Certificats de l'Infrastructure à clés publiques du gouvernement du Canada
Description : Ce fichier de renseignements personnels porte sur les certificats de l'Infrastructure à clés publiques (ICP) qui sont communiqués en direct (anonymes) et en personne (fondés sur l'identité) dans le but de permettre l'accès aux applications du gouvernement du Canada (GC) ainsi que les communications électroniques avec le gouvernement fédéral, et ce, en toute sécurité. Les certificats permettent é des employés et à d'autres personnes d'avoir accès à des systèmes et à des applications du GC et de les utiliser ainsi que de communiquer et correspondre avec des employés dans le cadre de leur travail. Les certificats permettent en outre aux employés d'utiliser des applications grâce auxquelles ils peuvent consulter les renseignements qui les concernent. Ces renseignements sont le non d'utilisateur, le mot de passe, le code le secret de récupération créé par l'utilisateur, les identificateurs de programme encodé (IPE), le code d'indentification (nombre dénué de sens mais unique) fourni par le système pour le certificat anonyme; le nom de la personne et les coordonnées sur son travail (organisation, adresse, adresse de courriel et numéro de téléphone) pour le certificat fondé sur l'identité, qui nécessite aussi une identification face à face ou orale qui n'est pas consignée par le responsable de l'enregistrement local (REL), c'est-à-dire deux pièces d'identité (une avec photo et une avec signature) ou un secret partagé (une chose connue par le REL à la suite d'une première interaction avec la personne).
Catégorie de personnes : Les fonctionnaires fédéraux, les consultants, les employés temporaires et les personnes engagées à contrat pour travailler au nom du gouvernement fédéral ainsi que les autres qui demandent l'accès aux applications du gouvernement du Canada ou qui communiquent avec les fonctionnaires fédéraux en toute sécurité.
But : Administrer le programme visant la production et l'utilisation des certificats de l'ICP qui permettent aux fonctionnaires, aux consultants et à d'autres d'avoir des communications et de faire des transactions en toute sécurité avec le gouvernement fédéral ou au sein de ce dernier. Une fois qu'un certificat a servi à demander une application particulière (ou un groupe d'applications) et que la personne a été validée, le certificat est relié à un identificateur de programme encodé (IPE) utilisé par l'application, puis il est entreposé dans une base de données de mappage. Cette dernière, bien qu'elle soit tenue à jour par l'autorité de certification (AC), n'a été créée que pour les applications, ce qui signifie que les IPE ne peuvent être décryptés que par les applications. De plus, les renseignements sur les identificateurs personnels utilisés par les divers applications sont isolés les uns des autres ce qui évite le risque d'établissement de profils. En outre, l'AC consigne l'utilisation qui est faite des certificats. Dans le cas des certificats fondés sur l'identité, l'AC peut retracer toutes les fois qu'un utilisateur a accès à son certificat (ce retraçage n'indique habituellement pas de quelle application il s'agit, mais le renseignement peut être retracé à des fins d'enquête de sécurité). On peut aussi retracer les certificats anonymes, mais il est impossible de relier les renseignements recueillis à des personnes.
Usages compatibles : Dans le cas d'infraction à la sécurité ou à la protection des renseignements personnels, l'AC peut avoir accès à des données normalement encodées, afin qu'elles soient utilisées dans le cadre d'enquêtes sur la sécurité effectuées par le personnel de la sécurité de TPSGC. Les activités criminelles présumées sont rapportées à la GRC à des fins d'enquête (CMP PPU 005 Documents opérationnels).
Normes de conservation et de destruction : On tient des registres d'utilisation pendant six ans après la dernière utilisation. Les certificats peuvent être conservés pendant un maximum de 30 ans selon la durée d'emploi de la personne dont il s'agit. Les formulaires de demande d'inscription pour les certificats fondés sur l'identité peuvent être conservés pour une période de 6 ans après leur réception.
No. ADD : Une autorisation de disposition de documents pour des institutions en particulier est en voie de préparation.
Renvoi au document no. : TPSGC DPI 030
Enregistrement (SCT) : 006677
Numéro du fichier : TPSGC PCU 606

