé ou une lettre d'autorisation. Pour qu'on entre les coordonnées d'un représentant légal dans la banque de données, les clients ou les tribunaux doivent fournir un document juridique qui les identifie en tant que représentant légal (fondé de pouvoir, exécuteur testamentaire, administrateur d'une succession, etc.) La deuxième banque de données contient des renseignements précis sur les syndics de faillite et les escompteurs. Ces particuliers et sociétés ne sont pas autorisés à accéder aux renseignements confidentiels des déclarants, à moins d'avoir reçu l'autorisation de leurs clients respectifs et à moins que les renseignements en question aient été entrés dans la première banque de données.
Catégorie de personnes : Particuliers et sociétés.
But : L'ARC souhaite faire la mise à jour électronique des banques de données sur les représentants autorisés des déclarants, les syndics de faillite et les escompteurs, pour utilisation par les employés autorisés de l'Agence.
Usages compatibles : Cette première banque de données permet aux employés de vérifier les demandes de renseignements des tiers et d'y répondre en s'assurant qu'ils sont des représentants autorisés. Les employés et divers systèmes de l'ARC utilisent la deuxième banque de données à différentes fins de traitement.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements contenus dans ce fichier sont conservés indéfiniment ou jusqu'à ce qu'un client autorise la modification ou la suppression des renseignements.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 780, ARC DGCP 222, ARC DGCP 126, ARC DGCP 765, ARC DGCP 139
Enregistrement (SCT) : 004467
Numéro du fichier : ARC PPU 175

Banque de données concernant le crédit pour la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH)
Description : Ce fichier contient les renseignements qui servent à déterminer l'admissibilité des particuliers (y compris l'admissibilité au crédit pour la taxe de vente harmonisée de Terre-Neuve, au crédit pour la taxe de vente de la Saskatchewan) et à la prestation aux aînés de Terre-Neuve-et-Labrador, de même que toutes les transactions financières appropriées et les raisons pour lesquelles un versement peut avoir été retenu (par exemple, montant dû à l'Agence). De plus, toutes les activités subséquentes du compte du crédit pour la TPS/TVH d'un particulier sont consignées dans ce fichier (par exemple, changement à l'admissibilité ou à la détermination, chèque supplémentaire émis).
Catégorie de personnes : Particuliers.
But : Ce fichier a pour but de maintenir des registres de toutes les activités se rapportant au compte du crédit pour la TPS/TVH d'un particulier pour chaque année fiscale.
Usages compatibles : Ce fichier permet aux employés des opérations, qui sont les utilisateurs principaux du système, de répondre avec exactitude aux demandes de renseignements et d'accroître ainsi le niveau de service aux déclarants. Il permet aussi d'apporter du soutien aux programmes qui valident les renseignements à l'appui de l'admissibilité et qui facilitent le calcul exact des prestations.
Normes de conservation et de destruction : Les données recueillies sont conservées pendant un minimum de deux ans après la date de la dernière mesure administrative, puis détruites conformément aux normes de conservation et de destruction établies.
No. ADD : 98/008
Renvoi au document no. : ARC DGCP 222
Enregistrement (SCT) : 003016
Numéro du fichier : ARC PPU 140

Base de données du système de débits préautorisés
Description : Renseignements sur les modalités de paiements préautorisés, présentés selon le numéro d'assurance sociale de la personne. La base de données emmagasine les renseignements relatifs aux débits préautorisés, à l'option de paiement choisie, à la fréquence et au montant des paiements échelonnés sur un maximum de trois ans.
Catégorie de personnes : Déclarants.
But : Il s'agit d'une méthode simple de paiement destinée aux déclarants T1 qui versent des acomptes provisionnels ou qui ont des paiements en souffrance. Le système de débits préautorisés fait partie des nouvelles initiatives de commerce électronique mises de l'avant par l'ARC.
Usages compatibles : Ce système permet de visualiser les renseignements bancaires qui sont emmagasinés dans la base de données réservée à l'identification personnelle des déclarants T1 à des fins d'identification et d'authentification seulement.
Normes de conservation et de destruction : Chaque entente périmée ou annulée est emmagasinée dans la base de données du Système de débits préautorisés pour une période de trois ans. Par la suite, elle est envoyée aux Archives pour être enregistrées sur bande magnétique, conservée pendant une autre période de sept ans, puis détruite.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 280
Enregistrement (SCT) : 005098
Numéro du fichier : ARC PPU 185

Fichier maître et comptabilité des contribuables
Description : Les données contenues dans ce fichier sont classées selon le statut (par exemple, les crédits disponibles) et elles indiquent toutes les opérations financières effectuées entre les contribuables et l'Agence. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (comme leur numéro d'assurance sociale). Le fichier maître permanent est constamment mis à jour. À la fin de l'année, les données qu'il renferme sont converties dans le format de la nouvelle année. Règle générale, les données du fichier maître d'un contribuable ne sont supprimées ni individuellement, ni en nombre. Les opérations financières, y compris les cotisations, sont mises à jour en direct pour tous les clients et ce, depuis le début du programme en 1987. Certaines données antérieures à l'année d'imposition 1987 sont disponibles en direct pour les comptes qui étaient actifs à cette époque.
Catégorie de personnes : Contribuables.
But : Ce fichier sert à consigner les comptes T1 débiteurs et les paiements sur acomptes provisionnels des contribuables, de même que les pénalités et les frais d'intérêt et de justice qui s'y rattachent.
Usages compatibles : Ce fichier sert avant tout à consigner les montants que doivent les contribuables et tous leurs paiements sur acomptes provisionnels retenus en vue d'une imputation future. S'il y a lieu, les renseignements sur les dettes d'un contribuable sont fournis aux personnes qui lui doivent de l'argent et aux tribunaux, pour faciliter la saisie-arrêt.
Normes de conservation et de destruction : Les données du fichier maître d'un contribuable ne sont supprimées ni individuellement, ni en nombre, mais elles sont converties chaque année dans le format de la nouvelle année.
No. ADD : 92/005, 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGSC 190 et ARC DGCP 192
Enregistrement (SCT) : 002018
Numéro du fichier : ARC PPU 055

Fichier maître des contribuables
Description : Ce fichier sert surtout à emmagasiner des renseignements sur les contribuables (nom, adresse, numéro de compte et données fiscales). Les données fiscales courantes sont disponibles à partir de l'année 1987 et les données historiques, à partir de 1978. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale, signature) ou d'une autorisation.
Catégorie de personnes : Particuliers.
But : Ce fichier fournit des données statistiques à de nombreux systèmes d'analyse et d'appui. Son système uniforme de numéros de compte sert à identifier les contribuables au moyen du numéro d'identification temporaire ou du numéro d'assurance sociale, qui est utilisé au Canada par le fichier central. Il permet au ministère du Revenu national (Impôt) d'appliquer, en vertu de l'autorisation appropriée, les dispositions de la Loi sur l'assurance-emploi et du Régime de pensions du Canada. Le numéro d'assurance sociale peut être utilisé pour faire correspondre les feuillets de renseignements produits par les employeurs et les payeurs (par exemple, les banques, les fiduciaires, les exécuteurs et les administrateurs) avec les déclarations contenues dans ce fichier dans le but de vérifier les revenus et d'identifier les personnes qui n'ont pas produit de déclaration de revenus. L'ARC utilise surtout ce fichier pour accéder aux renseignements contenus dans les déclarations T1 des particuliers. Les données relatives à l'identité et au revenu gagné sont fournies aux programmes fédéraux, provinciaux et territoriaux, et Statistique Canada utilise certains des renseignements du fichier en vertu du droit accordé par la Loi sur la statistique.
Usages compatibles : L'utilité principale de cette banque de données est de soutenir différents programmes et de répondre aux demandes de renseignements provenant directement des clients ou de leurs représentants autorisés concernant la situation fiscale de leurs clients.
Normes de conservation et de destruction : Le délai de conservation de ces renseignements varie en fonction du calendrier de conservation et d'élimination des dossiers par sujet dans lesquels ils sont conservés. Pour connaître le délai précis de conservation des dossiers par l'ARC, communiquez avec notre coordonnateur de l'AIPRP.
No. ADD : 92/005, 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 171, ARC DGCP 276
Enregistrement (SCT) : 003537
Numéro du fichier : ARC PPU 040

