Dans l'exercice de ses activités, il se peut que l'Administration portuaire de Saint John accumule, par catégories, des renseignements personnels qui ne sont pas inscrits dans les fichiers de renseignements personnels susmentionnés. Ceux-ci comprennent des demandes de renseignements, des témoignages d'appui du grand public, des offres de services et des plaintes. Ils sont classés dans des dossiers d'ordre général ou par matière, d'où les documents ne sont habituellement pas extraits au moyen du nom de la personne ou d'un autre identificateur personnel.

Normalement, on ne peut extraire ces renseignements personnels que si l'on dispose de détails particuliers sur le sujet, le programme d'activités connexe, la date de réception à l'Administration portuaire de Saint John ainsi que le nom du destinataire. Les périodes de conservation de ces catégories de renseignements personnels sont contrôlées au moyen de calendriers de destruction des dossiers-matières généraux dans lesquels ils sont classés.