Fichiers de renseignements personnels spécifiques aux institutions

Direction générale des approvisionnements

Dossiers des fournisseurs
Description : Ce fichier peut décrire l'information de nature commerciale, notamment des données financières, des informations concernant les capacités de fabrication et de distribution des fournisseurs, des listes de produits, matériaux ou services principaux qu'ils produisent et des rapports de rendement.Peut également contenir des renseignements personnels tels que les noms et les adresses des fournisseurs et des renseignements sur les articles disponibles et, le cas échéant, sur les achats antérieurs de l'institution.
Catégorie de personnes : Fournisseurs désirant faire affaire avec le Ministère.
But : Ce fichier a pour but de fournir des renseignements sur les fournisseurs éventuels.
Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers informatisés sont conservés pendant cinq ans; les dossiers manuels sont conservés pendant deux ans.
No. ADD : 69/048
Renvoi au document no. : TPSGC DGA 185
Enregistrement (SCT) : 001367
Numéro du fichier : TPSGC PPU 005

Registre des fournisseurs
Description : Ce fichier décrit l'information sur les fournisseurs de matériaux et d'équipement. Il contient les noms et les adresses des fournisseurs et des renseignements sur les articles disponibles et, le cas échéant, sur les achats antérieurs de l'institution. Les données de ce fichier sont conservées à l'administration centrale et dans les bureaux régionaux.
Catégorie de personnes : Fournisseurs de matériaux et d'équipement.
But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements servant au choix des fournisseurs.
Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction : L'information est conservée deux ans après les dernières mesures administratives ensuite ils sont détruits.
No. ADD : 78/001
Renvoi au document no. : TPSGC DGA 185
Enregistrement (SCT) : 000709
Numéro du fichier : TPSGC PPU 071

Renseignements sur les acheteurs
Description : Ce fichier décrit l'information de nature personnelle et commerciale sur les acheteurs possibles de produits vendus par les Centres de distribution des biens de la Couronne. Lesrenseignements détenus sont les suivants : noms, adresses, numéros de téléphone et capacité d'entreposage et de distribution des entreprises visées, liste des produits auxquels ces dernières pourraient être intéressées, habitudes de paiement, offres présentées, offres retenues, cotes de crédit, évaluation du rendement au cours de l'exécution de contrats, quantité de biens excédentaires achetés et vendus.
Catégorie de personnes : Personnes qui achètent des biens déclarés excédentaires par le gouvernement ou qui présentent des offres y ayant trait, ou entreprises qui achètent en vue de les revendre.
But : Choisir les personnes ou les entreprises à qui des appels d'offres pourraient être envoyés relativement à la vente de biens excédentaires; analyser les tendances à partir de statistiques antérieures. Les dossiers actifs sont modifiés au besoin.
Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers inactifs sont détruits trois ans après la dernière mesure administrative. Les dossiers actifs sont modifiés au besoin.
No. ADD : 84/009
Renvoi au document no. : TPSGC DGA 185
Enregistrement (SCT) : 003317
Numéro du fichier : TPSGC PPU 026

Répertoire des entrepreneurs
Description : Ce répertoire décrit l'information sur les titres et les compétences des sociétés ou des particuliers qui désirent passer des contrats avec le Ministère. Pour y être inscrits les intéressés sont tenus de remplir une demande sur laquelle ils doivent donner les renseignements suivants : adresse d'affaires, nom(s) du (ou des) propriétaire(s), des mandants et des associés; ressources; compétences professionnelles; domaines de spécialisation; expérience; connaissances linguistiques. Les dossiers peuvent également contenir des évaluations sur la qualité du travail de l'entrepreneur. Ce fichier concerne les entrepreneurs traitant avec le Ministère et il permet à la Direction des marchés de services linguistique de choisir les entrepreneurs selon leur spécialité, en fonction du travail à accomplir.
Catégorie de personnes : Entrepreneurs généraux et fournisseurs.
But : Ce fichier a pour but d'utiliser l'information conformément aux modalités du Ministère afin de sélectionner et de communiquer avec des entrepreneurs et des organismes de services pour des projets gouvernementaux.
Usages compatibles : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des entrepreneurs et par des fonctionnaires de l'institution.
Normes de conservation et de destruction : Les dossiers sont rayés du fichier après deux ans d'inactivité.
No. ADD : 97/005
Renvoi au document no. : TPSGC DGBI 040
Enregistrement (SCT) : 000698
Numéro du fichier : TPSGC PPU 016

