Dans l'exercice de ses activités, il se peut que l'Administration portuaire de Nanaimo accumule, par catégories, des renseignements personnels qui ne sont pas inscrits dans les fichiers de renseignements personnel susmentionnés. Ceux-ci comprennent des demandes de renseignements, des témoignages d'appui du grand public, des offres de services et des plaintes. Ils sont classés dans des dossiers d'ordre général ou par matière, d'où les documents ne sont habituellement pas extraits au moyen du nom de la personne ou d'un autre identificateur personnel.

Normalement, on ne peut extraire ces renseignements personnel que si l'on dispose de détails particuliers sur le suet, le programme d'activités connexe, la date de réception à l'Administration portuaire de Nanaimo ainsi que venu du destinataire. Les périodes de conservation de ces catégories de renseignements personnel sont contrôlées au moyen de calendriers de destruction des dossiers matières généraux dans lesquels ils sont classés.