NR4 Sommaire et Supplément – Déclarations des non-résidents du Canada
Description : Ce fichier contient des enregistrements de déclarations de renseignements NR4. L'accès n'y est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale, numéro de sécurité sociale étranger, signature).
Catégorie de personnes : Payeurs canadiens et agents qui versent à des non-résidents du Canada des sommes à titre de revenus d'intérêts, de dividendes, de rentes, de redevances ou de pensions.
But : Ce fichier a pour but de conserver les déclarations de renseignements produites par des payeurs ou des agents payeurs canadiens qui sont tenus de déclarer les revenus versés à des non-résidents du Canada et les montants d'impôt prélevés sur ceux-ci en vertu de la partie XIII de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Ce fichier sert aussi à la vérification et au programme d'observation des exigences administratives de la partie XIII de la Loi de l'impôt sur le revenu, au rapprochement des versements dans les comptes de retenues d'impôt et au programme d'échange de renseignements avec certains pays signataires de conventions fiscales.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant quatre ans – l'année courante et les trois années précédentes. Les renseignements relatifs à la première année sont conservés et enregistrés par le Bureau international des services fiscaux, plus précisément par la Section du rôle et des services spéciaux. Quant à ceux qui touchent les trois années précédentes, ils sont conservés par les Archives nationales et sont détruits par un entrepreneur privé à la fin de la période de conservation. À partir de l'an 2009, les renseignements sur support électronique seront conservés pendant dix ans. Jusqu'à cette année-là, à partir de l'an 2004, une année de conservation additionnelle sera ajoutée à la période de conservation actuelle. À titre d'exemple, les dossiers de 2004 seront conservés pendant cinq ans, et ainsi de suite. Les dossiers sur support électronique seront enlevés de la base de données après la période de dix ans. Soulignons qu'à l'heure actuelle, les renseignements sur support papier sont saisis sur support électronique et que la période de conservation de dix ans s'appliquera aussi à ces renseignements à partir de 2009.
No. ADD : 92/007
Renvoi au document no. : ARC DGPO 189
Enregistrement (SCT) : 002019
Numéro du fichier : ARC PPU 065

Personnes inscrites au régime de la taxe sur les produits et services/taxe de vente harmonisée (TPS/TVH)
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes qui sont inscrites au régime de la TPS/TVH et sur celles qui pourraient l'être, comme le nom des propriétaires uniques, le nom des partenaires de sociétés de personnes, le nom des agents autorisés des sociétés, le noms et le titre des personnes-ressources, le numéro d'assurance sociale de la personne qui s'inscrit (le cas échéant), les numéros de téléphone et de télécopieur et la langue officielle préférée pour la correspondance avec l'Agence. Le fichier contient à la fois des renseignements sur les sociétés et des renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, partenaires de sociétés de personnes, agents autorisés de sociétés, personnes-ressources.
But : Ce fichier sert à stocker des renseignements qui portent sur les personnes inscrites ou pouvant être inscrites au régime de la TPS/TVH.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier, conformément à une entente fédérale-provinciale d'harmonisation, peuvent être partagés avec les autorités provinciales.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements actifs portant sur les personnes inscrites sont conservés en permanence. Les dossiers concernant des personnes qui ne sont plus inscrites sont conservés pendant cinq ans, puis sont détruits.
No. ADD : 97/033
Renvoi au document no. : ARC DGCP 133 et ARC DGCP 134
Enregistrement (SCT) : 002664
Numéro du fichier : ARC PPU 066

Programme de résolution de problèmes
Description : Ce fichier contient le nom, le numéro de téléphone et le numéro d'identification (p. ex., numéro d'assurance sociale et numéro d'entreprise) des contribuables et des entreprises dont les problèmes ont été soumis au Programmes de résolution de problèmes dans l'un des bureaux des services fiscaux ou des centres fiscaux de l'Agence. Une description du problème du particulier ou de l'entreprise, ainsi que les mesures prises pour le résoudre, figurent sur le formulaire. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante (nom, adresse et numéro d'identification) ou, s'il s'agit d'un représentant de cette personne ou entreprise, d'une lettre d'autorisation.
Catégorie de personnes : Contribuables canadiens.
But : Ce fichier sert à conserver des données et à analyser les tendances des problèmes rencontrés.
Usages compatibles : Utilisé comme référence uniquement lorsque des demandes subséquentes sont faites.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans, puis détruits.
No. ADD : 92/005, 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 141
Enregistrement (SCT) : 002024
Numéro du fichier : ARC PPU 115

Renseignements du système RAPID sur la fiscalité
Description : Ce fichier contient des données choisies provenant du fichier maître des contribuables et du fichier maître de la comptabilité centralisée et des recouvrements (p. ex., identification, production, cotisation, données et montants des remboursements, opérations comptables de l'impôt et données sur le recouvrement. La couverture se limite aux déclarants.
Catégorie de personnes : Déclarants.
But : Ce fichier a pour objet de permettre l'accès direct aux enregistrements de l'ordinateur à partir des bureaux de l'impôt, afin d'obtenir des données sur les cotisations fiscales, la comptabilité ou les recouvrements des déclarants. Il est surtout utilisé pour fournir des réponses immédiates aux demandes de renseignements reçues dans tout bureau des services fiscaux par des déclarants ou leurs représentants autorisés. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale) ou d'une autorisation. De nouveaux fichiers du RAPID sont créés à chaque année civile et sont mis à jour à mesure que des activités se produisent dans les fichiers « principaux ».
Usages compatibles : Le principal objectif de ce fichier consiste à soutenir les programmes de vérification, les procédures d'exécution et les mesures de recouvrement nécessaires, et à répondre aux demandes de renseignements des déclarants concernant leur situation fiscale. Des renseignements tirés de ce fichier sont partagés, en vertu d'accords de partage approuvés, avec diverses autorités provinciales et fédérales. Les renseignements reçus des employeurs et d'autres sources servent, aux fins de redressement ultérieur le cas échéant, à vérifier les données sur les revenus et les déductions inscrites par le déclarant.
Normes de conservation et de destruction : Lorsque le nouveau fichier est créé, l'ancien est détruit.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGCP 191 et ARC DGCP 192
Enregistrement (SCT) : 003540
Numéro du fichier : ARC PPU 045

T4A‑NR Sommaire et feuillet – Déclarations
Description : Ce fichier contient des formulaires de déclarations de renseignements T4A‑NR de l'Agence ainsi que des documents pertinents à l'appui des avis de cotisation envoyés aux payeurs qui résident au Canada ou aux bénéficiaires non-résidents. L'accès n'y est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale ou numéro de sécurité sociale étranger et signature).
Catégorie de personnes : Payeurs canadiens (ou payeurs non-résidents) qui versent des paiements à des non-résidents pour des services fournis au Canada autres que des services liés à un emploi.
But : Ce fichier a pour but de conserver les déclarations de renseignements produites par des payeurs canadiens ou non-résidents qui déclarent des revenus versés à des non-résidents du Canada assujettis à la retenue d'impôt en vertu de l'article 105 du Règlement de l'impôt sur le revenu.
Usages compatibles : Cette base de données tirées des feuillets de renseignements supplémentaires sert aussi à la vérification et à l'application du programme d'observation des exigences administratives de la partie I de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant trois ans – l'année courante et les deux années précédentes. On conserve la base de données de renseignements supplémentaires pendant un maximum de dix ans aux fins d'analyse des tendances.
No. ADD : 92/007
Renvoi au document no. : ARC DGPO 189
Enregistrement (SCT) : 003998
Numéro du fichier : ARC PPU 097

Direction générale des programmes d'observation

Cas d'évitement fiscal
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur des contribuables qui font ou qui ont fait l'objet d'un examen visant à déterminer s'il y avait eu évitement fiscal. Il renferme aussi des documents sur le statut des enquêtes en cours et sur l'issue des cas réglés. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (code d'identification du dossier personnel et signature).
Catégorie de personnes : Contribuables faisant ou ayant fait l'objet d'un examen pour évitement fiscal.
But : Le but de ce fichier est d'identifier des cas d'évitement fiscal, d'examiner ces cas et de prendre les mesures correctives nécessaires, soit en établissant une nouvelle cotisation en vertu de la loi existante, soit en recommandant des modifications à la loi ou des changements aux politiques et modalités administratives.
Usages compatibles : Les dossiers peuvent aussi être utilisés par la Direction générale des appels au moment de prendre des mesures concernant une opposition ou de plaider, de même que pour obtenir des renseignements dont se servira le ministère des Finances au moment de justifier ou d'examiner des modifications aux dispositions législatives ou des renseignements qu'utilisera la fonction de l'Évitement fiscal ou la Direction de la formation et de l'apprentissage au moment d'élaborer du matériel ou des cours de formation pour les vérificateurs. Les documents peuvent aussi être utilisés par la fonction de l'Évitement fiscal ou par d'autres secteurs de vérification au moment d'établir ou d'examiner des politiques ou des procédures.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant trois ans à partir du jour suivant celui où l'affaire est réglée ou à partir de l'expiration de toutes les périodes d'appel, selon la date qui est la plus éloignée.
No. ADD : 93/004
Renvoi au document no. : ARC DGPO 256
Enregistrement (SCT) : 002016
Numéro du fichier : ARC PPU 035

