Durant le cours de l'exécution des projets et des activités de l'Administration portuaire de Port Alberni, des catégories de données personnelles peuvent s'accumuler qui ne font pas partie des banques de données personnelles décrites ci-dessus. Lesdites données peuvent inclure des expressions de l'appui du public, des offres de service et des plaintes. Ces données sont rangées dans des fichiers de sujets d'ordre général qui ne font pas normalement l'objet d'extractions en utilisant le nom de l'individu ou un autre code d'identification personnel.

Les données personnelles sont normalement extractibles seulement si les spécifications concernant le sujet en cause, les activités relatives au projet et la date approximative de la réception des données par l'Administration portuaire de Port Alberni sont fournies. Les périodes de maintien pour ces trois classifications de données personnelles sont déterminées par les calendriers de retenue des dossiers pour les fichiers de sujets d'ordre général dans lesquels les données sont rangées.