Répertoire des experts-conseils
Description : Ce fichier décrit l'information sur les entreprises et les personnes spécialisées en architecture, en génie (A et G) et dans les domaines connexes liés aux activités du Ministère, et dont les services ont été, sont ou peuvent être retenus par le Ministère. Il contient le nom, l'adresse et les compétences personnelles, des détails sur les marchés antérieurs et l'expérience, ainsi que des évaluations de rendement.
Catégorie de personnes : Experts-conseils professionnels et para-professionnels.
But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui servent à choisir des experts-conseils en A et G dont on a besoin pour des projets mis en œuvre par le Ministère.
Usages compatibles : Pour permettre la sélection efficace des experts-conseils en A et G, les renseignements sont mis à jour régulièrement par les entreprises spécialisées en A et G et leurs employés, au besoin.
Normes de conservation et de destruction : L'information fait l'objet d'une mise à jour continue et est conservée pendant une période de deux ans après avoir été retirée du répertoire et ensuite détruites.
No. ADD : 97/005
Renvoi au document no. : TPSGC DGA 185
Enregistrement (SCT) : 000703
Numéro du fichier : TPSGC PPU 041

Direction générale des biens immobiliers (DGBI)

Liste des propriétaires
Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les propriétaires fonciers avec lesquels le Ministère a signé des conventions de location. La liste contient les noms, les adresses, la date du début et d'expiration des baux et la durée des options (s'il y a lieu).
Catégorie de personnes : Propriétaires faisant affaire avec le ministère de TPSGC.
But : Ce fichier sert à l'administration des contrats de location pour le gouvernement.
Usages compatibles : Les renseignements sont mis à jour régulièrement, selon les besoins des ministères et de leurs employés.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pendant une période de deux ans après la date de la dernière entrée et ensuite détruits.
No. ADD : 79/008
Renvoi au document no. : TPSGC DGBI 040
Enregistrement (SCT) : 000696
Numéro du fichier : TPSGC PPU 006

Registre des arpenteurs-géomètres
Description : Les Services de l'immobilier conservent les renseignements sur les arpenteurs immobiliers qualifiés qui peuvent travailler pour les organismes fédéraux. Ce registre comprend le nom, l'adresse, les compétences et, le cas échéant, les renseignements sur les projets exécutés antérieurement.
Catégorie de personnes : arpenteurs-géomètres.
But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui servent à la sélection des arpenteurs-géomètres.
Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des entrepreneurs d'arpenteurs géomètres. Les renseignements sont conservés pendant trois ans.
No. ADD : 79/008
Renvoi au document no. : TPSGC DGBI 045
Enregistrement (SCT) : 000700
Numéro du fichier : TPSGC PPU 070

Registre des évaluateurs immobiliers
Description : TPSGC utilise le Répertoire des membres désignés publié annuellement par l'Institut des évaluateurs du Canada et celui de la Corporation des évaluateurs agréés du Québec à titre de référence pour ses listes d'évaluateurs professionnels. Ces répertoires sont complétés par les manifestations d'intérêt spontanées venant d'évaluateurs qui souhaitent obtenir des contrats auprès des ministères. Le Ministère conserve un dossier sur le rendement antérieur des évaluateurs dans des dossiers manuels ou informatisés.
Catégorie de personnes : Évaluateurs immobiliers.
But : Ce fichier a pour but de consigner des renseignements qui servent à la sélection des évaluateurs immobiliers en vue de l'exécution des travaux de l'institution.
Usages compatibles : Le Répertoire des membres désignés est nécessaire pour veiller à ce que le Programme d'évaluation de la Direction des programmes d'évaluation et de paiements en remplacement d'impôts ait accès à un répertoire complet et à jour de façon à ce qu'elle puisse sélectionner les évaluateurs immobiliers qui participeront aux projets gérés par le Ministère.
Normes de conservation et de destruction : L'information contenue dans ce fichier fait l'objet d'une mise à jour continue à l'aide des renseignements fournis par des firmes d'évaluation immobilière, par des évaluateurs indépendants et par des fonctionnaires du Ministère.
No. ADD : 79/008
Renvoi au document no. : TPSGC DGBI 045
Enregistrement (SCT) : 000701
Numéro du fichier : TPSGC PPU 030