Cas de fraude fiscale
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les caractéristiques d'ordre personnel et financier des contribuables qui font ou qui ont fait l'objet d'une enquête pour fraude fiscale. Il renferme aussi des documents sur le statut des enquêtes, sur les cas réglés et leurs résultats et sur les projets d'enquête en cours qui pourraient être soumis à un rapprochement de données.
Catégorie de personnes : Contribuables faisant ou ayant fait l'objet d'une enquête pour fraude fiscale.
But : Ce fichier est utilisé pour mener des enquêtes sur les cas de fraude fiscale.
Usages compatibles : Des renseignements personnels peuvent être utilisés pour obtenir les documents juridiques nécessaires, comme les mandats de perquisition, les mandats généraux et les affidavits, à n'importe quelle étape de l'enquête ou de la poursuite.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers de l'Administration centrale sont conservés pendant cinq ans après la dernière des dates suivantes : la date de fermeture du dossier ou la date d'expiration des périodes d'appel, en prenant la dernière échéance.
No. ADD : 93/004
Renvoi au document no. : ARC DGPO 820
Enregistrement (SCT) : 002015
Numéro du fichier : ARC PPU 030

Cas relevant d'autorités fiscales compétentes
Description : Les cas relevant d'autorités fiscales compétentes constituent un registre des demandes d'aide reçues de contribuables en ce qui concerne les questions de fiscalité internationale dans le cadre des programmes d'accords anticipés en matière de fixation des prix de transfert et de procédure amiable d'accord. Ces dossiers renferment des données fournies par un pays étranger, par l'Agence du revenu du Canada et par les contribuables ou leur représentant. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une preuve d'identité (nom, adresse et numéro d'assurance sociale) ou, s'il s'agit d'un représentant, d'une autorisation de la personne en cause.
Catégorie de personnes : Contribuables qui sont ou qui pourraient être assujettis à la double imposition ou à une imposition qui n'est pas conforme à la convention.
But : Ce fichier a pour but d'étudier et de résoudre les cas relevant des autorités compétentes tout en négociant des accords anticipés en matière de fixation des prix de transfert.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés dans le traitement de cas ayant un modèle de renseignements généraux afin d'assurer la cohérence et l'équité. Ils peuvent être divulgués à un gouvernement provincial ou étranger ou à d'autres ministères et organismes fédéraux dans la mesure où cela est nécessaire pour résoudre un problème de fiscalité internationale.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers contenus dans ce fichier sont conservés pendant une période indéterminée.
No. ADD : 93/004
Renvoi au document no. : ARC DGPO 261
Enregistrement (SCT) : 002021
Numéro du fichier : ARC PPU 085

Renvois aux enquêtes criminelles
Description : Renseignements sur les rapports narratifs qui décrivent les violations soupçonnées de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de l'impôt sur le revenu et des autres législations liées. Les dossiers se rapportent uniquement aux personnes et/ou aux sociétés soupçonnées d'avoir commis une offense en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu ou une autre législation liée. Le fichier est automatisé et il est géré par le système d'information de gestion de la vérification (SIGV).
Catégorie de personnes : Les inscrits, non inscrits, non-déclarants et contribuables qui sont ou qui sont soupçonnées d'être impliqués dans l'inobservation, l'évitement et l'évasion ou la fraude fiscale aux termes de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de l'impôt sur le revenu et d'autres lois connexes.
But : Ce fichier a pour but de conserver les dossiers afin de faciliter l'application de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi de l'impôt sur le revenu et d'autres lois connexes.
Usages compatibles : Les renseignements sont surtout utilisés dans le but d'enquêter sur les infractions possibles, présumées ou connues à la Loi sur la taxe d'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu et d'autres lois connexes. En vertu d'une entente fédérale-provinciale d'harmonisation, l'information contenue dans ce fichier peut aussi être échangée avec les autorités provinciales prenant part à l'administration du programme de la taxe sur les produits et services.
Normes de conservation et de destruction : Les rapports d'enquêtes menées en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, la Loi de l'impôt sur le revenu sont conservés pendant cinq ans à compter de la dernière des dates suivantes : la date de fermeture des dossiers ou la date d'expiration des délais d'appel, en prenant la dernière échéance.
No. ADD : 93/004
Renvoi au document no. : ARC DGPO 820
Enregistrement (SCT) : 002752
Numéro du fichier : ARC PPU 095

Données concernant la recherche sur l'identification de l'inobservation
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les transactions financières des particuliers, y compris des noms et des adresses. Ces renseignements servent à la prise de mesures de vérification et d'enquête et d'autres mesures d'observation conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu et à la Loi sur la taxe d'accise.
Catégorie de personnes : Contribuables.
But : Ces mesures ont pour objet : (1) de trouver les personnes qui ne produisent pas de déclarations de revenus et de déclarations de renseignements, (2) de vérifier l'exactitude du revenu imposable déclaré et (3) d'analyser et de repérer les tendances en matière d'observation fiscale, les questions nouvelles et les facteurs sous-jacents aux comportements d'inobservation. Les renseignements incluent des données mises à la disposition du public, par l'entremise des gouvernements fédéral, provinciaux et municipaux, pour le rapprochement de données, comme des listes d'expédition, des enregistrements d'aéronefs civils canadiens, des renseignements sur la taxes de vente provinciale, des évaluations de propriétés, des enregistrements de véhicules, des permis de construction municipaux, des permis d'exploitation d'un commerce et des annuaires commerciaux et municipaux. Ce fichier renferme aussi de l'information sur certains programmes fédéraux de subventions et d'encouragement ainsi que des renseignements obtenus en confidence d'une variété d'autres sources du secteur public, comme des comités de commercialisation et de distribution, des collèges et des commissions scolaires. Certains renseignements sont obtenus du secteur commercial concernant l'achat de biens et de services comme la livraison de matières premières, l'enlèvement des ordures, la prestation de services de sécurité et les services professionnels et administratifs offerts par des pigistes. Une fois ces renseignements personnels organisés en vue des mesures d'observation, ils font partie du fichier et peuvent être repérés à l'aide du nom ou d'un autre identificateur personnel. Certains peuvent être transférés plus tard à d'autres fichiers de renseignements personnels établis. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (par exemple, numéro d'assurance sociale et signature).
Usages compatibles : Sous réserve d'ententes formelles, certains renseignements de ce fichier peuvent être communiqués aux autorités provinciales et fédérales qui prennent part à des activités particulières liées à des mesures d'exécution et à des activités d'ordre administratif visant l'observation. Des activités de rapprochement des données sont présentement menées en collaboration avec Agriculture Canada, la province de l'Ontario et la province de la Colombie-Britannique.
Normes de conservation et de destruction : La période de conservation des documents varie selon les calendriers de conservation des dossiersmatière généraux dans lesquels ils ont été classés.
No. ADD : 93/004
Renvoi au document no. : ARC DGPO 181
Enregistrement (SCT) : 003542
Numéro du fichier : ARC PPU 025

Système de gestion des exigences de déclaration des biens étrangers (EDBÉ)
Description : Le Système de gestion des EDBÉ est une base de données qui renferme des renseignements tirés des formulaires suivants produits par les contribuables : T1134-A Déclaration de renseignements sur les sociétés étrangères affiliées qui ne sont pas des sociétés étrangères affiliées contrôlées; T1134-B Déclaration de renseignements sur les sociétés étrangères affiliées contrôlées; T1135 Bilan de vérification du revenu étranger; T1141 Déclaration de renseignements sur les transferts ou prêts à une fiducie non-résidente; T1142 Déclaration de renseignements sur les attributions par des fiducies non-résidentes et sur les dettes envers de telles fiducies; T106 Déclaration de renseignements sur des opérations avec lien de dépendance effectuées avec des non-résidents. Le Système de gestion des EDBÉ est une base de données exploitée sur opérateur personnel qui sert à recueillir les renseignements tirés des formulaires précités, y compris les états financiers de sociétés étrangères affiliées qui sont produits par les contribuables et annexés aux formulaires T1134-A et T1134-B. Le Système de gestion des EDBÉ conserve les renseignements personnels suivants : nom complet du particulier, adresse postale de sa résidence, numéros de compte (numéro d'assurance sociale, numéro d'entreprise délivré par l'ARC, numéro de fiducie ou de société de personnes), renseignements sur les prêts, revenu net, revenu brut, revenu étranger accumulé tiré de biens, montants et types de placements à l'étranger, renseignements sur les opérations des entités étrangères, renseignements sur les biens étrangers et renseignements sur les fiducies étrangères.
Catégorie de personnes : Contribuables et particuliers canadiens représentant des compagnies, des fiducies et des sociétés de personnes qui ont des placements à l'étranger ou qui ont effectué des transactions avec certaines entités étrangères et qui ont rempli et produit les formulaires précités. Particuliers non résidents avec lesquels les contribuables canadiens qui ont produit ces formulaires ont effectué des transactions ou des placements.
But : Ces renseignements sont recueillis à partir des formulaires prescrits portant sur la production de déclarations de renseignements en vertu des articles 233.1, 233.2, 233.3, 233.4 ou 233.6 de la Loi de l'impôt sur le revenu. Ces exigences de déclaration des biens étrangers font partie de la stratégie globale du gouvernement visant à aborder le problème des paradis fiscaux et à faire en sorte que les résidents du Canada déclarent leurs revenus gagnés à l'étranger. Les renseignements afférents aux fiducies étrangères, aux sociétés étrangères affiliées, au revenu étranger accumulé tiré de biens et aux biens détenus à l'étranger sont tirés de ces formulaires et sont enregistrés dans le Système de gestion des EDBÉ. Ils permettent à l'ARC d'examiner les revenus déclarés tirés de placements à l'étranger détenus par des Canadiens et d'améliorer ainsi sa capacité de maintenir l'intégrité de l'assiette fiscale du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements financiers et personnels obtenus au sujet de résidents d'un pays étranger avec lequel le Canada a signé une convention fiscale en matière d'impôt sur le revenu peuvent être partagés avec l'administration fiscale de ce pays, dans le cadre d'un programme d'échange de renseignements, en vertu d'une disposition pertinente à cet effet incluse dans la convention. Ces renseignements sont aussi divulgués au personnel autorisé de la Division de la vérification des bureaux des services fiscaux de l'ARC, qui les utilise lors de vérifications spécifiques et en tant qu'outils de détermination de la charge de travail. La Division de la stratégie fiscale internationale de l'ARC obtient ces données aux fins d'analyse et pour les entrer dans le Système de sélection informatisée des vérifications et le Générateur interactif de rapports de vérification (SSIV/GIRV). La Division des statistiques de l'Agence reçoit également ces données et les fournit à Statistique Canada aux fins d'analyse ainsi qu'au ministère des Finances aux fins d'élaboration de la politique fiscale, en vertu du protocole d'entente conclu avec chacun de ces ministères. Dans le cadre de certains de ces processus, on rapproche les données de ce fichier des renseignements que possède déjà l'ARC dans le but d'évaluer les risques, c.-à-d. pour sélectionner des dossiers à vérifier lorsqu'il y a des montants d'impôt à risque. Sont comprises dans cette catégorie les déclarations de revenus personnelles et les autres données produites par les contribuables telles les déclarations de revenus des sociétés et les formulaires d'exercice d'un choix.
Normes de conservation et de destruction : Ces renseignements sont conservés pendant six ans à partir de la date de leur production, après quoi ils sont détruits.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGPO 295 et ARC DGPO 261
Enregistrement (SCT) : 006321
Numéro du fichier : ARC PPU 205

