Planification et gestion des ressources humaines
Les renseignements personnels sur les employés sont aussi conservés dans d'autres dossiers du Ministère et des bases de données de différentes organisations s'acquittant de fonctions de planification et de gestion des ressources humaines. Ces systèmes servent à produire des rapports cumulatifs pour la planification et la gestion des ressources humaines et pour aider à analyser les tendances ou les développements. Une portion de l'information peut être récupérée par code d'identification, mais les bases de données ne servent pas à fournir de l'information sur un employé ou à prendre des décisions administratives au sujet d'un employé.

Listes de distribution
Cette classe comprend la correspondance et les cartes de demande individuelles concernant les listes de distribution du Ministère ayant trait aux publications. L'information sert à modifier les adresses et à ajouter ou à supprimer des noms des listes, qui sont conservées en permanence. La correspondance et les cartes de demande sont conservées jusqu'à la modification de la liste de distribution.