Direction générale des conseils, de l'information et des services partagés (DGCISP)

Liste d'envoi de l'Initiative d'information des citoyens
Description : Ce fichier décrit l'information sur les renseignements se rapportant aux noms et les adresses transmis à la Direction générale des conseils, de l'information et des services partagés par les répondants sur des cartes-réponses affranchies incluses dans le document Votre Guide des programmes et services du Canada. Le fichier peut aussi contenir les commentaires inscrits par les Canadiens sur les cartes qui se trouvent dans diverses publications du gouvernement du Canada.
Catégorie de personnes : Les renseignements concernent des Canadiens qui ont demandé un exemplaire du guide et qui ont indiqué qu'ils désiraient être tenus au courant des programmes et services du gouvernement du Canada.
But : Créer et tenir à jour des listes d'envoi qui permettront à la Direction générale des services d'information du gouvernement d'informer les gens des programmes et des services offerts par le gouvernement du Canada.
Usages compatibles : Aucun.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements seront conservés pendant deux ans. Les personnes qui désirent que leur nom soit rayé de la liste peuvent le demander.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : TPSGC DGCISP 440
Enregistrement (SCT) : 004230
Numéro du fichier : TPSGC PPU 120

Ressources dusecteur privé
Description : Inventaires de l'inscription de ressources, de personnes et de sociétés du secteur privé.
Catégorie de personnes : Personnes et sociétés du secteur privé.
But : Les renseignements servent à l'inscription de ressources du secteur privé cherchant des affectations auprès du CVC.
Usages compatibles : Actuellement, aucun usage compatible n'a été identifié.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés trois ans ou, le cas échéant, jusqu'au moment de leur mise à jour par la personne inscrite et ensuite détruits.
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : TPSGC DGCISP 135
Enregistrement (SCT : 001371
Numéro du fichier : TPSGC PPU 025

Registre d'inscription aux marchandises contrôlées
Description : Le Programme des marchandises contrôlées (PMC)a été établi en vertu de la Loi sur la production de défense (LPD) et, sous ce programme, toute "personne" doit être inscrit ou exempté d'inscription pour examiner des marchandises contrôlées, en avoir en sa possession ou en transférer à une autre personne au Canada. Les règlements sur les marchandises contrôlées sont entrés en vigueur le 30 avril 2001. Les marchandises contrôlées (de la liste de l'annexe de la LPD) comprennent les groupes 2,5 et 6 de la Liste des marchandises d'exportation contrôlée établie en application de l'article 3 de la Loi sur les licences d'exportation et d'importation.Ce fichier contient de l'information sur les demandeurs comme le numéro d'inscription, le type de marchandise contrôlée, les renseignements personnels dont le nom de famille, le ou les prénom(s), le nom de famille à la naissance, le ou les autres(s) nom utilisé(s) (sobriquets), la date de naissance et le sexe ainsi que les antécédents criminels comme culpabilité d'un crime à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada pour lequel un pardon n'a pas été accordé, le formulaire de la GRC pour les empreintes digitales, la description des accusations, le nom du service de police et son emplacement, la date de condamnation. Elle contient aussi les renseignements comme la situation juridique de l'entreprise, travailleur autonome, société en nom collectif,propriétaire(s) le représentant désigné, l'établissement commercial, le numéro de téléphone, la date d'échéance et l'attestation.
Catégorie de personnes : Toute « personne » qui peut légalement examiner, posséder ou transférer au Canada une marchandise contrôlée. Ceci comprend aussi les visiteurs, les travailleurs temporaires, les entreprises individuelles, les sociétés de personnes et autres entreprises commerciales au Canada.
But : Ce fichier à pour but d'enregistrer toutes les "personnes" qui examinent, possèdent ou transfèrent des marchandises contrôlées.
Usages compatibles : Enregistrer l'information de toutes "personne" inscriteou bénéficiant de l'exemption (visiteurs et travailleurs temporaires) dans le Système d'information sur la sécurité ministérielle et industrielle (SISMI). Ces renseignements sont mis à jours quotidiennement.
Normes de conservation et de destruction : Révision et mises à jour tous les cinq ans
No. ADD : En développement
Renvoi au document no. : TPSGC DGCISP 105
Enregistrement (SCT) : 005093
Numéro du fichier : TPSGC PPU 045