Système électronique de dispenses de retenue d'impôt (DRL-E)
Description : Il s'agit d'une base de données d'un système expert exploité sur ordinateur central que les fonctionnaires locaux utilisent quotidiennement pour les dispenses de retenues d'impôt. Ces demandes sont présentées soit par les personnes non-résidentes en vertu des articles 102, 105 ou 805 du Règlement de l'impôt sur le revenu ou par les résidents canadiens qui cherchent à obtenir une dispense d'impôt dans le cadre du programme de crédit d'impôt pour emploi à l'étranger (CIEE). En vertu de la disposition sur le « préjudice » du paragraphe 153(1.1) de la Loi de l'impôt sur le revenu, le ministre peut réduire la retenue exigée si le demandeur de dispense peut démontrer qu'elle dépasse l'impôt qu'il a à payer au Canada. On y trouve notamment le nom et l'adresse des demandeurs et de leurs payeurs ou employeurs respectifs, les montants versés pour les jours de service à titre de travailleur autonome ou d'employé, le nombre de jours de séjour au Canada et à l'étranger pendant la durée du contrat, les frais demandés et les exonérations demandées en vertu d'une convention (non-résidents).
Catégorie de personnes : Personnes non-résidentes qui fournissent des services d'emploi au Canada, personnes non-résidentes qui exploitent une entreprise au Canada par l'intermédiaire d'un établissement stable et résidents canadiens qui travaillent à l'étranger pour des employeurs canadiens.
But : Les renseignements sont recueillis et examinés conformément à chaque nouvelle demande de dispense présentée en vertu de la disposition concernant les difficultés excessives. Les données relatives aux services actuels peuvent être liées à des données historiques pour aider les fonctionnaires à déterminer si une dispense particulière doit être accordée au demandeur. Avant d'accorder une telle dispense, le fonctionnaire doit s'assurer que le demandeur s'est bien acquitté de ses obligations et responsabilités fiscales envers le Canada.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés quotidiennement dans le cadre de la procédure de traitement ainsi que pour l'analyse des tendances à l'amélioration du programme et pour les projets d'exécution potentiels, y compris le rapprochement des systèmes de traitement T1 et T2.
Normes de conservation et de destruction : La base de donnée a été créée en 1996, et aucun enregistrement n'a été supprimé depuis. Comme les données historiques sont utilisées pour l'examen des demandes de dispense actuelles, aucune date de destruction n'a été envisagée.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGPO 189
Enregistrement (SCT) : 004465
Numéro du fichier : ARC PPU 098

Le système de retenues à la source des non‑résidents (RSNR)
Description : Ce fichier contient des données sur les transactions financières et non financières liées à l'impôt des non-résidents qui est prélevé et versé par les payeurs et les agents canadiens sur les revenus payés à des non-résidents du Canada visés par la partie XIII de la Loi de l'impôt sur le revenu ainsi que les montants prélevés dans les déclarations de renseignements NR4. Il contient aussi des renseignements sur les cotisations d'impôt retenu établies à l'égard de personnes non-résidentes. Les dossiers renferment des renseignements qui portent, entre autres, sur : les versements de retenues d'impôt; les cotisations d'impôt; les pénalités et intérêts fixés pour omission d'effectuer ou de verser des retenues d'impôt; les pénalités pour production tardive; les pénalités pour production tardive de NR4; les pénalités pour production tardive de retenues d'impôt; les remboursements de retenus d'impôt; les dossiers NR5 relatifs à une réduction de l'impôt de la partie XIII sur les revenus de pensions ou les revenus similaires en vertu de l'article 809 du Règlement de l'impôt sur le revenu et les dossiers NR6 concernant les engagements à produire une déclaration de revenus par un non-résident qui touche un loyer de biens immeubles ou une redevance forestière en vertu du paragraphe 216(4) de la Loi de l'impôt sur le revenu.
Catégorie de personnes : Payeurs et agents canadiens qui versent des sommes à des non-résidents du Canada à titre de revenus d'intérêts, de dividendes, de rentes, de redevances ou de pensions. Les non-résidents cotisés sous la partie XIII et/ou qui ont soumis une demande NR5 or NR6.
But : Ce fichier sert à tenir à jour les renseignements des comptes de non-résidents sur les versements de retenues d'impôt effectués par des payeurs canadiens et sur la concordance de ces versements avec les déclarations NR4 produites. Il contient également les renseignements concernant les demandes NR5 et NR6.
Usages compatibles : Ces renseignements sont utilisés pour appliquer et faire respecter les exigences administratives de la partie XIII de la Loi de l'impôt sur le revenu y compris le rapprochement des activités relatives aux NR6 avec les systèmes de traitement des T1 et T2.
Normes de conservation et de destruction : Les données sur les opérations sont tenues à jour depuis l'année d'imposition 1994. Les renseignements consignés dans le système de RSNR ne sont pas détruits; les plus à jour sont constamment mis à la disposition des utilisateurs, et ceux qui datent de plus de trois ans sont entrés comme données archivées dans une base de données distincte qui fait partie du système de RSNR. Ces données archivées peuvent être récupérées en tout temps.
No. ADD : 92/007
Renvoi au document no. : ARC DGPO 189
Enregistrement (SCT) : 004464
Numéro du fichier : ARC PPU 094

Base de données des dispositions des non-résidents et des émigrants (BDDNE)
Description : Une base de données autonome, la BDDNE, est en cours de développement. Cette application sur ordinateur central servira de base de données nationale pour les bureaux des services fiscaux de tout le pays; elle permettra à ces derniers de réunir les données concernant les dispositions de biens imposables canadiens des non-résidents et des émigrants (article 116 de la Loi de l'impôt sur le revenu). Cet article stipule que les non-résidents qui cèdent certains biens doivent en informer le ministre. Une fois la retenue d'impôt pertinente versée, le ministre délivre un certificat de conformité au vendeur non résident et à l'acheteur. La BDDNE saisit électroniquement les données liées à la disposition des biens, cherche et relève les dossiers déjà créés et imprime les certificats de conformité émis en vertu de l'article 116. La base de données comporte également des caractéristiques telles un outil de calcul automatique de l'impôt et des modèles de lettres. Elle produit un éventail de listes et de rapports statistiques ainsi qu'un rapport à jour sur les dossiers non réglés. On trouve notamment dans les éléments consignés le nom du vendeur, celui de l'acheteur, les produits de la disposition, le prix de base rajusté du bien, l'impôt perçu, la garantie prévue, les rajustements à l'impôt déclaré, les exonérations en vertu de conventions, les numéros d'identification (NAS, NIT, NE ou numéro de compte de fiducie) et une description du bien, y compris l'adresse. Les numéros d'identification sont jumelés aux systèmes internes de l'ARC pour obtenir le nom et l'adresse.
Catégorie de personnes : Particuliers, sociétés, fiducies et sociétés de personnes qui disposent de biens canadiens imposables.
But : Ces renseignements sont compilés en vue de l'examen des demandes de certificats de conformité présentées par les non-résidents et de la délivrance de ces certificats.
Usages compatibles : Les renseignements servent à la réalisation d'analyses, à l'amélioration des programmes et à la réalisation de projets d'exécution éventuels, grâce au rapprochement des données des systèmes T1, Cortax et TRIS en vue de repérer les non-déclarants. De plus, il est possible d'établir un rapprochement avec d'autres sources internes et externes afin d'encourager l'observation des exigences de l'article 116.
Normes de conservation et de destruction : Les données recueillies sont conservées pendant une période indéfinie.
No. ADD : 92/007
Renvoi au document no. : ARC DGPO 189
Enregistrement (SCT) : 005094
Numéro du fichier : ARC PPU 111

