Comptes créditeurs
Descriptions : Les dossiers sont classés par ordre alphabétique du nom des entreprises ou des particuliers visés. Les pièces justificatives et les paiements sont conservés sur papier et classés par ordre chronologique. Les documents relatifs à l'année en cours et à l'année précédente sont conservés sur papier. Toute personne désirant accéder à ce fichier doit connaître le nom du fournisseur, le numéro de son compte, la date de la transaction et les biens fournis.
Catégorie de personnes : Cette information porte sur des entreprises et des particuliers qui ont fourni des biens et des services généraux à l'Administration.
But : L'information a été obtenue aux fins de référence et de paiement.
Usages compatibles : Ces fichiers sont utilisés à titre de relevés de paiement pour les biens et services obtenus.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : APP FRP 915
Enregistrement (SCT) : 004145
Numéro du fichier : APP PPU 020

Comptes débiteurs
Description : Ce fichier décrit des relevés des factures envoyées et des paiements reçus, des détails sur les comptes non réglés, des extraits de Comptes débiteurs et des listes de comptes clients classés par ordre chronologique. Toute personne voulant y accéder doit connaître le nom et l'adresse du fournisseur, ainsi que la date, le numéro et les détails de la facture.
Catégorie de personnes : Cette information porte sur les agents généraux et les propriétaires de navires qui utilisent des services de pilotage.
But : L'information a été obtenue à titre de référence sur les sommes touchées et les comptes non réglés.
Usages compatibles : Ces fichiers sont utilisés comme relevés des Comptes débiteurs pour services rendus à l'industrie de la marine marchande.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant trois ans, puis détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : APP FRP 915
Enregistrement (SCT) : 004144
Numéro du fichier : APP PPU 015

Demandes d'emploi
Description : Ce fichier décrit une copie papier du curriculum vitæ de candidats possédant les compétences spéciales de marin ou d'équipage de bateau, ainsi que la formation, requises pour contribuer au fonctionnement opérationnel de l'Administration. Toute personne désirant accéder à ce fichier doit connaître le nom et l'adresse du candidat et la date de sa demande.
Catégorie de personnes : Ces renseignements portent sur les personnes qualifiées qui désirent poser leur candidature pour obtenir un emploi.
But : L'information a été obtenue afin de conserver le nom des candidats qualifiés à doter des postes vacants, le cas échéant.
Usages compatibles : Ces dossiers sont utilisés pour obtenir une copie des Demandes d'emploi.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant un an, puis détruits.
No. ADD : 98/001
Renvoi au document no. : APP FRP 920
Enregistrement (SCT) : 004146
Numéro du fichier : APP PPU 025

Registre des pilotes
Description : Ce fichier décrit des renseignements sur les particuliers qui assument des fonctions de pilote, obtenus afin de vérifier qu'ils possèdent bien les certificats de compétences requis. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom de la personne, son adresse, son numéro de téléphone et son numéro de téléphone cellulaire, son adresse de courriel, le nom des personnes à contacter en cas d'urgence, les bénéficiaires, le numéro du brevet, la date de naissance, le sexe, le numéro d'assurance sociale, l'adresse domiciliaire, la citoyenneté, l'expérience de travail et l'état physique de la personne (s'il est apte ou non à accomplir les fonctions). Ce fichier peut également renfermer des renseignements personnels tels que le nom des personnes à contacter en cas d'urgence ou des bénéficiaires, ainsi que leurs numéros de téléphone, leurs liens avec le pilote, etc.
Catégorie de personnes : Pilotes brevetés, pilotes apprentis employés par l'Administration ou travaillant pour cette dernière à contrat, bénéficiaires et personnes à charge.
But : Les renseignements contenus dans ce fichier sont recueillis afin de vérifier les certificats de compétences des pilotes, tel que l'exige la Loi sur le pilotage.
Usages compatibles : Les renseignements de ce fichier sont également transmis à divers régimes provinciaux d'assurance-maladie et aux compagnies d'assurance collective pour le versement de prestations de santé et à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada aux fins de la participation au régime de retraite.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers des employés actuels sont conservés pendant deux ans après la fin de l'emploi, puis ils sont envoyés aux Archives nationales. Les dossiers des pilotes à contrat sont conservés pendant vingt ans après la fin du contrat puis ils sont détruits.
No. ADD : 99/024
Renvoi au document no. : APP OPE 005
Enregistrement (SCT) : 004147
Numéro du fichier : APP PPU 030

Contrats de services
Description : Ce fichier décrit de l'information sur les contrats accordés, la liste des fournisseurs offrant des services donnés, les documents ayant mené à l'attribution des contrats et les contrats liant l'Administration aux fournisseurs retenus. Pour y accéder, il faut connaître le numéro de contrat et une description des services rendus.
Catégorie de personnes : L'information porte sur les fournisseurs généraux de services obtenus par contrat.
But : Cette information a été obtenue dans le but de conserver des données de référence, des renseignements sur le rendement et l'expérience passés, etc. aux fins de la sollicitation ou de l'obtention de services nécessaires au fonctionnement opérationnel de l'Administration.
Usages compatibles : Ces dossiers peuvent servir à l'obtention ou à l'achat de fournitures et de services.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.
No. ADD : 99/003
Renvoi au document no. : APP FRP 914
Enregistrement (SCT) : 004143
Numéro du fichier : APP PPU 005

Membres du Conseil
Description : Ce fichier décrit des renseignements sur les nominations au conseil d'administration de l'APPC par décret du gouverneur en conseil, ce qui comprend de brefs détails sur les personnes nommées et les membres existants du conseil d'administration. Les renseignements personnels recueillis sont les suivants : nom au complet, adresse domiciliaire, adresse de courrier électronique, numéros de télécopieur et de téléphone (travail/domicile), numéro d'assurance sociale, préférences linguistiques, curriculum vitæ, biographies, photographies, affiliations, renseignements médicaux, préférences en matière d'hébergement, dossier de dépenses de voyage, correspondance, honoraires ainsi que dates de nomination et de démission s'il y a lieu.
Catégorie de personnes : Directeurs actuels et anciens du conseil d'administration.
But : Ces renseignements ont pour but de permettre la gestion de la sélection et de la nomination des Membres du Conseil d'administration. Ils servent également à assurer l'administration des dépenses et à communiquer avec les membres au besoin.
Usages compatibles : Les renseignements concernant le conseil d'administration sont utilisés aux fins de planification. Les biographies créées servent à préparer des communiqués de presse et sont parfois publiées sur le site Web de l'APPC avec le consentement des membres. Le nom, la photographie et les affiliations du membre sont publiés sur le site Web de l'APPC avec son consentement. Les cotes de sécurité sont obtenues par le Bureau du Conseil privé (Dossiers du personnel du gouverneur en conseil – BCP PPU 020). Le numéro d'assurance sociale est recueilli pour les impôts sur le revenu en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (ARC PPU 150).
Normes de conservation et de destruction : Les documents sont conservés pendant dix ans après la dernière mesure administrative dont ils font l'objet, et ils sont ensuite détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : APP BOA 010
Enregistrement (SCT) : 007072
Numéro du fichier : APP PPU 035