Autorisations de sécurité et dossiers de fiabilité pour le personnel de l'industrie privée
Description : Ce fichier décrit l'information se rapportant aux données biographiques, des empreintes digitales, des serments de discrétion, des numéros d'assurance sociale, des documents de consentement, des notes d'information, des demandes, des autorisations et des documents relatifs à la citoyenneté (s'il y a lieu), des attestations de fiabilité, des renseignements sur la solvabilité et la correspondance relative à l'autorisation de sécurité ou correspondance relative à l'autorisation de sécurité ou à la vérification de la fiabilité du personnel de l'industrie privée.
Catégorie de personnes : Personnel de l'industrie canadienne.
But : Ce fichier a pour but d'enregistrer des données sur l'autorisation de sécurité et la vérification de fiabilité pour le personnel de l'industrie canadienne.
Usages compatibles : Ce fichier a pour objet d'appuyer les décisions relatives à l'attribution aux employés d'une autorisation de sécurité ou d'une attestation de fiabilité relativement à des contrats classifiés ou de nature confidentielle attribués au secteur privé.
Normes de conservation et de destruction : S'ils ne sont pas renouvelés, les dossiers sont détruits de trois à cinq ans après la date d'attribution de l'autorisation de sécurité ou de la vérification de la fiabilité.
No. ADD : 79/018
Renvoi au document no. : TPSGC DGA 105
Enregistrement (SCT) : 001369
Numéro du fichier : TPSGC PPU 015

Système d'inventaire des compétences
Description : Le système fournit de l'information concernant les ensembles de compétences des personnes-ressources du secteur privé inscrites
Catégorie de personnes : Individus et sociétés du secteur privé qui veulent être considérés pour des affectations avec CVC.
But : Pour l'enregistrement des personnes-ressources du secteur privé, ex. les compétences, les taux et disponibilité.
Usages compatibles : Pour extraire et classer l'information des compétences.
Normes de conservation et de destruction : Révisé et mise à jour tous les cinq ans.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : TPSGC DGCISP 135
Enregistrement (SCT) : 005018
Numéro du fichier : TPSGC PPU 027

Direction générale de la comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Le système d'interface de dépôt direct
Description : Cette banque décrit l'information se rapportant aux données de paiement reçues de différents systèmes de paiement dans le but de transmettre cette information aux établissements financiers pour être déposée dans un compte de bénéficiaire. Cette banque reçoit le numéro de la succursale de l'établissement financier du bénéficiaire ainsi que le numéro de comptedu bénéficiaire, le numéro de renvoi de l'usager, utilisé par le système de paiement pour identifier le bénéficiaire et le nom du bénéficiaire.
Catégorie de personnes : Les retraités fédéraux et le grand public demeurant aux États-Unis et qui reçoivent un paiement de pension du gouvernement fédéral par dépôt direct.
But : L'objectif de cette banque de données est d'effectuer les paiements par dépôt direct.
Usages compatibles : L'information contenue dans cette banque est utilisée pour effectuer les paiements par dépôt direct ainsi que pour les besoins de conciliation et d'enquête.
Normes de conservation et de destruction : Toutes les données sur les paiements sont triées de la base de données du système d'interface de dépôt direct 120 jours après la date d'échéance et conservées sur microfiches pour une période indéfini. Les bandes de paiements aux établissements financiers sont conservées par la Direction du contrôle du remboursement des chèques (DCRC), sur microfiches, pour une période de six ans aux termes d'un règlement sur les effets de paiement. Les données financières, en format papier ou électronique, sont conservées pour six et ensuite détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : TPSGC DGCGBR 075
Enregistrement (SCT) : 002784
Numéro du fichier : TPSGC PPU 040

