Achats
Description : Chaque dossier renferme une demande contenant une description des articles à acheter, les offres de prix ou soumissions reçues et une analyse de ces dernières, de la documentation justifiant l'adjudication d'une commande, un suivi de la livraison et de la correspondance sur la hausse des prix. Toute personne qui désire consulter les renseignements contenus dans ce fichier doit indiquer le numéro de la commande ainsi que le nom et l'adresse du fournisseur.
Catégorie de personnes : Sociétés.
But : Ce fichier permet de conserver et de tenir à jour des renseignements concernant les offres de prix ou soumissions reçues et la passation des commandes pour l'achat ou la fourniture de marchandises, de matériaux et d'équipement.
Usages compatibles : Ces dossiers peuvent servir de référence pour effectuer d'autres achats.
Normes de conservation et de destruction : La période de conservation des bons de commande et de la documentation connexe est de cinq ans.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : PGL OPE 005
Enregistrement (SCT) : 004075
Numéro du fichier : PGL PPU 010

Comptes créditeurs
Description : Les dossiers renferment le nom et l'adresse des sociétés et des particuliers en cause, les factures établies pour les services rendus ou les produits fournis, des détails sur le montant dû et toute autre documentation connexe à l'appui. Les pièces originales des comptes à payer et tous les documents connexes sont conservés tels quels et classés selon la date de paiement. Toute personne qui désire consulter des renseignements contenus dans ce fichier doit indiquer le nom, l'adresse et la date correspondant au compte pertinent.
Catégorie de personnes : Grand public, sociétés et employés de l'Administration.
But : Ce fichier permet de conserver et de tenir à jour des renseignements concernant le paiement des comptes à des sociétés ou à des particuliers pour des services rendus ou des produits fournis à l'Administration.
Usages compatibles : Ce fichier sert à la préparation des relevés de paiement des biens et services reçus.
Normes de conservation et de destruction : La période de conservation des quittances et de la documentation connexe est de sept ans.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : PGL OPE 005
Enregistrement (SCT) : 004077
Numéro du fichier : PGL PPU 020

Comptes débiteurs
Description : Les dossiers renferment le nom et l'adresse des sociétés et des particuliers en cause, des détails sur le montant dû et toute autre documentation connexe à l'appui. Des dossiers non informatisés permettent d'avoir accès à des documents sur papier. Toute personne qui désire consulter les renseignements contenus dans ce fichier doit indiquer le nom et l'adresse correspondant au compte pertinent.
Catégorie de personnes : Grand public et sociétés.
But : Ce fichier permet de conserver et de tenir à jour des renseignements concernant les sommes d'argent dues à l'Administration.
Usages compatibles : Ce fichier sert à la préparation des relevés de comptes clients pour les services fournis à l'industrie du transport.
Normes de conservation et de destruction : La période de conservation est de six ans.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : PGL OPE 005
Enregistrement (SCT) : 004076
Numéro du fichier : PGL PPU 015

Marchés de services
Description : Chaque dossier renferme la liste des soumissionnaires possibles, les soumissionnaires présentées, une analyse de ces dernières, de la documentation justifiant l'adjudication du marché et le contrat passé entre l'entrepreneur et l'Administration. Toute personne qui désire consulter des renseignements contenus dans ce fichier doit fournir le numéro du contrat et une description du service en question.
Catégorie de personnes : Sociétés.
But : Ce fichier permet de conserver et de tenir à jour des renseignements concernant les soumissions et l'adjudication des marchés pour la prestation de services comme le transport terrestre et le transport maritime.
Usages compatibles : Ces dossiers peuvent servir de référence pour la passation d'autres marchés.
Normes de conservation et de destruction : La période de conservation des documents sur les Marchés de services est de dix ans.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : PGL OPE 005
Enregistrement (SCT) : 004074
Numéro du fichier : PGL PPU 005

Registre des pilotes
Description : Il renferme des renseignements sur les caractéristiques physiques, les permis, les certificats et les accidents et incidents des pilotes. Toute personne qui désire consulter les renseignements contenus dans ce fichier doit indiquer le nom et l'adresse du pilote concerné.
Catégorie de personnes : Pilotes.
But : Ce fichier permet de conserver et de tenir à jour un registre des certificats et des attestations des pilotes, requis en vertu de la Loi sur le pilotage.
Usages compatibles : Ce fichier sert de référence.
Normes de conservation et de destruction : Les données que referme cette base seront conservées de façon permanente aux fins des archives.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : PGL OPE 005
Enregistrement (SCT) : 004079
Numéro du fichier : PGL PPU 030