Direction générale des finances et de l'administration

Enquêtes internes
Description : Ce fichier contient des rapports d'enquête et de la correspondance échangée entre les fonctionnaires de l'ARC concernant la confirmation ou la réfutation d'allégations contre des employés.
Catégorie de personnes : Employés actuels ou anciens employés de l'ARC et autres employés ou membres du public qui ont été interviewés dans le cadre de telles enquêtes.
But : Ce fichier a pour but de consigner tous les renseignements au sujet de toute infraction, alléguée ou soupçonnée, envers un employé qui violerait les politiques, les codes, les lignes directrices ou la législation de l'ARC, ou d'autres lois, et qui pourrait nuire aux intérêts de l'ARC. Le fichier contient aussi des notes d'entrevues effectuées avec des employés et des membres du public. Ces renseignements sont utilisés pour déterminer les mesures à prendre, notamment pour recouvrer les pertes subies par la Couronne, les mesures disciplinaires contre la personne impliquée ou les poursuites à entreprendre, ainsi que pour appliquer la Loi sur l'administration financière, la Politique du Conseil du Trésor sur les pertes de deniers et les infractions et autres actes illégaux commis contre la Couronne, et la politique de l'ARC sur les conditions d'emploi.
Usages compatibles : Les renseignements que contient ce fichier peuvent être divulgués à la Gendarmerie royale du Canada, au ministère de la Justice et aux organismes d'enquête ou d'exécution de la loi prescrits par d'autres lois applicables. L'information pourrait être partagée avec la section des enquêtes de sécurité sur le personnel pour évaluer la fiabilité
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant un minimum de sept ans, puis détruits.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGFA 580
Enregistrement (SCT) : 006444
Numéro du fichier : ARC PPU 215

Pertes de deniers et réclamations formulées par ou contre la Couronne
Description : Ce fichier contient les noms et adresses des personnes impliquées dans les réclamations de dommages et les pertes de deniers, y compris les détournements de fonds, et décrit les circonstances entourant chaque cas.
Catégorie de personnes : Employés de l'Agence et grand public.
But : Le but de ce fichier est de garder les renseignements relatifs aux incidents qui impliquent une réclamation formulée par ou contre la Couronne, une perte de deniers subie par Sa Majesté et infractions et d'autres actes illégaux commis contre le Couronne. Les données sont utilisées pour en arriver à un règlement juste dans chaque cas et elles peuvent être communiquées au Conseil du Trésor, à la GRC ou au ministère de la Justice et être utilisées dans les Comptes publics.
Usages compatibles : Ces données sont utilisées pour produire des rapports de comptes publics, pour répondre aux demandes de renseignements et pour prendre les mesures correctives nécessaires.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers individuels sont gardés jusqu'à ce que le cas soit réglé. Les renseignements sont ensuite versés au dossier central, qui est conservé pendant cinq ans. À la fin de la période de conservation, les dossiers sont sauvegardés sur DVD.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : ARC DGFA 420
Enregistrement (SCT) : 000017
Numéro du fichier : ARC PPU 067

Stationnement
Description : Ces renseignements sont recueillis auprès des employés qui souhaitent réserver un espace de stationnement. Les renseignements personnels comprennent le nom complet de l'employé, sa signature, son adresse postale de même que son adresse et son numéro de téléphone au bureau, le nom de l'institution et de la direction générale où il est employé, le titre de son poste, le numéro de liste de paie, le code d'identification de dossier personnel, les renseignements sur le véhicule, le numéro de la plaque d'immatriculation et la durée du trajet du domicile au lieu de travail.
Catégorie de personnes : Employés de l'ARC qui souhaitent réserver un espace de stationnement.
But : Ces renseignements servent à administrer le programme de répartition des espaces de stationnement entre l'ensemble des employés ainsi qu'à commencer, arrêter ou modifier les retenues sur la paie pour le stationnement. Le covoiturage fait partie des critères de sélection, laquelle est effectuée selon un système de pointage. Les points sont octroyés en fonction des années de service, de la classification, de l'existence ou non d'un réseau d'autobus et de la durée du trajet en autobus. Des points sont également attribués pour le covoiturage. Le titulaire du permis doit être un employé de l'ARC; toutefois, les autres occupants du véhicule ne doivent pas l'être nécessairement. Des renseignements personnels ne sont recueillis que sur les employés de l'ARC. Une liste d'attente est établie pour les employés qui ont déjà réservé un espace de stationnement et qui ne l'ont pas encore obtenu. Tous les espaces attribués sont examinés et répartis de nouveau tous les deux ans. Les employés intéressés sont tenus de faire une demande pendant cette période et ce, indépendamment du fait qu'ils soient sur la liste ou non ou qu'ils veuillent renouveler leur demande ou en présenter une nouvelle.
Usages compatibles : Ces renseignements peuvent être utilisés pour identifier le propriétaire d'un véhicule en stationnement illégal, ou encore en cas d'accident ou d'atteinte à la sécurité. En cas de stationnement illégal, l'administrateur du stationnement (l'ARC) téléphone directement à la personne concernée. Si la situation persiste, l'agent des immeubles et des installations peut émettre une contravention. Si un accident ou un incident survient, la personne qui occupe l'espace de stationnement concerné (employé de l'ARC) doit communiquer avec le service local d'application de la loi pour déclarer l'incident. Il se peut qu'on lui demande alors de fournir des renseignements personnels.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sur les candidats retenus sont conservés pendant les trois années suivant l'annulation ou l'abandon des privilèges de stationnement, puis ils sont détruits. La liste d'attente est conservée pendant deux ans, puis détruite.
No. ADD : 2001/002
Renvoi au document no. : ARC NDP 903
Enregistrement (SCT) : 006349
Numéro du fichier : ARC PPU 204

Système de la gestion des activités et des coûts ministériels
Description : Les renseignements contenus dans ce fichier ont trait aux activités hebdomadaires accomplies par chacun des employés; le fichier contient aussi des données sur la production de ces derniers (en termes de temps et de coûts), par activité, organisation et projet ou cas, ainsi que des rapports sur la non-conformité et le temps ou la production non déclarée.
Catégorie de personnes : Les personnes identifiées dans ce fichier sont les employées de l'ARC ainsi que les personnes embauchées dans le cadre d'un marché de services.
But : Ce fichier vise à maintenir les données d'utilisation de la production, en terme de temps et de coûts, pour tous les employés de l'ARC, qu'ils soient embauchés pour une période indéterminée ou déterminée, occasionnels ou embauchés dans le cadre d'un marché de services. Au moyen d'une série de rapports, il fournit aux gestionnaires et aux systèmes de gestion de l'information des renseignements au sujet des coûts et du temps de production des employés et des personnes embauchées à contrat. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante.
Usages compatibles : Les gestionnaires de l'ARC utilisent les données et les renseignements provenant de ce fichier pour analyser les activités des employés et établir les frais connexes. Par exemple, le fichier peut faciliter les décisions relatives à l'affectation du personnel et à la répartition des tâches au sein d'une organisation donnée. Les renseignements qu'il contient peuvent également servir lors de décisions quant à la meilleure façon d'affecter les ressources d'une organisation donnée au cours des exercices suivants.
Normes de conservation et de destruction : Les données contenues dans ce fichier doivent être conservées pendant deux ans, après quoi elles sont détruites.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : ARC DGFA 006
Enregistrement (SCT) : 006401
Numéro du fichier : ARC PPU 217