Numéros de cartes de crédits du Bouton d'achat du Receveur général (BARG)
Description : Ce fichier décrit l'information qui se rapporte aux numéros de cartes de crédit et leurs dates d'expiration, fournis volontairement par des individus qui achètent des biens et des services d'un ministère ou d'une agence du gouvernement fédéral, en utilisant le Bouton d'achat du Receveur général (BARG) pour autoriser le paiement. De plus, ce fichier contient de l'information essentielle sur les transactions telles que le montant total de l'achat, le ministère, le numéro de transaction, et le numéro d'autorisation de l'institution financière.
Catégories de personnes : Membres du public qui achètent des biens et desservices d'un ministère ou d'une agence du gouvernement fédéral en utilisant le Bouton d'achat du Receveur général (BARG) pour autoriser le paiement.
But : Les numéros de cartes de crédit ainsi que leurs dates d'expiration sont demandés aux clients qui achètent des biens et services d'un ministère ou d'une agence du gouvernement fédéral afin de procéder à l'autorisation et au règlement du paiement par carte de crédit. Les autres informations essentielles sont incluses dans le relevé de transaction présenté au client.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier sont utilisées aux fins du traitement des paiements par carte de crédit, donc, la divulgation partielle à un fournisseur de services de paiement est requise pour le traitement. Ces renseignements (numéro de carte de crédit partiellement masqué) sont disponibles au ministère ou à l'agence ayant vendu au client (seulement), sous forme de rapports et d'interrogations enligne à des fins administratives (ex : remboursements, établissement de rapports et réconciliations).
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements décrits dans ce fichier sont conservés pour six années financières suivant l'année financière pendant laquelle la transaction a eu lieu {comptes recevables, revenue}. Lesrenseignements seront ensuite détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : TPSGC DGCGBR 130
Enregistrement (SCT) : 005380
Numéro du fichier : TPSGC PPU 100

Système normalisé de paiement
Description : Ce fichier décrit l'information se rapportant aux données sur les paiements reçues de différents systèmes, des institutions financières, des ministères programmes, du publique, et de la direction du remboursement des chèques. Les informations comprennent des données de paiement tel que le nom et l'adresse du récipiendaire, le montant et la date de son cheminement et contrôle. La banque peut aussi inclure des informations sur le talonreliées au calcul du paiement.
Catégorie de personnes : Toute personne quireçoit un paiement du Receveur général.
But : L'objectif est un soutien aux processus d'émission et après fait requis par la fonction des paiements du Receveur général.
Usages compatibles : Les données sont utilisées pour effectuer les paiements et des suivis sur les paiements endommagés ou volés ainsi que pour donner suite à des enquêtes sur des paiements.
Normes de conservation et de destruction : L'information sur le talon est détruite lorsque le paiement est encaissé ou annulé. L'information sur les paiements remboursés est retenue électroniquement pendant une durée déterminée par le ministère programme (environ quatre mois après le remboursement). Elle est ensuite transmise au ruban pendant six ans et est disponible durant cette période et ensuite détruits. Les données financières, en format papier ou électronique, sont conservées pour six ans et ensuite détruites.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : TPSGC DGCGBR 125 et TPSGC DGCGBR 075
Enregistrement (SCT) : 003964
Numéro du fichier : TPSGC PPU 085

