Dans l'exercice de ses programmes et activités, il se peut que l'Administration portuaire de St. John's accumule des catégories de renseignements personnels qui ne sont pas inscrites dans les fichiers de renseignements personnels susmentionnés. Celles-ci comprennent des demandes de renseignements, des témoignages de l'appui du public, des offres de services et des plaintes. Ces renseignements sont classés dans des dossiers d'ordre général d'où les documents ne sont habituellement pas extraits à l'aide du nom de la personne ou d'un autre identificateur personnel.

Normalement, on ne peut extraire ces renseignements personnels que si l'on dispose de détails particuliers sur le sujet, le programme d'activités connexe, la date de réception à l'Administration portuaire de St. John's ainsi que le nom du destinataire. Les périodes de conservation de ces catégories de renseignements personnels sont contrôlées au moyen de calendriers d'élimination des dossiers-matières généraux dans lesquels ils sont classés.