Direction générale des ressources humaines

Dossier des cas de révision par un tiers indépendant (RTI)
Description : Renseignements au sujet des plaintes relatives à une décision de dotation formulées par les employés de l'ARC ou de la fonction publique à l'aide du mécanisme de RTI de l'ARC (p. ex., demande de RTI et documentation à l'appui, informations pertinentes des parties au sujet de la plainte, rapport de la décision du tiers indépendant et documents à l'appui); renseignements au sujet de la mise en oeuvre de mesures correctives s'il y a lieu. Renseignements au sujet des plaintes relatives au renvoi ou à la rétrogradation d'un employé pour des motifs autres que disciplinaires; rapports de la décision du tiers indépendant.
Catégorie de personnes : Employés de l'ARC ou, dans les cas de plaintes touchant la dotation, membres de la fonction publique qui ont été partie à une décision de la direction pour laquelle la RTI est un mécanisme de recours acceptable.
But : Le but de ce fichier est d'aborder les questions liées au renvoi ou à la rétrogradation de nature non disciplinaire d'employés nommés pour une période indéterminée en cas d'incapacité, d'incompétence ou d'abandon de poste; les questions de dotation dans les circonstances suivantes (exclusion faite de la dotation de postes EC) : intégration à un programme d'apprentissage, promotion permanente sans processus de sélection, mesures prises dans le cadre de l'étape de placement d'un processus de sélection interne menant à une promotion ou licenciement involontaire d'employés nommés pour une période indéterminée (dans le cas de ceux qui n'ont pas accès à la Commission des relations de travail de la fonction publique).
Normes de conservation et de destruction : Un dossier de RTI est conservé pendant deux ans après sa date de fermeture, puis détruit.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : ARC NDP 926
Enregistrement (SCT) : 004466
Numéro du fichier : ARC PPU 110

Résultats standardisés d'évaluation
Description : Ce fichier contient les résultats d'évaluations de candidats et d'employés obtenus à l'aide d'outils d'évaluation standardisés de l'Agence et tous les mécanismes relatifs de recours , notamment l'Exercice « in-basket » pour la supervision, le Test Wonderlic destiné au personnel, Observation et attestation et les autres outils standardisés pour l'évaluation des qualifications et compétences organisationnelles, comportementales et techniques.
Catégorie de personnes : Employés de l'ARC et grand public.
But : Compilation des résultats d'évaluations en vue de les utiliser pour la sélection des candidats à des fins de nomination, de gestion du rendement, de planification des ressources humaines et d'élaboration de plans d'apprentissage individuels à l'ARC.
Usages compatibles : Tiers examinateurs internes et externes, conseillers en ressources humaines, gestionnaires et représentants de la Division de renouvellement du personnel, pour l'analyse et la recherche.
Normes de conservation et de destruction : Des copies papier des dossiers sont conservées pendant deux ans après la date de la dernière action administrative et par la suite détruits par l'ARC. Les données électroniques peuvent être conservées pendant une période indéfinie puisque les résultats des tests peuvent êtres valides indéfiniment.
No. ADD : 96/052
Renvoi au document no. : ARC DGSC 188
Enregistrement (SCT) : 005108
Numéro du fichier : ARC PPU 120

Direction générale de l'informatique

Identification des clients externes de l'Infrastructure à clés publiques (ICP) (AJOUT)
Description: Les certificats de l'ICP sont utilisés pour permettre des opérations en ligne sécurisées avec les partenaires externes de l'ARC. Selon la politique externe sur les certificats de l'autorité de certification de l'Agence du revenu du Canada (ARC) (PC à l'AC à l'ARC – externe), l'identité des personnes faisant des affaires avec l'ARC doit être vérifiée avant l'émission des certificats de L'ICP en vue de permettre des opérations en ligne sécurisées. Les renseignements peuvent être recueillis sur support papier ou électronique et peuvent comprendre des renseignements protégés comme le nom des organismes, des employés, la date de naissance partielle, l'adresse électronique ou d'autres documents d'identification valides. Seul le nom et l'adresse électronique sont publiés dans le répertoire X.500.
Catégorie de personnes : Représentants d'établissements.
Usages compatibles : Les renseignements recueillis avant l'émission des certificats de l'ICP servent exclusivement à des fins d'identification et d'authentification.
Normes de conservation et de destruction : Tous les dossiers contenant des renseignements en langage clair de nature délicate sont conservés conformément à la Politique du Gouvernement sur la sécurité (PGS). La correspondance de l'ARC (les ententes des abonnés et tout renseignement sur l'identification et l'authentification) et les rapports sont archivés pendant au moins six ans. Tous les dossiers sont considérés comme Protégé B et détruits selon les lignes directrices pertinentes. Renseignements sur l'enregistrement actuel.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : ARC ACB 345
Enregistrement (SCT) : 004486
Numéro du fichier : ARC PPU 165

Direction générale de la politique et de la planification

Documents sur les décisions relatives au Régime de pensions du Canada et à l'assurance-emploi
Description : Ce fichier contient des formulaires comme les CPT‑1 et des documents de travail et d'autres documents pertinents, tels des contrats et des dépositions de travailleurs ou d'agents payeurs, qui ont servi dans la formulation de chaque décision. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante (numéro d'assurance sociale, signature).
Catégorie de personnes : Travailleurs et employeurs.
But : Ce fichier contient des renseignements relatifs aux décisions communiquées par l'ARC sur la question de savoir si un particulier occupe un emploi assurable en vertu de la Loi sur l'assurance-emploi, ou un emploi ouvrant droit à pension en vertu du Régime de pensions du Canada. Le processus de décision est non seulement essentiel à la détermination et au recouvrement des cotisations connexes mais aussi, pour Ressources humaines et Développement social Canada, à la détermination de l'admissibilité d'un travailleur aux prestations d'assurance-emploi et, éventuellement, à une pension en vertu du Régime de pensions du Canada.
Usages compatibles : Cette banque de données permet aux employés autorisés d'accéder à l'historique d'une demande antérieure de décision RPC/AE afin de vérifier la possibilité d'un duplicata, et d'examiner le dossier lors d'une nouvelle demande de décision reçue pour le même travailleur ou payeur.
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés dans le fichier pendant l'année courante et les trois suivantes, soit un total de quatre ans, puis ils sont détruits.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGSC 187
Enregistrement (SCT) : 002020
Numéro du fichier : ARC PPU 070

Demandes de licence ou d'agrément en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, de la Loi sur l'accise ou de la Loi sur l'accise
Description : Renseignements sur la délivrance des différentes licences d'agrément ou d'autorisation à des contribuables en vertu de la Loi sur la taxe d'accise (licence de taxe d'accise de fabricant, de taxe de grossiste), de la Loi sur l'accise (licence de distillateur, de brasserie, d'entrepôt d'accise, de pharmacien, de fabrication en entrepôt, de fabrication de produits de tabac et de cigares, d'empaqueteur de tabac et d'exploitation d'alambic de chimiste) ou de la Loi de 2001 sur l'accise (licence de spiritueux, de vin, de tabac, d'agrément d'exploitant d'entrepôt d'accise, d'agrément de commerçant de tabac, d'agrément d'exploitant d'entrepôt d'accise spécial, d'agrément d'exploitant de boutique hors taxes et d'agrément d'utilisateur, de même qu'autorisations de vinerie libre-service, d'utilisateur, d'alcool et d'alcool spécialement dénaturé). Les renseignements comprennent le nom des propriétaires uniques, le nom des partenaires d'une société, les noms et titres des personnes-ressources, le nom des agents autorisés d'une société, leurs adresses et numéro de téléphone personnels ainsi que la langue préférée pour la correspondance avec l'ARC. Le fichier contient à la fois des renseignements sur les sociétés et des renseignements personnels.
Catégorie de personnes : Propriétaires uniques, partenaires, agents autorisés et personnes-ressources de sociétés.
But : Ce fichier sert à stocker des renseignements personnels portant sur les personnes qui détiennent une licence en vertu de la Loi sur l'accise, la Loi de 2001 sur l'accise et de la Loi sur la taxe d'accise dans le but de créer et de tenir à jour des dossiers d'imposition.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés pour évaluer le type de licence ou d'agrément demandé et l'admissibilité à la licence ou à l'agrément en question. Ils sont aussi utilisés pour produire des dossiers de comptabilité internes à partir desquels les déclarations personnalisées sont préparées et envoyées par la poste aux contribuables; on y conserve les renseignements sur les montants de taxe qui ont été payés ou qui sont exigibles. En outre, le fichier sert à générer des listes d'envoi pour les documents techniques, les bulletins d'information et d'autres documents semblables. Les renseignements ne sont jamais divulgués, sauf à certaines personnes pour servir à des fins expressément autorisées par la Loi sur l'accise par la Loi de 2001 sur l'accise et par la Loi sur la taxe d'accise.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant une période indéfinie pour les titulaires de licence en vigueur. Pour les licences périmées, les dossiers sont conservés pendant cinq ans, puis ils sont détruits.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGCP 025, ARC DGCP 130
Enregistrement (SCT) : 003128
Numéro du fichier : ARC PPU 062