Demandes de paiement à titre gracieux
Description : Ce fichier décrit les renseignements fournis par des particuliers, des entreprises et des organismes sans but lucratif qui présentent une demande de paiement au gouvernement du Canada pour des pertes qu'ils ont subies et/ou des dépenses extraordinaires qu'ils ont engagées pendant les activités du Sommet.Les demandeurs remplissent un formulaire intitulé « Demande de paiement à titre gracieux », sur lequel ils indiquent l'information suivante : description des pertes et/ou des dépenses extraordinaires occasionnées par le Sommet, nom et coordonnées du demandeur (adresse, numéros de téléphone et de télécopieur) et renseignements au sujet de toute demande de règlement d'assurance (numéro de la police d'assurance, compagnie d'assurance, courtier, détails de la demande de règlement). Les entreprises et les organismes sans but lucratif doivent de plus fournir leur numéro de Taxe sur les produits et services (TPS), leurs numéro d'entreprise (NE), leur numéro d'entreprise approvisionnement (NEA) ou leur numéro de déclaration sur le revenu d'entreprise, et peuvent également nommer des membres de leur personnel et fournir de l'information remise par leurs employé(e)s et bénévoles pour justifier la demande de paiement.
Catégorie de personnes : Des entreprises commerciales et leurs employés, des organismes sans but lucratif et leur employés et bénévoles ainsi que des particuliers qui présentent une demande de paiement.
But : Les renseignements contenus dans ce fichier sont recueillis aux fins de l'évaluation de l'admissibilité des demandes et du paiement des indemnités par le gouvernement du Canada, conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux politiques du SCT.
Usages compatibles : Les renseignements contenus dans ce fichier pourront également être utilisés pour informer les demandeurs de l'état de leur demande, pour faire le suivi du traitement des demandes et pour établir des feuillets T4A en vertu de la Loi de l'impôt sur le revenu (référence : TPSGC PPU 051).
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements seront conservés six ans suivant les dernières mesures administratives puis ils seront détruits.
No. ADD : 98/005
Renvoi au document no. : TPSGC DGCGBR 125
Enregistrement (SCT) : 005255
Numéro du fichier : TPSGC PPU 052

Direction générale des Finances (DGF)

Base de données de TPSGC pour renseignements de base pour fin de T1204
Description : Numéro d'identification de TPSGC; l'appellation légale de l'entité ou du particulier; l'adresse y compris le code postale; le statut juridique du contractant (soit, un particulier ou une société de personnes); et un ou plus des numéros de l'entreprise, le NAS, le numéro de la TPS/TVH.
Catégorie de personnes : Fournisseurs qui donnent des services à TPSGC. Ces fournisseurs sont soit, un particulier ou une société de personnes.
But : Les renseignements décrits ci-haut sont nécessaires pour permettre à TPSGC d'émettre des feuillets T1204 supplémentaires à ses fournisseurs selon le bulletin d'information du Conseil du Trésor datée le 30 avril 1998.
Usages compatibles : Ces renseignements seront utilisés seulement pour préparer des feuillets T1204.
Normes de conservation et de destruction : Minimum des six ans à partir de la fin de la dernière année fiscale qui est reliée à la base de donnée et ensuite détruits. La période de rétention/destruction des documents touchant l'impôt sur le revenu tel que les T-4 est émise conformément aux dispositions de la Loi de l'impôt sur le revenu du Canada ainsi que la Loi sur le ministère du revenu du Québec.
No. ADD : 86/001, annexe 4.
Renvoi au document no. : TPSGC DGA 185
Enregistrement (SCT) : 004154
Numéro du fichier : TPSGC PPU 051

Direction générale des Services d'Info technologie (DGSIT)