Dossiers de questions relatives à des décisions en matière d'impôt
Description : Ce fichier renferme les lettres de contribuables qui demandent l'interprétation d'un article ou d'un paragraphe de la Loi de l'impôt sur le revenu ou de toute autre loi qui s'y rapporte ainsi que les réponses fournies par l'ARC.
Catégorie de personnes : Particuliers.
But : Ce fichier a pour but de recueillir les lettres qui proviennent de contribuables ou qui leur sont adressées relativement à la Loi et aux Règlements de l'impôt sur le revenu. Il ne sert qu'à conserver et à tenir les dossiers. Ceux qui présentent une preuve de leur identité, c'est-à-dire nom, adresse, signature et numéro d'assurance sociale, peuvent consulter les documents. Dans certains cas, le nom et l'adresse du représentant du contribuable doivent être indiqués sur le formulaire de demande de consultation de dossier. Ceux qui désirent avoir accès aux documents doivent aussi préciser le sujet et la date des lettres demandées.
Usages compatibles : Le fichier ne sert qu'à conserver et à tenir des dossiers. Il est possible de consulter un dossier sur présentation d'une preuve d'identité (nom, adresse, signature et numéro d'assurance sociale). Il arrive parfois que les lettres soient classées sous le nom du représentant du contribuable. Dans ces cas, le nom et l'adresse du représentant doivent être inclus dans le formulaire de demande de consultation de dossier. La personne qui veut consulter un dossier doit préciser le sujet et la date des lettres demandées.
Normes de conservation et de destruction : Les documents de ce fichier sont conservés pendant une période de sept ans.
No. ADD : 93/007
Renvoi au document no. : ARC DGPLAR 041, ARC DGPLAR 046, ARC DGPLAR 049
Enregistrement (SCT) : 003538
Numéro du fichier : ARC PPU 090

Lettres de la TPS/TVH (Administration centrale et bureaux des services fiscaux)
Description : Cette banque renferme la correspondance (les réponses) des agents de l'Administration centrale et des bureaux des services fiscaux de l'ARC à l'intention des inscrits et des demandeurs du régime de la TPS/TVH ,des inscrits du droit d'exportation de produits de bois d'œuvre et des titulaires de licence de la taxe d'accise, et des droits d'accise, en réponse à leurs demandes d'interprétation d'un article, d'un paragraphe, etc., de la Loi sur la taxe d'accise, , de la Loi de 2006 sur les droits d'exportation de produits de bois d'œuvre, la Loi sur l'accise et la Loi de 2001 sur l'accise, particulièrement en ce qui concerne la TPS/TVH , le droit d'accise et la taxe d'accise. Ces lettres sont sauvegardées en format électronique, dans un ordre chronologique.
Catégorie de personnes : Inscrits et demandeurs du régime de la TPS/TVH, inscrits du droit d'exportation de produits de bois d'œuvre, titulaires de licence de la taxe d'accise et du droit d'accise.
But : Le but de ce fichier est de contrôler la qualité de la correspondance adressée aux inscrits au régime de la TPS/TVH, aux inscrits du droit d'exportation de produits de bois d'œuvre et aux titulaires de licence de la taxe d'accise et du droit d'accise; il s'agit également d'un outil de recherche pour les agents qui doivent répondre aux demandes et interpréter la Loi. Une banque « épurée » des lettres de l'Administration centrale est disponible, pour les éditeurs, moyennant un coût.
Usages compatibles : Le fichier est utilisé comme source de renseignements pour l'élaboration de lignes directrices, de politiques, de bulletins d'information et de matériel de formation interne. Les renseignements ne sont jamais divulgués, à moins qu'ils soient dépersonnalisés ou qu'ils soient divulgués à des personnes particulières pour servir à des fins expressément autorisées par la Loi sur l'accise, la Loi de 2001 sur l'accise, la Loi sur la taxe d'accise et la Loi de 2006 sur les droits d'exportation de produits de bois d'œuvre.
Normes de conservation et de destruction : Ces lettres épurées sont conservées sur le réseau de l'ARC.
No. ADD : 97/033
Renvoi au document no. : ARC DGPLAR 800, ARC DGPO 820
Enregistrement (SCT) : 003777
Numéro du fichier : ARC PPU 092

Déclaration annuelle de renseignements Déclaration du fichier de renseignement annuelle T3010A de la Direction des organismes de bienfaisance
Description :Cette base de données contient des renseignements sur les administrateurs et les fiduciaires des organismes de bienfaisance. Chaque année, ces organismes sont tenus de fournir ces renseignements à la Direction des organismes de bienfaisance de l'Agence du revenu du Canada. Ces renseignements, de même que ceux liés aux opérations de l'organisme, notamment les données financières, sont jugés nécessaires pour faciliter l'administration et l'exécution de la Loi de l'impôt sur le revenu. Voici les renseignements personnels qui sont recueillis au sujet des membres du conseil d'administration : nom de famille, prénom, initiale, date de naissance, adresse postale complète, numéro de téléphone à la maison, titre du poste au conseil d'administration soit administrateur, fiduciaire etc. en fin d'année fiscale et renseignements sur la nature du lien de dépendance (le lien de dépendance est un concept fiscal qui décrit une relation dans laquelle les parties agissent indépendamment l'une de l'autre) avec les autres administrateurs ou fiduciaires du même organisme de bienfaisance.
Catégorie de personnes : Toute personne qui siège au conseil d'administration d'un organisme de bienfaisance canadien enregistré.
But : En vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu, les organismes de bienfaisance enregistrés sont tenus de fournir chaque année à l'ARC des renseignements sur leurs activités. Ces renseignements, qui sont pour la plupart confidentiels, figurent au formulaire T3010. Ils sont nécessaires pour faciliter l'administration et l'exécution de la Loi. Le formulaire T3010 est utilisé exclusivement par la Direction des organismes de bienfaisance enregistrés de l'ARC afin d'évaluer l'information opérationnelle des organismes de bienfaisance et de veiller à ce que ceux-ci se conforment à la Loi. Si la déclaration révèle que l'organisme éprouve des problèmes de conformité, la Direction peut entreprendre une série d'activités, comme l'intervention directe, l'éducation sur la manière de se conformer aux règlements ou l'examen approfondi des activités de l'organisme. Diverses sanctions pourraient alors s'appliquer, allant jusqu'à la révocation de l'enregistrement. Les renseignements du formulaire T3010 sont stockés dans le Système des cotisations et des enregistrements des organismes de bienfaisance. Ce système de l'ordinateur central est maintenu par la Direction générale de l'informatique au nom de la Direction des organismes de bienfaisance. Il s'agit d'un système interne de l'ARC, qui n'est pas relié aux systèmes externes.
Usages compatibles : Ces renseignements sont divulgués (voir ci-dessous) conformément à la Loi de l'impôt sur le revenu. Ils ne sont pas utilisés à d'autres fins. La partie des renseignements qui est mise à la disposition du public sur le formulaire de déclaration T3010 concerne les administrateurs ou les fiduciaires. Ces renseignements se limitent à ce qui suit : nom au complet des personnes, titre de leur poste soit administrateur, fiduciaire etc. en fin d'année fiscale et nature de leur lien avec les autres membres du conseil. Ces renseignements sont divulgués au public et aux autres organismes gouvernementaux sur demande (voir ci-dessous), de même que dans le site Web des organismes de bienfaisance. 1) T3010 – Des rapports spéciaux et des extraits de données sont divulgués au public sur demande, conformément au paragraphe 149.1(15) de la Loi (information publique seulement). 2) Des photocopies des déclarations de renseignements T3010 sont distribuées au public sur demande (information publique seulement). 3) T3010 – Deux fois par année, les renseignements sont communiqués à Statistique Canada et au Ministère des Finances (tous les renseignements). 4) T3010 – Les renseignements sont communiqués lorsque leur diffusion (en totalité ou en partie) est permise en vertu de l'article 241 de la Loi.
Normes de conservation et de destruction : Il faut conserver des copies papier des déclarations des renseignements des organismes de bienfaisance pendant six ans. Ces copies sont détruites après qu'une autorisation de disposition a été obtenue. Nous nous employons actuellement à faire appliquer les mêmes normes de conservation et de destruction aux renseignements électroniques qui sont stockés dans le système CEOB.
No. ADD : 93/019
Renvoi au document no. : ARC DGPLAR 290
Enregistrement (SCT) : 005859
Numéro du fichier : ARC PPU 200

Direction générale des affaires publiques

Direction générale des services aux contribuables et de la gestion des créances

Créances irrécouvrables dont l'annulation a été autorisée
Description : Le fichier contient le nom, la nature et le montant de la dette, le résultat des mesures de recouvrement prises, la description des biens et la disposition du produit des biens.
Catégorie de personnes : Grand public
But : Ce fichier a pour but de conserver un dossier des sociétés clientes et des particuliers qui ont une dette envers la Couronne et à l'égard de qui toutes les mesures de recouvrement appropriées ont été prises sans résultat. Le fichier est utilisé par le Comité d'examen des dettes irrécouvrables des bureaux des services fiscaux afin de déterminer les recommandations qui permettent d'autoriser l'annulation des comptes en vertu de la loi actuelle. Les formulaires sont soumis au ministre ou à une personne autorisée par ce dernier, selon l'applicabilité et le montant de la créance, pour l'obtention d'une autorisation écrite d'annulation de créance.
Usages compatibles : Cette banque de données permet le Comité d'examen des dettes irrécouvrables des bureaux des services fiscaux afin de déterminer les recommandations qui permettent d'autoriser l'annulation des comptes en vertu de la loi actuelle.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers individuels sont conservés pendant six ans après que toutes les mesures nécessaires ont été prises, puis ils sont détruits. Le formulaire T1520 Recommandation de radiation de créances irrécouvrables, est conservé pendant un minimum de deux ans suivant la date de la dernière mesure administrative.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGSC 190
Enregistrement (SCT) : 000016
Numéro du fichier : ARC PPU 060

Arrérages d'impôt individuel (T1) – Recouvrement
Description : Renseignements sur l'application des politiques ministérielles et des procédures relatives à la perception des droits et des impôts, les comptes de client spécifiques, les données statistiques à inclure dans les rapports annuels et le remboursement des impôts payés. Ce fichier est constitué de recouvrements effectués, d'instructions internes, de débits et crédits classés par nom de client, de dossiers statistiques – arriérés impayés, de rapports sur l'exercice, d'un état des soldes de vérification, d'imprimés et de renseignements sur des dossiers de recouvrement des contribuables contrevenants et de renseignements concernant les cotisations émises par les recouvrements. Ces dossiers sont produits par ordinateur et ils renferment les données du fichier mécanographique centralisé de la comptabilité des particuliers et des recouvrements (T1) qui ont été transmises par voie électronique au système de gestion et de suivi du recouvrement et de l'observation (SGSRO) qu'utilisent les agents de recouvrement du centre d'appels des recouvrements pour régler des arrérages d'impôt de particuliers. Les agents inscrivent les détails des mesures prises sur la Liste des activités du SGSRO. Les comptes dont les arrérages ne sont pas réglés au centre d'appels sont transférés immédiatement ou tôt ou tard au système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS) afin que les agents de recouvrement des bureaux des services fiscaux y donnent suite et prennent note de tous les points se rapportant aux mesures prises ou planifiées d'enquête reposant sur des données recueillies lors de vérifications, de rencontres avec des tiers et de rencontres personnelles, de même que sur des avis juridiques et des poursuites judiciaires. Lorsque ces données sont nombreuses et que des documents doivent être conservés, un dossier de recouvrement peut être ajouté aux imprimés. Les personnes qui présentent des preuves d'identité appropriées, y compris leur numéro d'assurance sociale et leur signature, ou une autorisation, ont accès aux renseignements contenus dans le système.
Catégorie de personnes : Entreprises titulaires de licence et particuliers.
But : Ce fichier renferme des renseignements à l'appui des efforts de recouvrement. Les agents de recouvrement utilisent ces renseignements dans l'exercice de leurs fonctions, notamment lorsqu'ils demandent aux contribuables contrevenants de payer leurs impôts parce que leurs comptes ont été envoyés au bureau des services fiscaux afin que soient prises des mesures de recouvrement. Dans le but de faciliter une saisie, la documentation envoyée à des tiers créditeurs du client et aux tribunaux peut contenir des renseignements au sujet de la dette d'un client.
Usages compatibles : Cette banque de données permet aux employés autorisés d'avoir accès à l'historique d'un compte de recouvrement pour y faciliter la prise de mesures.
Normes de conservation et de destruction : Les informations contenues dans ce fichier sont conservées pendant deux ans après que le compte est entièrement payé et sont archivées sur bande pendant deux autres années, après quoi elles sont détruites.
No. ADD : 92/005, 92/006
Renvoi au document no. : ARC DGSC 190
Enregistrement (SCT) : 002017
Numéro du fichier : ARC PPU 050

Examen des comptes de fiducie TPS/TVH
Description : Ce fichier est constitué d'archives d'examens d'inscrits au régistre de la TPS/TVH. Il s'agit d'une compilation des documents de travail des examinateurs répertoriant les renseignements sur l'actif, les dettes et les propriétaires, les demandes et les données d'examen et les données fournis à l'appui de chaque demande. L'accès au fichier n'est permis que sur présentation d'une autorisation ou d'une preuve d'identité suffisante.
Catégorie de personnes : Particuliers, entreprises à propriétaire unique et sociétés de personnes.
But : Les renseignements obtenus permettent à l'ARC de s'assurer que la cote et le solde du compte du déclarant sont à jour, tel qu'il est stipulé dans la Loi sur la taxe d'accise, et d'établir la cotisation appropriée s'il y a défaut.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent servir de preuve en cas de poursuite lorsqu'il y a eu omission de l'employeur d'informer les inscrits au sujet des exigences en matière de production de déclarations de la TPS/TVH.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant deux ans après la dernière opération.
No. ADD : 96/052
Renvoi au document no. : ARC DGSC 188
Enregistrement (SCT) : 001948
Numéro du fichier : ARC PPU 120

Opérations régionales

Demandes de remboursement de la taxe d'accise fédérale sur l'essence présentées par des personnes ou des groupes enregistrés
Description : Les données du fichier comprennent des renseignements sur chaque requérant, notamment le nom du requérant ou de l'organisme (de bienfaisance ou de sport amateur) dûment enregistré, l'adresse, le numéro de téléphone, le statut du requérant, le numéro d'inscription à l'impôt, le numéro d'inscription à la taxe d'accise ou le numéro d'employeur émis par l'ARC, le cas échéant, la langue préférée de correspondance avec l'ARC et les renseignements relatifs au montant de remboursement demandé et payé.
Catégorie de personnes : Personnes ayant un handicap physique reconnu par un certificat médical et pour qui l'utilisation des transports en commun présente des dangers; organismes de bienfaisance canadiens ou associations canadiennes de sport amateur enregistrées par l'ARC qui ont présenté une demande de remboursement de la taxe sur l'essence. Le fichier contient à la fois des renseignements sur des personnes et des renseignements sur des organismes.
But : Ce fichier a pour but de recueillir les renseignements des personnes ou organismes dûment autorisés qui, en vertu de la Loi sur la taxe d'accise, font une demande de remboursement de la taxe d'accise fédérale payée sur l'essence utilisée à certaines fins prévues par la Loi. Le fichier est utilisé pour l'examen des demandes de remboursement de la taxe d'accise sur l'essence et peut servir pour la vérification des reçus et des pièces justificatives liées à ces demandes.
Usages compatibles : Ces renseignements servent à déterminer l'admissibilité au remboursement et à en calculer le montant. Ils sont également utilisés pour établir des registres comptables internes dans lesquels les détails du montant de taxe payé ou payable sont conservés. Les données servent en outre à la production de listes d'envoi pour les documents techniques, les bulletins d'information et des documents semblables. Ces renseignements ne sont jamais divulgués, sauf à des personnes précises pour des usages expressément autorisés en vertu de la Loi sur l'accise et de la Loi sur la taxe d'accise.
Normes de conservation et de destruction : Chaque demande est conservée pendant sept ans, puis détruite.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : ARC DGPLAR 050
Enregistrement (SCT) : 003149
Numéro du fichier : ARC PPU 051

Revue et contrôle par l'Observation des fiducies
Description : Ce fichier est constitué de comptes d'employeurs, ainsi que de registres d'opérations financières et autres, liées au prélèvement, au versement et à la déclaration des retenues d'impôt sur le revenu, de cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC) et de primes d'Assurance-Emploi des employés. Y sont compris les documents relatifs aux cotisations établies à l'égard des montants exigés qui n'ont pas été versés, ainsi qu'aux intérêts et pénalités connexes. Les informations sont entreposées dans le système (PAYDAC) et peuvent passer électroniquement via une liaison au système automatisé pour les recouvrements et les retenues à la source (SARRS) si une mesure corrective est exigée. L'accès au fichier est interdit aux personnes qui n'ont pas l'autorisation voulue ou qui ne présentent pas une preuve appropriée de leur identité, par exemple, leur numéro d'assurance sociale et leur signature.
Catégorie de personnes : Particuliers, entreprises à propriétaire unique et sociétés de personnes incluant les agents autorisés et les personnes-ressources d'une société.
But : Ce fichier sert de registre pour toutes les opérations comptables concernant les retenues faites sur la rémunération des employés, les versements des employeurs et les rapprochements connexes. Le fichier sert également à faire la balance après le traitement et à prendre des mesures d'exécution à l'égard des employeurs.
Usages compatibles : Le registre comptable est nécessaire au traitement des rajustements et des remboursements relatifs au RPC et à l'Assurance-Emploi, de plus, il facilite la mise à jour des registres des gains et la confirmation de l'assurabilité de certains travailleurs auprès d'autres ministères fédéraux, par exemple Développement des ressources humaines Canada, Développement sociale Canada.
Normes de conservation et de destruction : Les informations entreposées dans SARRS sont conservées pendant deux ans après la dernière transaction. Les Informations dans PAYDAC sont tenues actives pendant deux ans et déplacées ensuite dans un entrepôt inerte pendant huit ans. Les informations sont alors transférées au Centre de dossier fédéral aux Archives nationales.
No. ADD : 92/006
Renvoi au document no. : ADRC DCR 188
Enregistrement (SCT) : 001949
Numéro du fichier : ADRC PPU 125