Données d'appels téléphoniques
Description : Ce fichier contient toutes les données sur la plupart des appels interurbains commerciaux, et des appels effectués par l'entremise du Service gouvernemental d'appels interurbains (SGAI) sur les appareils gouvernementaux dans le cadre des Services locaux partagés (SLP) de la DGSIT. Il comprend également les données des appels du SGAI composés au moyen des codes d'autorisation de la carte d'appel TéléCanada du gouvernement.
Catégorie de personnes : Toute personne ayant accès ou à un téléphone relié aux SLP ou à une carte d'appel TéléCanada peut faire des appels (qui peuvent être enregistrés) dans cette banque de données. Ceci comprend les employés et les entrepreneurs des ministères fédéraux, des organismes gouvernementaux et des sociétés d'État décrits aux annexes 1, 2 et 3 de la Loi sur l'administration financière; les députés de la Chambre, leur personnel et les employés de la Chambre; ainsi que les sénateurs, leur personnel et les employés du Sénat.
But : La DGSIT rassemble des données d'appels aux seules fins prévues dans leur mandat législatif, y compris celle de donner des renseignements aux clients leur permettant de gérer leurs activités et de contrôler efficacement leurs dépenses.
Usages compatibles : La DGSIT se sert des données d'appels téléphoniques afin de diriger, contrôler, prévoir, planifier et analyser l'efficacité des réseaux gouvernementaux qu'ils gèrent. Ces renseignements sont fournis à tout client de la SGSIT, ou au représentant autorisé, pour qu'il puisse gérer et contrôler l'usage du SGAI, répartir les frais au sein de leur ministère et s'assurer que l'on a recours aux services qui se rattachent au SGAI de façon justifiée.
Normes de conservation et de destruction : Les renseignements sont conservés pour six années financières suivant l'année financière pendant laquelle la transaction a eu lieu, et ensuite détruits.
No. ADD : 99/004
Renvoi au document no. : TPSGC DGSIT 165
Enregistrement (SCT) : 003744
Numéro du fichier : TPSGC PPU 050

Direction générale des services ministériels, des ressources humaines et des communications (DGSMRHC)

Services Internet
Description : Courriel - ce fichier peut contenir les noms, l'adresse domiciliaire et l'adresse électronique, les numéros de téléphone et de fax ainsi que les adresses des fournisseurs d'accès Internet des personnes ayant soumis, après sollicitation ou spontanément, des renseignements au TPSGC ou au site Internet de la DGSIG en utilisant les formulaires de commentaires ou de questions et en envoyant au site des courriels en format libre. Le fichier contient les réponses à ces commentaires ou questions ainsi que tous les autres renseignements se rapportant au traitement de ces commentaires et de ces questions. Journaux de serveurs - Il peut aussi contenir les renseignements personnels recueillis par le serveur du TPSGC (journal de serveur) pendant une navigation normale sur le site, comme les adresses des fournisseurs de serveurs Internet. Mesures relatives à l'utilisateur en vue de l'amélioration du site - En vue d'optimiser le service aux utilisateurs au moyen du TPSGC, il est possible de recueillir desrenseignements sur le profil d'utilisation du site au moyen d'un programme statistique ou de l'application Réalités canadiennes.Services optionnels :personnalisation, avis électronique - les utilisateurs qui choisissent d'utiliser ces services vont, dans le cadre de cette activité, avoir donné des renseignements personnels pour que le gouvernement leur fournisse de l'information personnalisée. Ces bases de données contiennent des noms d'utilisateurs, des mots de passe et des adresses électroniques.
Catégorie de personnes : Les Canadiens et les Canadiennes et les personnes d'ailleurs qui ont accès à l'Internet.
But : On compile les renseignements pour traiter les questions/commentaires reçus et pour faire un suivi des réponses fournies. Les renseignements sont mis à la disposition des employés TPSGC pour qu'ils puissent répondre à la demande d'information et aussi pour améliorer le service à la clientèle de notre site Web. Les renseignements sont en outre utilisés pour envoyer électroniquement des mises à jour sur les nouveaux liens ajoutés au site, faire des profils de signets et pour effectuer une analyse statistique de l'utilisation du site.
Usages compatibles : Les renseignements seront utilisés par des employés du Ministère. DGSIG qui s'occupent des pages sur les sites Internet du Ministère.
Normes de conservation et de destruction : En développement.
No. ADD : En développement.
Renvoi au document no. : TPSGC DGCISP 440
Enregistrement (SCT) : 005372
Numéro du fichier : TPSGC PPU 115